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2 manual de usuario. página 2

3 servicio gratuito. servicio gratuito manual de usuario En el contexto de nuestra autorización como PAC - Proveedor Autorizado de Certificación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), ponemos a la disposición de los contribuyentes nuestro Servicio Gratuito para la generación y certificación de CFDIs. Está dirigido principalmente a las personas físicas y morales (profesionistas independientes, que emiten recibos por arrendamiento o actividad empresarial y profesional) con un volumen de facturación bajo y con necesidades básicas de facturación. En las siguientes páginas te llevaremos de la mano en el uso del servicio, mostrándote cada uno de sus procesos y funcionalidades, con la única intención de hacer más sencillo el proceso de configuración y uso de nuestro servicio. Este servicio no tiene cargos ocultos, ni obligaciones distintas a las que derivan de las disposiciones fiscales. Pero si en algún momento deseas un servicio que se adapte a tus necesidades especificas de facturación (en cuestiones de diseño, recepción, validación y entrega automatizada de comprobantes, así como, la inclusión de complementos, addendas comerciales, gestión de sucursales, emisión de cartas porte, sector primario, entre otras), te invitamos a descubrir los servicios que ponemos a tu disposición en: o ponerte en contacto con nosotros, para que pensemos juntos en la solución que más te conviene. diverza.com

4 manual de usuario. Derechos Reservados. Copyright Diverza Información y Análisis, S A P I de C V Ni la totalidad ni parte de esta publicación puede ser reproducida o almacenada en un sistema de recuperación o ser transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrónico, óptico, mecánico, fotoquímico, magnético, por fotocopia, grabación o cualquier otro medio, sin el permiso obra requerirá también de autorización previa y por escrito. El contenido de esta guía es proporcionado exclusivamente como una fuente de referencia. Si bien hacemos el esfuerzo de mantenerla actualizada, es posible que la información contenida en la misma no refleje, en un momento dado, el estado vigente la legislación u otros elementos en ella descritos. Diverza no ofrece ni garantiza que la información proporcionada en esta guía sea exacta, completa o vigente; en consecuencia, Diverza y el o los autores de la información expresamente declinan toda responsabilidad derivada de acciones u omisiones llevadas a cabo con base en el contenido de esta guía. Fecha de actualización: 17 de julio del 2013 Actualizó: Luis Palacios, Andrea González Revisó: Blanca Gámez, Alonso Treviño Autorizó: Blanca Gámez, Alonso Treviño Fecha de autorización: 17 de julio del 2013 página 4

5 servicio gratuito. contenido 1. antes de comenzar a facturar. 7 firma electrónica avanzada (FIEL). certificado de sello digital (CSD). navegador de internet. 2. regístrate y firma tu contrato electrónico ingresa al servicio. 12 si olvidaste tu contraseña 4. configura tu cuenta. 15 verifica los datos de tu empresa y configura tu régimen fiscal. actualiza tu contraseña. instala tu certificado de sello digital. configura los CFDIs aplicables de tu negocio. habilita tus folios (sólo para uso interno). genera los impuestos aplicables. genera los descuentos aplicables. 5. comienza a emitir. 25 captura la remisión electrónica. edita tus remisiones. diverza.com

6 manual de usuario. expide tus remisiones electrónicas y conviértelas a CFDIs consulta y descarga los CFDIs. envía los CFDIs a tus clientes. impresión de tus CFDIs. cancelación de tus CFDIs. contáctanos. 36 dudas de soporte y atención a usuarios. página 6

