Índice MICROSOFT WORD 2003

Transcripción

1 Índice MICROSOFT WORD Arrancar Word... 4 Pantalla de Word... 5 Manejo de documentos... 6 Abrir documentos... 6 Guardar documentos... 7 Trabajo con documentos... 8 Formas de seleccionar un texto... 8 Formato básico... 9 Formatos de párrafos Alineación de texto Formato de páginas Configurar página Encabezado y pie de página Barra de herramientas Encabezado y pie de página Numeración automática Inserción de números de página Inserción de viñetas Viñetas Numeración Letra capital Insertar imágenes Prediseñadas Desde archivo Barra de herramientas imagen Autoformas WordArt Gráficos Tablas Barra de herramientas Tablas y bordes... 23

2 Columnas MICROSOFT EXCEL Arrancar Excel Pantalla de Excel Barras de Excel Conceptos generales Formato en hojas de cálculo Desplazamiento en Excel Alto de filas y ancho de columnas Alto de filas Ancho de columnas Formato de una hoja Introducción de datos Insertar filas y columnas Eliminar filas y columnas Tipos de datos en una celda Rangos Bordes Ordenar datos Formulas y funciones Formulas Operadores básicos Funciones Operadores relacionales MICROSOFT POWER POINT Arrancar PowerPoint Pantalla de PowerPoint Barras de PowerPoint Crear presentaciones Combinaciones de teclas Eliminar, Copiar y duplicar diapositivas

3 Eliminar diapositivas Duplicar diapositivas Copiar diapositivas Plantillas de diseño Color de fondo Transición y animación de diapositivas Transición de diapositiva Agregar la misma transición a todas las diapositivas de una presentación Agregar transiciones distintas entre diapositivas Personalizar animación Botones de acción

4 MICROSOFT WORD 2003 Microsoft Word es un procesador de textos. Un procesador de texto es aquel programa que permite escribir, modificar imprimir y guardar texto; desde un memorando hasta un libro. Cuenta con herramientas que facilitan presentar un documento de manera profesional, tales como corrector ortográfico, estilos, plantillas, tablas, etc. Arrancar Word Primera Forma: Desde el botón Inicio 1. Clic en el botón Inicio 2. Clic en todos los Programas 3. Microsoft Word 2003 Segunda forma: Desde un Acceso Directo Dar doble clic en el icono que identifica a la aplicación que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el menú Inicio. Tercera forma: Desde un documento Dar doble clic a un documento de tipo DOC el cual abrirá el entorno de trabajo del procesador de palabras. 4

5 Pantalla de Word Barra de Titulo Barra de Menú Barra de Formato Barra de Herramientas Standard Panel de tareas Inicio Regla Barra de Desplazamiento Botones de Presentación Barra de Estado A continuación se describe cada una de las partes de la pantalla mostradas en la figura: La barra de menú: Contiene las diferentes opciones con las cuales se puede trabajar en Word 2003, agrupadas por el tipo de funciones que desempeñan. La barra de herramientas estándar: Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales que contiene son: Guardar, Copiar, Pegar, etc. La barra de formato: Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. 5

6 La barra de Titulo: Muestra el nombre del documento. Como no le hemos dado nombre al fichero el programa le asigna el nombre "Documento 1" al primero que aparece cuando abrimos el programa. La Regla: Ésta nos permite visualizar los márgenes, el sangrado del texto y en general la disposición del texto en la página. La Barra de Estado: Nos muestra en que parte del documento estamos, así como de la sección, Paginas totales del documento y la ubicación del punto de inserción del texto con respecto a los bordes del papel. Manejo de documentos Abrir documentos a. Primera forma 1. Clic en Archivo de la Barra de Menú. 2. Clic en Abrir, observara que se abre el cuadro de dialogo Abrir. 3. Selecciona la ubicación donde se encuentra guardado el documento. 6

7 4. Selecciona el archivo 5. Clic en Abrir. b. Segunda forma 1. Presiona la combinación de teclas CTRL + A 2. Repite los pasos del 3 al 5 de la primera forma c. Tercera forma 1. Presiona el icono de Abrir de la Barra de herramientas estándar. 2. Repite los pasos del 3 al 5 de la primera forma. Guardar documentos Existen Diversas maneras para guardar un documento de Word: a. Primera forma 1. Clic en Archivo en la Barra de Menú. 2. Clic en Guardar o Guardar como 3. Aparecerá el cuadro de dialogo Guardar como: Lugar a guardar Nombre del documento Botón Guardar 4. Selecciona la ubicación donde guardará su archivo en la lista desplegable Guarda en 5. Escribe el nombre del documento 6. Clic en Guardar 7

