Directiva N TSMP/DO

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1 DIRECTIVA PARA EL MANEJO DEL ACERVO DOCUMENTARIO DE LOS ABOGADOS DEFENSORES DE OFICIO, DEL TRIBUNAL SUPREMO MILITAR POLICIAL Directiva N TSMP/DO I. Generalidades: I.1 Base Legal: Ley N Ley que crea el Servicio Nacional de la Defensa de Oficio Decreto Supremo N JUS - Aprueba el Reglamento de la Ley del Servicio Nacional de la Defensa de Oficio. Ley N Ley de Organización y Funciones del Fuero Militar Policial. I.2 Objetivo: Propiciar un mejor manejo más ordenado y eficiente del acervo documentario, de los abogados Defensores de Oficio, del Fuero Militar Policial. I.3 Finalidad: Proporcionar a los abogados Defensores de Oficio, herramientas estandarizadas que les permitan desarrollar sus funciones con mayor eficiencia y eficacia, en beneficio de los ciudadanos que requieren de sus servicios. 1.4 Ámbito de aplicación La presente Directiva se aplica a nivel nacional y es de obligatorio cumplimiento por parte de los abogados que prestan servicios en el Tribunal Supremo Militar Policial y los 21

2 distintos Tribunales Superiores Militares Policiales acorde con el Nuevo Sistema Procesal Penal Militar Policial En lo que respecta a los abogados que prestan servicios en el Tribunal Supremo Militar Policial distintas dependencias policiales y fiscalías que aplican el Código de Procedimientos Penales, no se les exigirá la Carpeta de la Defensoría y el Libro de Ingreso de Casos por especialidad, regulados en el Acápite II, ítems 2.1 y 2.2 de la presente Directiva. Las demás disposiciones les serán aplicables. En general, su cumplimiento es obligatorio para todos los abogados 1.5 Responsabilidad EL Jefe de la Defensoría e Oficio del Fuero Militar Policial es el responsable de la difusión, aplicación, ejecución y cumplimiento de la presente directiva. 1.6 Glosario de Términos: Para efectos de una mejor aplicación de la presente Directiva debe considerarse la siguiente terminología: Abogado Defensor de Oficio: Son los abogados designados o contratados para la Defensa de Oficio, del personal militar o policial sujetos a investigación fiscal o procesados en el Fuero Privativo. Abogado Coordinador: Es el abogado designado como coordinador de sede por el Jefe de la Defensoría de Oficio del Fuero Militar Policial. Actuaciones: Son las acciones y/o diligencias que el Abogado realiza durante el desarrollo y seguimiento del proceso. Caso: Son aquellos procesos en el que el abogado respectivo ha asumido la asesoría y/o patrocinio legal, sea nivel Policial, Fiscal, Judicial o Penitenciario. Consulta: Es aquella acción del abogado, mediante la cual se absuelven interrogantes o dudas de los usuarios en temas de connotación legal, siempre que los mismos no se refieran a casos que ya hayan sido asumidos por los abogados. 22

3 Escritos Varios: Son aquellos documentos que por su naturaleza simple y de mero trámite no impulsan el proceso. Los escritos varios que guarden relación con el caso, deben archivarse en la Carpeta de la Defensoría; y cuando no guarde relación con el caso, deberán archivarse en el archivador de escritos varios. En ambos casos, deberán ser informados a través del sistema de defensores de oficio en el rubro escritos varios. Usuarios: El Militar o Policía que accede al servicio de asesoría y patrocinio legal gratuito prestado por los abogados. II. De la documentación: 2.1Los abogados deberán contar con la siguiente documentación: 1. Libro de Consultas. 2. Carpeta de Defensoría. 3. Archivador de escritos varios. 4. Archivador de documentos remitidos y recibidos. 5. Archivador de Informes Mensuales. 2.2 Cada sede de la Defensoría de Oficio, deben contar con los siguientes documentos: 1. Libro de Ingreso de Casos. 2. Archivador de documentos de la Sede. III. Del libro de consultas: El abogado deberá contar un libro de consultas, en el que deberá registrar, en forma diaria, todas las consultas efectuadas por los usuarios del servicio. El libro de consultas deberá contener los siguientes datos: 23

4 DATOS FINALIDAD CONTENIDO 1. Número correlativo Conocer el número total de consultas por período. 2. Fecha de consulta Conocer el número de tenciones por día. Numeración que se inicia al principio de la gestión del defensor. El formato de fecha es: dd/mm/aa 3. Nombre y apellido del Usuario La Identificación plena del usuario. Nombres y apellidos completos. 4. Nº de DNI/CIP y Otros Permite la identificación plena del usuario. Numero de Documento Nacional de Identidad, Carné de Identidad Personal y Otros. 5. Sexo Datos estadísticos. Consignar, en caso el usuario es varón, sexo masculino (M) y en caso sea mujer, sexo femenino (F). 6. Materia, Pretensión / Delito o Falta Determinar el objeto materia de consulta. Consignar la naturaleza de la consulta, si es en materia penal (Ejm: delito o falta). 7. Firma del usuario Corroborar la satisfacción voluntaria del usuario Si fuera analfabeto, consignar huella digital. Nota: En el libro de consultas no se deberá registrar las entrevistas sostenidas con sus patrocinados, en razón que éstas constituyen parte de las actividades que realiza el abogado para mantener informado al usuario respecto de su caso. 24

