Inducción a. Notarios y Función Notarial Consular. Manual de MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR

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1 Manual de Inducción a Notarios y Función Notarial Consular 1

2 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Manual de Inducción a Notarios y Función Notarial Consular. Resolución No de Noviembre 21 de 2008 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia Calle 26 No Int Bogotá D.C

3 Dirección Lida Beatriz Salazar Moreno Superintendente de Notariado y Registro Andrés Tapias Torres Superintendente Delegada para el Notariado Doris Amanda Rodríguez Ortega Secretaria General María Teresa Salamanca Acosta Jefe Oficina Asesora Jurídica Diego Andrés Triana Trujillo Jefe Oficina Investigación y Capacitación Julia Beatriz Gutiérrez Rodríguez Coordinadora Grupo de Divulgación Grupo de Trabajo Concepción Farfán Montaño Nancy Álvarez Garzón Miguel Ángel Quintero Lizarazo 3

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5 1. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS Introducción Señor notario, la Superintendencia de Notariado y Registro, a través de la Delegada para el Notariado, presenta esta herramienta de trabajo con el fin de que pueda tener una guía sencilla, útil y productiva para el desarrollo de la función pública notarial, que empezará a ejercer a partir de la fecha. Actualizaremos la cartilla, en la medida en que la legislación notarial pueda ir cambiando, para facilitarle su desempeño. Es importante para el desarrollo armónico de las relaciones del notario con los ciudadanos y a través de esta guía la Superintendencia aspira a consolidar el conocimiento que pueda usted tener y con ello contribuir a mejorar la prestación del servicio público notarial. Con el fin de divulgar lo que es el Notariado colombiano, sus funciones y responsabilidades, se ha diseñado esta publicación de una forma didáctica, que le permita consultarla rápidamente, para guiarlo hacia la norma aplicable a cada función que va a desarrollar en su nuevo cargo. Sea esta la oportunidad, señor notario, para impulsarlo a que avance siempre en la modernización y nueva tecnología de la institución notarial. Estamos prestos a recibir sus aportes que coadyuven al beneficio general, con el pleno reconocimiento que debe existir sobre la dignidad, honestidad y profesionalismo en el ejercicio de su cargo. Lida Beatriz Salazar Moreno Superintendente de Notariado y Registro 5

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7 2. Resolución No (Noviembre 21 de 2008) MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS Por la cual se adopta el Manual de Inducción a Notarios y Función Notarial Consular. LA SUPERINTENDENTE DE NOTARIDO Y REGISTRO en ejercicio de sus facultades legales, en especial las previstas en el numeral 14 del artículo 12 y los numerales 1 y 3 del artículo 13 del Decreto 412 de 2007, y Considerando: Que a la Superintendencia Delegada para el Notariado le compete preparar los documentos técnicos que sirvan de base para orientar y mejorar la prestación del servicio público notarial, la inducción a los nuevos Notarios y el asesoramiento en la función notarial a los nuevos Cónsules de Colombia en el exterior. Que en desarrollo de lo anterior, se preparó el Manual de Inducción a Notarios y la Función Notarial Consular para coadyuvar en el desarrollo de la función fedante que deben cumplir los Notarios y los Cónsules, y como herramienta para la consulta frente a las responsabilidades que el Estado les ha encomendado en el interior y exterior del país. 7

8 Resuelve: Artículo Primero: Adoptar el Manual de Inducción a Notarios y la Función Notarial Consular, que se divulgará a través de una cartilla editada y publicada por la Superintendencia de Notariado y Registro. Publíquese y Cúmplase Dada en Bogotá D.C. Noviembre 21 de 2008 Lida Salazar Moreno Superintendente de Notariado y Registro 8

9 Tabla de Contenido Introducción... Resolución... Quiénes somos? Superintendencia de Notariado y Registro...13 Función Notarial...19 Competencias funcionales del notario...29 Aspectos administrativos...35 Obligaciones del Notario...39 Quién vigila a los notarios?... Procedimiento para la entrega de la Notaría con verificación de la SNR... Función notarial consular... Casuística sobre temas consulares... 9

