Workflow: Aplicaciones empresariales de flujos de trabajo

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1 Workflow: Aplicaciones empresariales de flujos de trabajo María Eugenia Ucrós, M.Sc.

2 INTRODUCCIÓN BALLENA YUBARTA (Megaptera novaengliae) Descubierta por Borowsky, Nombres comunes: ballena jorobada, yubarta, jubarta o jibarta (ES), humpback whale (IN), baleine a bosse (FR), bultrug (HOL), buckelwale (AL), etc.

3 INTRODUCCIÓN BALLENA YUBARTA Esta especie es bien conocida por sus acrobacias, principalmente durante el cortejo. Son animales bastante sociales, que suelen viajar en grupos de 5-7 individuos, aunque en ocasiones se concentran más en áreas de alimentación. Al momento de alimentarse se comunican, cooperan, coordinan y negocian entre sí, así como los humanos en muchas de las tareas diarias

4 MOTIVACIÓN Tareas diarias de trabajo forman parte de actividades colectivas: diseñar, escribir documentos, dibujar, etc. Muchas herramientas actuales todavía apoyan el trabajo individual, sin interferencias, sin aportes (simultáneos o no simultáneos), sin permitir consensos o conclusiones, sin bitácoras...

5 CSCW: Computer Supported Cooperative Work O Trabajo Cooperativo Apoyado por Computador: Áreade investigación multidisciplinaria (Tecnologíade computadores, comunicación, sociología(negociación), psicología, etc), que apoya el trabajo en grupo de personas. Teorías Tecnologías

6 CSCW: Computer Supported Cooperative Work Disciplinas que colaboran: Sistemas Distribuidos Interacción Humano-Computador (HCI): multimedia, RV, interfaces, etc. Comunicaciones, Tecnología de Redes, etc. Inteligencia Artificial: interpretación, etc. Teoría Social: sicología, estudios de comportamiento, pruebas formales de herramientas, etc. Planeación estratégica, Economía, etc.

7 CSCW: Computer Supported Cooperative Work En este curso: CSCW: Áreade investigación multidisciplinaria (Tecnologíade computadores, comunicación, sociología(negociación), psicología, etc), que apoya el trabajo en grupo de personas. Teorías Tecnologías Groupware

8 GROUPWARE : Conceptos Procesos intencionales de un GRUPO para alcanzar objetivos específicos + software diseñado para dar soporte y facilitar el trabajo entre ellos [Pet82] Es tecnología colaborativa: afecta la comunicación, el trabajo y la estructura organizacional (ojo: Resistencia al cambio). [Col95] Se preocupa por ofrecer soluciones a problemas en grupo, teniendo en cuenta la dispersión geográfica, el tiempo, limitaciones, interrupciones, etc. Ofrece guardar, procesar y representar la información que se maneje.

9 GROUPWARE : Las tres C s Comunicación: Correo electrónico, Mensajería instantánea, voz y datos por IP, mensajería, etc. Colaboración: Aplicaciones compartidas, Sistemas de conferencia o reuniones electrónicas, editores colaborativos, etc. Groupware: Sinergia de Las tres C s Coordinación: Agendas grupales, Workflow, etc.

10 GROUPWARE : Taxonomía De Tiempo y Espacio (más conocida): Lugar Mismo Diferente Mismo Interacción cara a cara: reuniones, clases, etc. Interacción Sincrónica Distribuida: juegos, chat, EMS, etc. Tiempo Diferente Interacción Asincrónica: foros, newsgroup, etc. Interacción Asincrónica Distribuida: , workflow, etc.

11 Introducción a workflow Workflow es la automatización y manejo de los procesos de negocio: que permite el paso de documentos entre personas y aplicaciones, automatizando reglas y recordando o registrando las acciones

12 Introducción a workflow Qué es un proceso de negocio?: Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Ej: Aprobación de un crédito, de un presupuesto, de cuentas de gastos, solicitud de vacaciones, procesos de contratación, etc...

