AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CLAVE DE NEGOCIO

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1 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CLAVE DE NEGOCIO AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CLAVE DE NEGOCIO

2 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CLAVE DE NEGOCIO 2 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CLAVE DE NEGOCIO Conectar Personas, Procesos y Contenidos La automatización de los procesos de negocio es el factor de diferenciación en el que las empresas están trabajando hoy día, a fin de mejorar su propuesta de valor tanto interna como externa. Por qué cada vez que queremos mejorar la empresa hay que volverla a repensar y rediseñar, en lugar de mejorar la ejecución de procesos actuales?. Modelar tus procesos en lugar de adaptar tu empresa a ellos es lo que realmente están haciendo ya las empresas innovadoras, pues la innovación no consiste sólo en cambiar, también en mejorar. Una solución Workflow o de BPM permite coordinar las actividades del personal, acceder a los contenidos e informaciones en los tiempos y formas que los procesos de tu empresa dictan y garantiza la correcta ejecución de dichos procesos así como la maximización de los recursos y del rendimiento de los empleados. Las soluciones de Automatización de procesos (tanto de Workflow como de BPM Business Process Management) permiten que todos los trabajos fluyan de forma eficiente de persona a persona, de aplicación a aplicación, del minuto adecuado al minuto siguiente. Automatizar cada proceso de la empresa Automatizar los procesos más complicados o importantes de la empresa no es suficiente. La razón principal estriba en que, en muchas ocasiones, estos procesos importantes disponen de procesos adjuntos más simples que influyen en la fiabilidad y rentabilidad de los primeros. Es por ello que automatizar los procesos, sin importar lo complejos o críticos que estos sean, es la base de un éxito en la propuesta de valor. Sí es cierto que debemos ser capaces de establecer criterios de prioridad y tiempos a la hora de automatizar todos los procesos de la empresa. En muchas ocasiones, procesos sencillos tales como la publicación de una factura, la autorización de una memoria técnica o la asignación de un trabajo a un empleado o departamento, aunque son tareas fáciles, su implicación en cuanto a tiempo de personal altamente cualificado tiene un mayor coste real y de oportunidad que el coste de los procesos clave de la empresa. No hay que olvidar nunca que los procesos no clave de la empresa, suelen ser más numerosos que los claves, y eso suele significar el uso de más tiempo y recursos humanos, por regla general.

3 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CLAVE DE NEGOCIO 3 La automatización de procesos mejora la fidelidad e implicación de los empleados Las personas que forman parte de un proceso en concreto lo conocen muy bien, normalmente, y a menudo tienen muy buenas ideas sobre cómo mejorar dicho proceso. Esto ocurre tanto con las personas que trabajan en el día a día del proceso como con los especialistas de IT que gestionan las aplicaciones y herramientas para dicho proceso. Por ello, involucrar a estos empleados en el desarrollo de la automatización del proceso permitirá que, por un lado aporten sus ideas, por otro que se conviertan en defensores de las nuevas herramientas y, sobre todo, que las adopten de cara a maximizar el arranque de la automatización del proceso. Por supuesto, un efecto colateral es que podrán disponer de tiempo para iniciar nuevas tareas que les permitan evolucionar en su actual puesto de trabajo o en otros. Automatización de procesos: rápida y en constante evolución La parálisis por el análisis. Es el gran temor que cualquier empresa tiene cuando inicia la puesta en marcha de un Workflow o BPM que les ayuden a mejorar. Por ello, algo que cualquier empresa debe tener en mente es que los procesos no deben ser perfectos para empezar a funcionar. Esto es necesario a fin de impedir que los empleados implicados no se desesperen al ver que no obtienen resultados de sus reuniones, sus informes, sus prácticas o pruebas, y que al final sólo se genere una abulia total o, lo que es peor, el fin del proyecto incluso antes de que empiece. Sin embargo, el principal motivo es que en la ejecución del nuevo Workflow día a día se descubran mejoras que lo hagan más eficiente al aplicarlas de forma que la experiencia sacada del uso nos permita mejorar paulatinamente. Es importante recordar que ninguna empresa y, en consecuencia ningún proceso, permanece igual en el tiempo, sobre todo en un entorno empresarial y social tan cambiante como en el actual, donde las reglas y paradigmas del pasado se rompen a diario. Por ello es necesaria la reingeniería de procesos que permita adaptarlos a las nuevas necesidades de la empresa y/o de clientes, lo que implica la evolución de los Workflows o BPM implantados. Cualquier experto en procesos sabe que el éxito de las empresas innovadoras consiste en realizar evaluaciones constantes de dichos procesos, bien por la adaptación al mercado o por la propia iniciativa de la empresa y empleados. Este es uno de los factores más importantes que hacen que una empresa sea líder en su mercado. Trabajar sin fronteras En un mundo que se mueve a ritmo virtual, donde los contenidos pueden estar en la oficina o en la nube, donde se accede desde casa, desde la oficina o desde un café a miles de kilómetros de distancia a las aplicaciones empresariales, los procesos deben de ser capaces de ejecutarse de la misma forma. Hoy día no tiene sentido diseñar un Worlflow o BPM que no permitan la integración del trabajador móvil o que estos procesos no sean móviles. Las personas necesitan trabajar sin fronteras y los Workflows y BPM deben llevar los procesos allá donde se encuentren y no al revés, independientemente de su ubicación o del dispositivo móvil que utilicen. La solución se encuentra en una App que se pueda consultar o que envíe alertas.

