UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO. Nombre del Proyecto: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL RECLUTAMIENTOY SELECCIÓN DE PERSONAL.

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del Proyecto: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL RECLUTAMIENTOY SELECCIÓN DE PERSONAL Empresa: KNOWLEDGE AUTOMATION & PROCESS, S.A. DE C.V. Memoria que como parte para obtener el título de: INGENIERO EN INNOVACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL Presenta: DURÁN CRUZ MAYRA POLET Asesor de la UTEQ C.P. Arturo García Gutiérrez Asesor de la Organización Lic. Viridiana Alcantar García Santiago de Querétaro, Qro. Mayo 2014

2 Resumen El presente trabajo se realizó en la empresa Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V. en el Departamento de Recursos Humanos. El proyecto consistió en preparar un manual de procedimientos para la función de reclutamiento y selección de personal, ya que hasta la fecha de mi proyecto no existía ninguna política que definiera este procedimiento. Se manifiesto la necesidad de preparar los perfiles de puestos por aquellas posiciones claves dentro de la organización. Dicho manual tuvo como objetivo principal plasmar las políticas de la Dirección General referentes al proceso de reclutamiento y selección de personal, apegado a las mejores prácticas de negocio en empresas (PYMES), alineado a las necesidades actuales del talento humano y a los objetivos estratégicos de la organización, así mismo que sirvan de consulta para aclarar dudas asegurando la uniformidad y el cumplimiento de los procedimientos. Además del cumplimiento de la misión, visión, valores y objetivos de la organización. A la conclusión de mi trabajo la empresa se está apegando a los lineamientos contenidos en este manual así como también los empleados de Recursos Humanos se están adaptando a las nuevas formas de trabajo. (Manual, Procedimientos, Políticas, Reclutamiento). 2

3 Summary In my time spent on the company Knowledge Automation & Process, SA de C.V. I learned that communication between all the departments is important to avoid misunderstandings and to have processes which are more efficient and effective; we should also mention that my colleagues shared my experiences in the company of which some brought me important insights about the importance of planning project every perfectly; have very defined objectives to avoid delivery delays; and finally a very important phrase that I learned strongly was that you have to learn to work in freedom with responsibility; it was an unforgettable experience where I had the opportunity to learn and apply my knowledge acquired during the career. Mayra Polet Durán Cruz IIDE30 3

4 Agradecimientos Primeramente quiero darle gracias a Dios que me dio vida y salud para continuar con mi plan de vida, y cumplir una meta más de Ingeniero en Innovación y Desarrollo Empresarial, quiero hacer una mención especial a mis papás que siempre han estado conmigo en diferentes circunstancias de mi vida, apoyándome y aconsejándome, también hay personas muy especiales en mi vida como lo son mis hermanas, que siempre han estado con migo y por ello somos ejemplo de familia unida, de que todo en la vida se puede y que no hay que quedarnos estancados sino ver la forma de avanzar hacia donde nosotros queremos llegar. Finalmente, reconocerle su esfuerzo y dedicación a mi profesor Arturo García que siempre estuvo apoyándome, brindándome sus conocimientos, también quiero darle las gracias al Ingeniero Cesar Mosqueda por abrirme las puertas de su empresa para tomar experiencia real a mi teoría, y por aportarme conocimientos extras a mi carrera. No me resta más que expresar mis más sinceros agradecimientos a todas las personas que fueron participes de este logro, y personalmente reconozco mi esfuerzo porque si no hubiera estado convencida de culminar este proyecto no hubiera llegado a cumplir mis metas. Gracias 4

5 Índice Resumen... 2 Summary... 3 Agradecimientos... 4 Indice... 5 I. INTRODUCCIÓN... 7 II. ANTECEDENTES... 9 III. JUSTIFICACIÓN IV. OBJETIVOS V. ALCANCE VI. ANÁLISIS DE RIESGOS VII. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA VIII. PLAN DE ACTIVIDADES IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS X. DESARROLLO DEL PROYECTO XI. RESULTADOS OBTENIDOS XII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES XIII. ANEXOS XIV. BIBLIOGRAFÍA Lista De Tablas Tabla 1 Plan de Actividades

6 Tabla 2 Proceso de Reclutamiento Tabla 3 Proceso de Selección Tabla 4 Proceso de Contratación Tabla 5 Fuentes de Reclutamiento

7 I. Introducción Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V. es una empresa mexicana que inició operaciones en la ciudad de Querétaro en el año de 2005, administrada y dirigida por un grupo de ingenieros especializados en el diseño e implementación de soluciones tecnológicas interdisciplinarias para el control, programación y automatización de procesos e información; con la misión y objetivo de que sus productos y servicios agreguen valor a sus clientes, que sus desarrollos sean exitosos y sustentables, que contribuyan a mejorar la productividad y a la competitividad de sus clientes. Al tratarse de una empresa de servicios especializados, el factor humano tiene un valor significativo en el logro de los objetivos de la empresa. El éxito de la organización depende, en gran medida, de la habilidad que la administración actual tenga en el proceso de reclutamiento y selección del talento humano, para atraerlo, retenerlo, monitorearlo y poder desarrollarlo. Por ello, el reclutamiento y selección de personal se vuelve parte integral de la estrategia y de los objetivos de la empresa. Es por todos conocidos, que la carencia de objetivos, políticas y de procedimientos, en el proceso de reclutamiento y selección de personal y en la búsqueda de talento, alineados a la estrategia y a los objetivos de la organización, no permiten el desarrollo sano y sostenido de las empresas PYMES en México. En Knowledge Automation & Process S.A de C.V., lo mencionado en el párrafo anterior no les es ajeno, ya que la función y proceso de reclutamiento y 7

