CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS ASOCIACION DE PROMOTORES DE SALUD Y COMADRONAS DE IXHUATAN ASOPROCI IXHUATAN, SANTA ROSA INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008 GUATEMALA, MAYO DE 2009

2 113 ANTECEDENTES RESUMEN GERENCIAL La Asociación de Promotores de Salud y Comadronas de Ixhuatán, se encuentra inscrita según el Registro Civil del Municipio de Santa María Ixhuatán, del Departamento de Santa Rosa, en el libro No. 1 folios del 41 al 59 del acta , y se constituye según consta en providencia No. RCA-DCSR de fecha 6 de julio de 1998 de la Contraloría General de Cuentas, con cuentadancia número A Dentro de sus objetivos principales se encuentran: A) Procurar el mejoramiento social, educativo y de salud de sus asociados y del departamento de Santa Rosa B) Fomentar dentro de sus asociados todas aquellas actividades tendientes a desarrollar y mejorar los niveles de salud, C) Formular, gestionar, administrar programas y/o proyectos congruentes con la ejecución de las actividades orientadas a mejorar la salud.

3 114 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Practicar auditoria gubernamental con enfoque de gestión, con énfasis en la evaluación y análisis institucional y de procesos para identificar situaciones críticas y promover mejoras en los controles gerenciales y en la obtención de resultados. Verificar que todos los recursos financieros administrados por la Asociación, obtenidos del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, sean aplicados de forma adecuada y registrados oportunamente. Evaluar el sistema de control interno, para establecer si los procedimientos adoptados por la entidad en todas las actividades financieras y administrativas son confiables y proporcionen seguridad razonable para lograr sus objetivos. Verificar la aplicación de preceptos legales, técnicos y administrativos utilizados por las autoridades superiores y el personal de la entidad, en las distintas actividades relacionadas con la ejecución de los fondos recibidos.

4 115 ALCANCE DE AUDITORÍA La auditoría se practicó a los registros y operaciones correspondientes al período del 01 de enero al 31 de diciembre del 2008, tomando el 100% tanto de los ingresos, como de los egresos, evaluando aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, con el fin de identificar áreas críticas de tipo legal, financiero y técnicoadministrativo, que pudieran incidir en el desenvolvimiento de la gestión administrativa, aplicando técnicas de análisis y confirmación, para determinar la razonabilidad de sus operaciones. Los ingresos percibidos por la Asociación durante el perido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008, ascienden a la cantidad de Q 122,

5 116 INFORME DE CONTROL INTERNO HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 2 FALTA DE REGISTROS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD Condición Mediante pruebas de auditoría aplicadas en el área de inventarios, de la Asociación de Promotores de Salud y Comadronas de Ixhuatan, se comprobó la ausencia de registros de algunos bienes, en las respectivas tarjetas de responsabilidad. Criterio El Acuerdo Interno A-09-03, modificado por el Acuerdo Interno No. A , de fecha 8 de junio de 2006, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, que aprueban Las Normas de Control Interno Gubernamental, en el numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, indica que cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. El Decreto , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4 Atribuciones de la Contraloría General de Cuentas en la literal k) indica autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización. Causa Inobservancia de los Directivos de la Asociación, a las Normas y Procedimientos establecidos para el control de los bienes de Activo Fijo, en lo que respecta a la elaboración de las Tarjetas de Responsabilidad. Efecto Esta situación provoca que al momento que un bien de la Asociación se pierda o destruya, no se pueda deducir responsabilidades para su recuperación. Recomendación Que el Presidente de la Asociación gire instrucciones a la Tesorera, para que de inmediato realice los registros de los bienes a quien corresponda, en su respectiva tarjeta de responsabilidad. Comentarios de la administración El Presidente manifiesta que, los bienes no se habían cargado a ninguno porque la Junta Directiva no se había puesto de acuerdo quien se iba a ser responsable de los mismos. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que, los comentarios vertidos por el Presidente de la Asociación, no desvirtúan su responsabilidad. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para el Presidente y Representante Legal de la Asociación y Tesorera, por la cantidad de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00), para cada uno, Sanción que asciende a CUATRO MIL QUETZALES (Q4,000.00), de conformidad con el numeral 18 del Artículo 39, del Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

6 117 INFORME DE CUMPLIMIENTO HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1 ATRASO EN LA RENDICIÓN DE CUENTAS Condición Se comprobó que las operaciones registradas en la caja fiscal de la Asociación, estaban rendidas ante la Contraloría General de Cuentas, hasta el mes de diciembre del Criterio El Acuerdo Interno A-09-03, modificado por el Acuerdo Interno A de fecha 8 de junio del 2006, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba las Normas de Control Interno Gubernamental, en el numeral 2.12, proceso de rendición de cuentas, indica La máxima autoridad de cada ente público, debe normar y velar porque la rendición de cuentas constituya un proceso ascendente, que abarque todos los niveles y ámbitos de responsabilidad y contribuya a rendir cuentas públicamente. Causa Inobservancia por parte de las Autoridades Superiores de la Entidad, con lo que regula el numeral 2.12, del Proceso de Rendición de Cuentas, de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Efecto Esto incide que el ente fiscalizador, no disponga de la información y documentación necesaria, para realizar el examen correspondiente y expresar una opinión razonable o no, de las operaciones financieras de la Entidad. Recomendación Que el Presidente de la Asociación, vele por el cumplimiento de esta disposición legal, solicitando a la persona encargada, que dicha información sea preparada en un plazo que no exceda de cinco días posteriores al mes que corresponda rendir cuentas. Comentarios de la administración El Presidente de la Asociación indica que la razón por la que surgió el atraso en la rendición de cuentas ante la Contraloría General de Cuentas, fue porque las cajas se están operando cada trimestre y el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, se ha estado atrasando con los desembolsos, por lo que el sistema no acepta operaciones antes de ejecutado el gasto. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que, los comentarios vertidos por el Presidente de la Asociación, no desvirtúan su responsabilidad. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para Mario Enrique Ramírez, Presidente y Representante Legal de la Asociación y Alva Orvelina Aguilar Donis, Tesorera, por la cantidad de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00), para cada uno, Sanción que asciende a CUATRO MIL QUETZALES (Q4,000.00), de conformidad con el numeral 12 del Artículo 39, del Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

7 118 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES Se dio seguimiento a las recomendaciones establecidas por la auditoria anterior, comprobándose que se ha cumplido con las mismas.

8 119 PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No. 1 Nombre Cargo Del Al MARIO ENRIQUE RAMIREZ PRESIDENTE 01/01/ /12/ ALVA ORVELINA AGUILAR DONIS TESORERA 01/01/ /12/2008

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