REGLAMENTO INTERNO DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

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1 2015 REGLAMENTO INTERNO DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA ACTA NO , PUNTO DECIMO.

2 Tabla de contenido CAPÍTULO I... 5 DISPOSICIONES GENERALES... 5 ARTÍCULO 1: Objetivo de la Auditoría Interna... 5 ARTICULO 2: Actividad de la Auditoría Interna ARTÍCULO 3: Regulación de la UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA... 5 CAPÍTULO II... 5 DE SU ORGANIZACIÓN... 5 ARTICULO 4: Requisitos mínimos del Auditor Interno ARTICULO 5: Contratación del Auditor Interno ARTICULO 6: Responsabilidad de la Auditoría Interna ARTÍCULO 7: Asistentes del Auditor Interno ARTICULO 8: Recursos para realizar la auditoría interna ARTÍCULO 9: Prohibición a ser parte del equipo de auditoria... 6 ARTÍCULO 10: Personal de apoyo... 6 CAPITULO III... 7 DE LOS OBJETIVOS, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES... 7 ARTÍCULO 11: Objetivos... 7 ARTÍCULO 12: Funciones... 7 ARTICULO 13: Atribuciones CAPITULO IV DE LA EJECUCION DE LA AUDITORIA ARTICULO 14: Normas de Ejecución de la Auditoría Interna ARTÍCULO 15: Manual de Procedimientos de Auditoría Interna ARTICULO 16: Confidencialidad de la Información CAPITULO V DE LA COMUNICACION DE RESULTADOS

3 ARTICULO 17: Informes de Auditoría Interna ARTICULO 18: Comunicación de los Resultados ARTICULO 19: Hallazgos ARTICULO 20: Detalle de los informes ARTICULO 21: Informes parciales ARTICULO 22: Seguimiento a Recomendaciones CAPITULO VI DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 23: Auditoria Especial ARTICULO 24: Declaraciones públicas de la Auditoria ARTÍCULO 25: Copias de Actas ARTÍCULO 26: Informe de Desvanecimiento Artículo 27.- Cumplimiento Artículo 28.- Responsables Artículo 29.- Vigencia

4 EL CONCEJO MUNICIPAL DE JALAPA, DEPARTAMENTO DE JALAPA CONSIDERANDO: Que el artículo 253 de la Constitución Política de la República, establece que los municipios de la República de Guatemala, son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde obtener y disponer de sus recursos; y atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios. CONSIDERANDO: Que el artículo 88 del Código Municipal establece que las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal y que sus funciones serán normadas por el reglamento interno correspondiente. CONSIDERANDO: Que en el artículo 11 del Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas responsabiliza directamente a las autoridades municipales de la creación de la Unidad de UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Municipal UDAIM-; si no cumplen, quedan sujetas a sanciones directas. POR TANTO: El Concejo Municipal, con fundamento en lo considerado y lo que para el efecto preceptúan los artículos 253, 254 y 255 de la Constitución Política de la República; 3, 33, 35 y 88 del Código Municipal (Decreto 12-2,002 del Congreso de la República de Guatemala), por unanimidad: ACUERDA: Aprobar el siguiente: REGLAMENTO INTERNO DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA 4