13 Introducción a workflow Workflow es la automatización de un proceso de negocio, total o parcialmente, en el cual los documentos, la información o los resultados de las tareas pasan de un participante a otro de acuerdo a un conjunto de reglas [WfMC] "El SW Workflow es la herramienta que permite a individuos y grupos, en medios estructurados y no estructurados, a manejar automáticamente una serie de eventos recurrentes y no recurrentes de tal manera que alcancen los objetivos de negocio de la compañía" [A.M. Palermo y S. McCreedy]

14 Introducción a workflow Ventajas de implementar workflow: Reducción de tiempo: agilizando tareas que no requieren intervención humana y atacando los problemas donde se generan. Ganancia de Productividad: filtrado, priorización y organización de los documentos de trabajo (por fechas, por autor, por departamento, etc.) Descarga y eficiencia en el trabajo: se permite delegación, reemplazos y balanceo de carga.

15 Introducción a workflow Ventajas de implementar workflow : Información oportuna: Se pueden visualizar los procesos de negocio, para ver el estado, identificar problemas y preveer recursos. Mejor servicio al cliente: reducción del tiempo de respuesta de los procesos y se permite consultar el estado de un proceso y la información asociada a él. Memoria corporativa o manejo del conocimiento: en el sistema se tienen las reglas, las rutas, quién debe hacer las tareas, etc. Se tiene información del quehacer de la empresa.

16 Tipos de workflow Workflows desestructurados : Ad-Hoc: Captura espontánea de información y enrutamiento por los individuos Ej: casos de clientes especiales, procesos nuevos o no documentados, etc. Cooperativos: Definición de la estructura del workflow durante la ejecución misma del proceso en un grupo de personas: desarrollo de un presupuesto sin plan, toma de decisiones de manera desestructurada, etc.

17 Tipos de workflow Workflows semi-estructurados: Integrados: las personas trabajan colaborativamente, uno de los miembros asume la responsabilidad y reporta o da notificaciones Ej: equipo de licitaciones y propuestas, soporte técnico, etc. Encadenados: con un número de participantes predefinidos con sus roles, conociendo su papel en el proceso e interviniendo casi siempre una vez. Puede haber reemplazos o delegación. Ej: ciclo de contratación, entrevistas, etc.

18 Tipos de workflow Workflows estructurados: Con excepciones: Cuando hay una excepción se puede desviar fácilmente de la definicición del proceso, y reasume la ruta predefinida de nuevo. Ej: órdenes de compra, reservas de viaje, reporte de gastos, solicitud de permisos, etc. Estándar: Completamente estandarizado, con reglas y actividades bien definidas que pueden ser recurrentes. Ej: reclamos de cías de seguro, trámites de préstamo, etc.

19 WIDE: Metodología de Desarrollo de Workflow WIDE: Workflow on Intelligent Distributed database Environment (Workflow en ambientes con bases de datos distribuidas e inteligentes). Desarrollada por un equipo del Politécnico de Milán y de la Universidad de Twente, en Italia. Última versión: Marzo de Hace parte del proyecto ESPRIT.

20 WIDE: Metodología de Desarrollo de Workflow Otras metodologías se enfocan en el modelaje, estandarización de términos y la arquitectura de aplicaciones workflow (WfMC). O se enfocan en simplemente la implementación en una tecnología (Ultimus, etc.) Esta metodología se enfoca en el diseño de una aplicación workflow, desde el análisis hasta su implementación.