8 b. Segundo forma 1. Presiona la combinación de teclas CTRL + G 2. Repite los pasos del 3 al 6 de la primera forma c. Tercera forma 1. Presiona la tecla F12 2. Repite los pasos del 3 al 6 de la primera forma. d. Cuarta forma 1. Presiona el icono de guardar que se encuentra en la Barra de herramientas estándar. 2. Repite los pasos del 3 al 6 de la primera forma. Trabajo con documentos Formas de seleccionar un texto Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qué parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque está en video inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado. Selección con Ratón: Existen dos métodos: Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección. Observaremos cómo lo seleccionado aparece en vídeo inverso. Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedará seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha, hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo completo quedará seleccionado. Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro. 8

9 Selección con Teclado: Para seleccionar Un carácter a la derecha Un carácter a la izquierda Palabra a la derecha Palabra a la izquierda Hasta el final de la línea. Hasta el principio de la línea. Una línea abajo Una línea arriba Hasta el final del párrafo Hasta el principio del párrafo Una pantalla abajo Una pantalla arriba Hasta el final del documento Presione las teclas Shift + flecha derecha Shift + flecha izquierda Ctrl + Shift + flecha derecha Ctrl + Shift + flecha izquierda Shift + Fin Shift + Inicio Shift + flecha abajo Shift + flecha arriba Ctrl + Shift + flecha abajo Ctrl + Shift + flecha arriba Shift + AvPág Shift + RePág Ctrl + E Formato básico Existen diferentes tipos de formatos los más usados son los siguientes: a. Cambiar el tipo de letra 1. Selecciona todo o parte del documento. 2. Clic en Fuente de la barra de Formato. 3. Seleccione a su gusto y listo. 9

10 b. Cambiar el tamaño de la letra 1. Selecciona todo o parte del documento. 2. Clic en Tamaño de la fuente 3. Selecciona el Tamaño a tu gusto c. Colocar negrita 1. Selecciona todo o parte del documento. 2. Presiona la combinación de Teclas CTRL + N 3. O Presiona el botón de la Barra de Formato d. Colocar Cursiva 1. Selecciona todo o parte del documento. 2. Presiona la combinación de Teclas CTRL + K 3. O Presiona el botón de la Barra de Formato e. Colocar subrayado 1. Selecciona todo o parte del documento. 2. Presiona la combinación de Teclas CTRL + S 3. O Presiona el botón de la Barra de Formato f. Eliminar texto Para borrar Un carácter a la izquierda Una palabra a la izquierda Un carácter a la derecha Una palabra a la derecha Presione las teclas Retroceso (BackSpace) Ctrl + Retroceso Supr Ctrl + Supr 10

11 g. Deshacer una acción Quitar la última acción realizada, presionando la combinación de teclas CTRL + Z o bien clic en el botón de la Barra de Formato. h. Rehacer Volver a realizar la acción cancelada, presionando la combinación de teclas CTRL + Y o bien clic en el botón de la Barra de Formato. i. Copiar 1. Selecciona el texto 2. Presiona la combinación de teclas CTRL + C 3. O bien el botón de la Barra de Formato j. Cortar 1. Selecciona el texto 2. Presiona la combinación de teclas CTRL + X 3. O bien el botón de la Barra de Formato k. Pegar 1. Selecciona el texto 2. Presiona la combinación de teclas CTRL + V 3. O bien el botón de la Barra de Formato Formatos de párrafos Si deseas colocar un Interlineado (espacio que existe entre cada línea de texto) realiza lo siguiente: 1. Selecciona el texto a modificar 2. Clic en menú Formato 3. Seleccione la opción Párrafo 11

12 4. Observe que aparece el cuadro de diálogo siguiente: 5. Clic en la viñeta de Sangría y espacio. 6. Clic en la lista desplegable de Interlineado. 7. Selecciona cualquiera de las opciones. Los interlineados más ocupados tenemos: Sencillo (Un espacio), 1.5 Líneas (Un espacio y medio) y Doble (Doble espacio). 8. Clic en Aceptar. Alineación de texto Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación: Izquierda Centrada Derecha Justificada Este párrafo tiene establecida alineación izquierda. Este párrafo tiene establecida la alineación centrada. Este párrafo tiene establecida alineación derecha. Este párrafo tiene una alineación justificada. 12

13 Formato de páginas Manual de Informática Educativa Configurar página Para poder configurar los márgenes de un documento se debe realizar lo siguiente: 1. Clic en Archivo 2. Clic en Configurar página 3. Aparecerá el cuadro de dialogo Configurar Márgenes: 4. Clic en Márgenes 5. Puedes modificar el margen: Superior, Inferior, Izquierdo y el Derecho, solamente debes de escribir el número del nuevo margen. También puedes modificar la Orientación del documento, ya sea en Vertical u Horizontal. 6. Finalmente haga clic en Aceptar. 13