4 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CLAVE DE NEGOCIO 4 La automatización de los procesos ayuda a maximizar la rentabilidad de las inversiones Tu contenido es tuyo, tus recursos también. No permitas que la automatización de tus procesos les haga sombra de ninguna manera. Cuando elegiste tu CRM o tu ERP y cuando decidiste adquirir un Servidor de Bases de Datos o un Gestor Documental fue porque daban respuesta a una necesidad de tu empresa, de la mejor forma posible. Cuando conectas todos estos sistemas mediante un Workflow o un BPM no debes permitir bajo ningún concepto que dejen en un segundo plano el uso o funcionalidad de los mismos, sino todo lo contrario: deben trabajar con ellos de la forma más integrada posible y facilitar que éstos funcionen y ejecuten todo los pasos de un proceso de la forma más eficiente, sacándole un mayor partido a tu inversión en infraestructura IT. Los Workflow o BPM deben cumplir dos funciones: primero, automatizar al máximo ciertas tareas, vigilando los tiempos de los pasos a ejecutar; y el segundo, el de facilitar aún más el trabajo de los empleados, reduciendo la complejidad que ciertas aplicaciones tienen, ya que con ello conseguiremos una mayor eficiencia y rapidez. Los Workflow y BPM reducen la complejidad, el enemigo de la eficiencia. Los Workflow o BPM deben cumplir dos funciones: primero, automatizar al máximo ciertas tareas, vigilando los tiempos de los pasos a ejecutar; y el segundo, el de facilitar aún más el trabajo de los empleados, reduciendo la complejidad que ciertas aplicaciones tienen, ya que con ello conseguiremos una mayor eficiencia y rapidez. Los Workflow y BPM reducen la complejidad, el enemigo de la eficiencia. El contenido está en cualquier parte y en cualquier formato Es de sobra sabido que el contenido de una organización es un ente vivo. Puede existir en cualquier lugar, incluso en más de un lugar, y puede adoptar cualquier formato. Las empresas usan muchas aplicaciones on-premises o móviles, de muchos tipos de fabricantes, tanto en la nube como en los centros de datos, y los Workflow y BPM deben adaptarse a ellas. En otras palabras, no sólo debe ser obligatorio, sino que además debe ser práctico y fácil para el usuario. Procesos amables Un proceso no tiene por qué ser simple, pero si debe ser amable. Por eso, en la fase de creación y definición de los procesos, es muy importante que las herramientas de Workflow o de BPM utilizadas sean muy sencillas, tanto para el usuario final (sin extensos conocimientos de IT, metodologías o teorías de procesos), como para el área de IT, donde la simplicidad de estas herramientas les ayuda a definir mejor los procesos, sobre todo en las fases de integración con las herramientas y aplicaciones, así como en la fase de toma de decisiones sobre qué Workflow o BPM contratar.

5 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CLAVE DE NEGOCIO 5 CASOS DE ÉXITO Eliminación de errores y retrasos en la adquisición de datos del paciente. El departamento de IT de un fabricante de equipos médicos y servicios de diagnóstico por imagen sabía que los procesos clave del negocio se veían afectados de forma significativa por la falta de automatización de la empresa. Era evidente que había llegado el momento de automatizar estos procesos y que ello afectaría de forma notable y positiva al desarrollo, velocidad y mejora del negocio. Los procesos manuales provocan errores y retrasos. Nuestros procesos clave relacionados con el negocio, como Recursos Humanos, gestión de inventario, contabilidad y planificación, estaban totalmente desfasados y anticuados y nos generaban retrasos que afectaban directamente al negocio Indicó el responsable de IT en las fases previas al cambio. Industria: Sanidad Situación actual: Los procesos basados en papel creaban retrasos en la productividad de funciones clave del negocio. Solución: Software de Workflow que elimine los procesos basados en papel y mejore la seguridad de los datos, así como el seguimiento de activos y procesos de aprobación. Beneficios: 85% incremento en la rapidez de las aprobaciones. Eliminación de errores en datos. Incremento del 50% en la rapidez de la gestión de activos. Cualquier autorización de gasto o compra podía llevar, la información sobre la que se tomaba decisiones y aprobaciones en muchas ocasiones era baja y errónea. Los datos confidenciales de pacientes circulaban por fax o de forma manual, incrementando las posibilidades de pérdida o filtración y su almacenamiento en el Gestor Documental siempre era manual y poco eficiente, por lo que los errores humanos ocurrían con frecuencia, lo que afectaba al negocio. Los procesos de seguimiento de activos e inventario basados en papel se retrasaban con facilidad y de forma frecuente, y los errores eran habituales. Como consecuencia de esto, era difícil encontrar cierta información, incluso contando con un potente Gestor Documental, ya que la precisión y exactitud de la información almacenada eran ineficientes. Estos eran, entre otros, los problemas a los que se enfrentaba la empresa a diario. En esta ocasión, la solución ofrecida funcionaba mediante SharePoint y permitía unificar los procesos de negocio clave y automatizar la entrada y volcado de datos en el Gestor Documental, eliminando errores de introducción de datos y permitiendo acelerar el negocio.