8 selección de personal recae en la administración principal de la empresa, por lo que mi trabajo de estadía consistió en desarrollar y fortalecer esta función a través de un manual de políticas y procedimientos de reclutamiento y selección de personal alineado a la estrategia y objetivos de la organización. Este manual presenta la forma como debe llevarse a cabo el procedimiento de reclutamiento, selección y contratación de personal, añadiendo información extra y la comprensión necesaria para identificar, atraer y seleccionar a los candidatos idóneos con las competencias y cualidades necesarias, este instrumento, facilita la depuración del grupo de candidatos hasta que se reduce solo a unos pocos individuos que posean el perfil y las competencias del puesto solicitado, necesarios para contribuir de forma significativa al logro eficaz de los objetivos y metas de la empresa, tomando en cuenta que la decisión final corresponderá siempre al Director General. Para lograr lo mencionado anteriormente, se aprovechó al máximo el modelo educativo, aplicación de las competencias adquiridas, que rige a la Universidad Tecnológica de Querétaro, el cual permite que de las 540 Horas totales que comprenden el periodo de Estadías Profesionales el 70% del tiempo se destine a la elaboración de un proyecto que contribuya a agregar valor dentro de una organización bien constituida. 8

9 II. Antecedentes Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V. es una compañía constituida en 2005, por tres ingenieros especializados en el diseño y fabricación de sistemas neumáticos e hidráulicos para procesos productivos de fabricación en batch de fórmulas industriales liquidas. Por muchos años está empresa estuvo operando de manera informal y sin una práctica de negocio definida en materia de reclutamiento y selección de personal. Sin embargo, ya existía una preocupación por establecer una política y procedimientos definidos que regulara dicha función y que se apegarán a sus objetivos estratégicos y a la necesidad de contratar mano de obra calificada. Es por ello que se consideró necesario que uno de los proyectos inmediatos que debía emprenderse en la empresa, sería la definición y preparación de un Manual de Políticas y Procedimientos para el Reclutamiento y Selección de Personal, mismo proyecto que el Director General me encomendó realizarlo. 9

10 III. Justificación La empresa Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V. carecía de políticas, procedimientos y criterios bien definidos para el reclutamiento y selección de personal, no existía un manual de políticas y procedimientos que permitiera una correcta selección del talento humano, mediante la aplicación de políticas, técnicas administrativas e instrumentos al momento de realizar una contratación. La carencia de una práctica administrativa bien definida y establecida, provoco cierto número de incidencias que afectaban el desempeño laboral y el logro de los objetivos estratégicos de la empresa, dando lugar a pérdidas económicas, a una mala imagen ante el cliente y a una innecesaria rotación de personal. Por ello, se considero necesario la preparación de dicho manual de reclutamiento y selección de personal que permite dar a conocer la importancia que tiene el talento humano en el éxito del negocio. 10

11 IV. Objetivos General: Diseñar e implementar un manual de políticas y procedimientos para el reclutamiento y selección de personal, apegado a las mejores prácticas de negocio en empresas PYMES, alineado a las necesidades actuales de talento humano y a los objetivos estratégicos de la organización. Específicos: Como resultado del diseño e implementación de este manual de reclutamiento y selección de personal los responsables del departamento de Recursos Humanos podrán: Investigar e implementar las mejores prácticas de negocio para el reclutamiento y selección de talentos, con el propósito de fortalecer cada una de las áreas estratégicas con personal capacitado y con el potencial de desarrollo dentro de la organización. Formular las políticas y procedimientos que deberán seguirse al realizar el proceso de reclutamiento y selección del personal. Describir cada uno de los perfiles de puesto, con sus respectivas competencias gerenciales y técnicas, detallando cada una de las funciones que le competen a cada puesto. 11

12 Establecer los niveles de responsabilidad en cada una las áreas que intervienen en el proceso de reclutamiento y selección de personal, permitiendo así una eficiente y eficaz gestión de capital humano. Fomentar en el personal de la empresa el sentido de pertenencia y permanencia, mejorando el clima laboral, incrementando la productividad y reducción la rotación de personal. 12

13 V. Alcance La selección de personal tiene como objetivo encontrar al candidato idóneo para un puesto de trabajo determinado, tomando en cuenta tanto las necesidades de la empresa y las del trabajador. Además de conocer los objetivos estratégicos de la empresa y sus características, las exigencias y competencias de los puestos de trabajo, las funciones y tareas del puesto. Por lo anterior, mi trabajo estuvo enfocado al desarrollo y diseño de un manual de políticas y procedimientos de selección y reclutamiento de personal que considero los siguientes aspectos: definición de políticas; análisis de las necesidades de personal; análisis de puestos de trabajo; reclutamiento y métodos; preselección de candidatos; exámenes y entrevistas; preparación de informes; contratación; e inducción al personal de nuevo ingreso. 13