14 Encabezado y pie de página Un encabezado es aquel texto que se repite en todas las partes del documento, ya sea al pie o a la cabeza de la página. Este es muy común cuando se requiere mostrar el nombre de la empresa en un informe de ventas, por ejemplo. A continuación veremos cómo hacer esto: a. Encabezado 1. Clic en menú Ver. 2. Luego la opción Encabezado y pie de página. 3. Observa que aparece el cuadro de diálogo siguiente: 4. En el cuadro punteado puedes escribir el texto que quieras que aparezca como encabezado en todas las páginas de tu documento, a este le puedes aplicar todos los formatos (color, tamaño, tipo u otros) de texto ya vistos. 5. Finalmente clic en Cerrar. b. Pie de Página: Los pasos a seguir son los mismos que el anterior, la diferencia la hace el botón Barra de herramientas Encabezado y pie de página. Vamos a ver los botones más importantes de esta barra. Insertar Autotexto. Al hacer clic se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre él. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor, la página y la fecha. Insertar número de página Insertar número total de páginas del documento. Es decir, inserta el número de la última página del documento. 14

15 Formato del número de página. Se abrirá la ventana que ya hemos visto en el punto anterior que permite elegir el formato del número de página. Inserta la fecha del día en formato día/mes/año. Inserta la hora actual en formato hora: min. Configurar página. Se abre la ventana para configurar la página. Mediante este botón podemos pasar del encabezado al pie de página y viceversa. Con estos botones pasamos al anterior o siguiente encabezado o pie de página. Al hacer clic en este botón salimos del encabezado o pie de página. Numeración automática Inserción de números de página Para colocar la numeración a las páginas realiza lo siguiente: 1. Clic en menú Insertar. 2. Clic en opción Números de página. 3. Observa que aparece el cuadro de diálogo siguiente: 4. En la lista desplegable de Posición puedes elegir: Parte Superior (Encabezado) lo cual hará que el número quede en la parte superior de la hoja o puede elegir Parte Inferior (Pie de página) para que quede el número en la parte inferior de la hoja. 5. En la lista desplegable de Alineación puedes elegir el lado de la hoja donde quedará el número, ya sea: Izquierda, Centro, Derecha, Interior y Exterior. 6. Si observas tiene un cheque en la opción Número en la primera página, esto es si desea que muestre un número en la primera hoja de su documento. 7. Si das clic en Formato, puede elegir el tipo de numeración y desde que número deseas que comience. 15

16 8. Clic en Aceptar. Inserción de viñetas Viñetas Para colocar viñetas a un documento, debe de dar clic al botón viñetas, que se encuentra en la barra de formato. Ahora si desea cambiar la viñeta que de forma predeterminada muestra Word, lo puede hacer de la siguiente manera: 1. Clic en el menú Formato. 2. Clic en la opción Numeración y viñetas. 3. Aparecerá el siguiente cuadro de dialogo: 4. Elija la viñeta que desee. 5. Clic en Aceptar. Numeración Para insertar numeración a su documento, de clic en el botón Numeración formato. de la barra de Para cambiar el formato del número, realice los mismos pasos que para viñetas (1, 2,3), solo que tiene que elegir la pestaña de Números. Y en la opción personalizar puede elegir el formato del número, así como donde inicia la numeración, la posición del número, etc. 16

17 Letra capital La letra capital es común verla al inicio de cuentos, historias y a veces en columnas de periódicos. Para poder convertir una letra en letra capital, debe seguir los siguientes pasos: 1. Sombrear la letra que queremos convertir a Letra capital. 2. Clic en menú Formato. 3. Clic en la opción Letra capital. 4. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 5. Elija la posición que deseamos para nuestra letra (en texto, en margen), también podríamos cambiar cuantas líneas deseamos que ocupe. 6. Clic en Aceptar. Insertar imágenes Prediseñadas Las imágenes prediseñadas son aquellas imágenes que ya posee Office. Los pasos a seguir son: 1. Clic en el menú Insertar. 2. Seleccionar Imagen. 3. De la lista que aparecerá seleccionar Imágenes prediseñadas. 4. Al lado derecho de tu pantalla aparece la Barra de tareas de imágenes prediseñadas. 5. Ahora para seleccionar la imagen, puedes realizarlo de dos formas: a. Escribir la palabra que busca en la casilla Buscar. 17

18 Cuando aparezcan las imágenes de doble clic sobre la imagen que desee y vera que aparecerá en su documento b. Dar clic en la opción: Organizar Clips. Se le abrirá una ventana de Galería de multimedia de Microsoft. En la parte izquierda le aparecerá carpetas con clasificación de las imágenes. Selección la carpeta que desee. En la parte derecha le aparecerán las imágenes. Seleccione la que desee. De clic derecho sobre ella. Seleccione la opción Copiar. Minimice la ventana. Péguela en su documento. Desde archivo Las imágenes desde archivo son imágenes que se encuentran ubicadas en cualquier parte de tu computadora (JPG, BMP, GIF, etc.). Los pasos para insertar imágenes son: 1. Clic en el menú Insertar. 2. Seleccionar Imagen. 3. Clic en Desde archivo. 4. Selecciona la Ubicación de la imagen. 5. Clic en la Imagen (la que desees colocar en Word). 6. Clic en Insertar. Barra de herramientas imagen La barra de herramientas de imagen aparece cuando se da un clic sobre la imagen: Insertar imagen prediseñada. Permite insertar una nueva imagen prediseñada. 18

