Universidad San Francisco de Quito. Proceso de Cambio de Calificaciones Finales. Última Actualización: junio 2014

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1 Universidad San Francisco de Quito Proceso de Cambio de Calificaciones Finales Última Actualización: junio 2014 Documentación Interna Confidencial No para Distribución Pública Rev. Fecha Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: 2 Jun 2014 Arturo Paredes Banner Project Manager Francisco Córdova Director de IT Puala Córdova Decana Procesos Académicos

2 Tabla de contenidos Introducción... 3 Objeto... 3 Procedimiento... 3 Controles internos... 6

3 Introducción La Universidad San Francisco de Quito (USFQ) reconoce la importancia del uso correcto y adecuado de Banner Student y sus complementos tales como WorkFlow, con la finalidad de proveer servicios de valor a sus estudiantes, profesores y personal de apoyo administrativo. Este documento provee una guía para nuestros nuestros profesores, de manera que se asegure el uso eficiente del proceso automatizado de Cambio de Calificaciones Finales. Todas las aplicaciones de Banner Student son únicamente para uso de la USFQ y no deben ser utilizados por los colaboradores para su beneficio personal. El cumplimiento de este proceso asegura el funcionamiento adecuado de Banner Student y WorkFlow y prevé el ingreso de datos erróneos que conllevan a la generación de información incorrecta y reportes imprecisos. Con la experiencia obtenida en tres años de funcionamiento del Proceso automatizado de Cambio de Notas iniciado por el profesor, se han detectado importantes adiciones relacionadas con la seguridad del proceso. Es así que en esta segunda versión del flujo de trabajo se añade una reconfirmación por parte del profesor para proseguir con el proceso de cambio de nota. Objeto Con el cumplimiento del presente proceso se ofrecerá un servicio ágil, oportuno y preciso para procesar los pedidos de cambio de calificaciones finales solicitados por los estudiantes. El presente proceso automatizado pretende agilitar el procedimiento de cambio de calificaciones finales de manera segura, digitalizando el formulario en papel y automatizando los procesos manuales. Procedimiento El procedimiento automatizado de cambio de calificaciones finales inicia cuando un profesor ha concedido dicho cambio a un estudiante dentro del período permitido (21 días laborables contados a partir del inicio de clases del semestre subsiguiente, sin contar la sesión de verano). 1. El enlace para solicitar el cambio de calificación final se muestra en la sección de Calificaciones de Mis Estudiantes, en Servicios a los Docentes de Mi USFQ. Al hacer click en el enlace el sistema solicita la selección del período académico. Seguidamente despliega la lista de cursos que fueron impartidos por el profesor, como se muestra en la figura 1.

4 Figura 1: lista de cursos impartidos por un profesor 2. El profesor debe hacer click en el NRC del curso donde se encuentra registrado el estudiante a quien se le va a efectuar el cambio de calificación final. Cuando se hace click en el NRC del curso se despliega la lista de estudiantes con su respectiva calificación final y GPA acumulado, como se muestra en la figura 2. Figura 2: lista de estudiantes del curso 3. El profesor debe hacer click en el código del estudiante a quien se le va a efectuar el cambio de calificación final. Cuando se hace click en el código del estudiante se despliegan la calificación actual y las diferentes opciones de nueva nota y razones para solicitar el cambio de calificación final, así como un espacio para proveer una explicación más detallada, si amerita el caso, como se muestra en la figura 3.

5 Figura 3: Opciones de cambio de calificación final y razones para el cambio. La calificación actual no se despliega en las opciones de nueva nota. 4. Una vez completada esta información se debe hacer click en el botón. 5. El sistema solicitará una confirmación de inicio del proceso en el mismo formulario WEB. 6. Cuando se ha confirmado el inicio del proceso el profesor recibirá un correo electrónico (en su dirección que consta en los datos personales de Banner). Este correo solicita al profesor que realice una re-confirmación de que inició un cambio de nota. El correo se muestra en la figura 4. Figura 4: Opciones de reconfirmación y notificación de cambio de nota no autorizado

6 Si el profesor inició el cambio de nota final, debe hacer click en la opción: Cambio de Nota Re-confirmado. Esta re-confirmación hace que el proceso vaya a la Oficina de Registro para su aprobación y ejecución. Si el profesor NO inició el cambio de nota final, debe hacer click en la opción: Notificar Cambio de Nota no autorizado. Esta opción genera un automático que será recibido por el Decano de Estudiantes y el Ombudsman para iniciar una investigación. 7. Una vez que el profesor ha re-confirmado el inicio del proceso el Registrador recibe la notificación correspondiente para analizar la solicitud y aprobarla o negarla. 8. Una vez realizada la revisión por parte del Registrador, se envía una notificación al estudiante y al profesor donde se confirma el procesamiento de la solicitud de cambio de calificación final. 9. Si el Registrador no aprueba la solicitud, se envía una notificación al Ombudsman y al profesor comunicando el particular. Controles internos La USFQ se reserva el derecho de proteger su reputación y sus inversiones en Tecnologías de Información, fomentando controles internos estrictos, para prevenir el uso inadecuado y deficiente de las herramientas. Estos controles pueden incluir valoraciones periódicas del uso de los programas, auditorias anunciadas y no anunciadas, con el fin de asegurar su buen uso.

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