NOTAS TÉCNICAS SOBRE EL SIT: Comisiones Comerciales

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1 NOTAS TÉCNICAS SOBRE EL SIT: Comisiones Comerciales Procedimiento Estándar...2 Alta de Comerciales o Agentes... 2 Comercial por defecto Introducción... 3 Pasos previos... 3 Relaciones de Mandos... 3 Comisiones por Descuentos en Artículos... 4 Caso Práctico... 5 Gestión de Comisiones...7 Ventana de Comisiones... 7 Modificar Comisiones... 7 Liquidación de Comisiones... 7 Informes...8 Ejemplo de Informe... 8

2 Procedimiento Estándar 2 Comisiones Comerciales Procedimiento Estándar Alta de Comerciales o Agentes Este es el sistema de comisiones habitual en el SIT, donde las comisiones normales se aplican en función del comisionista. El primer paso consiste en dar de alta el comercial o agente en el SIT: [GENERALES : CUENTAS : PERSONAL (para personal laboral)]. [GENERALES : CUENTAS : PROVEEDORES (para distribuidores, agentes, etc.)]. Comercial por defecto De forma genérica, puede relacionar sus comerciales con determinados artículos, clientes o contactos (sólo si tienen exclusividad en la venta artículos o en su relación con sus clientes): Comisión por ventas a clientes en exclusividad. Ir a [CUENTAS : CLIENTES : modificar cliente] y clic en pestaña GESTIÓN. Introducir comercial en el campo del mismo nombre. En "Comisión s/ventas", introducir el porcentaje. Comisión por ventas a contactos de un cliente en exclusividad. Ir a [CUENTAS : CLIENTES : modificar cliente] y doble clic en CONTACTO. Introducir comercial en el campo del mismo nombre. El porcentaje se introduce como en el caso anterior. Comisión por venta de artículos en exclusividad. Ir a [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS]. Si crea o modifica un artículo, puede incorporar su comercial en el campo "Agente". En el campo "comisión", introduzca el porcentaje. En todos estos casos, la comisión se genera sólo cuando se realiza el albarán de ventas que incorpora las cuentas, contactos o artículos a los que da derecho la comisión. En cambio, si las comisiones se imputan a agentes, distribuidores o comerciales que cobran comisiones directamente por lo que ellos venden, independientemente del cliente o artículo vendido: Comisión directa en documento de gestión. Ir a [GESTIÓN : DOCS DE GESTIÓN : VENTAS : PRESUPUESTOS / PEDIDOS / ALBARANES / FACTURAS]. Doble clic en el artículo e introducir el comercial y porcentaje. Si quiere que el SIT le solicite siempre un comercial en sus documentos de gestión, ir a [GENERALES : EMPRESAS : PREFERENCIAS] y doble clic en opción "1301: Forzar comercial en documentos de gestión". IMPORTANTE: la aplicación introducirá por defecto la cuenta del usuario que en ese momento haya accedido al SIT. Cuando ha introducido más de un comercial en alguna de las rutas mencionadas anteriormente, el SIT SÓLO considerará el primer comercial que encuentre según el siguiente orden: 1. Agente de la Cuenta Contacto, 2. Comercial en la Cuenta del Cliente, 3. Agente del Artículo,

3 3 4. Y si todos los campos anteriores están vacíos y tiene en verde la opción de [GENERALES : EMPRESAS : PREFERENCIAS]: "1301: Forzar Comercial en Documentos", el SIT introducirá la cuenta del Usuario. Introducción El sistema de comisiones orgánicas genera las comisiones considerando las relaciones entre cuentas (por ejemplo: Jefe de Ventas, Delegado y Vendedor), por lo que puede tener comisionistas de distintos niveles relacionados entre si. Con este sistema, cada uno de los comisionistas participa en un determinado porcentaje de la comisión de la venta. Pasos previos Debe tener instalada la versión del SIT V.C.: 2,7 o superior (ir al menú principal, en "Acerca de"). Para la última versión disponible, consultar nuestra página web: A continuación, ir a [GENERALES : EMPRESAS : PREFERENCIAS] y doble clic en la opción "0320 : Comisiones Orgánicas", de forma que se muestre en color verde. Tener marcada está preferencia implica que cuando un usuario crea una línea de artículo en cualquier documento de venta, el SIT seguirá el orden mencionado en el apartado "Comercial por defecto" para localizar el comisionista. Es decir: 1. Contacto, 2. Cuentas, si no hay comercial asignado al Contacto, 3. Artículos, si no hay comercial asignado en los casos anteriores. En función de la cuenta del comercial o agente introducido, el SIT buscará la relación de esa cuenta con otras cuentas de comerciales. Relaciones de Mandos La relación entre cuentas se establece en la opción [GENERALES : LISTAS : GESTIÓN COMERCIAL : BOTÓN "Relaciones Mandos"]:

4 4 Ventana Gestor de Relaciones entre Cuentas El sistema de relación de mandos será útil para tener una escala de niveles entre cuentas y poder aplicar comisiones por niveles o autorizaciones entre ellas. Se crea de la siguiente manera: 1. En "Responsable Mandos" seleccione la cuenta del responsable de ventas. 2. En "Cuentas a su cargo", introduzca la cuenta de una persona que dependa del responsable. A continuación, elija un nivel (1, 2 ó 3) y clic en el botón "+". 3. Repita el paso "2" para añadir más cuentas de comisionistas que dependerán del Responsable de Mandos. 4. Para eliminar relaciones, clic en "". 5. Repita los pasos 1 a 3 para crear nuevas relaciones de mando. Comisiones por Descuentos en Artículos El SIT permite variar la comisión que perciben sus comerciales, dependiendo de los descuentos aplicados en sus artículos (reduciéndose la comisión en la medida que aumenta el descuento aplicado). Recuerde que en [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : pestaña PRECIOS] puede establecer un descuento por volumen para cada artículo:

5 5 Ir a [GENERALES : CUENTAS : PROVEEDORES / PERSONAL : Pestaña GESTIÓN] y cumplimentar las distintas comisiones por descuento en el apartado "Comisiones por Mando" (para su comodidad, utilice la tecla "tabulador"): Repetir este proceso con cada una de las personas implicadas en la venta (responsables, delegados, etc.). Caso Práctico Cada vez que va a crear un nuevo documento [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN: VENTAS : PRESUPUESTO, ETC. : NUEVO], y después de cumplimentar los datos de la cabecera, el siguiente paso consiste en añadir artículos a su documento. Al hacer clic en el botón "+", el SIT le muestra la ventana "Nueva Línea":

6 6 Si observa el apartado "Desglose de Comisiones", se muestran cada una de las cuentas (comisionistas) que recibirán comisión por la posible venta de este artículo y/o a este cliente: De forma automática, si introduce una cantidad para el artículo y éste lleva descuentos y comisiones por cantidades (previamente introducidas en [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : pestaña PRECIOS]), el SIT asignará un porcentaje de la comisión y su importe en "Desglose de comisiones":

7 Gestión de Comisiones 7 Gestión de Comisiones Ventana de Comisiones Ir a [GESTIÓN : COMISIONES]. En esta ventana podrá consultar todas las comisiones devengadas. Cada línea corresponde a un artículo de un albarán o venta de TPV. La información que el SIT le ofrece es la siguiente: Nº de Factura y fecha (sólo si existe factura que corresponda con esta comisión), Cuenta del Agente o Comercial, Cuenta de Cliente, Importe del Artículo y Margen comercial, Comisión, Porcentaje y Fecha de liquidación de la comisión. Utilice los desplegables que encontrará en la parte inferior para poder seleccionar las líneas a mostrar según su: Agente, Familia de Artículos, Estado del Albarán o venta TPV (facturable, no facturable, facturado, etc.), Estado de la Factura (pendiente, contabilizada, etc.), Origen de la Venta (albarán, TPV o factura), Fecha de las Liquidaciones ya realizadas ("pendiente" para aquellas comisiones no liquidadas). Modificar Comisiones Si efectúa doble clic en una línea, se abre la ventana "Modificando Línea" para poder modificar de forma manual los siguientes datos: Coste (del artículo), Comisión (porcentaje de la comisión, no escribir el signo "%"), Sobre Margen (casilla de verificación que si está activada aplica la comisión sobre el margen comercial, no sobre el precio de venta). Liquidación de Comisiones Puede realizar una selección en bloque de las líneas que le interese modificar (utilizando los desplegables y seleccionando las líneas a modificar). A continuación, ejecutar una de las siguientes acciones permitidas en el botón "Procesos": 1. Introducir el Porcentaje de la Comisión: si no estaba introducido previamente o si quiere modificarlo. Tiene varias opciones: a. Tomar el tipo de los artículos. b. Aplicar un porcentaje de forma manual. c. Aplicar la comisión sobre el margen comercial.

8 Informes 8 d. Aplicar la comisión sobre el PVP. 2. Modificar el Costo del Artículo (para aplicar un coste en aquellos artículos que carezcan de él o sea erróneo). 3. Generar Liquidación: realiza la liquidación de las comisiones seleccionadas que estén pendientes de liquidar. Puede ver un informe de las liquidaciones haciendo clic en el botón "Impresora" y seleccionando la opción "Por Liquidación". 4. Tomar Comisionista desde la Cuenta del Cliente: si existe un comisionista para un contacto y otro para el cliente, el SIT tomará, por defecto, el comisionista del contacto. Utilice esta opción para que se tenga en cuenta el agente asociado a la cuenta del cliente y no al contacto. Informes Para realizar un seguimiento de las comisiones, el SIT le ofrece las siguientes alternativas: Ejemplo de Informe [GENERALES : INFORMES : GESTIÓN COMERCIAL : ESTADÍSTICA DE VENTAS (solicitar informe "subtotalizado por comisionista")]. [GENERALES : INFORMES : Gestión Comercial : Botón "Resúmenes"]. Ir a [GENERALES : INFORMES : Gestión Comercial : Botón "Resúmenes"]. En la ventana "Selección de documentos", introducir las fechas para las que quiere obtener las comisiones, bien para "Albaranes", "Facturas" y/o "TPV". Para ello tenga en cuenta si la empresa liquida las comisiones por las ventas realizadas (albaranes) en el período, o bien sobre las "ventas facturadas" en dicho periodo. La diferencia es muy importante, porque la selección de la información es totalmente diferente. En el primer caso, el usuario tan sólo modificará los campos de fecha de albaranes. En cambio, en el segundo caso, sólo modificará las fechas correspondientes a facturas. En ambos casos se omiten registros (albaranes o facturas, respectivamente) que no serán mostrados en el Informe. En la ventana opciones del Informe, seleccione la opción "Comisiones a Vendedores". Confirme. Cuando vaya a imprimir el informe, le recomendamos utilizar una orientación "horizontal" o apaisada. Si lo desea, puede conocer el montante de las comisiones generadas en un periodo dado, pero aún pendientes de liquidar. Para ello, en la primera ventana determinaremos el período deseado en las fechas de albaranes y además introduciremos para el número de factura desde la "0" a la "0". El informe mostrará las comisiones devengadas en el período que aún no se han liquidado, porque las ventas implicadas no han sido facturadas.