19 Control del color de la imagen. Podemos hacer que la imagen tenga su color natural con la opción Automático. Obtener una imagen en diferentes tonos de gris, es lo que comúnmente llamamos una imagen en blanco y negro. Una imagen binaria con solo dos colores, blanco y negro. Una imagen de Marca de agua, es una imagen de escala de grises, pero en tonos muy claros. Se suele utilizar como imagen de fondo. Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen. Aumentar o disminuir el brillo de la imagen. Recortar. Girar la imagen 90º a la izquierda. Comprimir imagen. Estilo de línea. Permite elegir entre los diferentes estilos que se muestran en la ventana. Ajustar imagen. Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana. Formato de imagen. Color transparente. Para algunos formatos de imágenes, como JPG. Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este icono. Autoformas Las autoformas son figuras, líneas o símbolos que existen en Office. Los pasos a seguir son: 1. Clic en el menú Insertar. 2. Seleccionar Imagen. 3. Clic en Autoformas. 4. Te aparecerá una Barra de Autoformas. 5. Las autoformas están clasificadas, elija la que prefiera dando un clic. 6. Aparecerá un cuadro como el siguiente: 19

20 7. Presione Esc. 8. Arrastre el mouse en el documento, notará que la autoforma se irá dibujando en el documento. WordArt WordArt son diferentes estilos de letras. Los pasos a seguir son: 1. Clic en el menú Insertar. 2. Seleccionar Imagen. 3. Clic en WordArt. 4. Te aparecerá una ventana con estilos de letra. 5. Selecciona a tu gusto un estilo dando un clic sobre él. 6. Clic en Aceptar. 7. Escribe el texto. 8. Clic en Aceptar. Gráficos Son Gráficas que representar información. Los pasos a seguir son: 1. Clic en el menú Insertar. 2. Seleccionar Imagen. 3. Clic en Gráfico. 4. Te aparecerán dos ventanas pequeñas donde puedes modificar los datos de arriba y la gráfica de la derecha se irá actualizando según lo que modifique: 20

21 5. Cuando termine de modificar los datos cierre toda la ventana. 6. Y podría quedar así: Tablas Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra posibilidad al trabajar con tablas es utilizarlas para mejorar el diseño de las páginas ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas, esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet. Vemos, pues, que ésta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos. Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos. Se puede crear una tabla de tres formas: a. Primera forma: 1. Clic en el menú Tabla. 2. Clic en Insertar. 3. Opción Tabla. 4. Aparecerá el siguiente cuadro de dialogo: 21

22 Las opciones que presenta éste cuadro de diálogo se describen a continuación: Número de columnas. Las columnas que llevara la tabla. Número de filas. El número de filas de la tabla. Auto ajuste. Aquí tenemos tres opciones para definir las dimensiones de la tabla. Ancho de columna fijo. Si lo dejamos en automático ajustará el ancho para que la tabla ocupe todo el espacio entre los márgenes de la página. Auto ajustar al contenido. El ancho dependerá de la cantidad de texto o gráficos que contenga cada columna. Ajustar a la ventana. El tamaño se ajusta al tamaño de la ventana del visualizador Web, si cambia el tamaño de la ventana, la tabla se ajusta al nuevo tamaño. Auto formato. Mediante este botón podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, el que se ve en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla. Establecer como predeterminados para tablas nuevas. Guarda las dimensiones, ajustes y formato actuales de la tabla para utilizarlos como valores por defecto cuando creemos nuevas tablas. b. Segunda forma: Al hacer clic en el botón tabla de la barra estándar se abre una ventana como la que se muestra en la figura. Moviendo el ratón dentro de la rejilla, podremos seleccionar el número de filas y columnas fácilmente. Por ejemplo, en el caso que se muestra se va a crear una tabla de 2 x 2 (dos filas y dos columnas). Este método es el más sencillo y no permite opciones de formato, opciones que se pueden aplicar más adelante en caso de necesidad. 22

23 c. Tercera forma: Ir a menú Tabla y seleccionar Dibujar tabla o hacer clic en el icono del lápiz de la barra de Tablas y bordes, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz. En la barra de Tablas y bordes tenemos iconos para trabajar con las tablas. Barra de herramientas Tablas y bordes Lápiz: Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablas dibujándolas con el ratón. Borrador: Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer clic. Estilo de línea y grosor de línea: Con estas dos funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que queramos. Color y bordes: Con este icono y los dos siguientes podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color. Alinear: Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineación. Distribuir uniformemente: Permiten distribuir el ancho de las columnas y filas uniformemente, de forma que todas las columnas/filas tengan el mismo ancho. Autoformato: Este botón abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos elegir entre varios formatos ya establecidos. Cambiar dirección del texto: El texto de las celdas seleccionadas se escribirá en la orientación que marca el icono, en este caso se escribirá hacia abajo. Haciendo clic en el 23