5 CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1: Objetivo de la Unidad de Auditoría Interna La Unidad de Auditoría Interna es parte integral y vital del Sistema de Control Interno de la Municipalidad de Jalapa, su objetivo principal es la comprobación del cumplimiento, la suficiencia y la validez de dicho sistema. ARTICULO 2: Actividad de la Unidad de Auditoría Interna. La labor de la Unidad de Auditoría Interna es la actividad de evaluar en forma oportuna, independiente y posterior, dentro de la organización, mediante la Auditoría Financiera y operacional y de acuerdo con las normas técnicas de Auditoría y otras disposiciones emitidas por la Contraloría General de Cuentas, las operaciones contables, financieras y administrativas y de otra naturaleza afín, como base para prestar un servicio constructivo y de protección a la administración. Es un control que funciona midiendo y valorizando la eficacia y la eficiencia de todos los otros controles establecidos. ARTÍCULO 3: Regulación de la UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA La Unidad de Auditoría Interna se regulará de acuerdo con las disposiciones, normas, políticas y procedimientos emitidos o que en el futuro emita, la Contraloría General de Cuentas, en el ámbito de su competencia y que, de manera general, están contenidos en el "Manual de Auditoría Interna Gubernamental, emitido por la Contraloría General de Cuentas y las normas: a) Normas de Auditoría para el Sector Gubernamental; b) Marco Conceptual de las normas de Auditoría Gubernamental; c) Normas Generales de Control Interno Gubernamental; y d) Marco Conceptual de normas generales de Control Interno Gubernamental. CAPÍTULO II DE SU ORGANIZACIÓN ARTICULO 4: Requisitos mínimos del Auditor Interno. La Municipalidad de Jalapa tendrá un Auditor o Auditora, quien debe ser de nacionalidad guatemalteca; Contador Público y Auditor, colegiado activo; autorizado, de conformidad con lo que consigna el artículo 8 del Reglamento a la Ley del Colegio de Contadores Públicos Autorizados, poseer conocimientos de las disposiciones Legales que rigen la Administración Pública y con no menos de cinco años de experiencia, y haber aprobado el Diplomad para Auditores Internos Gubernamentales Municipales, impartido por la Contraloría General de Cuentas. 5

6 ARTICULO 5: Contratación del Auditor Interno. La Contratación del Auditor Interno será por Servicios Profesionales, para practicar Auditoría Interna durante el año; La contratación la realizará el Concejo Municipal mediante Acuerdo, de quien dependerá y ante quien responderá directamente por su gestión. ARTICULO 6: Responsabilidad de la Auditoría Interna. La Auditoría funcionará bajo la responsabilidad y dirección del Auditor Contratado. ARTÍCULO 7: Asistentes del Auditor Interno. La Auditoría Interna deberá realizarse por personal asistente necesario el que debe poseer suficientes conocimientos y experiencia en Auditoría, contabilidad, administración y de disposiciones legales que rigen a la Administración Pública, que le califiquen para ejercer en forma apropiada las funciones propias a él encomendadas. Quienes estarán a cargo del Auditor, y deberá ser personal ya contratado por la Municipalidad de Jalapa. ARTICULO 8: Recursos para realizar la auditoría interna. Sera Responsabilidad del Auditor Interno, contratado contar oportunamente con los recursos suficientes para el correcto desempeño de sus funciones. Los cuales deberá gestionar ante la Dirección de Administración Financiera para su adquisición. ARTÍCULO 9: Prohibición a ser parte del equipo de auditoria El Auditor Interno y sus subalternos no podrán ser familiares de ningún miembro del Concejo Municipal, Alcalde o de algún Director Municipal. ARTÍCULO 10: Personal de apoyo El Auditor Interno será el Jefe de su personal de Auditoría el cual será asignado por el Alcalde Municipal a través del Jefe de Recursos Humanos, debiendo reubicar a personal existente que cumpla con los requisitos establecidos en el presente reglamento. 6

7 CAPITULO III DE LOS OBJETIVOS, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES ARTÍCULO 11: Objetivos Los objetivos fundamentales que debe alcanzar la unidad de Auditoría Interna, son los siguientes: a. Vigilar porque los responsables de salvaguardar los activos de la institución cumplan a cabalidad con sus deberes de mantenerlos, conservarlos y darles un uso eficiente, económico y eficaz. b. Determinar la razonabilidad y veracidad de los datos contables financieros, presupuestarios y administrativos. c. Evaluar sistemáticamente el sistema de control interno a efecto de verificar si se cumple, si es suficiente y confiable y si requiere mejoras. d. Verificar que se hayan establecido medidas para proteger los intereses de la Institución en el manejo de los fondos públicos y promover la eficiencia y oportunidad de las operaciones y la observancia de las políticas prescritas por el Concejo Municipal, vigilando permanentemente que los objetivos y metas prefijados se hayan alcanzado. e. Asesorar al Concejo Municipal y al Alcalde en todas aquellas materias propias de su competencia, sean éstas de índole contable, presupuestario, control interno u otro. f. Evaluar que las actuaciones del Concejo Municipal y del Alcalde y de sus funcionarios se hayan enmarcado dentro de sanas prácticas administrativas y de acuerdo con las normas del ordenamiento jurídico vigente. ARTÍCULO 12: Funciones Para el debido cumplimiento de los objetivos, la unidad de Auditoría Interna tendrá los siguientes deberes y funciones principales: a. Realizar auditorías o estudios especiales de auditoría de acuerdo con las normas técnicas de auditoría y otras disposiciones dictadas por la Contraloría General Cuentas y las normas de auditoría generalmente aceptadas en cuanto fueren aplicables, en cualquiera de las unidades administrativas de la Municipalidad de Jalapa, en el momento que considere oportuno. b. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, de los objetivos y metas, de las políticas, de los planes y de los procedimientos financieros y administrativos, establecidos por el Concejo Municipal. c. Evaluar en forma regular el sistema de control interno en relación con los aspectos contable, financiero y administrativo, con el fin de determinar su cumplimiento, suficiencia y validez. 7