14 VI. Análisis de riesgos La posible limitación o barrera que pudiera impedir alcanzar los objetivos programados para la elaboración e implementación de un manual de reclutamiento y selección de personal para la empresa; es el departamento de Recursos Humanos no se apegara a la práctica definida en el manual y que el tiempo no sea suficiente para capacitar al personal, y que la Dirección General no apoyara el proyecto. De igual manera, es posible que la empresa Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V. no cuente con los recursos financieros y materiales suficientes para poner en práctica totalmente, las propuestas aquí presentadas. Asimismo, puede presentarse una resistencia al cambio al sugerir modificaciones dentro de la filosofía empresarial y otros aspectos organizacionales comentados para mejora de la empresa. 14

15 VII. Fundamentación teórica El éxito de las organizaciones dependen en gran medida del capital humano, es por ello que el proceso de reclutamiento y selección del personal es una parte integral en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de una empresa, el cual debe de estar plasmado por escrito en un manual de políticas y procedimientos, en donde se expongan cada uno de los procesos y requisitos que se deben de seguir para poder ser contratados. Por lo anterior, se me hizo necesario aclarar algunas definiciones y aspectos teóricos de este proceso administrativo previo al desarrollo de mi trabajo. Que es un manual de procedimientos Un manual es un documento que expone de forma ordenada y sistemática información e instrucciones que permiten administrar, organizar normalizar las operaciones de una organización. Es la plataforma sobre la que sustenten los conocimientos y el desarrollo de la empresa dándole estabilidad y solidez para lograr que los objetivos se cumplan eficiente y eficazmente (Torrez, 2006)(Gonzalez, 2005). Que contiene un manual de procedimientos Todos los manuales de políticas y procedimientos devén de contener la siguiente información. Portada Índice 15

16 Hoja de autorización de área Política de Calidad (Cuando sea aplicable) Objetivo del manual Bitácora de revisiones. El responsable de la Edición, Revisión, y Actualización del manual de Políticas es el Director, Gerente O responsable de cada área emisora. (Torrez, 2006) Cuáles son las ventajas y desventajas de un manual de perecimientos Dentro de las ventajas más importantes que tiene el contar con un manual de procedimientos dentro de una empresa son las siguientes. Aportan un marco de referencia informe que contribuye a eliminar la confusión, la incertidumbre y la duplicación. Disminuyen la necesidad de la frecuencia de la supervisión. Contribuyen a reducir el tiempo y otros recursos a la búsqueda de información. Evita el uso de procedimientos incorrectos. Contribuye en el control de las rutinas y evita su alteración arbitraria. Algunas de las desventajas son las que se mencionan a continuación No son la solución definitiva. Es difícil mantenerlos al día 16

17 No registran las relaciones informales que también contribuyen a la a administración. Demandan un esfuerzo importante para que la presentación sea clara. Sencilla e inequívoca.(gonzalez, 2005) Que es un proceso Se puede decir que un proceso es una serie de tareas o actividades con el fin de generar un valor agregado sobre una entrada para conseguir una salida útil a una destinada con un resultado definido medible y repetible que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente; no debe confundirse con un procedimientos ya que este es la forma especializada para llevar a cabo una actividad o un proceso. (Miguel, 2009) Que son los recursos humanos Las personas con las que una organización (con o sin fines de lucro, y de cualquier tipo de asociación) cuenta para desarrollar y ejecutar de manera correcta las acciones, actividades, labores y tareas que deben realizarse y que han sido solicitadas a dichas personas. Los recursos humanos pueden aportar sus conocimientos teóricos, operacionales, valor agregado, fuerza física, etc.; que impactarán directamente en el desarrollo empresarial se tratará siempre que sea de manera positiva las personas son la parte más importante de una organización.(jiménez, 2011) Que es reclutamiento 17

18 Es un conjunto de procedimientos tendentes a atraer candidatos calificados a quienes les inter4ese para formar parte de la organización previo someterlos a unas pruebas selectivas(serrano, 2004) Políticas de Reclutamiento Las políticas de reclutamiento son como enunciar los objetivos que se desean conseguir a través del mecanismo empleado en su realización practica y también prefijar el esquema de actuación para alcanzarlos. Las políticas pueden aparecer bajo la aplicación los planes estratégicos de la organización pero sin duda tendrán que respetar las normas legales que impone cada sociedad.(gelabert, 2008) Que es la selección La selección de personal se define como aquel proceso que consiste en elegir entre dos o más candidatos para un cargo, cuando se ha estimado útil crear, mantener o transformar este cargo.(vertice, 2008) Que es una fuente de reclutamiento Una fuente de reclutamiento es un segmentó especifico del mercado laboral, en donde se puede encontrar los aspirantes a empleó, los medios de reclutamiento son los cuales utilizados para difundir las vacantes dentro de la población en particular que constituyen la fuente de reclutamiento, previamente identificada. 18