21 WIDE: Metodología de Desarrollo de Workflow Interactions with external applications

22 1. Pre-Análisis del Proceso de Negocio PRE ANALISIS

23 1. Pre-Análisis (WIDE Methodology) Los resultados de esta etapa deben ser: Metas que guíen el desarrollo del Workflow Descripción de sistemas de información externos Descripción del o los procesos de negocio que van a ser implementados (UML): Perspectiva funcional (definición de actividades del proceso y de los objetos de información) Perspectiva organizacional (agentes y roles que tienen que ver con la definición del proceso) Perspectiva de negocio (reglas de negocio y objetivos del proceso)

24 1. Pre-Análisis (WIDE Methodology) Perspectiva funcional: 1.1 Diagrama de casos de uso (*): Límites del Sistema Actores: internos (roles de la organización o aplicaciones) y externos (entidades que interactúan con el proceso). Subprocesos principales Relaciones entre actores y subprocesos

25 Pre-Análisis (WIDE Methodology) Perspectiva funcional: 1.2 Diagramas de interacción, colaboración o secuencia (*): Escenario del curso normal y excepciones, secuencia de actividades para cada caso de uso.

26 Pre-Análisis (WIDE Methodology) Perspectiva funcional: 1.3 Diagrama de clases o entidades (*): Descripción de los objetos de información, que se asociarán a formularios o documentos durante el diseño.

27 Pre-Análisis (WIDE Methodology) Perspectiva funcional: 1.4 Diagramas de Actividad: Cuando el proceso es muy complejo se hacen estos diagramas en un alto nivel de abstracción, para identificar mejor la secuencia de las actividades, su paralelismo o ciclos. Autor Editor Revisor 1 Revisor 2 Revisor 3 Enviar Artículo Seleccionar Revisores Revisar Artículo Revisar Artículo Revisar Artículo Evaluar Revisores [Rechazo] [Aceptación] Publicar Artículo

28 Pre-Análisis (WIDE Methodology) Perspectiva organizacional: Los actores son modelados como clases y se ubican en unidades organizacionales. Diagrama de paquetes

29 Pre-Análisis (WIDE Methodology) Perspectiva de negocio: Identificación de metas y submetas y mapeo de las metas con los casos de uso. Se pueden documentar los casos de uso (alto nivel)

30 2. Análisis Esta fase permite identificar los workflows, es decir, los workflows que implementan un proceso de negocio. Para esto se definen los límites del sistema para cada workflow identificado y las interacciones externas. Esta etapa toma las siguientes entradas: La descripción de los procesos de negocio con UML La lista de metas para alcanzar con los WFs La descripción de los sistemas de información externos

31 2. Análisis Los resultados de esta etapa deben ser: La identificación de uno o más WFs que implementan procesos de negocio Una matriz de correspondencia entre metas y WFs Pre y post condiciones para WF identificado Documentación de análisis depurada y ampliada

32 2. Análisis (WIDE Methodology) 1. Identificación de los (sub-)procesos suceptibles a automatizar (los WFs): Capacidad de predicción: Si el proceso es claramente definido a priori y estructurado. Capacidad de repetición: Si el proceso corresponde a situaciones repetibles en la empresa. Capacidad de automatización: Si el proceso puede generar ganancias (medibles de alguna manera) al ser automatizado. Trabajo distribuido: Si en el proceso intervienen varias unidades organizacionales que necesitan cooperar entre sí para alcanzar alguna(s) meta(s) del proceso, y/o en una unidad organizacional participan varias personas cuyas responsabilidades deben ser coordinadas.

33 2. Análisis (WIDE Methodology) 1. Identificación de los (sub-)procesos suceptibles a automatizar (continuación): Oportunidad: Si el proceso involucra aplicaciones que son fácilmente implementables. Chequeo de tiempos: Si el proceso requiere mecanismos automáticos de chequeo y manejo de tiempos límite (deadline). Número de personas: Si el proceso involucra un número considerable de personas (más de 10 en grandes organizaciones) Número de casos: Si el proceso genera un razonable número de documentación o casos por día o semana.

34 2. Análisis (WIDE Methodology) 2. Identificación de los requerimientos: De la fase de pre-análisis se toma la descripción del o los procesos de negocio suceptibles a automatizar y junto con las metas establecidas en esta fase también, se especifican los requerimientos. Los requerimientos son una descripción clara y detallada de lo que se quiere del sistema, sin decir el cómo. Los requerimientos pueden ser funcionales cuando se especifica de lo que debe hacer el sistema. O no funcionales cuando se habla de generalidades del sistema como restricciones que se deben cumplir en el proceso o en la interfaz, etc.