8 d. Evaluar la suficiencia, oportunidad y confiabilidad de la información contable, financiera, administrativa y de otro tipo, producida en la Institución. e. Verificar que los bienes patrimoniales se hallen debidamente controlados, contabilizados, protegidos contra pérdida, menoscabo, mal uso o desperdicio e inscritos a nombre de la Municipalidad de Jalapa cuando se trate de bienes inmuebles y cumpliendo lo establecido en la Circular 3-57 de la Dirección Técnica de Contabilidad del Estado. f. Asegurar que todos los bienes muebles e inmuebles se encuentren registrados mediante las Tarjetas de Responsabilidad respectivas y debidamente autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, así como ingresados en el Sistema de Contabilidad del Estado g. Verificar que los recursos financieros, materiales y humanos de que dispone la Institución se hayan utilizado por la administración con eficiencia, economía y eficacia. h. Revisar en forma bimestral posterior las operaciones contables, financieras y administrativas, los registros, los informes y los estados financieros y de ejecución y liquidación presupuestarios, de la Institución con el propósito de que al comunicar los resultados de sus auditorías o estudios especiales de auditoría por medio de informes con conclusiones y recomendaciones, se brinde la asesoría pertinente para lograr eficiencia y eficacia en el sistema de control interno y en la gestión financiera y administrativa. i. Evaluar los informes de rendición de cuentas que prepara la DAFIM sobre la ejecución de los ingresos y egresos. j. Verificar que los funcionarios responsables hayan tomado las medidas pertinentes para poner en práctica y mantener las recomendaciones que contienen los informes de la Auditoría Interna, de la Contraloría General Cuentas o de los auditores externos. Dará cuenta inmediata y por escrito a las Autoridades Superiores de cualquier omisión que comprobare al respecto. k. Velar porque cada dependencia organice y mantenga actualizados y documentados los procedimientos en relación con el manejo de los bienes de la Municipalidad de Jalapa. l. Asesorar al Concejo Municipal y al Alcalde Municipal de todos los asuntos de su competencia. m. Atender e investigar solicitudes, denuncias o reclamos en relación con las actividades desempeñadas en función de su cargo por el personal de la Municipalidad de Jalapa o con el patrimonio de la misma. n. Realizar auditoría específica de Recursos Humanos, velando por la correcta aplicación de los renglones presupuestarios, fianzas de cumplimiento, ley de probidad, finiquitos, actualización de información ante la Contraloría General de Cuentas, entre otros. o. Realizar auditoría específica de la Administración de los Sistemas Informáticos, velando por el cumplimiento de las normas de control interno, sobre la separación de funciones, confidencialidad en uso de claves de acceso, documentación que respalde las transacciones realizadas en el sistema, principalmente en la rebaja de saldos de las cuentas corrientes de los vecinos. 8