19 Cuando los aspirantes se encuentran los trabajadores ya vinculados en la empresa este proceso se puede llevar a cabo mediante asensos o traslados de su propio personal.(aponte, da Edicion) Que es un Currículum Vitae Un currículo es un compendio resumido y esquemático de la vida laboral y formativa de una persona, redactado en forma tal que ponga de manifiesto la idoneidad de la misma para ocupar un puesto de trabajo determinado. Se utiliza en las distintas ocasiones en las que la persona busca un empleo se pone en contacto con sus potenciales empleadores. Es la carta presentación de una persona. El currículo se puede remitir por correo, entregarlo en mano o como se hace actualmente, enviarlo a la propia empresa por internet. (Puchol, El libro del curriculum Vitae, ra Edición) Que es una entrevista Una entrevista de trabajo es una actividad clave en el proceso de selección del personal, constituye un proceso básico en la toma de decisiones para encontrar a las personas que formarán parte de la actividad organizacional, es una técnica bidireccional del intercambio de información en la que se establece una relación entre dos partes con vistas a alcanzar un objetivo previamente planeado por ambas partes participantes. ((Alicante, 2014) 19

20 El objetivo de la entrevista es conocer con mayor precisión las aptitudes, instrucción, inclinaciones, intereses y rasgos característicos del candidato, así como también completar ciertos datos que no figuran en la oferta escrita, aclarar el porqué de las muchas maneras de proceder a alegaciones, detectar las verdaderas intenciones y aspiraciones del interesado. (Chapuis, 1976) Como está formada una entrevista Habitualmente, todas las entrevistas se realizan en un periodo determinado del ciclo anual, que varía de compañía en compañía y que suele situarse después de mayor actividad de la empresa y aprovechando un lapso de la relativa tranquilidad. Para realizar una entrevista es necesario tomar en cuenta cada una de sus partes ya que esta nos permitirá seleccionar al mejor candidato, las partes de la entrevista son las que se mencionan a continuación. Saludos: Introducción para romper el hielo: Suele ser unos comentarios sobre temas generales para tranquilizar al candidato y que deje de estar tan a la defensiva con el fin de obtener más información. Debes estar muy pendiente a lo largo de la entrevista, porque muchos entrevistadores se muestran demasiado naturales y cercanos con el fin de que bajes la guardia y obtener cierto tipo de información que en un principio no querías darle. Datos personales: se pueden encontrar en alguna entrevista de trabajo que además de los datos personales básicos, otros referentes a tu familia, estado civil, etc. 20

21 Acerca de tu formación: Consistirá en una serie de preguntas acerca de los estudios que has realizado que pueden incluir fechas de inicio y finalización, duración, contenido, aspectos que motivaron el que eligieras dichos estudios y no otros, asignaturas que más te gustaron, calificaciones, grado de satisfacción con la formación que has recibido, etc. No suele ser un apartado tan importante como el referido a experiencia profesional. Acerca de tu experiencia profesional: Son una serie de preguntas acerca de tu experiencia laboral incluyendo empresas en las que has trabajado, fechas de inicio y finalización, cargos que ostentabas, tareas y funciones que realizabas, tipo de contrato, motivos de cambio de trabajo o de finalización de contrato en cada caso, satisfacción laboral, relaciones personales y laborales con compañeros y superiores, cargo del responsable directo, número de personas a tu cargo, etc. Preguntas que intentan comprobar si estás verdaderamente interesado en el puesto, y por consiguiente, si tu rendimiento y tus resultados van a ser adecuados. Este área es muy importante para conocer tus motivaciones reales, ya que, en mucha ocasiones, una buena motivación puede sustituir otras deficiencias de formación o de experiencia, cuando éstas no son demasiado acusadas. Las preguntas pueden ser acerca de áreas de motivación preferentes como motivación por el puesto como tal, por el sector y por la empresa, la estabilidad laboral, el sueldo, el horario, las condiciones de trabajo, el clima laboral, el éxito, la autorrealización, la promoción, etc. Pueden hacer preguntas también acerca de aficiones, metas profesionales disponibilidad horaria y cargas familiares. Es importante que relaciones estos aspectos con la empresa y el puesto para que el 21

22 entrevistador se lleve una impresión positiva acerca de tu motivación por el trabajo. Preguntas sobre tus características personales: Pueden pedirte que hagas una reflexión acerca de los puntos fuertes y débiles de tu personalidad, así como analizar aspectos como, por ejemplo, tu seguridad, autoestima y confianza en ti mismo. Si tú no piensas que estás capacitado para ocupar ese puesto, no vas a conseguir transmitir esa sensación al entrevistador y que piense que tu personalidad encaja con el puesto, la empresa y con tus posibles futuros compañeros. Contesta con sinceridad, pero destacando aspectos como la planificación, la organización, la actividad, creatividad, la seguridad, la confianza en ti mismo, la capacidad de adaptación, la facilidad para aprender y la responsabilidad. En cuanto a puntos débiles, da una respuesta que haga referencia a algún aspecto fácilmente superable. Sobre remuneración: Es recomendable que antes de acudir a la entrevista te informes acerca del sueldo medio en el mercado para el puesto al que optas, ya que evitarás sentirte incómodo cuando se trate el tema económico. Rara vez sobre tu ocio o tu vida privada: Si te preguntan algo que consideras muy íntimo, contesta que ese aspecto no influye en tu trabajo. Turno de preguntas: Este será el momento en el que podrás realizar preguntas acerca de puntos que no han quedado suficientemente claros. Ten en cuenta que si no realizas ninguna pregunta la impresión que darás será la de que no estás verdaderamente motivado. 22