5 A los efectos, se sugiere el siguiente formato: N FECHA APELLIDOS Y NOMBRES USUARIO DNI / OTROS SEXO PRETENSIÓN / DELITO FIRMA DEL USUARIO. IV. De la carpeta de la defensoría: La Carpeta de Defensoría, es el documento con el que debe contar cada Sede de la Defensoría de Oficio, Consultorios Jurídicos Populares y Centros ALEGRA. La Carpeta de Defensoría debe contener los siguientes datos: DATOS FINALIDAD CONTENIDO Nro. de Carpeta. Sede Distrito Judicial Ubicar fácilmente la carpeta del defensor. Ubicar la sede y Distrito Judicial al que pertenece el Abogado Un número correlativo originado en el libro de ingreso de casos. Lugar donde presta el servicio y nombre del TSMP designado. Datos del Abogado. Información sobre el abogado, su sede y la fecha en que asume la defensa. Debe llenar el formato siguiente: Nombre y apellido del defensor Fecha en que asume la defensa Datos del Usuario. Identificar debidamente al usuario previa búsqueda en el Sistema de Defensoría de Oficio. Su contenido esta sujeto al siguiente formato: Apellidos, Nombres, DNI, Domicilio, 25

6 Distrito, Provincia, Departamento, Fecha de Nacimiento y teléfono Situación Jurídica del Usuario. Identificar la situación jurídica del usuario Investigado(a), inculpado(a), acusado(a), procesado(a), Datos Generales del Caso. Conocer el número, ubicación y tipo de caso. sentenciado(a) y otros, y agraviado (a) en caso corresponda. Su contenido tiene el siguiente formato: N del expediente N de documento policial N de Carpeta Fiscal (ingreso Fiscal) N de Expediente en Sala Suprema Nombre y número de la Dependencia ya sea Policía, Fiscalía, Juzgado y Sala Superior o Suprema. Fecha del auto que abre la instrucción o inicia el trámite, fecha del auto de enjuiciamiento. Tipificación / Artículo/ Pretensión, delito o falta, norma infringida. Identificar la pretensión, delito o falta materia del caso En este rubro se deberá citar el tipo penal o la pretensión materia del caso. 26

7 La Carpeta de la Defensoría, de manera obligatoria, deberá contener los siguientes documentos anexos: Anexo A Declaración Jurada.- Este anexo, tiene por objeto evidenciar que el usuario conoce de los servicios de asistencia y patrocinio legal gratuito que brinda la Defensoría de Oficio; asimismo, permite conocer los motivos por los cuales el usuario puede perder este beneficio. Anexo B Actuaciones del Defensor.- En este anexo, el abogado deberá consignar la fecha, el tipo de actuación, la diligencia a realizar o realizada y el resultado respecto de los casos que asume en patrocinio. Asimismo, deberá registrar las visitas y atenciones de sus patrocinados con fines informativos. Anexo C.- Hoja de Constancia de Visita al Interno.- Se deberá consignar el número de visita, la fecha, la firma o huella del Interno, lo que permitirá apreciar la comunicación permanente entre el abogado y el procesado privado de su libertad. Anexo D.- Hoja de Estrategia de Defensa.- La cual contiene se de debe plasmar la posición técnico jurídica (estrategia) que el abogado ha decido asumir respecto del caso, la misma que debe estar acorde con las actuaciones realizadas en el proceso. De igual forma, este anexo permitirá evidenciar el 27

8 conocimiento y aplicación que el abogado tiene respecto de los dispositivos legales vigentes. De otro lado, adicional a los anexos que comprenden la carpeta de defensoría, el abogado deberá reunir todos los actuados presentados ante la autoridad policial, fiscal, judicial, penitenciaria y los documentos proporcionados por el usuario, para su control y seguimiento. V. Del cierre mensual del libro de consultas El abogado deberá efectuar el cierre del libro de consultas, consolidando el número total de consultas atendidas durante los períodos mensuales establecidos por el Jefe de la Defensoría de Oficio del TSMP. VI. Del archivador de escritos varios.- Este archivador deberá contener los escritos varios que no forman parte de la carpeta de la defensoría. El archivo debe efectuarse en orden cronológico, separado por períodos según corresponda. Los escritos varios que forman parte de los procesos en patrocinio deben archivarse en la carpeta de la defensoría. VII. Del archivador de documentos recibidos y remitidos por el abogado.- Tiene por finalidad archivar ordenadamente los documentos remitidos de la Dirección, tales como hojas de envió, relación de entrega de materiales, muebles de oficina, equipos de cómputo y otros. Además deberá contener los cargos de aquellos informes distintos a los informes mensuales, y otros documentos solicitados o enviados a la Dirección. 28