24 botón, la orientación va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo. Ordenar: Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar. Autosuma: Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma automática se realizará la suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna). Columnas Colocar un texto en columnas En ciertos documentos deseamos una estructura tipo periódico que muestra el texto dividido en columnas. Las columnas nos permiten definir una cierta estructura para el texto. Cuando introducimos el texto van rellenándose una columna tras otra. El botón Columnas, activa este tipo de formato. Al pulsar sobre el botón columnas aparecen varias columnas. Nos movemos y arrastrando, seleccionamos el número deseado de columnas. Un texto que tengamos digitado en una página sin columnas podemos transformarlo en un formato con columnas de la siguiente manera: 1. Seleccionamos el texto. 2. Clic en el menú Formato. 3. Clic sobre Columnas. 4. En el cuadro que aparece elegimos el número y tipo de columnas. 24

25 MICROSOFT EXCEL 2003 Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Arrancar Excel Primera Forma: Desde el botón Inicio 1. Clic en el botón Inicio 2. Clic en todos los Programas 3. Microsoft Excel 2003 Segunda forma: Desde un Acceso Directo Dar doble clic en el icono que identifica a la aplicación que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el menú Inicio. Tercera forma: Desde un documento Dar doble clic a un documento de tipo XLS el cual abrirá el entorno de trabajo del procesador de palabras. Pantalla de Excel COLUMNAS FILAS HOJAS 25

26 Barras de Excel Al igual que Word, Excel posee sus propias Barras de Herramientas, las cuales comparten la mayor parte de las características de Word. Por ejemplo tenemos: 1. Barra de Título 2. Barra de Menú 3. Barra Estándar 4. Barra de Formato 5. Barra de desplazamiento 6. Barra de Fórmulas: Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, FILAS pero esto lo estudiaremos más adelante. 7. Barra de etiquetas: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Conceptos generales Al observar la pantalla de Excel notará muchos cuadros de color blanco al centro de la pantalla, cada uno de estos cuadros se le conoce como CELDA: que es la intersección entre una columna y una fila. Todas las Columnas están debidamente etiquetas por letras, que van desde la letra A hasta la letra IV, haciendo un total de 256 columnas. 26

27 Las Filas también están debidamente etiquetadas por números, que van desde el 1 hasta el Cada CELDA posee su propio nombre, la cual está conformada primero por la Columna y luego por la Fila, por ejemplo la celda: A1, o bien la celda BB150. Cada archivo que se guarda de Excel se le conoce también como: LIBRO y cada libro posee sus propias HOJAS (Área de trabajo), lo notará en la parte inferior izquierda de la imagen, donde aparecen 3 hojas predeterminadas por Excel. Cada hoja posee la misma cantidad de Columnas, Filas y Celdas. También existe otro concepto muy ocupado, y es el de RANGO: combinación de 2 o más celdas. Formato en hojas de cálculo Desplazamiento en Excel Para poder moverse o desplazarse en Excel es bastante sencillo, para lo cual puedes ocupar las Teclas Cursoras de tu Teclado, tomando en cuenta lo siguiente: TECLAS Flecha cursora hacia arriba Flecha cursora hacia abajo Flecha cursora hacia la izquierda Flecha cursora hacia la derecha Inicio Ctrl + Flecha cursora hacia arriba Ctrl + Flecha cursora hacia abajo Ctrl + Flecha cursora hacia la izquierda Ctrl + Flecha cursora hacia la derecha Ctrl + AvPag Ctrl + RePag FUNCIÓN Moverse a una celda hacia arriba Moverse a una celda hacia abajo Moverse a una celda hacia la izquierda Moverse a una celda hacia la derecha Moverse hacia la celda A1 Moverse al inicio de la Columna Moverse al final de la Columna Moverse al inicio de la Fila Moverse al final de la Fila Moverse hacia la hoja de la derecha Moverse hacia la hoja de la izquierda 27

28 A parte de estas combinaciones de teclas, puedes presionar la combinación: CTRL + I, con lo cual te aparecerá una ventana donde digitaras la celda a la cual deseas ir y luego ENTER, con esto automáticamente Excel te llevará a la celda indicada. Alto de filas y ancho de columnas Alto de filas a. Primera forma: 1. Seleccione la fila o filas que desea modificar el alto (en este caso seleccionaremos la fila 1, 2 y 3): a. Tenga presiona el Botón CTRL, y haga clic en el 1, luego en el 2 y finalmente en el Quedará como la imagen siguiente: Clic aquí 3. Luego haga clic derecho sobre cualquiera de los números: 1, 2 o Luego aparecerá el siguiente menú: 5. Donde hará clic en la opción: Alto de fila. 6. Luego le aparece la siguiente ventana: 7. Donde debe escribir que tan alto desea la Fila. 8. Después clic en Aceptar. 28