23 Despedida: Además de despedirte como tal, será el momento en el que sabrás en cuanto intervalo de tiempo aproximado tendrás noticias de la empresa acerca de tu candidatura. Como en el resto de la entrevista, el entrevistador es el que debe tomar la iniciativa. No debes intentar que el entrevistador te diga en ese momento si le ha parecido interesante o no tu candidatura, ya que puedes reflejar nerviosismo y desesperación.(puchol, Direccion y Gestion de Recursos Humanos, a Edición) Pruebas de conocimientos Las pruebas de conocimientos adquiridos mediante el estudio o la práctica generalizada. Puede tratarse de una prueba oral (preguntas y respuestas verbales); escrita, o consistente en la ejecución de alguna tarea. (Verice, 2008) En algunas ocasiones se buscan conocimientos de cultura general o conocimientos relacionados con el puesto. Que es un contrato El contrato de trabajo es un acuerdo entre empresario y trabajador por el que éste se obliga a prestar determinados servicios por cuenta del empresario y bajo su dirección, a cambio de una retribución.(díaz, 1917) En un contrato de trabajo se establecen los derechos así como las obligaciones del trabajador, que se convierten en obligaciones para el empresario. Al mismo tiempo, las obligaciones que contrae el trabajador se convierten en derechos de su empresario. 23

24 Características de un contrato de trabajo. Tipo de contrato de trabajo. Legislación Laboral sobre Empleo. Suspensión y extinción del contrato de trabajo Actuaciones en caso de despido Expediente de regulación de empleo Acceso de los extranjeros al trabajo en España 24

25 VIII. Plan de actividades FECHA E N E R O F E B R E R O M A R Z O A C T I V I D A D INICIO FIN 6 al al al al 2 3 al 9 10 al al al 2 3 al 9 10 al 16 INICIO DE LA ESTADÍA 07/01/ /01/2014 INTRODUCCIÓN 07/01/ /01/2014 ANTECEDENTES 07/01/ /01/2014 JUSTIFICACIÓN 07/01/ /01/2014 OBJETIVOS 07/01/ /01/2014 ALCANCE 07/01/ /01/2014 ANÁLISIS DE RIESGOS 15/01/ /01/2014 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 15/01/ /01/2014 PLAN DE ACTIVIDADES 15/01/ /01/2014 RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS 15/01/ /01/2014 DESARROLLO DEL PROYECTO 30/01/ /02/2014 RESULTADOS OBTENIDOS 28/02/ /03/2014 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 28/02/ /03/2014 ANEXOS 28/02/ /03/2014 BIBLIOGRAFÍA 28/02/ /03/2014 PORTADA 28/02/ /03/2014 PROYECTO TERMINADO 28/02/ /03/2014 TALLERES DE REVISIÓN DE AVANCES VISITAS A LA ORGANIZACIÓN FORMATO DE EVALUACIÓN EA-F-10 S E M A N A L DOS VISITAS CUATRO EVALUACIONES Tabla 1 Plan de Actividades 25

26 IX. Recursos materiales y humanos Fue necesario analizar cuáles son los recursos que se van a utilizar para la realización de este proyecto los cuales se citan a continuación. Recursos Materiales Para desarrollar el Manual de Procedimientos de Recursos Humanos se consideran necesarios los siguientes recursos materiales; equipo de cómputo, bibliografía impresa y electrónica, manuales e información física y electrónica con la que cuenta la empresa. Recursos Humanos Las personas que estarán involucradas en el Manual de Procedimientos de Recursos Humanos, son únicamente el Gerente General y la persona encargada de la Administración. 26

27 X. Desarrollo del proyecto Las empresas requieren de una estructura adecuada y funcional en el departamento de Recursos Humanos para crecer y ser rentables. El diseño de un procedimiento correcto ayuda a la alta gerencia a identificar el talento que necesita ser añadido a la empresa. La planificación de los procedimientos y descripción de los puestos asegura que haya suficientes recursos humanos dentro de la empresa para lograr las metas establecidas. También es importante que las responsabilidades y procesos estén claramente definidos y que cada integrante tenga una descripción de las funciones de su puesto de trabajo. Contar con Manuales de Procedimientos, es necesario porque existen procesos que presentan cierto grado de complejidad y se requieren descripciones claras y precisas de los mismos, de tal manera que sea fácil consultarlos para aclarar dudas, asegurando la uniformidad de los procedimientos. El presente Manual de procedimientos está al proceso de reclutamiento y selección de personal, dado que la empresa Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V. Actualmente no cuenta con un proceso de reclutamiento y selección definido y estructurado es decir; se contrata al personal sin antes realizarle las pruebas necesarias que determinen si es o no la persona indicada para cubrir el puesto. 27

