Empiece sencillamente con. FacilitiesDesk. Integrated Facilities Management Software. La presentación del producto en 30 minutos!

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1 Empiece sencillamente con FacilitiesDesk Integrated Facilities Management Software La presentación del producto en 30 minutos! Siga los cuatro pasos después de instalar Get Value Upfront Índice Introducción rápida...1 Configuración de su Servicio de Mantenimiento...2 Introducir las Personas...3 Introducir los Edificios...4 Introducir sus Activos...5

2 Introducción Rápida Le presentamos a Mr.FacilitiesDesk, un software de gestión de instalaciones a través de la Web. Le ofrece prestaciones integradas como: Servicio de Mantenimiento, Gestión de Espacio y Propiedades, Gestión de Compras y Contratos, y la herramienta Base de Conocimiento y Generación de Informes, en un solo sistema. Veamos cómo es posible apreciar de inmediato el valor de este sistema. Configuración de su Servicio de Mantenimiento En tan sólo unos minutos, podrá realizar una configuración crítica aunque sencilla, para que el servicio de mantenimiento esté activo y funcionando. Configuración del Servidor de Correo (Ruta: Admin/General/Mail Server Settings) 1

3 Configure los detalles del servidor de correo entrante y saliente necesarios para recoger y enviar mensajes sin problemas desde FacilitiesDesk. Configuración del servidor de correo entrante. Tiene los campos siguientes: Server Name/IP Address (Nombre del Servidor/Dirección IP): Seleccione el servidor de correo entrante del que se recogerán los mensajes. User Name & Password (Nombre de Usuario y Contraseña): Introduzca el nombre de usuario y establezca una contraseña para acceder a los mensajes del servidor anterior. Address (Dirección de correo electrónico): Introduzca la dirección de correo electrónico a la que se enviarán las solicitudes de servicio para que se recojan sólo esos mensajes. Type (Tipo de correo electrónico): Indica el tipo de recogida de mensajes (Por ejemplo: IMAP o POP, etc.). Port (Puerto): Marque el puerto desde el que se recogerán los mensajes. Todos los campos son obligatorios y no aceptan valores nulos. Pulse el Botón de Save (Guardar), después de introducir los datos anteriores. Se guardará la configuración y FacilitiesDesk intentará establecer la conexión con el servidor de correo. Para empezar a recoger mensajes, pulse el botón Start Fetching (Recoger). Configuración del servidor de correo saliente: Casi todos los campos son iguales a los de la configuración del servidor de correo entrante. El único distinto es: Reply-to-Address (Responder a la dirección): Introduzca la dirección de correo electrónico a la que se enviarán las respuestas para que se recojan sólo esos mensajes. Introducir las Personas Indicar los Grupos (Ruta: Admin/Maintenance Request/Groups) Grupos de Solicitud indica la clasificación del equipo de Asistencia en el que se podrán clasificar las distintas solicitudes entrantes. Cada grupo podrá tener un grupo de trabajadores encargados de gestionar las solicitudes que pertenezcan a ese grupo. Podrá configurar estos grupos de manera que esas notificaciones puedan ser enviadas al trabajador encargado perteneciente al grupo relacionado con la creación de una nueva solicitud. Para añadir un nuevo grupo, pulse sobre el enlace Add New Group (Nuevo Grupo) que se encuentra en la esquina derecha de la tabla Group List (Lista de Grupos). 2