29 b. Segunda forma: 1. Clic en menú Formato. 2. Opción fila. 3. Selecciona la opción: Alto. 4. Modifica el alto de la fila. Ancho de columnas a. Primera forma: 1. Seleccione la columna o columnas que desea modificar el alto (en este caso seleccionaremos la columna B: 2. Quedará como la imagen siguiente: 9. Luego haga clic derecho sobre la columna B. 10. Luego aparecerá el siguiente menú: 11. Donde hará clic en la opción: Ancho de columna. 12. Luego le aparece la siguiente ventana: 13. Donde debe escribir el ancho de columna que desea. 14. Después clic en Aceptar. 29

30 b. Segunda forma: 1. Clic en menú Formato. 2. Opción Columna. 3. Selecciona la opción: Ancho. 4. Modifica el ancho de la columna. Formato de una hoja Para poder cambiar nombre, color y eliminar una hoja lo podemos hacer de las siguientes maneras: a. Primera forma: 1. Clic en menú Formato. 2. Opción Hoja. 3. Puede seleccionar entre las opciones: Cambiar nombre, Ocultar, Mostrar, Color de etiqueta, fondo. b. Segunda forma: 1. Clic derecho sobre la hoja que deseamos modificar. 2. Aparece el siguiente menú: 3. Elija lo que desea modificar (eliminar, cambiar nombre, color de etiqueta, etc.) Introducción de datos Insertar filas y columnas a. Primera forma: 1. Clic en menú Insertar. 2. Opción Fila o columna, según lo que desea insertar. b. Segunda forma: 1. Clic derecho sobre la fila o columna donde deseamos insertar. 30

31 2. Del menú que aparece seleccione: Insertar. Eliminar filas y columnas 1. Clic derecho sobre la fila o columna que deseamos eliminar. 2. Elija la opción: Eliminar. Tipos de datos en una celda Dato es el que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. Números Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / %. Para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda. Para establecer un número como tipo moneda, realice lo siguiente: 1. Menú Formato. 2. Opción Celdas. 3. Elegir ficha Número. 4. En la lista que aparece elegimos Moneda. 5. Elija el signo de $ y los decimales que desea que tenga el número. 6. Clic en Aceptar. Fecha u hora Para introducir una fecha u hora, no tiene más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda. 31

32 Para establecer un formato especial a los datos de hora o fecha, realice lo siguiente: 1. Menú Formato. 2. Opción Celdas. 3. Ficha Números. 4. De la lista que aparece elija fecha u hora según lo que desea. 5. Elija el Tipo de formato que desee. 6. Clic en Aceptar. Texto Para introducir texto, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda. Para alinear el texto de forma vertical o diagonal en una celda realice lo siguiente: 1. Menú Formato. 2. Opción Celdas. 3. Ficha Alineación. 4. Elija la Orientación que desea para el texto. 5. Clic en Aceptar. Rangos Un rango es un conjunto de dos a más celdas. Para seleccionar un rango lo puede hacer presionando la tecla Shift y las flechas cursoras, sombreando así las celdas que formarán su rango. Bordes Para colocar bordes, tiene que elegir o sombrear el rango que desea colocarle borde, luego de clic en el botón Bordes de la barra de formato. Puede desplegar la lista de los bordes que puede elegir. 32

33 Ordenar datos Al elaborar un documento con notas o calificaciones y desea saber cuál es la mayor nota o de quien es la mayor nota, Excel le proporciona una herramienta para ordenar sus datos. Los pasos a seguir son los siguientes: a. Primera forma: 1. Clic en menú Datos. 2. Opción Ordenar. 3. Luego le aparecerá la siguiente ventana: 4. Elija el campo por el que desea Ordenar los datos. 5. Elija de forma Ascendente o Descendente. 6. Clic en Aceptar. b. Segunda forma: Por medio de los botones de la barra de formato. Formulas y funciones Formulas Para poder crear fórmulas en Excel, primero se debe escribir el símbolo de IGUAL (=), caso contrario Excel no entiende que usted está tratando de crear un fórmula. Ejemplo: = Operadores básicos. Para poder realizar Fórmulas en Excel necesariamente debemos de ocupar Operadores Matemáticos, de esta manera Excel entenderá que debe de hacerse. 33