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11 3. Quiénes somos? Superintendencia de Notariado y Registro Naturaleza: MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS La Superintendencia de Notariado y Registro, es una entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial. Adscripción: La Superintendencia de Notariado y Registro, está adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia. Objetivo: La Superintendencia de Notariado y Registro ejerce la orientación, inspección, vigilancia y control de la prestación del servicio público registral y orienta, inspecciona, vigila y controla el servicio público notarial. 11

12 Misión: La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano, usuario del servicio. Visión: En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como en la orientación y control del servicio público notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública en Colombia y la satisfacción de los usuarios del servicio. Marco Normativo: La Constitución Política de Colombia, preceptúa como deber inalienable del Estado, asegurar la prestación eficiente de los servicios públicos, de los cuales hace parte el Servicio Público Notarial. Artículos 131 y 365. La competencia y facultades de la Superintendencia de Notariado y Registro, en materia notarial, están consagradas en el Estatuto del Notariado, Decreto Ley 960 de 1970, su 12

13 Decreto Reglamentario No de 1983, Ley 29 de 1973, Ley 734 de 2002, Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro, y demás normas complementarias. Competencias: Prestación del Servicio Registral Vigilancia del Servicio Notarial Control Orientación Vigilancia Inspección Vigilancia Orientación Control Inspección Nuevas Competencias Ley 975 de 2005 sobre Justicia y Paz, Decreto Reglamentario 3391 de 2006 (Justicia y Paz). Estatuto de Desarrollo Rural Ley 1152 de 2007, traslado de funciones del INCODER a la Superintendencia de Notariado y Registro (RUP). Ley 1182 de 2008, por medio de la cual se establece un proceso especial para el saneamiento de la titulación de la propiedad inmueble y la Ley 1183 de 2008, por medio de la cual se asignan unas funciones a los notarios. 13

14 Objetivos Estratégicos Adoptados mediante Resolución 8155 del 23 noviembre de Invertir en tecnología, infraestructura física, desarrollo organizacional, capacitación e implementación de un sistema integrado de información. 2 Promover y desarrollar una cultura de servicio al ciudadano, orientada al posicionamiento de la imagen institucional. 3 5 Mejoramiento continuo de los procesos de la Superintendencia de Notariado y Registro. Promover investigación y desarrollo para ofrecer nuevos servicios. 4 Mejorar estructura salarial y desarrollar planes de bienestar laboral, para los servidores públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro. Hacer actualización 6 normativa y unificación de criterios jurídicos, aplicables en la 7 conservación y seguri- Garantizar la custodia, Superintendencia de dad de la información, Notariado y Registro. para la guarda de la fe pública. 14

15 Valores Corporativos Respeto: Miramiento, consideración, deferencia por el otro. Reconocimiento de la legitimidad del otro para ser distinto a uno. Empatía, amabilidad, cortesía y calidez en el trato con el otro. Cumplir con las responsabilidades, resultados y logros propuestos para beneficio de los demás. Confianza: Esperanza firme que se tiene en una persona o cosa. Es el resultado del juicio que se hace sobre una persona para asumirla como veraz, competente o interesada en el bienestar de uno mismo. Compromiso: Obligación contraída, palabra dada, fe empeñada. Palabra que se da uno mismo para hacer algo. Ser fiel a sus convicciones y efectivo en el cumplimiento de las obligaciones contraídas. Disposición para asumir como propios los objetivos estratégicos de la organización a la cual pertenece. Integridad: Es comportarse de manera consistente con sus valores y creencias. Es ser abierto, honesto y hablar siempre con la verdad. Ser coherente entre lo que se dice y se hace. Comportamiento probo, recto e intachable. 15