4 En Nombre del grupo, deberá especificar un nombre exclusivo para identificar a cada grupo. Para introducir supervisores en un grupo, deberá seleccionarlos en la lista de Available Supervisors (Supervisores Disponibles) y pulsar sobre el botón Assign (Asignar) (>>). Para seleccionar varios supervisores, utilice la tecla Ctrl o Mayúscula. Si desea enviar alguna notificación al grupo de supervisores anterior para la creación de una nueva solicitud o para informar al grupo de que hay solicitudes no recogidas, marque las casillas disponibles que aparecen debajo de la lista de técnicos. En función de sus necesidades, podrá marcar las dos casillas, una o ninguna. En el campo de Description (Descripción), podrá introducir una breve descripción del grupo. Esto ayudará a conocer el tipo de solicitudes agrupadas en ese grupo y, por lo tanto, en la asignación de supervisores para el mismo. Para guardar el grupo y volver a la lista, pulse el botón (Save) Guardar. Para guardar el grupo y añadir otro nuevo, pulse el botón Save and add new (Guardar y añadir nuevo). Definir Gremio de Trabajo (Ruta: Admin/Maintenance Request/Work Trade) Es obligatorio realizar esta configuración antes de introducir su equipo de instalaciones y sus usuarios. El gremio de trabajo indica la clasificación de los trabajos disponibles en la organización. Cada gremio de trabajo podrá tener un grupo de supervisores encargado de gestionar las solicitudes de mantenimiento pertenecientes a ese gremio (por ejemplo: fontanería, servicio de limpieza, etc.). Para añadir nuevos gremios de trabajo, pulse sobre el enlace Add New Work Trade (Nuevo Gremio de Trabajo) que se encuentra en la esquina derecha de la tabla Work Trade List (Lista de Gremios de Trabajo). En Work Trade Name (Nombre del Gremio de Trabajo), deberá especificar un nombre exclusivo para identificar a cada gremio. Introduzca cualquier información de relevancia en el Description field (campo de Descripción) perteneciente al gremio de trabajo. Para guardar el gremio de trabajo y volver a la lista, pulse el botón Guardar. Para guardar el gremio de trabajo y añadir otro nuevo, pulse el botón Guardar y añadir nuevo. Pasos para introducir las personas Hay tres tipos de personas que deberán ser definidos en el sistema: Solicitantes: (Ruta: Admin/Users/Requesters) 3

5 Podrá añadir, editar o eliminar los solicitantes en la aplicación, así como proporcionarles permisos de acceso al portal de autoservicio. Podrá añadir solicitantes y sus datos de forma manual, desde el Directorio Activo, o bien importarlos desde un archivo CSV. Para añadir una lista de solicitantes desde el Directorio Activo: 1. Pulse en el enlace Import from Active Directory (Importar desde Directorio Activo), en la página de Lista de Solicitantes. Aparecerá la ventana de Importación desde Directorio Activo. 2. Seleccione la casilla del nombre de dominio en la lista de Domain Name (Nombres de Dominio), en que se encuentra instalado el directorio activo desde el que desea realizar la importación. Si los demás datos, como nombre del controlador del dominio, nombre de usuario y contraseña, ya han sido introducidos en la página del Dominio, éstos aparecerán automáticamente. Introduzca también del nombre del controlador del dominio en el campo de Domain Controller Name (Nombre del Controlador del Dominio). 3. Introduzca el nombre de registro y la contraseña del nivel de dominio en el campo Login Name (Nombre de Registro) y Password (Contraseña). 4. Pulse Import Now! ( Importar Ahora!) El asistente de importación mostrará las distintas Unidades Organizativas (UO) que están disponibles en ese dominio. Seleccione la UO desde la que desea importar usuarios, marcando la casilla que se encuentra debajo de ella. 5. Pulse Start Importing (Iniciar Importación). Una vez finalizada la importación, aparecerán los datos de los registros añadidos, sobre escritos o cuya importación haya fallado. 6. Pulse Close Window (Cerrar Ventana). Para añadir una lista de solicitantes desde un archivo CSV, pulse el enlace Import from CSV (Importar desde CSV) que se encuentra en la parte superior de la tabla Lista de Solicitantes. Se abrirá una ventana con el Asistente de Importación. Para importar los datos de solicitantes desde el archivo CSV, siga las instrucciones del asistente. Para añadir nuevos solicitantes manualmente, pulse el enlace Add New Requester (Nuevo Solicitante) que se encuentra en la esquina derecha de la tabla Requester List (Lista de Solicitantes) e introduzca lo siguiente: Para guardar el solicitante y volver a la lista, pulse el botón Guardar. Para guardar el solicitante y añadir otro nuevo, pulse el botón Guardar y añadir nuevo. NOTA: El equipo del Servicio de Mantenimiento estará formado por el supervisor de mantenimiento y el trabajador que gestionarán las solicitudes enviadas / presentadas por los distintos empleados (solicitantes) de la organización. Supervisores: Cambio a Supervisor (Rutas: Admin/Users/Requesters) Podrá cambiar un solicitante a supervisor directamente con sólo pulsar un enlace. Para cambiar un solicitante a supervisor. 4