7 servicio gratuito. 1. antes de comenzar a facturar. firma electrónica avanzada (FIEL). Antes de comenzar a facturar con tu Servicio Gratuito, es importante que cuentes con la firma electrónica avanzada, la cual es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor legítimo de éste, tal y como si se tratara de una firma autógrafa. Si no cuentas con ella, tramítala con el SAT, es un servicio gratuito para todos los contribuyentes. Para ver más información ingresa a la siguiente liga. Tu FIEL te apoyara con la firma del contrato de prestación de servicio que tenemos para ti, el cuál es un proceso rápido y sencillo. certificado de sello digital (CSD). Tu Certificado de Sello Digital (CSD), es un requisito previo a la facturación electrónica y deberás tramitarlo con el SAT, el mismo te permitirá sellar electrónicamente la cadena original de los comprobantes que emitas; garantizando su origen, unicidad, integridad, no repudio, autenticidad y confidencialidad. Recuerda que con tu Servicio Gratuito sólo puedes tener un establecimiento dado de alta para la expedición de comprobantes. En caso de cuentes con más de una de sucursal, establecimiento o local, te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros para adquirir un plan de buzón fiscal, que mejor se adecue a tus necesidades. navegador de internet. Para el correcto uso y una mayor rapidez del Servicio Gratuito, te recomendamos ampliamente los navegadores de internet Mozilla Firefox y/o Google Chrome. diverza.com

8 manual de usuario. 2. regístrate y firma tu contrato electrónico. Para poder efectuar tu registro al servicio gratuito deberás ingresar a la siguiente página de internet y efectuar lo siguiente: 1. Ingresa a la sección que dice Cuánto cuesta? 2. Da un clic sobre el monto $ Efectúa la orden dando clic en comprar. página 8

9 servicio gratuito. 4. Identifícate en caso de que tengas cuenta registrada, para el caso contrario, regístrate en donde lo señala la imagen. En la ventana que te mostrará tu explorador de internet, deberás proporcionar tu información, aceptar los términos y condiciones y después dar clic en donde dice registrarme. 5. Efectúa la confirmación de tu pedido. 6. Corrobora el resultado que te muestra en la siguiente ventana. 7. Verifica tu correo en donde deberá llegar la confirmación de tu pedido, tu acceso, así como un correo que contendrá la liga de tu contrato. Es importante que verifiques los 3 correos. diverza.com

10 manual de usuario. 8. Ahora es importante que ingreses a la liga de tu contrato enviado por correo dando clic en donde dice firmar contrato. 9. Lee cuidadosamente las instrucciones que se te proporcionan, asegurándote de cumplir con los requisitos técnicos y da clic en continuar. página 10

11 servicio gratuito. 10. A continuación deberás adjuntar los archivos correspondientes a tu firma electrónica avanzada (FIEL), efectuando así, la firma de tu contrato electrónico y finalizando con el proceso de registro. diverza.com

12 manual de usuario. 3. ingresa al servicio. Puedes operar el Servicio Gratuito en cualquier momento y desde cualquier lugar que cuente con acceso a Internet. Para ingresar al sitio del Servicio Gratuito continua con los siguientes pasos: 1. Ingresa a: y selecciona acceso en la parte superior derecha. página 12

13 servicio gratuito. 2. En la siguiente pantalla, da un clic donde dice si eres usuario del servicio gratuito da clic aquí. 3. En el control de acceso, deberás capturar tu RFC, junto con la cuenta (correo electrónico) y contraseña que registraste. diverza.com

14 manual de usuario. si olvidaste tu contraseña Puedes solicitar una nueva dando clic en Olvidó su contraseña?, en donde deberás capturar los datos requeridos (RFC, cuenta y código de verificación) para que una nueva contraseña sea enviada a la dirección de correo registrada en el alta de tu cuenta. La primera vez que ingreses a tu cuenta, por seguridad deberás cambiar la contraseña de acceso. Recuerda que esta debe tener un mínimo de 8 caracteres, y debe de estar compuesta por una mayúscula, una minúscula, un número y un símbolo especial. página 14

15 servicio gratuito. 4. configura tu cuenta. Al ingresar a tu cuenta, podrás visualizar de lado izquierdo de la pantalla, un menú con 2 apartados principales: Portafolio, con opciones que son enfocadas a la operación del servicio de emisión. Configuración, con secciones que se enfocan a cambios en tu cuenta. Para comenzar a emitir comprobantes a través de tu Servicio Gratuito, primero deberás llevar a cabo la configuración. A continuación, detallaremos cada una de las opciones de este menú. Datos Empresa: Verificación de los datos generales de tu cuenta y captura del régimen fiscal. Contraseña: Actualización de tu contraseña. Instala Certificado: Instalación del certificado de sello digital. CFDs Aplicables: Alta del tipo de comprobantes (factura, nota de cargo, nota de crédito, recibos de honorarios, etc.) Habilita Folios: La configuración de un rango de folios (sólo para control interno). Impuestos: La configuración de los impuestos que vayas a aplicar. Descuentos: La configuración de los descuentos globales aplicables a tus CFDIs. diverza.com