9 p. Realizar auditoría de campo, verificando que los avances físicos sean acordes a los avances financieros. q. Atender aquellos asuntos de su competencia que le encomiende el Concejo Municipal y/o el Alcalde Municipal y aquellos de su propia iniciativa, inherentes a su competencia dentro de los lineamientos dictados por la Contraloría General de Cuentas ARTICULO 13: Atribuciones. Para el acertado cumplimiento de sus funciones, la unidad de Auditoría Interna tendrá, al menos, las siguientes atribuciones: a. Presentar en el mes de Diciembre de cada año, ante el Concejo Municipal, un informe anual debiendo contener las labores realizadas durante el año transcurrido, y durante el mes de Enero de cada año deberá presentar el plan de trabajo para el presente año, que contendrá todas las auditorías, estudios especiales de auditoría y otras investigaciones que realizará en dicho período. Dichos informes constarán en punto de acta del Concejo Municipal. b. Potestad de utilizar, según las circunstancias, la técnica de auditoría que satisfaga en mejor forma las necesidades de los exámenes y verificaciones que lleve a cabo. c. Libre acceso en cualquier momento a todas las oficinas y unidades administrativas de la Municipalidad de Jalapa. d. Solicitar para su examen la documentación, los libros, registros, informes y documentos de respaldo en las operaciones, incluso las actas de Concejo Municipal. e. Facultad de examinar todo lo relativo a criterio a las existencias de bienes, valores y demás activos de la Institución. f. Actuar con libertad e independencia de criterio en el ejercicio de sus funciones. g. Requerir la cooperación, la asesoría y las facilidades de cualquier funcionario o empleado de la Municipalidad de Jalapa en el desempeño de la labor de auditoría interna. h. Verificar el cumplimiento en entrega de información a instituciones gubernamentales, tomando en cuentas las siguientes fechas: Informe a entregar Institución Fecha Límite Informe anual de solicitud de Procuraduría de los Derechos Enero Información Pública Humanos Actualización de información de funcionarios y empleados públicos Contraloría General de Cuentas Enero Rendición de Cuentas Contraloría General de Cuentas, 5 de cada mes Mensual Arqueo de Caja Contraloría General de Cuentas 5 de cada mes Informe anual de Bienes Contraloría General de Cuentas, 10 de Enero muebles e inmuebles Segeplan, Concejo Municipal Memoria Anual Concejo Municipal, Organismo 15 de Enero ejecutivo, Congreso de la 9

10 Rendición de Cuentas Cuatrimestral Liquidación de Presupuesto del ejercicio anterior República y Concejo Municipal de Desarrollo, medios de comunicación Contraloría General de Cuentas; Segeplan, Contabilidad del Estado, Comisión de Finanzas y de la Mujer del Congreso, Comude Contraloría General de Cuentas; Segeplan, Contabilidad del Estado, Comisión de Finanzas y de la Mujer del Congreso, Comude Concejo Municipal Enero, Mayo, Septiembre Enero Ante proyecto de Primera semana Presupuesto y POA de Octubre Acta de Aprobación del Plan SEGEPLAN 15 de Diciembre Operativo Anual Acta de Aprobación del MINFIN, CGC 15 de Diciembre Presupuesto Anual Plan Anual de Adquisiciones MINFIN, y Compras Movimientos de Personal CGC Cada vez que haya movimiento de personal i. Efectuar cualesquiera otras potestades que sean concordantes con sus objetivos y con las funciones que desempeña. CAPITULO IV DE LA EJECUCION DE LA AUDITORIA ARTICULO 14: Normas de Ejecución de la Auditoría Interna. La unidad de Auditoría Interna deberá ejecutar su trabajo de acuerdo con lo que establecen las normas de ejecución de la Auditoría contenidas en el Manual sobre Normas Técnicas de Auditoría para la Contraloría General de Cuentas y Órganos Sujetos a su Fiscalización, las del Colegio de Contadores Públicos, en lo que sea aplicable y otras disposiciones que dicte la Contraloría General. ARTÍCULO 15: Manual de Procedimientos de Auditoría Interna El Auditor Interno deberá formular y mantener actualizado y en uso de su Unidad un Manual de Procedimientos de Auditoría Interna, con el objeto de que cuente con un instrumento que defina las características y procedimientos de auditoría aplicables a la Municipalidad de Jalapa. Este Manual deberá emitirse conforme con los lineamientos generales que dicte la Contraloría General de Cuentas, sobre la materia, en especial lo establecido al respecto en el Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna en Las Entidades y Órganos Sujetos a 10

