RESOLUCION NUMERO 004 DE (Enero 6)

Transcripción

1 RESOLUCION NUMERO 004 DE (Enero 6) Por medio de la cual se aprueba el Plan Anual de Compras para la E.S.E. San Francisco del Municipio de San Francisco de Sales Cundinamarca para el año 2014 El Gerente de la E.S.E. San Francisco del Municipio de San Francisco de Sales Cundinamarca en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere los estatutos de la E.S.E., y CONSIDERANDO: Que la Constitución Política de Colombia en su Art. 209 establece que la función administrativa esta al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad; Que de acuerdo con la ley 87 de 1993, es responsabilidad de los directivos de las entidades la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos, la adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos y la simplificación y actualización de normas y procedimientos, entre otras; Que de conformidad con lo consignado en el articulo 194 de la Ley 100 de 1993, las Empresas Sociales del Estado se encargan preferentemente de la prestación

2 de servicios de salud en forma directa como entidad del orden municipal, siendo una calidad especial de entidad publica descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa; Que según lo dispuesto en el acto administrativo de su creación, La San Francisco del Municipio de San Francisco de Sales Cundinamarca es una entidad pública descentralizada del orden municipal, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, le corresponde realizar un plan anual de compras según el manual de contratación; Que en virtud de lo expuesto, R E S U E L V E: ARTICULO 1º. Aprobar y adoptar el Plan Anual de Compras para la E.S.E. San Francisco del Municipio de San Francisco de Sales Cundinamarca del año 2014 para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la E.S.E. así: PLAN ANUAL DE COMPRAS I. PLAN DE NECESIDADES JUSTIFICACION Para lograr una adecuada administración de los suministros, medicamentos e insumos hospitalarios se hace necesario trazar un plan bien coordinado que nos permita determinar las necesidades de cada centro de costos para cada periodo de tiempo especifico y así darnos cuenta del grado de prontitud con que deben de estar los elementos en el almacén para poder enfrentar los requerimientos de cada dependencia.

3 Los suministros, medicamentos e insumos hospitalarios representan una proporción considerada del capital de la empresa, por lo tanto se debe enfocar su atención en este recurso, a fin de optimizar y lograr reducir el costo, tanto para la institución como para el usuario. Para obtener dicha optimización de este recurso se hace necesario desarrollar todas las etapas del proceso administrativo siendo la PLANEACION la primera etapa. Esta primera etapa es uno de los procesos más importantes que se deben de llevar a cabo para lograr conducir a la empresa al logro de los objetivos y lograr mayor eficiencia, economía y eficacia en el manejo de los recursos. En este proceso se definen las políticas, metas y estrategias para la administración de los suministros, medicamentos e insumos hospitalarios y la programación de las necesidades para un determinado periodo, ajustados al presupuesto y dentro del marco del plan de desarrollo institucional. OBJETIVOS Establecer políticas, metas y estrategias para la administración de los suministros, medicamentos, e insumos hospitalarios. Involucrar al personal que labora en la E.S.E. San Francisco del Municipio de San Francisco de Sales Cundinamarca en el buen manejo y administración de los suministros, medicamentos e insumos hospitalarios. Fijar procedimientos para la elaboración y ejecución del plan de compras.

4 Garantizar los mecanismos de coordinación de gestión institucional que permitan el cumplimiento de lo programado. Lograr una adecuada administración de los suministros, medicamentos, e insumos hospitalarios. Facilitar los mecanismos de control y evaluación de lo programado, realizando los ajustes necesarios para el cumplimiento de los objetivos. POLITICAS DE COMPRAS Se tendrán en cuenta las recomendaciones formuladas por todo funcionario o personal que labore en la empresa, que procuren el beneficio institucional y conlleven a mayor eficiencia, eficacia y economía en el manejo de los recursos. No se realizarán compras de suministros, medicamentos e insumos hospitalarios que aumenten el inventario de estos elementos para un consumo superior de 180 días calendario. Se tendrá en cuenta la selección objetiva en toda compra que realice la empresa. Es objetiva la compra cuando la escogencia del proveedor hace que el ofrecimiento sea el más favorable a la empresa y a los objetivos que busca.

5 Las compras se realizaran de contado y a crédito, aprovechando los mejores descuentos por pronto pago y las promociones realizadas por los proveedores. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACION DEL PLAN DE COMPRAS Cada jefe de área determina el consumo de suministros, medicamentos y / o insumos hospitalarios en el año, con base a lo consumido a la fecha y proyectado a diciembre. Así mismo se determinara las actividades realizadas y proyectadas a diciembre de cada año. Para la formulación del plan de compras lo primero que se determina son las necesidades por cada una de las dependencias de la empresa para la vigencia. Se evalúan los términos de los contratos o convenios con las aseguradoras, para determinar el número de usuarios potenciales que se les va a prestar servicios durante el año y así proyectar las actividades a realizar para la vigencia. Se estima las existencias de suministros, medicamentos e insumos hospitalarios a diciembre 31 del año. Cada jefe de dependencia determina las necesidades de suministros, medicamentos e insumos hospitalarios para el año, teniendo en cuenta:

6 1. Consumo de suministros, medicamentos e insumos hospitalarios en el año. 2. Actividades realizadas y proyectadas a diciembre de cada año. 3. Número de usuarios potenciales que se les va a prestar servicios durante el año y actividades proyectadas. 4. Existencias de suministros, medicamentos e insumos hospitalarios a 31 de diciembre. II. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS ETAPA No. 1 DEPEN DENCIA ADMI NISTRA CION RESPON SABLE JEFE RECURSOS FISICOS PROCEDIMIENTOS Entrega a los encargados de dependencia la solicitud del plan anual de necesidades de bienes y servicios para el siguiente periodo fisca. OBSER VACIONES La entrega de la solicitud se hará a más tardar en la segunda semana del mes de noviembre de cada año. 2 PERSONAL ENCARGADO Recibe el coordinador de área la solicitud del plan anual de necesidades de bienes y servicios para el siguiente periodo fisca. Firma el recibido con fecha y hora la copia de la solicitud. Archiva original de la solicitud en la respectiva carpeta. De conformidad con la ley general de archivo se debe mantener organizado y actualizado el archivo en cada una de las dependencias.