16 manual de usuario. verifica los datos de tu empresa y configura tu régimen fiscal. Para verificar y/o actualizar los datos generales de tu empresa realiza el siguiente procedimiento: 1. Ingresa a la opción datos empresa del apartado configuración. 2. Comprueba que tu información esté correcta y presiona el botón para actualizar tus datos (en caso de ser necesario) y agregar el régimen fiscal. NOTA: Si deseas puedes cargar tu Certificado de Sello Digital, dando un clic en el botón que dice, o bien, cárgalo mediante el apartado de portafolio que dice instala certificado. página 16

17 servicio gratuito. 3. Configura tu régimen fiscal con el que te encuentras dado de alta ante el SAT oprimiendo el botón verde. En caso de tener más de uno, repite este procedimiento y presiona guardar. NOTA: En caso de no conocer tu régimen fiscal, puedes capturar la leyenda No aplica, sin embargo, te recomendamos revisarlo con tu contador o bien, con quien realice tus trámites ante el SAT. Es importante revisar también que dentro del apartado de régimen fiscal no aparezca un campo vacío, de ser así, deberás eliminarlo y guardar nuevamente la información. actualiza tu contraseña. Por seguridad, la primera vez que ingreses al Servicio Gratuito el sistema te solicitará la reasignación de tu contraseña de acceso. Para actualizar tu contraseña, sigue los pasos a continuación: 1. Ingresa al menú contraseña del apartado configuración. 2. Ingresa tu cuenta de acceso al portal, contraseña actual, la que establecerás y finaliza dando clic en guardar. Recuerda, que tu nueva contraseña deberá conformarse de la siguiente manera: La longitud mínima es de 8 caracteres. Debe de ser compuesta de una combinación de letras (al menos una de ellas mayúscula), números y/o caracteres especiales. No debes repetir la contraseña anteriormente asignada. diverza.com

18 manual de usuario. instala tu certificado de sello digital. El certificado de sello digital se compone de dos archivos, uno con extensión s.key que corresponde a la llave privada, y uno con extensión.cer que representa al certificado de sello digital. Además, deberás contar con una contraseña de acceso a tu llave privada la cual generaste al momento de haber creado el requerimiento del certificado por medio del programa SOLCEDI. IMPORTANTE: Para la instalación de tu certificado ten presente que los archivos que debes estar instalando en la cuenta son los correspondientes al certificado de sello digital, ten cuidado de no confundirte con los archivos (.cer y.key) de tu firma electrónica avanzada o FIEL. Para la instalación en tu cuenta, realiza lo siguiente: 1. Ve al apartado configuración e ingresa a la opción que dice instala certificado. 2. Oprime el botón de. 3. Proporciona la ubicación del certificado digital (.cer), de la llave privada (s.key) y captura la contraseña de la llave privada. página 18

19 servicio gratuito. 4. Para finalizar presiona. En este momento, el Servicio Gratuito realiza la validación de caducidad del Certificado así como la comprobación de que el certificado haya sido emitido por la Autoridad Certificadora del SAT. La instalación del Certificado de Sello Digital queda al amparo jurídico cubierto por la firma previa del Contrato de Servicios en donde aceptas las condiciones de resguardo del Servicio Gratuito de tu Certificado de Sello Digital para un óptimo procesamiento de la generación de CFDIs. NOTA: Si el certificado caducó, tramita uno nuevo. Toma en consideración que el SAT puede tardar desde 48 hasta 72 horas en activar el nuevo CSD, por lo que te recomendamos que tomes en cuenta esto y generes o renueves el Certificado de Sello Digital, por lo menos 3 días antes de que necesites facturar electrónicamente. diverza.com