28 La propuesta que se presenta de acuerdo a las necesidades que tiene la empresa, es diseñar un procedimiento en el que se establezcas las políticas que se deben de cumplir para contratar al personal idóneo que cubra con las tareas asignadas. Manual de Recursos Humanos. Situación actual Se necesitó conocer en qué situación se encontraba la empresa, detectar que factores externos e internos son los más adecuados para analizar dentro de la empresa, los cuales se muestran a continuación. Factores externos Alta demanda del servicio. Se observó mediante cumplimiento de objetivos de producción que no estaban cubriendo al 100% las entregas, ya que la empresa tiene un promedio establecido para cubrir las necesidades de los componentes en fabricación. Educación. De acuerdo al perfil de puesto que maneja la empresa, el nivel educativo que requieren los Ingenieros es especializado, ya que sus actividades tienen que ver directamente con los proyectos interviniendo directamente con el cliente, se toman decisiones con mayor responsabilidad y una mala decisión en algún proyecto o departamento puede ser muy grave. Nuevos proyectos. Este factor fue importante redactarlo, porque para el reclutamiento de nuevo personal, significa el incremento de las ventas de los proyectos, el manejo de nuevos softwares, implementación de nuevos servicios 28

29 se va necesitar personal más especializado para realizar las nuevas tareas que se generen, y así poder cumplir eficaz y eficientemente los objetivos de la empresa. Ubicación. La ubicación de la organización es de fácil acceso para cualquier empresa que requiera de los servicios que se ofrecen, ya que se encuentra en una zona céntrica de la república mexicana, le permite tener facilidad en la compra de sus materiales y entregar a tiempo el servicio solicitado al cliente. Factores internos Actitud del personal. En la empresa Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V., se tienen problemas de falta de comunicación entre el personal Actualización del personal o Capacitación a personal. Se puede observar que las personas no se acoplan a los nuevos cambios pero se les está capacitando constantemente tanto en la parte humana como en la técnica. Proceso de Reclutamiento Los pasos que se deben de seguir para cumplir con el proceso de reclutamiento son los que se mencionan en la siguiente tabla. ACTIVIDAD PERSONA RESPONSABLE DESCRIPCION 1 Jefe inmediato Revisar requisición de vacante 2 Jede inmediato Hacer la descripción del puesto 29

30 3 Jefe inmediato Informar del perfil del puesto 4 Jefe inmediato Buscar interior de vacante 5 Jefe inmediato Definir fuentes de reclutamiento externo 6 Jefe inmediato Recibir candidatos postulados. Proceso de selección Tabla 2 Proceso de Reclutamiento ACTIVIDAD PERSONA RESPONSABLE DESCRIPCION 1 Solicitante Entregar solicitud de empleo o currículo vitae 2 Selección Recibir solicitud de empleo o currículo vitae 3 Selección Seleccionar quien cumple los requisitos y quien no cumple 4 Selección Citar al candidato para una entrevista 5 Solicitante Acudir a la entrevista 6 Selección Aplicar exámenes 7 Selección Calificar exámenes 8 Selección Realizar el dictamen de selección. 9 Selección Solicitar documentación necesaria al interesado para formación de expediente. Tabla 3 Proceso de Selección 30

31 Proceso de contratación ACTIVIDAD PERSONA RESPONSABLE DESCRIPCION 1 Jefe inmediato Citar al interesado para la firma de contrato y lectura del mismo 2 Solicitante Acudir a la firma de Contrato 3 Jefe inmediato Archivar el expediente del trabajador 4 Jefe inmediato Informar la fecha de curso de inducción y bienvenida para los nuevos trabajadores. Tabla 4 Proceso de Contratación Se realizó el diagrama que se presenta a continuación con el fin de que se revisen la secuencia del proceso de reclutamiento, selección y contratación de una manera más clara, ver Anexo I. 31

32 Requisitos a cubrir en la organización Se incluyó este punto ya que es importante conocer cuáles son los perfiles de puesto que se requieren cubrir en empresa, para conocer las diferentes vacantes a cubrir ver Anexo II. Análisis del beneficio de las fuentes de reclutamiento En el análisis del costo beneficio es un punto relevante en el reclutamiento, ya que se dictan las diferentes fuentes de reclutamiento tanto internas como externas para conocer donde le conviene más a la empresa postular la vacante. Reclutamiento interno Según datos presentados por el Ing. Cesar Mosqueda su mejor opción siempre ha sido promover dentro de la organización puestos que requieren de más experiencia y mayor conocimiento para el desarrollo de los proyectos y manejo personal, por lo que es una forma de motivación para todos los empleados de la empresa. Ventajas Sirve Para impedir despidos Fomenta la fidelidad Ayuda a incrementar la motivación Provoca la competencia Es económico 32

33 Reclutamiento externo Actualmente la empresa pública la vacante en la siguiente página Sin embargo se le presentó la siguiente tabla para que conozca que otra fuente de reclutamiento externo puede ser la mejor opción para dar de alta la vacante y que puedan tener más opciones de reclutamiento. Fuente de Reclutamiento Instituciones Educativas Páginas Web Familiares y Recomendados de los Trabajadores Solicitudes voluntarias Bolsa de trabajo Municipio de Querétaro Disponibilidad Lunes a Viernes Todos los Días Lunes a Sábado Lunes a Viernes Lunes a Viernes Horario 9:00 am - 5:00 pm 24 Horas al día 8:00 am - 3:00 pm 9:00 am - 5:00 pm 9:00 am - 5:00 pm Informaci ón de la Empresa Tiempo de Respuesta Formatos a llenar No 1 Día Anexo III Si 5 Min Anexo IV No No 3 Días 1 Día Tabla 5 Fuentes de Reclutamiento No 3 Días Anexo V Solicitud de empleo y currículo vitae La información que a continuación se va presentar es relevante para la empresa ya que aquí es donde se muestra los datos de los participantes a cubrir la vacante. En la empresa se recibirán las solicitudes comunes, es decir las que se encuentran a la venta en papelerías, pero es necesario que se revise que no tenga algún espacio en blanco, ya que toda la información es indispensable para 33

