Informar al profesorado sobre el uso de la aplicación FDAA

Transcripción

1 Título Autor/es Objeto Palabras Claves Guía perfil PROFESOR FDAA Firma Digital Actas Académicas v 2.5 Equipo técnico FDA Área de Informática. Informar al profesorado sobre el uso de la aplicación FDAA FDAA Firma Digital Actas Académicas, Gestión Actas UCA, Mercurio, Diligencias, Anexo I, II, III, IV y V. Diligencia genérica ÍNDICE PÁGINA A INTRODUCCIÓN 2 B PERFILES DE USUARIOS DE FDAA 2 C REQUISITOS TÉCNICOS PARA SU USO 3 D PREMISAS 4 E PANTALLA DE AUTENTICACIÓN DEL USUARIO 5 F MENÚ DEL PROFESOR 7 F1 ACTAS ACADÉMICAS 7 F2 DILIGENCIAS DE ACTAS ACADÉMICAS (ANEXO I) 13 F3 DILIGENCIAS GENÉRICAS DE ACTAS ACTADÉMICAS 19 G PANTALLA DE FILTRO 21 H CAU DE INFORMÁTICA 23 Página 1 de 23

2 A INTRODUCCIÓN FDAA v. 2.5 es una aplicación Web que permite: generar el documento de actas académicas en formato pdf, generar los posibles tipos de diligencias asociadas a un acta en formato pdf, gestionar la cadena de firmantes de un acta o una diligencia, firmar un acta o una diligencia utilizado un certificado digital de la FNMT, de acuerdo con las condiciones que se estipulan en el REGLAMENTO UCA/CG09/2009, DE 21 DE JULIO, POR EL QUE SE REGULAN LAS ACTAS ACADÉMICAS mantener un registro de los estados de firma de cada documento generado. Versión 2.5: FDAA > Generación PDF y FIRMA Actas y diligencias. Registro de estados Universitas XXI Académico Mercurio > Calificación y Cierre acta académica profesor B PERFILES DE USUARIOS DE FDAA Profesor: Introducción de calificaciones > Se realiza a través de Mercurio Revisión de calificaciones > Se realiza a través de Mercurio Cierre del acta > Se realiza a través de Mercurio. Generación y gestión del acta: o o o o o Generar pdf del acta > mediante FDAA (abre el pdf en el estado actual) Firma del acta > mediante FDAA Diligencia Anexo I > mediante FDAA Generar pdf del Anexo I > mediante FDAA (abre el pdf en el estado actual) Firma del anexo I y diligencia Genérica > mediante FDAA Página 2 de 23

3 Director de departamento: Asignación actas académicas al profesor responsable de acta > A través de Mercurio Firma del actas > mediante FDAA Secretaría del centro: Control del estado de las actas y diligencias > mediante FDAA Envío de mensajes mediante correos electrónicos > mediante FDAA Cierre definitivo del Acta > mediante Universitas XXI Académico Rectificación actas > mediante Universitas XXI Académico Secretario del centro Firma de las actas > mediante FDAA Anexo I > mediante FDAA Generar pdf > mediante FDAA (abre el pdf en el estado actual) Firma del anexo I, II, III, IV, V y diligencia Genérica > mediante FDAA Administrador Mantenimiento de tabla secretario de centro y delegación de firmas C REQUISITOS TÉCNICOS PARA SU USO Las herramientas y componentes de administración electrónica implantados en la UCA, han sido cedidos por la Junta de Andalucía en el marco del Convenio Universidad Digital, por lo que su uso está sujeto a las condiciones técnicas que aquella establece. Para poder utilizar la aplicación FDAA, el requisito básico es disponer de un Certificado Digital de usuario de la FNMT (1) en vigor, (es decir, ni caducado ni revocado) o DNI electrónico (2) (con sus Certificados ni caducados ni revocados). Además, dada la peculiaridad en cuanto a requisitos técnicos de uno de los componentes esenciales de la aplicación FDAA, (utilizada para firma y autenticación), a continuación enumeramos los diferentes elementos necesarios, así como las configuraciones que se ha comprobado que funciona: Página 3 de 23