16 Solidaridad: Adhesión y apoyo a las causas o empresas de otros. 16

17 4. Función Notarial MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS Qué es la función notarial? La función notarial es un servicio público descentralizado por colaboración, ya que sú prestación y las funciones inherentes a él, han sido encomendadas de manera permanente a particulares. Las atribuciones de las que han sido investidos los notarios implican su sometimiento al régimen jurídico fijado por el legislador y aparejan el control, inspección y vigilancia que ejerce el Estado. Fe pública: El artículo 1o. del Decreto Reglamentario 2148 de 1983, describe la fe pública o notarial que otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y lo expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece. Normatividad: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Reglamentario 2148 de 1983, Decreto Ley 1260 de 1970, Ley 29 de 1983, Sentencia C-741 de1998, C-181 de 1997 y demás normas complementarias. 17

18 Cómo se ejerce la supervisión a las notarías del país? La supervisión se realiza a través de: Orientación, vigilancia, inspección y control. Orientación: Atiende y resuelve preventivamente las dificultades que se observen en la prestación del servicio notarial, mediante instrucciones, circulares y conceptos proferidos por esta Entidad. Vigilancia: El Estado observa la conducta de los particulares, sin interferencia directa en sus actividades. Vigila su conducta a partir de la información recibida por los diferentes medios. Inspección: Existe una carga para el administrado. A través de las visitas generales y/o especiales o al requerir la entrega de la notaría. Para tal efecto, las visitas generales, cuentan con dos modalidades la extra-situ o análisis de escritorio y la in situ tendiente a revisar de manera integral y general los aspectos administrativos, financieros y jurídicos en el círculo notarial. Control: Es el grado más alto de supervisión, consiste en la facultad de imponer sanciones en el orden de la multa, suspensión y destitución del cargo de notario. 18

19 Beneficios A la SNR: Adelantar acciones preventivas y correctivas en el desarrollo de la función de orientación, vigilancia, inspección y control. Salvaguardar la fe pública. Apoyar los fines esenciales del Estado delegados a la Entidad por competencia misional. A los vigilados: Identificar, orientar, atender y resolver preventiva y correctivamente las dificultades que se observen en la prestación del servicio notarial. Brindar confiabilidad al ciudadano. Evitar extralimitaciones y abuso de poder. Impulsar el ejercicio de la autoevaluación y autocontrol en la prestación del servicio. A la comunidad: Generar confianza. Garantizar un servicio público notarial eficiente, oportuno y transparente Interactuar con la ciudadanía. Atender las quejas, peticiones y consultas. 19

20 Estructura administrativa para la supervisión Superintendencia Delegada para el Notariado Ejercer la vigilancia, inspección y control del servicio público que dan los notarios. Conocer y fallar, en los términos de la Ley 734 de 2002, y en primera instancia, los procesos disciplinarios que se adelanten contra los notarios, sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la Procuraduría General de la Nación. La segunda instancia estará a cargo del Superintendente de Notariado y Registro. Programar y realizar las visitas de inspección a fin de verificar el cumplimiento de las normas legales que rigen la actividad notarial. Dirección de Gestión Notarial Atender los trámites previos y posteriores previstos en la ley, para los actos de nombramiento de los notarios, verificando que estos cumplan con los requisitos exigidos para el cargo y certificarlo así al nominador. Estudiar las solicitudes de permisos, licencias, modificaciones de horario y cambios de local, presentadas al Superintendente por los notarios. Llevar, mantener actualizado y propender por la modernización del archivo de las hojas de vida de los notarios y sus diversas situaciones institucionales. Certificar con su firma el ejercicio del cargo de notario. Realizar el reparto de minutas notariales del círculo notarial de Bogotá, D.C. Fuera del círculo de Bogotá corresponde a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de ciudades capitales.(orip). 20