6 1. Pulse sobre el nombre del solicitante en la vista de Lista de Solicitantes. 2. Pulse en el enlace Change <Requester Name> as Supervisor (Cambiar <Nombre del Solicitante> como Supervisor) que se encuentra en la esquina superior derecha del formulario Edit Requester (Editar Solicitante). Se cambiará el solicitante a supervisor y se abrirá al formulario de editar supervisor. 3. Si desea asignar un papel distinto al supervisor o cambiar cualquiera de los demás datos, también podrá hacerlo. 4. Introduzca el valor del coste por hora del supervisor. 5. Pulse Guardar. Si no desea cambiar el solicitante a supervisor, pulse Cancelar en lugar de Guardar. Para añadir nuevos supervisores manualmente, pulse el enlace Add New Requester (Nuevo Solicitante) que se encuentra en la esquina derecha de la tabla Requester List (Lista de Solicitantes) e introduzca lo siguiente: (Ruta: Admin/Users/Supervisors) Trabajadores: (Ruta: Admin/Users/Craft Personnel) Podrá añadir, editar o eliminar los trabajadores en la aplicación, así como proporcionarles otros detalles. Para añadir un trabajador nuevo, pulse el enlace Add New Craft Person (Nuevo Trabajador) e introduzca lo siguiente: Craft Person Name (Nombre del Trabajador): Introduzca el nombre del trabajador. Employee ID (ID de Empleado): Introduzca la ID de empleado del trabajador. Address (Dirección): Introduzca la dirección del trabajador. (Correo electrónico): Introduzca la ID del correo electrónico del trabajador. Phone Number (Número de Teléfono): Introduzca el número de teléfono del trabajador. Mobile (Móvil): Introduzca el número de móvil del trabajador. SMS Mail ID (ID de Mensajes SMS): Introduzca la ID de mensajes SMS del supervisor. Work Trade Name (Nombre del Gremio de Trabajo): Seleccione el gremio de trabajo al que pertenece el trabajador, marcando la casilla correspondiente en el menú desplegable. Supervisor: Seleccione el supervisor del trabajador, marcando la casilla correspondiente en el menú desplegable. Cost per hour (Coste por hora): Introduzca el coste por hora del supervisor. Los valores proporcionados para su introducción sólo son obligatorios para que el sistema funcione con rapidez. Podrá añadir más datos que los proporcionados, incluso en una fase posterior. 5

7 Introducir los Edificios Defina su Espacio: Región (Ruta: Admin/Space/Region) Podrá añadir la lista de regiones (localizaciones geográficas) de la organización. Para añadir una nueva Región, pulse sobre el enlace Nueva Región que se encuentra en la esquina derecha de la tabla lista de regiones: A continuación, añada el Nombre de Región correspondiente a la localización geográfica de las actividades de su organización. Para guardar los detalles de la región y volver a la lista, pulse el botón Guardar. Para guardar la región y añadir otra nueva, pulse el botón Guardar y añadir nueva. Sitio (Ruta: Admin/Space/Site) Podrá añadir la lista de sitios (edificio o complejo) de la organización. Para añadir un nuevo sitio, pulse sobre el enlace Nuevo Sitio que se encuentra en la esquina derecha de la tabla lista de sitios: Marque la casilla correspondiente a la Región donde se encuentra el sitio. El Nombre del Sitio es donde se realizan las actividades de su organización en una determinada región. Este campo es obligatorio para ayudar a identificar el sitio en una determinada región exclusivamente. Para guardar los detalles del sitio y volver a la lista, pulse el botón Guardar. Para guardar el sitio y añadir otro nuevo, pulse el botón Guardar y añadir nuevo. Propiedad: Asistente de Edificios (Ruta: Admin/Space/Building Wizard) En este sencillo formulario, podrá crear un Edificio, junto con el número total de Plantas y Habitaciones: Seleccione el sitio en el que quiere crear el Edificio. Introduzca el nombre para el Edificio. Introduzca el número total de plantas del edificio y eso agregará un número de filas a la Tabla del Formulario de Plantas igual al valor introducido. Por defecto, el formulario generará los nombres de los plantas como Planta 1º, Planta 2ª, Planta 3ª, etc., pero es posible cambiarlo utilizando los campos del formulario. Podrá introducir el número total de Habitaciones en cada piso, según los tres tipos básicos de habitaciones indicados por el icono del campo de texto. 6

