MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

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1 Página: 1 de 7 INSTRUCTIVO: ELABORAR INFORME DE RECAUDO EN RÉGIMEN CONTRIBUTIVO PARA LA SUPERINTENDENCIA

2 Página: 2 de 7 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Elaborar el informe consolidado de recaudo por conceptos de salud, con el fin de reportar a la Superintendencia Nacional de Salud el recaudo de ingresos por aportes de salud y los rendimientos financieros que éstos generan en las cuentas bancarias de UNISALUD. ALCANCE: Este procedimiento inicia generando en el SGF QUIPU el auxiliar contable de las cuentas bancarias donde se consignan los ingresos recaudados por concepto de salud y finaliza con el cargue de la información sobre recaudo en régimen contributivo en la página Web de la Superintendencia Nacional de Salud. Aplica para UNISALUD en las Sedes Bogotá, Manizales, Medellín y Palmira. DEFINICIONES: 1. Régimen contributivo: Conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos y las familias al Sistema General de Seguridad Social en Salud, cuando tal vinculación se hace a través del pago de una cotización, individual y familiar, o un aporte económico previo financiado directamente por el afiliado o en concurrencia entre éste y su empleador. (Artículos 202, 203 y 204 de la Ley 100 de 1993) Al régimen contributivo se deben afiliar en calidad de cotizante, de acuerdo con las normas vigentes, los nacionales o extranjeros, residentes en Colombia, vinculados mediante contrato de trabajo que se rija por las normas colombianas, incluidas aquellas personas que presten sus servicios en las sedes diplomáticas y organismos internacionales acreditados en el país; los servidores públicos; los pensionados por jubilación, vejez, invalidez, sobrevivientes o sustitutos, así como los trabajadores independientes, los rentistas, los propietarios de las empresas y en general todas las personas naturales residentes en el país con capacidad de pago. 2. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. El informe de recaudo en régimen contributivo debe ser presentado mensualmente para la inspección, vigilancia y control de la generación y flujo de recursos de salud que realiza la Superintendencia Nacional de Salud, como órgano rector de la inspección, vigilancia y control en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y el sector salud, de acuerdo con la circular única Nº 047 de 2007 de la Superintendencia Nacional de Salud. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Generar en el SGF QUIPU el auxiliar contable de las cuentas bancarias donde se consignan los ingresos recaudados por concepto de salud El auxiliar de Tesorería debe generar en el SGF QUIPU el movimiento contable de las cuentas bancarias donde se consignan los ingresos recaudados por concepto de salud de usuarios activos y pensionados de UNISALUD, para identificar sus respectivos rendimientos financieros.

3 Página: 3 de 7 Esta es la ruta que debe se seguir en el SGF QUIPU para generar el movimiento contable de las cuentas bancarias: SGF QUIPU: Contabilidad>Reportes>Cierre>Balance x Natura Unal 2. Diligenciar el formato con información de recaudo por conceptos de salud El auxiliar de Tesorería debe diligenciar el formato con la información de recaudo por conceptos de salud de las cuentas bancarias de UNISALUD. Ver formato información de recaudo por conceptos de salud- UNISALUD 3. Enviar la información de recaudo por conceptos de salud a la División Nacional Administrativa y Financiera El auxiliar de Tesorería debe enviar vía correo electrónico la información sobre el recaudo en régimen contributivo de las cuentas bancarias de UNISALUD a la División Nacional Administrativa y Financiera de UNISALUD para la consolidación de la información. 4. Recibir la información de recaudo por conceptos de salud de UNISALUD Bogotá, Manizales, Medellín y Palmira El auxiliar de la División Nacional Administrativa y Financiera de UNISALUD debe recibir la información sobre el recaudo por conceptos de salud de las UNISALUD de las Sede Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira. 5. Consolidar la información de recaudo por conceptos de salud de cada UNISALUD en un archivo de Excel El auxiliar de la División Nacional Administrativa y Financiera de UNISALUD debe consolidar en un archivo de Excel toda la información de recaudo por conceptos de salud de UNISALUD de las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira, para diligenciar el archivo tipo 199- recaudo en régimen contributivo. 6. Diligenciar el archivo tipo 199- recaudo en régimen contributivo El auxiliar de la División Nacional Administrativa y Financiera de UNISALUD debe diligenciar el archivo tipo 199- Recaudo en régimen contributivo de la Superintendencia Nacional de Salud. Para el diligenciamiento del formato se deben tener en cuenta las siguientes generalidades:

4 Página: 4 de 7 a. Nombre del archivo El nombre del archivo que contiene la información enviada a la Superintendencia Nacional de Salud debe cumplir con la siguiente sintaxis: CODIGOENTIDADPPANNO199.TXT. Es necesario generar un archivo por cada periodo reportado. La combinación de caracteres en el nombre del archivo corresponde a: i. CODIGOENTIDAD: Código de la Entidad que reporta la información. ii. PP: Periodo de corte de la información reportada. iii. ANNO: Año de corte de la información reportada. iv. TXT: Extensión del archivo de texto b. Cuerpo del archivo No completar con ceros a la izquierda los campos numéricos, ni con espacios a la derecha los campos alfanuméricos. A los campos de la columna valor permitido, correspondientes a la denominación solo dígitos, que contengan valores negativos se les debe anteponer el signo negativo (-) como parte integral del campo. La información debe estar en archivo plano y delimitada por comas (,). c. Estructura y descripción de los archivos Para el diligenciamiento del formato se debe tener en cuenta la siguiente estructura: Campo Dato Descripción Longitud Máxima Valor permitido 1 NIT Número de NIT 16 Solo dígitos 2 Dígito Verificación 3 Código entidad 4 Periodo de corte 5 Año Número del dígito de verificación del NIT Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud Periodo de corte para la presentación de la información Año de corte para la presentación de la información 1 Solo dígitos 10 Alfanumérico 2 VER TABLA PERIODOS 3 Solo dígitos 6 Tipo de Registro Escriba Solo dígitos 7 Mes Recaudadora salud Mes Recaudadora salud0 7 Alfanumérico 8 Tipo Cuenta Tipo Cuenta 1 Alfanumérico 9 Número Cuenta Número Cuenta 20 Alfanumérico 10 Código Entidad Bancaria Código Entidad Bancaria 10 Alfanumérico 11 Saldo Inicial Saldo Inicial 12 Cotizaciones Efectivas Cotizaciones Efectivas 13 Cotizaciones No Efectivas Cotizaciones No Efectivas 14 Recaudadoras Cotizaciones Recaudadoras Cotizaciones