34 conocer al personal que se va a contratar esto es solo para soldadores, pulidores, albañiles y ayudantes generales. Currículo vitae Por otro lado el currículum vitae tiene que ser presentado por los candidatos de puestos de mayor rango educativo en el cual también es necesario incluir sus competencias, educación, habilidades, etc. Es muy importante incluir lo siguiente: Nombre completo Fecha de nacimiento Fotografía Estado civil Dirección Teléfono Con/sin hijos Nacionalidad Escolaridad y experiencia profesional Objetivos profesional Formación académica Trabajos anteriores Habilidades Experiencia Cursos Otros datos 34

35 Pruebas de habilidades psicométricas En la empresa Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V., no se llevan a cabo pruebas psicométricas de acuerdo a información proporcionada por el Gerente general, sin embargo se seleccionó una que podría ser la adecuada o considerada para su aplicación, este test se comprende de varias secciones y se encuentra en internet, se decidió este medio ya que no es costoso y nos da los resultados que queremos saber, el siguiente link es de la página. Tiene varios test pero para KAP solo se aplicaran los siguientes: Test psicotécnico de razonamiento: con el cual nos permite conocer el razonamiento de la persona que se está contratando. Test del Estrés: Este test sirve para sacar una conclusión a grandes rasgos del nivel de estrés que podamos sufrir en el momento, para un diagnóstico exacto, le sugerimos ayuda profesional médica. Test tipos de Inteligencias: Se explican los 8 tipos diferentes de inteligencias que tiene el ser humano. No todas las inteligencias son iguales, es por eso que para Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V. es importante identificar qué tipo de inteligencia tiene el personal que desea contratar para saber si va desarrollar bien sus tareas o cuales son las áreas de oportunidad del personal. 35

36 Guía de entrevista de selección En este apartado se presenta la guía de entrevista para seleccionar al personal que pueda cubrir la vacante, esta sección es muy importante ya que se tiene contacto directamente con la persona que se le contratará y se puede visualizar la manera en cómo se expresa. Ver el anexo VI Guía de verificación de datos y de referencias En cuanto a la guía de verificación, se debe de tomar en cuenta una lista con los documentos que la empresa debe agregar al expediente de la persona que se contrate es muy impórtate que todos los documentos descritos a continuación el personal los entregué a la persona encargada de recursos humanos. La documentación necesaria que el personal de nuevo ingreso debe entregar es la siguiente: 1. Copia de acta de nacimiento 2. Copia del alta de seguro ante seguro social 3. Copia de la Identificación oficial 4. Certificado medico 5. Carta de antecedentes no penales 6. Copia de comprobante de domicilio 7. Referencias personales y laborales Ver Anexo VII 36

37 Criterios a considerar en el examen medico En la empresa Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V no se pide el examen médico esto lo pude verificar en los expedientes del personal, por lo que se propone exigir este documento para que ingresen a la empresa, ya que es muy riesgoso que una persona que no tiene las Facultades para laborar este realizando esta actividad, por lo que se despliega una lista de las características aceptables para trabajar en Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V. A continuación se muestran dichas características: Que padezca enfermedades que al trabajar bajo presión le puedan causar daños a su salud. Que tenga vista de por lo menos el 60%. Que tenga el sentido del audio por lo menos en un 50%. Conocer si tiene alergias. Que tenga las extremidades completas. Guía de la entrevista con el jefe directo Se diseñó una serie de preguntas que el jefe directo tome en cuenta a la hora de entrevistar, ya que es muy importante que una persona experta les haga la entrevista para que se conozca, cuanto conocimiento tiene la persona reclutada acerca de las actividades que realizara. Ver Anexo VIII 37

38 Calificación final del candidato La calificación final de los candidatos no se llevará a cabo de manera cuantitativa sino de acuerdo a los perfiles de puesto establecidos para poder ocupar la vacante ellos tendrán que ser evaluados de acuerdo a las pruebas psicométricas y perfil de puesto. Dictamen Para detectar cual es el candidato más idóneo, la empresa Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V., determino que sea de acuerdo al porcentaje que la persona cumple con el perfil de puesto. También es muy importante conocer su domicilio, ya que la empresa es pequeña sus salarios no son competitivos en comparación con una empresa grande, por lo que no ven muy atractivo el sueldo que les ofrecen ya que los gasto de transporte son elevados. Contrato laboral de trabajo individual El contrato laboral que se va manejar es por 3 meses, ya que se les tendrá a prueba a la persona que se seleccionó, para saber si realmente es apto para el puesto o conocer si se está adaptando al trabajo. Una vez cumplidos los tres meses se les hace un contrato por tiempo indeterminado. No se adjuntan los formatos porque el contrato es un documento confidencial de la empresa. 38