8 Los tres tipos básicos de habitaciones (según su categoría) que aparecerán en el sistema por defecto, son: 1. Habitación de Usuario: Para el cálculo de vacantes, se tomarán las habitaciones en base al tamaño de su ocupación. 2. Habitación de Servicio: Las habitaciones se tomarán para uso general. 3. Habitación de Conferencias: Son habitaciones que pueden ser reservadas por un periodo determinado. Se pueden crear múltiples Habitaciones en una planta en concreto, especificando el Rango de Habitación junto con el Nombre de Habitación. Por ejemplo, ("A" 1-12, "A" 14-15) generará el siguiente conjunto de habitaciones (A1, A2, A3...A12, A14, A15), (1-5 "B", "B" 6-10, 1-10) generará el siguiente conjunto de habitaciones (1B, 2B...5B, B6, B7...B10...1, 2...9, 10). Para guardar el volumen de espacio, pulse el botón Guardar. Para que el formulario se rellene con los valores por defecto, pulse el botón Restablecer. Departamentos (Ruta: Admin/Space/Departments) Podrá añadir los distintos departamentos disponibles de su organización (incluso entre delegaciones). Para añadir un nuevo departamento, pulse sobre el enlace Add New Department (Nuevo Departamento) que se encuentra en la esquina derecha de la tabla Department List (Lista de Departamentos). Introduzca el Nombre de Departamento que desea añadir. Deberá ser un nombre exclusivo, ya que puede existir el mismo departamento en distintas delegaciones. Se trata de un campo obligatorio. En la lista de Site (Sitios) disponibles, podrá seleccionar la localización del sitio en que se encuentra el departamento. Para guardar el departamento y volver a la lista, pulse el botón Guardar. Para guardar el departamento y añadir otro nuevo, pulse el botón Guardar y añadir nuevo. NOTA: Los datos de departamento y habitación resultan críticos, ya que sin ellos no se podrán definir los usuarios ni los recursos para ambos, estos parámetros estarán asociados con los detalles del espacio. 7

9 Introducir sus Activos Una vez definido el producto, la prestación de recursos estará activa y funcionando. Para ello, es necesario definir el tipo de producto (Categoría de productos Tipo de producto cuando la categoría de producto no sea obligatoria). Otro método es la importación CSV de los recursos disponibles en su organización: Añadir Nuevo Tipo de Producto (Ruta: Admin/Resource Management/Product Type) Cada producto adquirido por una empresa puede ser clasificado en un tipo específico de producto. Se trata del segundo nivel de clasificación para los activos adquiridos. Por ejemplo, los portátiles Dell o HP pueden ser clasificados bajo el tipo de producto Portátiles, mientras que una impresora HP Inkjet se podrá clasificar bajo el tipo de producto Impresora. Para añadir un nuevo tipo de producto, pulse sobre el enlace Add New Product Type (Nuevo Tipo de Producto) que se encuentra en la esquina derecha de la tabla Product Type List (Lista de Tipos de Producto). 1. Especifique el Product Type Name (Nombre del Tipo de Producto) que identificará exclusivamente a cada tipo de producto. 2. El Type (Tipo) le permitirá especificar si se trata de un activo o de un componente. 3. Al marcar la casilla Copy this also to Solution Category (Copiar esto también en Categoría de la Solución), se creará un nuevo subtema en la base de conocimiento con el mismo nombre del tipo de producto y se añadirá al tema principal según la categoría. 4. Para guardar el Tipo de Producto y volver a la lista, pulse el botón Guardar. Para guardar el Tipo de Producto y añadir otro nuevo, pulse el botón Guardar y añadir nuevo. Añadir Nuevo Tipo de Producto (Ruta: Admin/Resource Management/Product Type) Los tipos específicos de activos se denominan productos. Por ejemplo, Dell Latitude D600 es un producto que representa a los Portátiles Dell. Para añadir nuevos productos, pulse sobre el enlace Add New Product (Nuevo Producto) que se encuentra en la esquina derecha de la tabla Lista de Productos. 1. El formulario para añadir productos tiene dos campos obligatorios que son Nombre de Producto y Tipo de Producto. 2. Especifique el Producto que identificará exclusivamente a cada producto. 3. En la lista de los distintos tipos de producto disponibles, seleccione el tipo de producto correspondiente bajo el que puede clasificarse el producto. 4. Para guardar el Producto, pulse el botón Guardar. Para guardar el Producto y añadir uno nuevo, pulse el botón Guardar y añadir nuevo. 8

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