35 2. Análisis (WIDE Methodology) 3. Documentación de los casos de uso o casos de uso expandidos (UML): Cada caso de uso debe ser documentado con: Nombre, objetivos, alcance, precondición(es), condición(es) de fin exitoso, condición(es) de fin fallido, roles principales involucrados, roles secundarios, duración esperada, duración máxima, frecuencia (al día o a la semana), eventos disparados en el sistema o en otros sistemas, etc.

36 2. Análisis (WIDE Methodology) 3. Documentación de los casos de uso o casos de uso expandidos (UML):

37 3. Diseño En esta fase se obtienen como resultado los siguientes productos: La definición completa de cada WF (definición de actividades, roles, unidades organizacionales, reglas, objetos de información y rutas de la información). Las especificaciones de las excepciones o transacciones identificadas. Especificación de las interacciones con aplicaciones externas.

38 3. Diseño (WIDE Methodology) 1. Definición de cada WF: Actividades: de los diagramas de interacción y de los diagramas de actividad Participantes o roles: de los actores Herramientas o aplicaciones externas: de la documentación del pre-análisis Datos u objetos de información: del diagrama de clases Rutas y reglas: de los diagramas de secuencia o de interacción y los diagramas de actividad

39 3. Diseño (WIDE Methodology) 1. Definición de cada WF: Para esto se puede apoyar en otros estándares como la WfMC: Actividad B Inicio Actividad A Actividad D Fin Actividad C

40 3. Diseño (WIDE Methodology) Tareas: Estándar de la WfMC Inicio Actividad A Actividad B Actividad D Fin Primera Instancia Actividad C Inicio Actividad A Actividad B Actividad D Fin Segunda Instancia Actividad C

41 3. Diseño (WIDE Methodology) Lista de tareas y participantes: Estándar de la WfMC Actividad B Lista de Tareas: Inicio Actividad A Actividad C Actividad D Fin Tarea 1 Tarea 2 Participante 1 Inicio Actividad A Actividad B Actividad D Fin Tarea 3 Tarea 4 Participante 2 Actividad C

42 3. Diseño (WIDE Methodology) Inicio Autor Estándar de la WfMC Enviar Artículo Seleccionar Revisores Editor Revisor 1 Revisor 2 Revisor 3 Revisar Artículo Revisar Artículo Revisar Artículo Artículo rechazado Evaluar Revisores Editor Artículo aceptado Publicar Artículo Fin Editor

43 3. Diseño (WIDE Methodology) 2. Especificación de las excepciones: Triggers por conclusión de tiempo (deadlines) Triggers por restricciones en los datos o por excepciones en la organización Triggers por eventos externos Para el diseño de estas excepciones hay que tener en cuenta: qué patrones disparan estos eventos y cómo distinguirlos, para poderlos programar. La implementación de las excepciones dependen de la herramienta o plataforma de construcción.

44 4. Implementación (WIDE Methodology) Esta fase de mapeo de todo el análisis y diseño de los WFs identificados depende de la plataforma o herramienta escogida para la aplicación. Ejemplos:

45 4. Implementación (WIDE Methodology) Proceso Formulario Aplicación

46 4. Implementación (WIDE Methodology) Actividad Manual Actividad Automática Sugerencias y reclamos

47 4. Implementación (WIDE Methodology) Instancia de proceso: indica la actividad en la que va y los responsables de la misma. Sugerencias y reclamos

48 4. Implementación (WIDE Methodology) Sugerencias y reclamos

49 4. Implementación (WIDE Methodology)

50 4. Implementación (WIDE Methodology)

51 4. Implementación (WIDE Methodology)

52 4. Implementación (WIDE Methodology)