21 Dirección Financiera Planear, ejecutar y controlar la política institucional en las áreas de tesorería, presupuesto y contabilidad. Ejercer el control de los recursos del Fondo Cuenta Especial de Notariado, dados en administración a los distintos organismos de cooperación. Recaudar, verificar y controlar los recursos que de conformidad con las disposiciones legales, deban consignar los notarios al Fondo Cuenta Especial de Notariado, y dar los avisos necesarios a la Superintendencia Delegada para el Notariado para lo de su competencia. Oficina Asesora Jurídica Fijar y unificar la posición doctrinaria institucional en las materias propias de las competencias de la Superintendencia de Notariado y Registro, y dar la asesoría jurídica a los funcionarios encargados de atenderlas. Estudiar y proyectar las providencias que deba proferir el Superintendente relacionadas con la vigilancia, inspección y control del servicio que suministran los notarios en segunda instancia en materia disciplinaria. Preparar instrucciones y directrices sobre materias jurídicas y aplicación de normas para ser impartidas a los notarios y registradores de instrumentos públicos. Adelantar estudios jurídicos, relacionados con los servicios de notariado y registro de instrumentos públicos, coordinar su difusión y análisis, procurando que se tengan en cuenta para la regulación de dichos servicios. 21

22 Quién es el notario? Es un particular que se constituye en una institución del Estado Social de Derecho y que representa honorabilidad y confianza al ciudadano, por el desempeño de su función de dador de fe pública. Naturaleza de la función del notario Es un servicio público, de carácter administrativo prestado por particulares. Entre sus funciones tenemos: Imparcialidad. Asesoría a los ciudadanos que soliciten el servicio público notarial. Ser consejero. Hacer las observaciones jurídicas pertinentes para prevenir nulidades o irregularidades que afecten los negocios jurídicos o los actos notariales sometidos a su consideración. De qué responde el notario: Responde de la regularidad formal de los instrumentos que autoriza, mas no de la veracidad de las declaraciones, ni de la capacidad legal de los comparecientes para celebrar el acto o negocio jurídico respectivo. También responde de la función fiscal, civil, penal y disciplinaria. Artículos 6, 8 y 9 del Decreto Ley 960 de 1970, artículo 117 del Decreto 2148 de 1983, Sentencia C-1508 de 2000, C-93 de

23 Requisitos de ley para ser notario Requisitos generales: Para ser notario a cualquier título, (interino, encargado, ad-hoc, o en propiedad cuando se provea por concurso público), requiere ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad. Articulo 132, Decreto Ley 960 de Requisitos específicos: Para ser notario de primera categoría: Para ser notario de los círculos de primera categoría, además de los requisitos generales se exige por ley, en forma alternativa: Ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de notario o de registrador de instrumentos públicos por un término no menor de cuatro años, o la judicatura o el profesorado universitario en Derecho, si quiera por seis años, o la profesión por diez años a lo menos. No siendo abogado haberse desempeñado con eficiencia en el cargo de notario o el de Registrador de Instrumentos Públicos en un Círculo de dicha categoría, por tiempo no menor de ocho años, o en uno de inferior categoría siquiera por doce años. Véase: Artículo 153 Decreto Ley 960 de 1970, Artículo 62 del Decreto 2148 de

24 Para ser notario de segunda categoría: Para ser notario de los círculos de segunda categoría, además de los requisitos generales se exige por ley, dos alternativas: Ser abogado titulado y haber sido notario por dos años o ejercido la judicatura, o el profesorado universitario en Derecho, al menos por tres años, o la profesión con buen crédito por término no menor de cinco años o haber tenido práctica notarial o registral por espacio de cuatro años. No siendo abogado, haber ejercido el cargo en cìrculo de igual o superior categoría, durante seis años o en uno de inferior categoría por un término no menor de nueve años. Véase: Artículo 154 Decreto Ley 960 de Para ser Notario de tercera categoría: Además de los requisitos generales se requiere alternativamente: Ser abogado titulado. No siendo abogado, haber sido notario por tiempo no inferior a dos años, o haber completado la enseñanza secundaria o normalista y tenido práctica judicial, notarial o registral por espacio de tres años, o tener experiencia judicial, notarial o registral por término no menor a cinco años. Véase: Artículo 155, Decreto Ley 960 de La Ley 588 de 2000 reglamentó algunos aspectos en el ejercicio de la actividad notarial. Entre ellos el nombramiento de los notarios en propiedad, para este caso expresa el citado Decreto que se hará mediante concurso de méritos. A la fecha de publicación de presente manual está culminando el concurso público para el acceso a la carrera notarial. 24