20 manual de usuario. configura los CFDIs aplicables de tu negocio. De acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes, los CDFIs sólo tienen tres efectos: ingreso, egreso y traslado. Sin embargo, el Servicio Gratuito te permite gestionar los comprobantes expedidos asignándoles el nombre comercial utilizado: Factura, Nota de Crédito, Nota de Cargo, Recibos de Honorarios y Recibos de Arrendamiento. De esta forma, la distinción que de ellos se hace con el Servicio Gratuito tiene por objeto facilitar su gestión, estableciendo el tipo de comprobante del que se trata, tanto para efectos de su almacenamiento como para efectos de su intercambio con clientes o socios de negocios. Para configurar los comprobantes requeridos, sigue las instrucciones a continuación: 1. Del apartado configuración, selecciona la opción CFDs aplicables. 2. Marca las opciones que te sean necesarias y da clic al botón. NOTA: El Servicio Gratuito no cuenta con la opción de expedir Cartas Porte (Traslado). Si requieres este tipo de documento, te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros para adquirir un plan de buzón fiscal, que mejor se adecue a tus necesidades. página 20

21 servicio gratuito. habilita tus folios (sólo para uso interno). Posterior al alta de los tipos de comprobantes que estarás utilizando, deberás de asignarles un rango de folios, lo cuál te ayudará a llevar un mejor control de tus operaciones. Para ello sigue el procedimiento que a continuación te describimos: 1. Del apartado configuración, ingresa a la opción habilita folios donde se mostrará el formulario para proporcionar los datos relacionados al o los Rangos de Folios que deseas utilizar. 2. Captura la información considerando lo siguiente: Tipo de Comprobante: selecciona la opción del tipo de comprobante fiscal digital al cual le asignarás el rango de folios. La lista que se presentará serán los tipos que hayas marcado en la opción CFDs aplicables. Serie: es un parámetro opcional y siempre será de tipo alfabético (conformado de 1 o más letras), pero puede ser dejado en blanco (solo una vez). Toma en cuenta que no puedes tener una misma serie para diferentes tipos de comprobantes. Rango inicial: número de inicio del rango solicitado. Cuando se trata de la primera vez que usas el servicio se recomienda sea 1. Capacidad límite: es el número final del rango. Basta con señalar el número de dígitos que lo componen para establecer el límite, se recomienda sea 9. diverza.com

22 manual de usuario. 3. Da clic en el botón y confirma en la siguiente pantalla la aceptación de la configuración del Rango de Folios. NOTA: Te recordamos que a partir del 1 de Julio de 2011 se emiten los Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet, por lo que no requieres solicitar folios al SAT, y por ende, no es necesaria la generación de Reportes Mensuales, ya que de manera automática nosotros enviamos la información de tus comprobantes expedidos al SAT. Dentro del menú de configuración en la opción de inventario de folios, siempre podrás consultar tu consumo de folios internos que has realizado. página 22

23 servicio gratuito. genera los impuestos aplicables. En la opción impuestos se determinan los tipos y tasas de impuestos que puedes aplicar a tus CFDIs, por lo que es de suma importancia su configuración para la correcta emisión de los mismos. 1. Del apartado configuración, ingresa a la opción impuestos. 2. Para dar de alta un impuesto, oprime el botón. 3. Captura los valores de los impuestos (recuerda que en la tasa deberás capturar un número entero con decimales) y por último presiona. 4. Si deseas editar algún registro, utiliza el botón o bien, si deseas eliminarlo, oprime. NOTA: Los impuestos pueden ser de tipo federales (IVA, ISR y IEPS) o locales (por ejemplo: el impuesto sobre hospedaje o un impuesto cedular); cuando se trate de este último deberás escribir el nombre del impuesto, en el caso de los impuestos federales estos ya están predefinidos por la estructura técnica del SAT para los CFDIs. Si tienes alguna duda de las tasas y tipos de impuestos que aplican a tus comprobantes fiscales pregunta a tu contador. Según su categoría los impuestos puede ser trasladados que se cargan en el importe total a pagar por el cliente o retenidos que se descuentan del importe total y son pagados al SAT en las Declaraciones Fiscales. diverza.com