5 Página: 5 de Recaudadoras Recaudadoras Intereses de mora Recaudadoras Sanciones Recaudadoras Recaudadoras Intereses de mora Recaudadoras Sanciones 18 Intereses Mora Intereses Mora 19 Sanciones Sanciones 20 Notas Crédito Notas Crédito 21 Errores Bancarios Errores Bancarios 22 Devolución 4x1000 Devolución 4x Otros Ingresos Por Identificar Otros Ingresos Por Identificar 24 Otras Notas Crédito Otras Notas Crédito Proceso Compensación Proceso Compensación 27 Cotizaciones Cotizaciones 28 Intereses Mora Ext Intereses Mora Ext 29 Cotizaciones No Efectivas Pend Cotizaciones No Efectivas Pend 30 Error bancario Error bancario 31 Cuatro Por Mil Cuatro Por Mil 32 Otras Devoluciones Otras Devoluciones 33 Giros No Compensados Giros No Compensados 34 Cheques Pendientes Cheques Pendientes 35 Saldo Final Saldo Finalx d. Período de corte El archivo tipo 199- recaudo en régimen contributivo debe ser reportado mensualmente según las fechas establecidas por la Circular Nº 47 de 2007 de la Superintendencia Nacional de Salud y son las siguientes: Fecha de corte Fecha de reporte Enero (1) Febrero 28 Febrero (2) Marzo 31 Marzo (3) Abril 30 Abril (4) Mayo 31 Mayo (5) Junio 30 Junio (6) Julio 31 Julio (7) Agosto 31 Agosto (8) Septiembre 30 Septiembre (9) Octubre 31 Octubre (10) Noviembre 30 Noviembre (11) Diciembre 31

6 Página: 6 de 7 Diciembre (12) Enero Enviar el archivo tipo 199- recaudo en régimen contributivo consolidado al funcionario encargado de Sistemas de UNISALUD El auxiliar de la División Nacional Administrativa y Financiera de UNISALUD debe enviar el archivo en Excel con la información del archivo tipo 199- recaudo en régimen contributivo consolidada al funcionario encargado de Sistemas de UNISALUD. 8. Recibir la información del archivo tipo 199- recaudo en régimen contributivo consolidado El funcionario de Sistemas de UNISALUD debe recibir el archivo tipo 199- recaudo en régimen contributivo consolidado en un archivo en Excel. 9. Convertir la información del archivo tipo 199- Recaudo en régimen contributivo consolidado en un archivo plano TXT El ingeniero de Sistemas de UNISALUD debe convertir el archivo tipo 199- recaudo en régimen contributivo consolidado en un archivo plano TXT para poderlo subir a la página Web de la Superintendencia Nacional de Salud. 10. Subir el archivo plano TXT en la página Web de la Superintendencia Nacional de Salud El ingeniero de sistemas de UNISALUD debe subir el archivo plano TXT con la información de recaudo en régimen contributivo a la página Web de la Superintendencia Nacional de Salud: Validar la información en la página Web de la Superintendencia Nacional de Salud El ingeniero de sistemas de UNISALUD debe validar la información subida en la página Web de la Superintendencia Nacional de Salud. Se identificaron errores de digitación? Sí: Corregir la información del archivo tipo 199- recaudo en régimen contributivo consolidado en Excel, ir al numeral 12.

7 Página: 7 de 7 No: Cargar la información de recaudo en régimen contributivo en la página Web de la Superintendencia Nacional de Salud, ir al numeral Corregir la información del archivo tipo 199- recaudo en régimen contributivo consolidado en Excel El ingeniero de Sistemas de UNISALUD debe corregir los errores de digitación del archivo tipo 199- recaudo en régimen contributivo consolidado en Excel. Ir al numeral 9, Convertir la información del archivo tipo 199- Recaudo en régimen contributivo consolidado en un archivo plano TXT. 13. Cargar la información de recaudo en régimen contributivo en la página Web de la Superintendencia Nacional de Salud El ingeniero de Sistemas de UNISALUD debe cargar la información en la página Web de la Superintendencia Nacional de Salud. La información que se carga virtualmente debe tener la firma digital del Jefe de la División Nacional Administrativa y Financiera de UNISALUD y del Coordinador de Contabilidad de UNISALUD. Posteriormente, la Superintendencia Nacional de Salud debe enviar un archivo indicando que el cargue de la información se ha procesado Exitosamente. Este archivo debe ser reportado mensualmente según las fechas establecidas por la Superintendencia Nacional de Salud: Fin del instructivo. ELABORÓ CARGO Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas, María Fernanda Forero Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista REVISÓ CARGO Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces en el Nivel Nacional y de Sede Bogotá, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen. Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen ente rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa APROBÓ CARGO Angela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Diciembre 21 de 2010 FECHA Diciembre 28 de 2010 FECHA Marzo 03 de 2011