4 Sistemas Operativos compatibles: Microsoft Windows: 2000 SP4, XP SP3, Vista SP2, Server 2008 y Windows 7. Distribuciones Linux (kernel 2.6 x86): Ubuntu 9.04, 9.10, 10.04, Guadalinex v.5, 6 y 7. Navegadores Web compatibles: Internet Explorer 6, 7 y 8 (en sistemas Windows), Mozilla Firefox 3.X, Google Chrome. Entorno de ejecución de Java (Java Runtime Environment, JRE): Se recomienda siempre la última versión de Java. A partir de la 1.6.x en adelante. Se puede obtener desde: Lector de Documentos PDF estándar: Por ejemplo Adobe Acrobat Reader, a partir de la versión 6.0 o superior (se recomienda su última versión). También son compatibles otros visores de documentos PDF, aunque lo ideal es que tenga su plug in integrado en el navegador web que utilicemos. Se puede obtener desde: Algunas webs de referencia: cheros.pdf (1) Su uso está sujeto a las condiciones indicadas por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre: (2) Su uso está sujeto a las condiciones indicadas por el Cuerpo Nacional de Policía: D PREMISAS Datos de los profesores: Nombre, apellidos, vinculación, cargo de director, departamento. Estos datos se obtienen directamente de UXXI AC, por lo que no podrá firmar aquel profesor que no tenga un contrato vigente en la fecha de firma. Profesor responsable de la firma digital: Aquel que esté en la pantalla de introducción de actas de Universitas UXXI AC. Datos del Director: Serán directores de departamento aquellos que este dados de alta en UXXI AC en la fecha de firma. Página 4 de 23

5 E PANTALLA DE AUTENTICACIÓN DEL USUARIO Indique su identificador y clave única, que es la misma que ha utilizado para entrar en la aplicación de Gestión de Actas. La aplicación analizará el perfil al que tiene acceso y le mostrará la pantalla adecuada. Si tiene varios perfiles, por ejemplo profesor y director de departamento, le saldrá una pantalla para que seleccione con qué perfil quiere entrar. Página 5 de 23

6 Si no tiene el cliente de firma instalado o actualizado aparecerán las siguientes pantallas, pulse Aceptar : Página 6 de 23

7 F MENÚ DEL PROFESOR Muestra el último estado del pdf, es decir, sin firmar o firmado Genera el fichero pdf del acta académica y lo firma digitalmente Todas las columnas son ORDENABLES Activa la pantalla de filtro Ayuda sobre esta pantalla Como se puede ver en la imagen anterior la pantalla está dividida en dos partes: una para actas y otra para diligencias sobre actas académicas. F1 ACTAS ACADÉMICAS El profesor verá las actas académicas que ha cerrado en Mercurio y el estado de firma de estas. Las actas académicas se caracterizan por: Año académico, convocatoria, número de orden (indica el orden de convocatoria, si es de gracia), código de asignatura y grupo de acta. Página 7 de 23

8 Aparece también la columna Estado y su fecha de estado, que hace referencia al estado del acta académica en relación a la firma digital. Podemos tener los siguientes estados: CERRADA PROFESOR ESPERANDO FIRMA DEL DIRECTOR ESPERANDO FIRMA DEL SECRETARIO FIRMADA TRAMITADA (Cerrada en secretaria) Desde esta pantalla podemos realizar las siguientes operaciones: Seleccione el acta académica (botón check ) con la que quiere trabajar. o Usar el Botón Es importante que vea lo que va a firmar antes de hacerlo. Muestra en pantalla el documento PDF del acta en su último estado de firma. Se generará un fichero PDF cuyo nombre estará formado por los datos siguientes: año_académico_codigo_asignatura_convocatoria_grupo_numero_orden.pdf Ejemplo: _ _J_1_0.pdf o Usar el Botón Página 8 de 23

9 El estado debe ser CERRADA PROFESOR, de lo contrario aparecerá un mensaje de error. Puede que le aparezca la siguiente pantalla: Pulse aceptar: Seleccione el certificado que desee usar y pulsar aceptar. Si no selecciona el certificado correcto aparecerá el siguiente error: Página 9 de 23

10 A continuación el programa le mostrará la siguiente pantalla: El botón Firmar documento aparecerá desactivado y solo se activa si pulsa en DOCUMENTO (pinche aquí si desea previsualizarlo antes de firmado). Es muy conveniente verificar lo que va a firmar por si hubiera algún error. En esta pantalla también aparecerá la cadena de firmantes según queda definido en el reglamento de actas académicas. En verde aparece el actual firmante de la cadena. Para firmar el documento pdf generado, pulse el botón En caso de que ya tenga instalado su certificado de firma digital, selecciónelo de la lista desplegable y pulse Aceptar : Página 10 de 23