34 Los operadores matemáticos a utilizar son: SÍMBOLO ^ SIGNIFICADO Exponenciación * Multiplicación / División + Suma - Resta Los operadores matemáticos no funcionan como en el mundo de la matemática, para entender este aspecto observemos el siguiente ejemplo: CRITERIO FÓRMULA RESULTADO EXPLICACIÓN Matemática =2+3*4 20 En matemática se realiza la operación de izquierda a derecha. Excel =2+3*4 14 En Excel (o Lenguaje Computadora) primero se opera la multiplicación y luego la suma El criterio de evaluación de los operadores matemáticos es el siguiente: SIMBOLO ORDEN DE IMPORTANCIA (EJECUCIÓN) () Primer lugar ^ Segundo lugar * / Tercer lugar + - Cuarto lugar 34

35 Funciones En Excel existen FUNCIONES: palabras reservadas (Uso exclusivo de Excel) para realizar actividades específicas, entre las cuales tenemos: FUNCIÓN EXPLICACIÓN EJEMPLO =SUMA(Rango) Suma un rango de celdas determinado. =Suma(A1:A10) =PROMEDIO(Rango) =MAX(Rango) =MIN(Rango) =REDONDEAR(Número; Decimales) Calcula el promedio de una serie de números. Busca y muestra cual es el número mayor en rango de números. Busca y muestra cual es el número menor en rango de números. Redondea un número a partir de la cantidad de decimales que se indique =Promedio(A1:A10) =Max(A1:A10) = Min(A1:A10) =Redondear(4.56,0) =RESIDUO(Dividendo; Divisor) Muestra el Residuo de una División =Residuo(4,2) =MODA(Rango) =MEDIANA(Rango) Busca y muestra el dato más repetido en una serie de números. Busca y muestra el dato que se encuentra al centro de una serie de números. =Moda(A1:A10) =Mediana(A1:A10) =FACT(Celda ó Número) Calcula el Factorial de un número =Fact(3) =POTENCIA(Base; Exponente) Calcula la potencia de un número =Potencia(2;3) 35

36 Operadores relacionales SIMBOLO SIGNIFICADO = Igual que > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Diferente de 36

37 MICROSOFT POWER POINT 2003 PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. Se pueden utilizar presentaciones en la enseñanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigación, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor. Arrancar PowerPoint Primera Forma: Desde el botón Inicio 1. Clic en el botón Inicio 2. Clic en todos los Programas 3. Microsoft Word 2003 Segunda forma: Desde un Acceso Directo Dar doble clic en el icono que identifica a la aplicación que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el menú Inicio. Tercera forma: Desde un documento Dar doble clic a un documento de tipo PPT el cual abrirá el entorno de trabajo del procesador de palabras. 37

38 Pantalla de PowerPoint Manual de Informática Educativa Barras de PowerPoint Al igual que Word, PowerPoint posee sus propias Barras de Herramientas, las cuales comparten la mayor parte de las características de Word. Por ejemplo tenemos: Barra de título Barra de menú Barra de formato 38

39 Barra Estándar: Barra de dibujo: Presenta una serie de botones para añadir y modificar figuras geométricas. Botones de vista: con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc. El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos encontramos. Vista normal Clasificador de diapositivas Presentación de diapositivas Vista Normal: Es la vista de modificación principal, que se utiliza para escribir y diseñar la presentación. Esta vista contiene tres áreas de trabajo: A la izquierda, se puede alternar entre un esquema del texto de la diapositiva, ficha Esquema. Y las diapositivas en miniatura, ficha Diapositivas; A la derecha, el panel de diapositivas, que muestra una vista amplia de la diapositiva activa y en la parte inferior, el Panel de Notas. Esquema: Muestra el texto de la diapositiva con formato de esquema, este área es el mejor sitio para empezar a escribir el contenido, desarrollar ideas, planificar cómo presentarlas y cambiar de sitio el texto y las diapositivas. Diapositiva: presentación como imágenes en miniatura de forma vertical mientras las modifica. Las imágenes en miniatura facilitan el desplazamiento por la presentación para ver los efectos de los cambios de diseño. Puede también reorganizar, agregar o eliminar diapositivas. 39

40 Vista Clasificador de diapositivas: Una vez finalizada la creación y modificación de la presentación, utilice la vista Clasificador de diapositivas para obtener una imagen global y reorganizar, su presentación se muestra como fotos en miniatura de forma horizontal (como iconos). Vista Presentación Con Diapositivas: Llena toda la pantalla del equipo, como una presentación con diapositivas real. En esta vista de pantalla completa, puede ver la presentación exactamente igual a como la verá el público. Crear presentaciones Nota: La presentación se inicializa desde la diapositiva actual. Para crear una nueva presentación elija del menú Archivo, opción Nuevo o desde la barra Estándar. En el panel de tareas que se encuentra en la parte derecha de la pantalla elija la opción Presentación en blanco. Aparecerán los diferentes diseños de diapositivas a utilizar, según el que mejor se adapte a las necesidades y requerimientos que tengan para el documento. Entre algunas de estas tenemos: Diapositiva de título: se utiliza para colocar el título de una presentación. Titulo y texto: se utiliza para colocar un título o subtítulo y en el recuadro de abajo una serie de nombres o elementos. Título y texto a dos columnas: muestra el título o subtítulo y agrega el texto o contenido de la diapositiva ajustado en dos columnas. Titulo y objetos: le permite colocar aparte del título, algunos otros elementos que le faciliten la presentación de datos, como gráficos, imágenes y diagramas. El formato libre o en blanco: le permite colocar dentro de la diapositiva lo que necesites o desees para la presentación de información. Combinaciones de teclas Ctrl + M: insertar nueva diapositiva. 40