6 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CLAVE DE NEGOCIO 6 Eliminar el papel mejora la productividad Una empresa del sector de la consultoría, especializada en soluciones estratégicas para negocios complejos y con amplias necesidades tecnológicas: sus clientes incluyen sectores como el energético, industrial, educación sanidad o sector público. De la mano de esta consultora, hemos desarrollado procesos mediante herramientas de Workflow y de BPM para sus clientes, ofreciendo un retorno de la inversión de menos de un mes, en algunos casos. A su vez, esto ha tenido un efecto colateral de reducción de papel, que ha afectado tanto a los costes de impresión como los costes de almacenamiento de documentos, para la empresa y sus clientes.la principal ganancia que todos los clientes de esta consultora han tenido ha sido el aumento de la velocidad en la toma de decisiones de procesos clave de la empresa y, sobre todo, en la casi nula posibilidad de entrada de datos erróneos que pudieran llevar a ejecutar procesos de forma ineficiente. Esto ha hecho que los clientes de esta consultora consigan avanzar posiciones en su sector de mercado. Una exitosa colaboración entre una empresa experta en herramientas de procesos (Workflow y BPM) y una consultora de procesos de negocio La automatización de proyectos para clientes aumenta un 30% la rapidez de ejecución de estos Un Project Manager en una empresa de IT dedicada a proporcionar soluciones de seguridad IT a sus clientes sabe que la velocidad es un factor clave de su negocio. No dar la solución de seguridad adecuada en el momento adecuado puede hacer que los clientes tengan agujeros de seguridad a través de los cuales podrían perder información, dinero y, lo que es peor, su negocio. La rapidez lo es todo en esta industria. Con una lista creciente de clientes, gracias al éxito de sus soluciones de seguridad, la automatización de tareas a realizar para los proyectos en los clientes se ha convertido en una necesidad prioritaria. Sin embargo, este mismo éxito impide invertir mucho tiempo en cualquier tipo de análisis y aprendizaje de herramientas de automatización de procesos. El principal problema de esta empresa de seguridad IT consiste en ejecutar la automatización de todos sus procesos de forma rápida y fácil y aceptar los cambios que su mercado cambiante les impone. Industria: Software de Seguridad Situación actual: El departamento de proyectos necesita desarrollar una serie de Workflow para los proyectos en sus clientes, de forma fácil y rápida.. Solución: Una herramienta de BPM/ Workflow que permita desarrollar los Workflow sin necesidad de formación larga y avanzada. Beneficios: 30% incremento en la velocidad en entrega de proyectos a clientes. Mejora del servicio al cliente. Curva de aprendizaje casi inexistente.

7 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CLAVE DE NEGOCIO 7 UN RETRASO EN LOS PROYECTOS REQUIERE UNA SOLUCIÓN RÁPIDA La solución de automatización elegida permitió al equipo de gestión de proyectos incluir funcionalidades clave como la gestión de contratos con clientes y proveedores, la consolidación de informes financieros, la aprobación de notas de gastos, la gestión de propiedad intelectual y la distribución de fondos de marketing. Necesitamos desarrollar rápidamente procesos automatizados que sean seguros y sostenibles y ellos nos lo han facilitado. comentó el Jefe de Proyectos del cliente. LA SOLUCION SIMPLE E INTUITIVA QUE NECESITABAMOS Una solución muy amigable para el usuario final con un ratio de implantación de horas y al mismo tiempo que se define el proceso es justo lo que empresas de esta industria necesitan. Debe de permitir la monitorización en cada proceso, y de los usuarios, pero también que los propios usuarios puedan definir modificaciones y modelarlas en la herramienta de automatización de procesos, si es necesario. La integración con otros sistemas del cliente debía de ser nada traumática, o mejor dicho sin casi o nulo desarrollo y así fue. Con la ventaja añadida de poder trabajar con el ERP y el SharePoint del Cliente. El ratio de desarrollo de proyectos se ha visto incrementado en un 30%, lo cual ha permitido incrementar la calidad del trabajo ( en este caso la rapidez ) y fidelidad de los clientes. Dicho en otras palabras posicionarse como primeros del sector.

8 Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A. Albasanz, Madrid Tel.: AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CLAVE DE NEGOCIO 8

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