53 4. Implementación (WIDE Methodology)

54 4. Implementación (WIDE Methodology)

55 4. Implementación (WIDE Methodology)

56 4. Implementación (WIDE Methodology)

57 4. Implementación (WIDE Methodology)

58 5. Implantación (WIDE Methodology) IMPLANTACIÓN o PONER EN PRODUCCIÓN

59 5. Implantación (WIDE Methodology) Encontrar un líder del proyecto, mientras más alto en la jerarquía de la empresa, mejor. Planear todo para este cambio, junto con este líder (conocimiento de la organización). Ud. No puede a cambiar las personas de la noche a la mañana, esté preparado para la resistencia.

60 5. Implantación (WIDE Methodology) Implante el piloto con un grupo de personas que tengan interés por la tecnología y la innovación. Recuerde que el entrenamiento, mantenimiento y soporte serán el mayor costo (más que la inversión inicial).

61 5. Implantación (WIDE Methodology) Implante el proyecto de la aplicación workflow, con visibilidad e impacto financiero. Haga medidas de factores de productividad antes y después de comenzado el proyecto.?

62 5. Implantación (WIDE Methodology) No tenga miedo de hacer cambios, aprenda con el proyecto piloto. Escuche a las personas involucradas con el proyecto piloto, ellos conocen las necesidades y pueden mejorar los procesos.

63 Conclusiones El término Workflow o procesos de negocio automatizados, existe desde hace mucho tiempo, pero ahora se está dando a conocer mejor por las metodologías de desarrollo que se han implementado. Sin embargo, falta mucha estandarización, sobretodo en las fases de construcción o implementación y en implantación del proyecto. Hay proyectos de incluir aspectos de medida de calidad de las metodologías y de las aplicaciones workflow. El éxito de estas aplicaciones depende definitivamente de las personas involucradas no tanto de las herramientas o plataformas de implementación.

64 Bibliografía David Coleman, Raman Khanna. Groupware- Technology and Aplications. Prentice Hall Gross and Traunmuller. Methodological Considerations on the design of CSCW. University of Linz, Austria Nejabi Roy. Linguistic Support for Developing Groupware Systems. Thesis for Master of Science, York University David Hollingsworth. The Workflow Management Coalition Specification. Documento No. TC

65 Bibliografía Ultimus: Workflow for the Information Age. Jackson Michael, Twaddle Graham. Business Process Implementation. Adisson-Wesley Lotus Development Corporation. The View: Enabling Notes Applications for Workflow with Domino Workflow 2.1. Volume 7, Issue 1. Jan/Feb Lotus Development Corporation. RedBook: Using Domino Workflow 2.1.

66 Bibliografía Amberg, Michael. The Benefits of Business Process Modeling for Specifying Workflow-Oriented Applicatios Systems. University of Bamberg. Abril A.M. Palermo y S. McCredy. Workflow Software: A Primer. Groupware '92. Marcos Borges. Workflow: Conceitos & Sistemas. UFRJ, Brasil

67 Bibliografía Bellasai Jerónimo. Introducción a los sistemas colaborativos. Universidad Católica de Asunción. Módulo 1, curso Sistemas Colaborativos, IV Jornadas Iberoamericanas de Informática Coleman David, Raman Khanna.Groupware- Technology and Aplications. Prentice Hall Secciones 1.1 y 1.2, capítulo 2 y capítulo 4. [http://www.collaborate.com] Lotus Development Corporation. Groupware: Communication, Collaboration and Coordination [http://www.intranetjournal.com/faq/lotusbible.html] Taxomía de aplicaciones Groupware. [http://www.mathematik.unimarburg.de/~voelksen/publications/wmwork/www/approach_g.html] Marcelo Franco. Introducción a los Sistemas Colaborativos. Universidad Católica "Ntra Sra de Asunción". Módulo 1, curso Sistemas Colaborativos, V Jornadas Iberoamericanas de Informática 1998

68 Preguntas?

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