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2 No hay duda que el aumento, o reemplazo de gabinetes de archivos físicos por un sistema de administración de documentos puede significar una tonelada de beneficios desde el punto de vista de la eficiencia. Pero para aprovechar al máximo la administración de documentos, las organizaciones deben dar el siguiente paso y automatizar los procesos de negocios centrados en documentos, con el objetivo de maximizar la tasa de retorno 18% ECM Implementado en toda la compañía Sin duda que las organizaciones han logrado importantes avances en la implementación de la gestión de documentos, pero un informe reciente de la Asociación para la Información y Gestión de la imagen (AIIM) muestra que hay mucho espacio para mejorar. El informe, ECM at a Crossroads, indica que el 40% working towards some type of centralized solution. de las empresas aún no confían en sus archivos digitales, específicamente con la accesibilidad, precisión y confiabilidad. De los 538 que respondieron a la encuesta de AIIM, sólo el 18% ha implementado una ECM en toda la compañía, aunque el 36% dijo que estaban trabajando para lograr algún tipo de solución centralizada. 32% Trabajando hacia una solución centralizada 2

3 Con empresas que siguen enredadas en cosas básicas, como romper los silos de la información y la centralización de los documentos en el software de gestión de documentos, no es ninguna sorpresa que las capacidades más avanzadas en el área de flujo de trabajo y la automatización hayan sido relegadas a un segundo plano. Sin embargo, esta es un área donde los expertos dicen que las organizaciones pueden esperar la mejor tasa interna de retorno de la inversión (TIR) cuando se trata de implementar la gestión de documentos Una encuesta de mayo de 2013,(Forrester Research) reveló que el 44% de los profesionales de la gestión de documentos no fueron capaces de cuantificar la TIR de la inversión para sus proyectos de gestión de documentos. Sin embargo, la mayoría de los que pudieron medir la TIR, atribuyeron beneficios a las soluciones de administración de documentos que automatizan los procesos y crean flujos de trabajo dinámicos, eliminando los cuellos de botella del papeleo. 3

4 Aumento de la Productividad del Workflow Hoy en día, la mayoría de las herramientas de administración de documentos tienen o están empezando a ofrecer capacidades de automatización del flujo de trabajo. Por lo tanto, las organizaciones deben tener un conocimiento de cómo esas capacidades pueden mejorar la propuesta de valor del software de gestión de documentos, asegurando que no están simplemente cambiando archivadores físicos subutilizados por sus contrapartes digitales. El concepto de flujo de trabajo en la gestión de documentos es bastante sencillo: Está diseñado para reemplazar los pasos manuales que intervienen en la gestión y enrutamiento de documentos con un proceso automatizado, garantizando la coherencia, mejorando la productividad, y eliminando los cuellos de botella. Un flujo de trabajo de gestión de documentos puede ser cualquier cosa, desde la automatización de cómo se introducen documentos en un sistema de gestión de documentos - por ejemplo, mediante el escaneo o mediante archivos -, así como el encaminamiento de contenido a través de los distintos departamentos y la jerarquía de la gestión de tareas empresariales que implican algún tipo de aprobación, revisión o edición. 4

5 Las tareas típicas que pueden automatizarse vía un flujo de trabajo de administración de documentos incluye la aprobación y edición de comunicados de prensa, actualizaciones de documentos, aprobación de contratos, papeleo de RR.HH, y firmas electrónicas. La idea es que el flujo de trabajo pueda automatizar procesos repetitivos y predecibles, asegurando que los documentos sean encaminados a los individuos apropiados, que se cumplan los plazos de aprobación, y que los documentos escalen hacia la cadena de mando sin requerir intervención humana. Si se hace bien, esta clase de automatización reduce errores, aumenta la productividad y reduce significativamente el papeleo administrativo. 5

6 Dada la importancia del flujo de trabajo para el conjunto de la administración de documentos, las organizaciones deberían considerarlo como un criterio clave al evaluar sistemas de administración de documentos. Busque plataformas que faciliten la definición de reglas para el encaminamiento de documentos y modelamiento de procesos de negocio, tales como Contentverse. Cosas como arrastrar-y-soltar y arquitecturas de portales fáciles de navegar alientan a que los usuarios aprovechen las facilidades del flujo de trabajo, mucho más que los sistemas de administración de documentos que requieren programación extra o modelamiento complejo de procesos simples de negocios. 6

7 Las organizaciones pequeñas y menos sofisticadas pueden beneficiarse de las plataformas de administración que incluyen funcionalidad de flujo de trabajo y automatización especificas para la administración de documentos en vez de depender de plataformas que se aprovechan de herramientas de administración de procesos de negocios (BPM) que son parte de un sistema de flujo de trabajo más amplio. No obstante que es importante que las organizaciones conozcan bien los aspectos básicos de la administración de documentos, el flujo de trabajo y la automatización son componentes críticos para el éxito de la administración de documentos. Entender los procesos de negocios y escoger una plataforma donde el flujo de trabajo sea una extensión natural y no un agregado complejo, puede ser vital para asegurar un rol para la administración de documentos en la empresa. 7

8 COMPUTHINK, INC. 151 E. 22nd Street, Lombard, Il P F

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