INFORME TECNICO PREVIO DE EVALUACION DE SOFTWARE W Gerencia de Tecnología de la Información, Comunicaciones y Estadística

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1 Presidencia del Consejo de Mm1stros 1. NOMBRE DEL ÁREA INFORME TECNICO PREVIO DE EVALUACION DE SOFTWARE W Gerencia de Tecnología de la Información, Comunicaciones y Estadística 2. RESPONSABLE(S) DE LA EVALUACIÓN Freddy Alvarado Vargas Augusto Mora Obregón Vianne Loza Guerra 3. CARGO(S) Gerente de Tecnologías de la Información, Comunicaciones y Estadística Jefe de Informática y Sistemas CAS- Apoyo en Proyectos de Gobierno Electrónico 4. FECHA Martes, 16 de diciembre de JUSTIFICACIÓN La Estrategia Nacional de Gobierno Electrónico aprobada mediante Resolución Ministerial N PCM, establece políticas encaminadas al uso de las Tecnologías de Información para mejorar los procesos en el marco legal de la administración pública en términos de eficacia, eficiencia y transparencia, y a promover en consecuencia el acercamiento de estos servicios al ciudadano. La Estrategia Nacional de Gobierno Electrónico , emitida por la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática en diciembre de 2012, que reemplaza la estrategia emitida en el 2006 y aprobada mediante Resolución Ministerial N PCM, incluye como sus objetivos estratégicos, garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información pública mediante mecanismos de seguridad de la información gestionada y promover la continuidad de operaciones de la infraestructura del Estado ante situaciones adversas. Tomando ello en consideración, el OSIPTEL ha identificado como proyectos encaminados al "fortalecimiento institucional", aquellos que utilicen medios electrónicos para el intercambio y almacenamiento de documentos con tendencia al uso de los certificados digitales y firmas electrónicas en los procesos administrativos. El OSIPTEL tiene en uso el Sistema de Administración Digital de Documentos (SADD), para la administración electrónica de la gestión documental, y para la visualización de documentos institucionales digitalizados, que incluye expedientes del Tribunal Administrativo de Solución de Reclamos de Usuarios, expedientes de controversias de la Secretaría Técnica de Cuerpos Colegiados, y resoluciones de la Alta Dirección. Dicho sistema está basado en la plataforma tecnológica ECM (Enterprise Content Management) de OnBase, la cual se integra y opera sobre software base estándar instalado en la institución, como: servicio de base de datos

2 Pres1denc1a del Consejo de Mm!Stros (Oracle 11 g}, servicio de red local (Windows Server 2003 SP1 ), servicio de correo electrónico (Exchange 2007), servicios web (Internet Información Server}, y aplicaciones ofimáticas (Microsoft Office 2003,2007), entre otras. El 13 de noviembre del 2014, el OSIPTEL suscribió un contrato con la empresa AyO Asociados S.A.C, por el Servicio de Consultoria para el Rediseño del Sistema de Gestión Documental, para contar con una plataforma tecnológica actual de sistemas informáticos transaccionales, que permitan la gestión electrónica integral de los documentos emitidos y recibidos en la institución, y conlleve a la reducción paulatina en los plazos de atención de trámites administrativos, que beneficie directamente a los ciudadanos. El plazo para la implementación del nuevo Sistema de Gestión Electrónica de Documentos es de 260 dias calendario, y será construido sobre la misma plataforma ECM que actualmente utiliza la institución. El OSIPTEL es propietario de las licencias del software OnBase utilizadas para el funcionamiento y rediseño del sistema de gestión documental, y para la visualización de los documentos institucionales digitalizados (p.e. Resoluciones, Expedientes de Reclamos del TRASU y Expedientes del Tribunal de Solución de Controversias). Mediante resolución de Gerencia General No GG/OSIPTEL del 26 de febrero de 2013, se aprobó la estandarización de los módulos del software OnBase del fabricante Hyland Software, para el registro, administración, almacenamiento y distribución de documentos digitales en la institución. Los módulos incluidos en la resolución de estandarización son los siguientes: Tabla N 02 Nro. Módulo 1 ON BASE- Archiva! API 2 ON BASE- Batch OCR 3 ON BASE- CD Autoriting 4 ON BASE- Client 5 ON BASE- Desktop Document lmaging 6 ON BASE- Digital Signature 7 ON BASE- Document lmport Processor 8 ON BASE- Document Retention 9 ON BASE- EDM Services 10 ON BASE- E-Forms 11 ON BASE- Exception Reports 12 ON BASE- Export 13 ON BASE- Multi-User License 14 ON BASE- Outlook lntegration or lntegration for Outlook 15 ON BASE- Production Document lma : in : 16 ON BASE- Publishing 17 ON BASE- Reportin : (Central View) 18 ON BASE- Virtual Print Driver 19 ON BASE- Web Server 20 ON BASE- Workflow Client 21 ON BASE- Workflow Departmental Server 22 ON BASE- WorkView 23 ON BASE- WorkView Client