24 manual de usuario. genera los descuentos aplicables. Puedes predefinir tipos y tasas de descuentos globales que frecuentemente ofrezcas a tus clientes. Los cuales estarán ligados al proceso de la captura de información en la emisión de los CFDIs. Para darlos de alta, continúa con el siguiente procedimiento. 1. Ve al apartado configuración y selecciona la opción descuentos. 2. Presiona en el botón. 3. Escribe en el formulario el nombre del descuento y tasa correspondiente. Recuerda que la tasa debe de ser especificada mediante un número entero y decimales. 4. Por último, presiona una vez más el botón agregar para que se almacene. 5. Si deseas editar algún registro, utiliza el botón, o bien, si deseas eliminarlo, utiliza el icono. página 24

25 servicio gratuito. 5. comienza a emitir. Después de haber configurado tu cuenta, podrás iniciar la emisión de CFDIs con la entrada de datos en Servicio Gratuito donde mediante la captura de un formulario estándar, te permitirá proporcionar los datos contemplados por el SAT como parte del contenido de un CFDI. El Servicio Gratuito recibe la información y la transforma en una remisión electrónica o pre-factura (información base de generación del CFDI sin valor fiscal) y la almacena en el sistema. Para comenzar, deberás ubicar el apartado de portafolio en la parte superior izquierda, en el cuál te mostrará las siguientes opciones Captura Remisión: en donde se captura la información previa a la factura para convertirla en una remisión electrónica. Archivo Remisiones: permite consultar las remisiones y capturas efectuadas. Emisión CFDs: es la opción en donde tú podrás expedir las remisiones electrónicas (sólo en caso de que no hayas solicitado expedir tu remisión al guardarla). Archivo CFDs: opción que te muestra todos tus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet. diverza.com

26 manual de usuario. captura la remisión electrónica. Para comenzar a capturar la remisión que obtendrá los datos necesarios para formar el CFDI, deberás seguir el procedimiento a continuación: 1. Ingresa a la opción captura remisión. 2. Seleccionar cliente. La primera vez que vayas a capturar una remisión, deberás seleccionar cliente nuevo, sin embargo, conforme vayas generando una base de datos, podrás seleccionar cliente existente o utilizar la opción de búsqueda. 3. Captura la remisión. Una vez que hayas seleccionando el cliente o vayas a dar de alta uno nuevo, pasarás a la forma de captura. 4. Es importante que inicialmente selecciones el tipo de comprobante a emitir en Tipo CFD. página 26

27 servicio gratuito. 5. Posteriormente irás capturando la información requerida, tomando en cuenta que los campos con asterisco * son obligatorios. 6. Captura de impuestos. Al momento que indicas el tipo de CFDI al que corresponde la remisión que estás capturando, se desplegarán impuestos que configuraste previamente. Marca la casilla de verificación que corresponda para que sea agregado a la remisión. 7. Captura de conceptos. Los conceptos que serán facturados se deberán de agregar utilizando el botón ++agregar un concepto++. Aquí deberás capturar la información como la clave del diverza.com

28 manual de usuario. producto, la cantidad, la unidad de medida, la descripción del concepto y el valor unitario. El importe se calculará automáticamente multiplicando los valores de cantidad por valor unitario. (Puedes capturar más de uno) 8. Captura de observaciones y leyendas especiales. Si necesitas agregar más información al comprobante puedes hacer uso del campo de observaciones y/o leyendas especiales. página 28

29 servicio gratuito. 9. Totales. Los importes totales serán calculados automáticamente tomando en cuenta los conceptos que capturaste, así como el descuento aplicable y el impuesto que seleccionaste, sin embargo, si necesitas editar alguno, puedes hacerlo. 10. Una vez capturada la remisión y después de que hayas verificado que todos los datos sean correctos, da clic al botón. 11. Hecho esto, puedes pasar inmediatamente a expedir a CFDI en ese momento dando clic al botón, de lo contrario tu remisión quedará almacenada en tu cuenta con un estatus pendiente y en cualquier otro momento podrás convertirla a CFDI ingresando al menú de emisión CFDs. diverza.com