7 3 JEFE RECURSOS FÍSICOS Guardar copia firmada de la solicitud. Elabora en original el plan y copia anual de necesidades de bienes y servicios para el siguiente periodo fiscal. El plan deberá ser entregado por los respectivos jefes de dependencia a más tardar en la tercera semana del mes de noviembre del periodo en vigencia. 4 JEFE RECURSOS FÍSICOS Entrega al Gerente el plan anual de necesidades de bienes y servicios para el siguiente periodo fiscal. ETAPA N 5 DEPEN DENCIA COMITÉ DE COMPRAS 6 ADMINISTRA CION RESPON SABLE SECRETARIO JEFE RECURSOS FÍSICOS PROCEDIMIENTO Recibe del gerente original firmado recibido del acta. Archiva original de acta y copia del plan general anual de compras y servicios en la respectiva carpeta de actas. Recibe del gerente copia del acta de a probación y plan general anual de compras y servicios. Archiva en su respectiva carpeta copia del acta de aprobación del plan anual. OBSERVACIONES Este cronograma se entrega al personal encargado durante la última semana de diciembre del periodo anterior.

8 III. PLAN DE COMPRAS COBERTURA El plan de compras de suministros, medicamentos e insumos hospitalarios se realiza para satisfacer las necesidades de todas y cada una de las dependencias de la empresa y cubre cada una de las dependencias y los procesos de la E.S.E. tanto misionales como de apoyo. Área de dirección: Junta Directiva y Gerente. Área de Atención al Usuario: Consulta externa medico general, odontología, urgencias, hospitalización, farmacia, laboratorio clínico. Área Administrativa y Financiera: Talento humano, tesorería, contabilidad, facturación, estadística, cartera, presupuesto. La Junta Directiva es la máxima autoridad y en su nivel interior jerárquico se inicia con la cabeza del gerente quien es asesorado por un asesor contable, asesor de control interno, auditor medico y un asesor jurídico. PERIOCIDAD DE COMPRAS El plan de compras es para la vigencia del 2014 y se ejecuta de la siguiente manera:

9 PRODUCTOS FARMACEUTICOS: MATERIAL MEDICO QUIRURGICO: MATERIAL PARA ODONTOLOGIA: MATERIAL PARA LABORATORIO: IMÁGENES, DIAGNOSTICOS Y OTROS: COMPRA EQUIPOS DE OFICINA: PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA: SEMESTRAL SEMESTRAL SEMESTRAL COMPRA EQUIPOS MEDICOS: MANTENIMIENTO HOSPITALARIO: SEGUROS: COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES: IMPRESOS Y PUBLICACIONES: MATERIALES Y SUMINISTROS: ALIMENTACION HOSPITALARIA: SEMESTRAL SEMESTRAL ANUAL

10 IV. DESCRIPCIÓN PRESUPUESTADA DE LAS COMPRAS VIGENCIA GASTOS GENERALES ADQUISICIÓN DE BIENES CODIGO DETALLE VALOR MANTENIMIENTO HOSPITALARIO TOTAL $ OTROS BIENES CODIGO DETALLE VALOR MATERIALES COMPRA DE EQUIPOS TOTAL $

11 21302 ADQUISICIÓN DE SERVICIOS CODIGO DETALLE VALOR SEGUROS TOTAL $ TOTAL GASTOS GENERALES: SETENTA Y UN MILLONES DE PESOS MCTE ($ oo) GASTOS DE OPERACIÓN COMERCIAL INSUMOS Y SUMINISTROS HOSPITALARIOS MEDICAMENTOS DETALLE VALOR MEDICAMENTOS TOTAL $

12 22103 OTROS INSUMOS HOSPITALARIOS DETALLE VALOR MATERIAL MEDICO QUIRURGICO MATERIAL DE ODONTOLOGÍA MATERIAL DE LABORATORIO TOTAL $ TOTAL GASTOS DE OPERACIÓN COMERCIAL: OCHENTA Y OCHO MILLONES SEISCIENTOS NOVENTA Y OCHO MIL DOSCIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS MCTE ($ ). 33 INVERSION DE PROYECTOS DETALLE VALOR COMUNICACIÓN RED-HOSPITALARIA IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN EQUIPOS BIOMEDICOS TOTAL $

13 TOTAL GASTOS DE INVERSION DE PROYECTOS: DOSCIENTOS ONCE MILLONES CIENTO CUARENTA Y CUARENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS TREINTA Y UN PESOS MCTE ($ ). GRAN TOTAL PLAN DE COMPRAS ANUAL GASTOS GENERALES $ GASTOS OPERACIÓN COMERCIAL $ INVERSION DE PROYECTOS TOTAL $ GRAN TOTAL PLAN ANUAL DE COMPRAS: TRESCIENTOS SESENTA MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL CIENTO DIECISIETE PESOS MCTE ($ ). ARTICULO 2º. La presente Resolución rige a partir de la fecha de publicación y deroga las normas que le sean contrarias. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en el despacho de la Gerencia de la E.S.E. San Francisco del Municipio de San Francisco de Sales Cundinamarca, el día seis (06) de enero del año JESUS ALBERTO MUÑOZ SILVA Gerente