9 VIII. Del archivador de informes mensuales.- El que deberá contener de manera ordenada y cronológica, los informes mensuales que acrediten la prestación del servicio correspondiente al mes vencido, el cual debe ser idéntico en su contenido, respecto de los datos ingresados al sistema Informático de seguimiento de casos. El abogado deberá conservar los tres últimos informes como mínimo. IX. Del archivador de documentos recibidos y remitidos por la Sede.- Este archivador deberá contener todos los documentos recibidos y emitidos por el abogado responsable de la Sede. X. Del libro y/o hoja Excel, para el registro de casos.- Tiene por finalidad registrar el ingreso de casos, el que estará a cargo del responsable designado o del asistente administrativo en caso corresponda. El abogado es responsable de la asignación de un número de caso, el que será correlativo, según su ingreso. El Libro y/o la Hoja Excel, según corresponda*(1), deberá contener los siguientes datos: DATOS FINALIDAD CONTENIDO Nro. de Ingreso del Caso Fecha Registrar el Caso asignándole un número correlativo. Conocer la fecha en que el abogado asume el caso Un número correlativo generado a como consecuencia de su registro en el presente libro. Registro de fecha en que se abre o inicia una carpeta del abogado, cuyo formato es: 29

10 Apellidos y Nombres del Usuario Materia, Pretensión / Delito o Falta Nombre del abogado Firma del Abogado Identificar debidamente al usuario Determinar el objeto materia de consulta. Identificar al abogado al que se le asigna un numero de caso Conformidad del Abogado al que se le asignó el caso. dd/mm/aa. Registro de la identidad de usuario, debiendo ingresar primero apellido y nombres. Consignar la naturaleza de la consulta, si es en materia penal (Ejm: delito o falta, administrativo, otros). Registro del nombre del abogado que asume el caso registrado. Según corresponda Nota 1: La Hoja Excel será utilizada por los Tribunales Superiores Militares Policiales A los efectos, se sugiere el siguiente formato: N CASO FECHA APELLIDOS Y NOMBRES USUARIO PRETENSIÓN / DELITO NOMBRE DEL ABOGADO FIRMA DEL ABOGADO XI. Del procedimiento.- El procedimiento a seguir, respecto del registro en el Libro de Consultas y en el Libro de Registro de casos, es el siguiente: 30

11 11.1 Antes de atender la consulta, el Abogado deberá registrar los datos del usuario en el libro de consultas Si de la absolución de la consulta, el usuario solicita los servicios del Abogado, este deberá registrarlo en el libro de registro de casos, asignándole un número a la carpeta de defensoría Si el caso se genera por otra fuente, ya sea en sede policial, fiscal, judicial o establecimientos penitenciarios, o través de, charlas y campañas, entre otras; el abogado deberá registrarlo en el libro de registro de casos, asignándole un número a la carpeta de defensoría. El abogado responsable verificará si el abogado cumple con dicha disposición. XII. De la Supervisión de los documentos.- XII.1 Toda la documentación que forma parte del acervo documentario del abogado, será pasible de supervisión y podrá ser requerida por la Dirección cuando esta así lo disponga o requiera. XII.2 La documentación que se encuentre en soporte informático y forme parte del acervo documentario será pasible de supervisión y podrá ser requerida por la Dirección cuando así lo disponga. XIII. De la responsabilidad del acervo documentario Es responsabilidad del abogado, el acervo documentario dispuesto en la presente directiva. 31

12 Es responsabilidad del Coordinador de Sede, la custodia del libro de ingreso de casos y del archivador de documentos de la Sede. XIV. De su efecto. La presente Directiva deja sin efecto todas las disposiciones, lineamientos y/o guías, que regulaban aspectos relacionados con el acervo documentario del abogado Defensor de Oficio del Fuero Militar Policial XV. De su vigencia y adecuación. La presente Directiva rige a partir del día siguiente de la expedición de la Resolución Directoral que lo apruebe, siendo de cumplimiento y carácter obligatorio por todos los abogados Defensores de Oficio del Fuero Militar Policial 32

13 MODELO INFORME COMPLEMENTARIO INFORME MENSUAL DE TRABAJO N DDO-TSMP Fecha del Informe: / / 2011 APELLIDOS Y NOMBRES DEL ABOGADO PERIODO DEL INFORME: Del / al // 2012 DECLARACION JURADA: Declaro bajo juramento haber ingresado en el Sistema de Defensores: Todos los casos patrocinados. Haber efectuado el seguimiento e impulso de los casos. Todas las diligencias en las que he participado. Escrito varios. Consultas. Charlas y campañas. Anexos: Ficha d Resumen (consolidado) del Informe. Sello y firma del Abogado. 33

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