3 Pres1denc1a del Consejo de Mm1stros: Los módulos ONBASE - Client y ONBASE - Workflow Client agrupan diferentes tipos de licencias dependiendo del tipo de usuario que hará uso del sistema. Dichas licencias se listan a continuación: ONBASE- Client: Concurren! Client; licencia de cliente compartida, disponible para cualquier usuario. Esta licencia solo se utiliza mientras se mantenga abierta una sesión; al cerrarla, la licencia se libera para ser utilizada por otro usuario. Named User Client; licencia que permite el acceso a un usuario específico identificado por un nombre de usuario (login). Esta licencia es individual y está siempre disponible para un solo usuario, aun cuando no utilice el sistema. Workstation Client; licencia que permite el acceso a cualquier usuario desde una estación de trabajo (PC) específica. Esta licencia no es compartida. ONBASE - Workflow Client: Workflow Concurren! Client; licencia de cliente compartida para el uso del Workflow de OnBase. Esta licencia solo se utiliza mientras se mantenga abierta una sesión; al cerrarla, la licencia se libera para ser utilizada por cualquier otro usuario. Workflow Named User Client; licencia que permite el acceso a un usuario específico identificado por un nombre de usuario (login), para el uso del Workflow de OnBase. Esta licencia es individual y está siempre disponible para un solo usuario, aun cuando no utilice el sistema. Es importante resaltar que en tanto el OSIPTEL utilice esta plataforma para su gesiión documental electrónica, se debe asegurar las licencias necesarias de los módulos del OnBase, de modo que garanticen el uso por parte de todos los funcionarios que lo requieran. Asimismo, considerando que en el último año se ha promovido el uso de los sistemas de consulta y gestión documental a nivel institucional, y que el objetivo de la rediseño de dichos sistemas involucra que todos los funcionarios del OSIPTEL gestionen electrónicamente toda su documentación, se hace necesario adquirir licencias adicionales del Software OnBase, de acuerdo al siguiente cuadro: Módulo Cantidad de Licencias ON BASE- Client (Named User Client) 40 ON BASE- Client (Concurren! User Client) 50 ON BASE- Workflow Client (Named User Client) 10 ON BASE- Workflow Client (Concurren! User Client) 35

4 Pres denc!a dc!i Consejo de M1n1stros: 6. ALCANCE Adquirir licencias adicionales del software OnBase, en los módulos ON BASE - Client y ON BASE - Workflow, para atender los requerimientos de acceso resultantes del uso intensivo de los sistemas de gestión documental de la institución. Las nuevas licencias a adquirir del software OnBase serán de propiedad del OSIPTEL de forma perpetua, debiendo ser anualmente mantenidas para asegurar su vigencia tecnológica y el soporte del fabricante. 7. ALTERNATIVAS Con respecto a la distribución del software OnBase, el fabricante Hyland Software informa, mediante carta del 16 de diciembre de 2014, que en el Perú la empresa AyO Asociados S.A.C. es el único distribuidor autorizado para brindar al OSIPTEL tanto el soporte técnico como nuevas licencias de los productos de software OnBase. Por consiguiente, las alternativas a comparar son: Adquirir licencias adicionales. Esta alternativa permitirá asegurar el acceso de la gran mayoría de funcionarios, a los sistemas de gestión documental de la institución. Por ende, dichos funcionarios tendrán la posibilidad de gestionar oportunamente su documentación, de forma electrónica. No adquirir licencias adicionales. Bajo este escenario existe el riesgo de que los funcionarios no puedan acceder ni utilizar los sistemas de gestión documental cuando lo necesiten. Consecuentemente, se generarían retrasos y paralizaciones en el trámite de los documentos institucionales, impactando negativamente en el cumplimiento de plazos de atención de trámites iniciados por los usuarios externos. 8. ANÁLISIS COMPARATIVO TÉCNICO Debido a que el producto a evaluar no posee sustitutos para la institución, no es necesario utilizar la Guía de Evaluación de Software mencionada en el artículo 2 de la Resolución Ministerial N PCM, que dice: ".. Deberá aplicar lo establecido en la 'Guía Técnica Sobre Evaluación de Software para la Administración Pública' en los productos de software que desarrollen o adquieran.". De acuerdo a la carta del fabricante Hyland Software, el servicio de provisión de nuevas licencias del software OnBase es provisto por un proveedor único para el OSIPTEL. 9. ANALISIS COMPARATIVO DE COSTO- BENEFICIO 9.1. Costos a) Licenciamiento: El costo de adquisición de licencias adicionales del software OnBase, se detalla en el siguiente cuadro:

5 Presidencia del Consejo de!vllmstros Módulo ON BASE- Client (Named User Client) ON BASE- Client (Concurrent User Client) Cantidad de Licencias Precio Unitario (S/.) Mantenimiento por Licencia (S/.) Precio Total sin IGV (S/.) Precio Total con IGV (S/.) 40 1, , , , , , ON BASE- Workftow Client (Named User 10 1, , , Client) ON BASE- Workftow Cllent (Concurrent User 35 3, , , Client) 2, , , b) Hardware necesario para su funcionamiento: La adquisición de nuevas licencias no genera costos adicionales en equipamiento informático para su instalación. e) Soporte y mantenimiento externo: El servicio de mantenimiento anual de las licencias adicionales se ha incluido en el literal a), como parte del costo de licenciamiento. Dicho servicio incluye: Actualización de nuevas versiones. Asistencia técnica. Actualización permanente de los módulos licenciados para corregir preventivamente defectos reportados a Hyland por terceros, a fin de asegurar la operatividad e integridad del sistema. Acceso al sitio de usuarios users.onbase.com. Acceso a documentación: En caso se requiera, se tendrá acceso a toda la documentación técnica actualizada relacionada a los módulos del software OnBase instalados en la institución. d) Personal y mantenimiento interno: La Gerencia de Tecnologías de Información, Comunicaciones y Estadística cuenta con personal encargado del mantenimiento de los productos OnBase licenciados. e) Capacitación: El servicio a contratar no genera costos adicionales en capacitación a usuarios Beneficios Los beneficios obtenidos por la adquisición de nuevas licencias son: -/ Acceso a mayor cantidad de usuarios a los sistemas de gestión documental institucional, para el trámite y visualización de documentos digitalizados. -/ Menores tiempos de espera para acceder a una licencia y hacer uso del sistema. Esto generará menores tiempos muertos en el proceso de trámite documentario. -/ Derecho de actualización versiones, referido a las nuevas versiones de los módulos licenciados, de acuerdo a la liberación de versiones de Hyland Software durante el periodo en que se encuentre vigente el servicio de mantenimiento.

6 PresJdencta del ConseJO de Mm1stros,/ Asesoría y/o soporte para la instalación y/o implementación de actualizaciones.,/ Derecho de asistencia técnica por defectos presentados en el uso de los módulos software licenciados en la institución.,/ Actualización permanente de los módulos licenciados para corregir preventivamente defectos reportados a Hyland por terceros a fin de asegurar la operatividad e integridad del sistema. La vigencia para el uso de las licencias a adquirir es perpetua. Su mantenimiento tiene vigencia por el periodo de un año; la asistencia técnica será brindada por el representante local y se puede solicitar escalamiento de los incidentes ocurridos con el fin de resolver las contingencias y tener operativa la aplicación en el corto plazo. 1 O. CONCLUSIONES Por lo anteriormente expresado, se concluye que para garantizar la continuidad del servicio de los sistemas de gestión documental, y para cubrir las necesidades institucionales de acceso a dichos sistemas, se requiere adquirir las licencias adicionales del software OnBase listadas en la sección 9 del presente documento. 11. FIRMAS

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