41 F5: Ver presentación de diapositiva. Eliminar, Copiar y duplicar diapositivas Eliminar diapositivas 1. En la vista Normal, elija la ficha Esquema o la ficha Diapositivas y seleccione las diapositivas que desea eliminar. (Si desea seleccionar las diapositivas en orden, presione la tecla SHIFT mientras hace clic; en caso contrario, presione la tecla CTRL mientras hace clic.) 2. En el menú Edición, haga clic en Eliminar diapositiva. O de clic derecho y elija la opción Eliminar diapositiva. Duplicar diapositivas Las diapositivas duplicadas se insertan justo debajo de las diapositivas seleccionadas. 1. En la vista Normal, elija la ficha Esquema o la ficha Diapositivas y seleccione las diapositivas que desea duplicar. (Si desea seleccionar las diapositivas en orden, presione la tecla SHIFT mientras hace clic; en caso contrario, presione la tecla CTRL mientras hace clic.) 2. En el menú Insertar, haga clic en Duplicar diapositiva. Copiar diapositivas Si copia y pega una diapositiva después de otra diapositiva que tenga una plantilla de diseño distinta, la diapositiva pegada hereda los estilos de esa diapositiva. Si desea conservar el formato original de la diapositiva, utilice el botón Opciones de pegado, que aparece junto a la diapositiva pegada, para cambiar el formato. Mantener formato de origen: copia la diapositiva con su diseño. Utilizar formato de plantilla de diseño: copia solo la diapositiva y utiliza el diseño actual. 41

42 Plantillas de diseño Manual de Informática Educativa Para elegir una plantilla siga los siguientes pasos: 1. Elegir menú Formato. 2. Elegir la opción Estilo de la diapositiva. 3. En el panel de tarea de la derecha, podemos elegir el estilo que más nos guste. Color de fondo En un dado caso que no nos guste ninguna de las plantillas de estilo para una diapositiva, podemos elegir nosotros un fondo para nuestra diapositiva, realizando los siguientes pasos: 1. Elegir el menú Formato. 2. Elegir la opción Fondo. Transición y animación de diapositivas Transición de diapositiva Para colocar transición a una diapositiva siga los siguientes pasos: 1. Menú Presentación. 2. Opción Transición de diapositiva. 3. En el panel de tareas se selecciona la animación. Agregar la misma transición a todas las diapositivas de una presentación 1. En el menú Presentación, haga clic en Transición de diapositiva. 2. En esta lista, haga clic en el efecto de transición que desee. 3. Haga clic en Aplicar a todas las diapositivas. 42

43 Agregar transiciones distintas entre diapositivas Repita el siguiente proceso en todas las diapositivas a las que desee aplicar una transición diferente. 1. En la vista Normal, elija la ficha Diapositivas, seleccione las diapositivas a las que desee agregar una transición. 2. En el menú Presentación, haga clic en Transición de diapositiva o de clic derecho sobre ella. 3. En esta lista, haga clic en el efecto de transición que desee Personalizar animación Para personalizar animación a una diapositiva siga los siguientes pasos: 1. Menú Presentación. 2. Opción personalizar animación. 3. Seleccione el texto que desee agregarle un efecto. 4. En el panel de tareas seleccione la animación (Entrada, énfasis, salir, trayectoria de desplazamiento) del botón Agregar efecto. Botones de acción Para insertar un botón de acción en una diapositiva, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione la diapositiva en la que desea colocar un botón. 2. Clic en menú Presentación. 3. Opción Botones de acción, a continuación, seleccione el botón que desee, por ejemplo, INICIO, ATRÁS o ANTERIOR, HACIA DELANTE o SIGUIENTE, COMIENZO, FINAL, VOLVER. 43

44 Ayuda Inicio Personalizar Anterior Siguiente Información Comienzo Final Volver Documento 4. Haga clic en la diapositiva. Sonido Película 5. Compruebe que Hipervínculo a está activado. Haga clic en Aceptar para aceptar el hipervínculo propuesto en la lista hipervínculo a o haga clic en la flecha y seleccione otro vínculo. Enlace hacia otra diapositiva, por título, hacia delante, atrás, al final, al comienzo, etc. NOTA: Para enlazar a una diapositiva en especial se selecciona la opción de Diapositiva. 44