39 Políticas de contratación En Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V., no se manejan políticas de contratación por lo que se sugiere lo siguiente: 1. Pedir la documentación en tiempo y forma de lo contrario la persona no puede asistir 2. En cuanto se tenga la información necesaria se debe abrir un expediente del candidato con la siguiente información: Copia de acta de nacimiento Copia del alta de seguro ante seguro social Copia de la Identificación oficial Certificado medico Carta de antecedentes no penales Copia de comprobante de domicilio Dos fotografías tamaño infantil Dos Referencias personales y laborales 3. De haber recolectado toda la información solicitada proseguimos a la impartición de curso de inducción al nuevo personal el cual consta de lo siguiente: Recorrido por la empresa 39

40 Presentación de la empresa (Antecedentes, Misión, Visión, Valores, Políticas, Organigrama). Reglamento Interno Perfil de puesto. Asignación de equipó de seguridad y Uniformes Gastos médicos Mayores. 4. Finalmente mantenerlo en una semana de inducción y a prueba para poder darlo de alta en el IMSS. 5. La inducción va comenzar con una ligera bienvenida se anexa manual de bienvenida ver ANEXO VII. Programa de inducción Se realizó el programa de inducción ya que la empresa no contaba con él, no se adjuntó al trabajo, ya que contiene información confidencial de la empresa como los sueldos, día de pago, contrato etc. 40

41 XI. Resultados obtenidos Se diseñó el manual de reclutamiento y selección de la empresa Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V. en el tiempo estipulado que se iba a llevar la estadía, por lo que el objetivo dictado fue cumplido, el trabajo tenía como meta principal el adaptar un proceso de reclutamiento y selección del personal, adecuado a la empresa que le permita implementarlo sin ningún costo y que se adapte a las necesidades de capital humano de los diferentes departamentos. 41

42 XII. Conclusiones y recomendaciones Se puede concluir que el presente manual tuvo un objetivo muy importante dentro de la organización, ya que tenía la finalidad de diseñar un proceso de reclutamiento y selección para la empresa que pudiera adecuarse a sus necesidades ya que como se había comentado la empresa es pequeña y no cuenta con un procedimiento establecido para su reclutamiento y selección del personal, por lo que se diseñado este manual con el propósito de que no tenga ningún costo y que nos dé los resultados esperados. En el transcurso del proyecto, se encontraron hallazgos significativos quedan pauta a desarrollar otros procesos, puesto que la empresa Knowledge Automation & Process, S.A. de C.V. como tal tiene poco tiempo de haber iniciado sus, y tiene muchas áreas de oportunidad para desarrollar y mejorar, no solamente para lograr los objetivos si no para darle un mejor nivel de calidad a la organización en todos sus aspectos, lo importante es analizar y detectar las debilidades de cada departamento para buscar soluciones y una vez encontradas darles seguimiento que es la parte más difícil de toda organización dar continuidad a lo planeado. Es necesario se tomen en cuenta las recomendaciones descritas a continuación para lograr un correcto procesos de reclutamiento y selección. Una de las recomendaciones en cuanto al papeleo que debe ser registrado y guardado, ya que se corre el riesgo de contratar a una persona con malas referencias o que no sea lo que se esperaba. Otro punto muy importante que se tiene que evaluar es lo del curso de inducción al nuevo personal, ya que es indispensable que en cuanto se cubra una vacante, se 42

43 evalué si el reclutado asimilo la información correctamente, y no se quedó con dudas que puedan afectar el desarrollo de sus tareas. Es necesario apoyar a la persona que va dar el curso, para que sepa expresarse correctamente ante los asistentes al curso. Es de vital importancia trabajar mucho con el capital humano que tiene la empresa, darles un poco más de cursos personales, y de seguridad que los hagan reflexionar, que les permitan ser un equipo y tener una mejor comunicación, ya que existen problemas de actitud y comunicación que no permiten que el trabajo se desarrolle en un ambiente sano y con éxito. 43

44 XIII. Anexos 44

45 Anexo I Diagramas de flujo Diagrama de flujo Reclutamiento Solicitante Jefe Inmediato Inicio 6. Revisar requisición de vacante 5. Describir el Puesto 4. Informar del perfil del puesto 3. Búsqueda interior de puesto 2. Definir fuentes de reclutamiento Externo 1. Recibir a los candidatos postulados Fin 45

46 Diagrama de flujo de Selección Solicitante Selección Jefe Inmediato Inicio Entrega Solicitud de empleó o CV Recibir la solicitud del Interesado Inicio NO Seleccionar quien cumple con los requisitos y quien no cumple SI Solicitar a los Candidatos para una entrevista Acudir a la entrevista Aplicar exámenes Calificar Exámenes A 46

47 Solicitante Selección Jefe Inmediato A Realizar dictamen de selección Hablarle al candidato para darle los resultados de los exámenes y solicitar sus documentos para hacer expediente Entregar Documentación Recibir documentación FIN 47

48 Diagrama de Flujo de Contratación Jefe Inmediato Solicitante Inicio Citar al interesado para firmar el contrato y lectura del mismo Acudir a la firma de contrato Archivar el expediente del Trabajador Informar fecha de curso de inducción para nuevos trabajadores FIN 48

49 Anexo II. Perfiles de Puestos 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 54

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