11 la Fiscalización de la Contraloría General de la República y en el Manual de Procedimientos de Auditoría emitido para la Contraloría General y para esas entidades y órganos. ARTICULO 16: Confidencialidad de la Información. Será estrictamente confidencial la información que el Auditor Interno o cualquiera de sus subalternos obtenga en el ejercicio de sus funciones. Sin embargo, esta confidencialidad no se aplicará a los requerimientos de la Contraloría General de cuentas, en el ejercicio de su competencia fiscalizadora, ni del Concejo Municipal, ni cuando haya solicitud expresa de autoridad competente. CAPITULO V DE LA COMUNICACION DE RESULTADOS ARTICULO 17: Informes de Auditoría Interna. La Auditoría Interna debe comunicar, mediante informes objetivos, los resultados de sus auditorías o estudios especiales de auditoría de la siguiente manera: a. Informe Preliminar; al Alcalde, Directores o Funcionarios y Empleados Municipales para establecer las deficiencias encontradas y realizar las correcciones pertinentes, en el tiempo que establezca el auditor. b. Informe Final: al Concejo Municipal, para que tomen las decisiones del caso en tiempo a propósito y conveniente. ARTICULO 18: Comunicación de los Resultados. La comunicación de resultados debe hacerse por escrito durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial de auditoría, mediante memorando, oficios o informes parciales, o al finalizar la labor de campo, por medio del informe final. ARTICULO 19: Hallazgos. Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría deben ser comentados con los funcionarios responsables, de previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier información adicional, y lograr a la vez, facilitar la implantación de cualquier acción correctiva que sea necesaria. ARTICULO 20: Detalle de los informes. En cuanto a los requisitos, partes, revisión y remisión de los informes, se aplicará, principalmente, lo dispuesto sobre el particular en el Manual para el 11

12 Ejercicio de la Auditoría Interna en las Entidades y Órganos Sujetos a la Fiscalización de la Contraloría General de Cuentas. ARTICULO 21: Informes parciales. Durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial de auditoría, la unidad de Auditoría Interna preparará y enviará a quien corresponda cuando la naturaleza del asunto lo justifique, memoranda u oficios (especie de informes parciales) sobre hechos y otra información pertinente obtenida en el desarrollo de la labor de campo y que hayan sido oportunamente discutidos y atendidos por la administración activa antes de finalizar el trabajo. ARTICULO 22: Seguimiento a Recomendaciones. La unidad de Auditoría Interna dispondrá de un programa de seguimiento de las recomendaciones aceptadas por la administración activa, que hayan sido formuladas en sus memorandas, oficios e informes de auditoría o estudios especiales de auditoría en las firmas independientes de contadores públicos autorizados, con la finalidad de verificar si esas recomendaciones aceptadas han sido puestas en práctica. También deberá dársele seguimiento a las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General. CAPITULO VI DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 23: Auditoria Especial Cuando sea necesario un estudio especial y la Auditoría Interna requiera personal profesional de otras disciplinas, solicitará la colaboración del personal de la Municipalidad de Jalapa si lo hubiere. En caso de no ser factible, la Asamblea General decidirá lo procedente. Dicho personal estará, para efectos de estudio, bajo la autoridad del Auditor encargado y los informes deberán ser dirigidos al citado Auditor. ARTICULO 24: Declaraciones públicas de la Auditoria. El personal de auditoría se abstendrá de dar declaraciones públicas a personas ajenas a la Municipalidad de Jalapa, órganos o unidades objeto de examen, en relación con los procedimientos de trabajo utilizados y los resultados obtenidos, sin la autorización del Concejo Municipal. ARTÍCULO 25: Copias de Actas Los Consejos o Comisiones institucionales deberán enviar copias de sus actas por la comisión asignada a la Asistente de Auditoría Municipal, para su archivo 12

13 y custodia, posterior a ser aprobadas. La auditoría podrá solicitar dichas copias. ARTÍCULO 26: Informe de Desvanecimiento Las unidades o funcionarios responsables dispondrán de un plazo de diez (10) días hábiles, a partir de la comunicación de las recomendaciones presentadas por la Auditoría Interna, es decir, presentado el informe preliminar; para aceptar, rechazar o proponer modificaciones. En caso de no dar respuesta, se entenderá que han sido aceptadas y acogidas de inmediato. Artículo 27.- Cumplimiento El incumplimiento de las disposiciones de este reglamento, será considerado como falta y consecuentemente se aplicará las sanciones establecidas. Artículo 28.- Responsables El Concejo Municipal será la responsable de velar porque se realicen las Auditorías Internas. Artículo 29.- Vigencia El presente Reglamento Interno, ha sido aprobado por el Concejo Municipal, a través del Acta No , PUNTO DECIMO. Y entrará en vigencia a partir de esta fecha. 13

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