30 manual de usuario. edita tus remisiones. Desde la opción archivos remisiones del apartado portafolio, puedes editar o buscar una remisión pendiente de expedir como CFDI, además de consultar las que ya fueron utilizadas. Si deseas editar alguna remisión, utiliza el botón para que ingreses al formulario de captura. Si deseas tener una vista previa de la misma puedes dar clic en. página 30

31 servicio gratuito. expide tus remisiones electrónicas y conviértelas a CFDIs La emisión de un CFDI puedes efectuarla inmediatamente después de crear una remisión electrónica, o bien, entrando a la opción emisión CFDs del apartado portafolio y continúa con el siguiente procedimiento: 1. Como esta versión no administra sucursales deja señalada la opción principal (si requieres administrar sucursales, te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros para ofrecerte un plan del servicio buzón fiscal ). 2. Indica el tipo de comprobante a expedir. 3. Enseguida da clic al botón. diverza.com

32 manual de usuario. 4. Se mostrarán las remisiones pendientes de emitir para el tipo de comprobante seleccionado. Marca la casilla de verificación de la remisión que deseas expedir y determina la serie que vas a aplicar. Si el comprobante que elegiste, no fue configurado con una serie, podrás seleccionar la opción que dice N/A (No Aplica). 5. Presiona el botón y en ese momento se habrá solicitado la generación del CFDI. página 32

33 servicio gratuito. consulta y descarga los CFDIs. Para consultar y descargar los comprobantes expedidos, podrás ingresar al menú archivo CFDs del rubro portafolio, donde verás un listado de los comprobantes más recientes. Si necesitas revisar alguno de más antigüedad, utiliza la opción de búsqueda. Para descargar un CFDI, deberás marcar la casilla de verificación correspondiente al comprobante que deseas y presionar el botón. Se solicitará almacenar en tu computadora un archivo comprimido (.zip) con los archivos XML de tus CFDIs seleccionados. Ahora bien, si requieres la representación impresa del comprobante (PDF), utiliza el botón y posteriormente da un clic en para que se descargue en tu equipo. envía los CFDIs a tus clientes. Para enviar el comprobante a tu cliente puedes efectuarlo de 2 formas: Directamente de tu cuenta personal de correo, descargando los archivos y adjuntándolos en tu correo personal. Enviándolo directamente desde tu cuenta de Servicio Gratuito, ingresando al menú archivo CFDs del rubro portafolio, donde deberás seleccionar la casilla de verificación y presionar para ingresar la dirección de correo de tu cliente y volver a presionar. Si quisieras contar con el servicio de envío automatizado de comprobantes o poner a la disposición de tus clientes un portal para la descarga de los mismos, tenemos soluciones especiales que te serán de gran utilidad para simplificar tu proceso de facturación, pregúntanos por ellas. diverza.com

34 manual de usuario. impresión de tus CFDIs. Para imprimir un comprobante ingresa al menú archivo CFDs del rubro portafolio. Ubica el registro que deseas y da clic en el botón, para ver el CFDI en html, como se nuestra en la siguiente imagen. Posteriormente selecciona para que el archivo se descargue en tu equipo, y al consultar el archivo.pdf, deberás ir al menú superior que dice archivo y seleccionar la opción de imprimir. página 34

35 servicio gratuito. cancelación de tus CFDIs. Para cancelar un comprobante, elige la opción archivo CFDs del rubro portafolio y selecciona la casilla del comprobante que quieres cancelar y posteriormente da clic en el botón. Te sugerimos revisar que el comprobante seleccionado sea el correcto ya que una vez cancelado, no podrá volver a estar vigente. diverza.com

36 manual de usuario. contáctanos. dudas de soporte y atención a usuarios. Te invitamos a consultar el material en línea que tenemos a tu disposición en nuestra sección de soporte, donde podrás encontrar información fiscal, técnica y operativa del servicio. En caso de que tu duda persista o tengas alguna sugerencia que quieras compartirnos, dirígela a través de un ticket, o bien, mediante el correo página 36

37 servicio gratuito. diverza.com

38 manual de usuario. gracias página 38

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