11 En al pie del documento. podrá ver que se ha incluido su firma digital Una vez firmado el acta por el profesor, seguirá la cadena de firmantes según se estipula en el REGLAMENTO UCA/CG09/2009, DE 21 DE JULIO, POR EL QUE SE REGULAN LAS ACTAS ACADÉMICAS quedando registrados los estados de firma del documento. Si el profesor tiene vinculación contractual/administrativa de carácter PERMANENTE con la Universidad de Cádiz la cadena de firmantes será PROFESOR/ SECRETARIO DEL CENTRO. Si el profesor tiene vinculación contractual/administrativa de carácter TEMPORAL con la Universidad de Cádiz la cadena de firmantes será PROFESOR/DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO/SECRETARIO DEL CENTRO. Página 11 de 23

12 OTRAS SOLAPAS: Verá las Actas no cerradas por Secretaria Verá las actas en cualquier estado Página 12 de 23

13 F2 DILIGENCIAS DE ACTAS ACTADÉMICAS (ANEXO I) Se utilizan para realizar alguna corrección sobre calificaciones en un acta cerrada y firmada por el profesor. Solo se podrán poner diligencias de actas ya firmadas por el profesor y en caso caso constrario el mensaje de error que saldría sería: Procedimiento: seleccione el acta académica sobre la que va a realizar la diligencia: y pulse el botón. Aparecerá la relación de alumnos del acta: Página 13 de 23

14 Seleccione el alumno al que va a modificar la calificación. Pulse el botón y aparecerá el siguiente formulario: Parte entera Parte decimal Página 14 de 23

15 Los campos que debe rellenar son: La nueva calificación, que debe tener una parte entera y una parte decimal. Ejemplo: 5.0. parte entera 5 y parte decimal 0. La nota alfanumérica saldrá automáticamente. Para poner NO PRESENTADO tiene haga click en el check que aparece en pantalla. Observación: No aparecerá en la diligencia pero se guardará en la base de datos FDAA como nota informativa para usted. Después de cargar la información de la diligencia (Anexo I) podemos hacer lo siguiente: a) Pre visualizarla: Es muy importante que previsualice la diligencia antes de firmarla. Se genera el fichero PDF cuyo nombre está formado por los siguientes datos: añoacadémico_codigoasignatura_convocatoria_grupo_numeroorden_dnialumno.pdf b) Firmar la diligencia: Página 15 de 23

16 Aceptar: En DOCUMENTO (pinche aquí se desea previsualizar antes de firmarlo) puede previsualizar la diligencia antes de firmarla. Para firmar el documento: seleccione su certificado digital. Página 16 de 23

17 Pulse aceptar: Al volver a actas y diligencias aparece registrada y en su estado de firma actual. Página 17 de 23

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19 F3 DILIGENCIAS GENÉRICAS DE ACTAS ACTADÉMICAS También se puede crear una diligencia genérica para incluir o excluir a un alumno del acta académica: Página 19 de 23

20 Pulsar. Aparece la pantalla siguiente: Página 20 de 23

21 En el cuadro de texto tendrá que describir, de manara clara, la causa de la diligencia para que en secretaria la tramiten. El proceso de pre visualización y firma es igual que en el caso de la anterior diligencia (anexo I). G PANTALLA DE FILTRO Esta funcionalidad sirve para buscar actas con valores parametrizados y se activa en todas las solapas: Pulsar: Página 21 de 23

22 Puede incluir uno o más parámetros de búsqueda e incluso puede poner una subcadena. Por ejemplo, 61 en el código de asignatura implica que obtendrá todas las asignaturas cuyo código empieza por 61. Indica que el filtro está activado Para quitar el filtro: Página 22 de 23

23 H CAU AREA DE INFORMÁTICA Si el sistema detectara algún problema para firmar le aparecería el siguiente mensaje de tipo informativo: O bien Cuando esto ocurra podrá poner un CAU al Área de informática en el siguiente enlace: > Gestión de ACTAS ACADEMICAS, RedCampus y UXXI PORTAL > Incidencia con la Aplicación Firma Digital Actas Académica. Además de poner su incidencia, encontrará las siguientes ayudas: Para utilizar FDAA (Firma Digital Actas Académicas) desde fuera de la UCA, tiene que entrar por VPN. Cuando obtenga el Certificado éste no será válido hasta 2 horas después. Requisitos técnicos-> RequisitosTecnicos_FDAA.pdf Para verificar su certificado pinche en -> Verificar Certificado Para obtener información sobre el edni pinche -> edni Para obtener información sobre su versión de Java pinche -> Java Página 23 de 23