25 Nombramientos y responsabilidades de los notarios Primera categoría: Los nombra el Presidente de la República y toman posesión ante el Ministro del Interior y de Justicia en el caso de Bogotá. Los de fuera del Círculo de Bogotá, luego de ser nombrados por el Presidente de la República, toman posesión ante el Gobernador del Departamento Segunda y tercera categoría: Los nombra el Gobernador del respectivo departamento, toman posesión ante él o ante el alcalde municipal. Responsabilidad en ejercicio de la función: Decreto 960 de 1970, artículos 195. Decreto Reglamentario 2148 de 1983 Arts. 116 y SS. Civil: Responden de los daños y perjuicios que causen a los usuarios del servicio, por culpa o dolo. Penal: Responden por las conductas en las que puede incurrir el notario por la prestación del servicio. Disciplinariamente: Responden por el incumplimiento de deberes, el abuso o extralimitación de los derechos y funciones. 25

26 Competencia territorial El notario prestará sus servicios públicos notariales, dentro de un círculo territorial, integrado por uno o varios municipios de un mismo departamento. Debe residir obligatoriamente en la cabecera municipal de uno de ellos y que corresponda a la sede de la notaría. La actuación del notario por fuera de su respectivo círculo, viciará los actos o negocios jurídicos que se tramiten. Véase: Artículo 2 y 99, numeral 1 del Decreto Ley 960 de

27 5. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS Competencias funcionales del notario Autorizar escrituras públicas. Actos de Fe. Registro Civil. Jurisdicción Voluntaria. Remates. Conciliaciones. Véase: Decreto 960 de 1970, Decreto Reglamentario 2148 de 1983, Decreto Ley 1260 de 1970, Código Civil, Código de Procedimiento Civil, Decreto 2168 de 1988, Decreto 902 de 1988, Decreto 999 de 1988, Ley 54 de 1989, Ley 794 de Decreto 890 de 2003, Resolución 1519 de 2003, Instrucción Administrativa 14 de 2003, Ley 640 de 2001, Decreto 1000 de 2007 y demás normas que las modifiquen y complementen. Competencia del notario en el proceso de escrituración De las escrituras públicas: Escritura pública: es un documento o instrumento que contiene los actos jurídicos declarados por las personas 27

28 ante el notario con el lleno de los requisitos exigidos en la ley para cada caso, que deben ser insertados en el protocolo de la notaría. Actos escriturarios de competencia del notario: El notario, dentro de su círculo notarial, tendrá la competencia para extender, otorgar y autorizar los actos jurídicos prescritos en el artículo 12 del Decreto Ley 960 de 1970, concordante con los artículos 8 y 9, del Decreto 960 de Proceso de escrituración: El proceso de escrituración que debe seguir el notario comprende los pasos de recepción, extensión, otorgamiento y autorización. Véase artículo 14 del Decreto Ley 960 de Recepción: Acto mediante el cual las personas declaran el acto jurídico ante el notario. Extensión: Versión escrita del acto jurídico declarado ante el notario por los interesados. Otorgamiento: Aceptación de las partes que intervienen en la extensión del acto jurídico (firma de las partes). Autorización: Es la aprobación (fe que imprime el notario al instrumento), que da el notario a las declaraciones emitidas por las partes en el documento. Véanse: Artículos 13 a 40 del Decreto 960 de 1970 y sus normas concordantes. 28

29 De los actos de fe Otra de las competencias jurídicas que tiene el notario dentro de la prestación de su servicio tiene que ver con los procesos de fe de vida, los cuales se encuentran descritos en el Decreto 960 de Autenticación de firmas: Es la autorización o legalización de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formalidades y solemnidades según lo establecido por la ley. Es dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él. Fe de vida o supervivencia: Es un acto escrito y testimonial del notario, consistente en la certificación sobre la existencia de la misma, bajo ciertas circunstancias de: fecha, hora, día, nombres y apellidos de acuerdo con el documento de identificación y huella impresa. Declaraciones extraproceso y madres cabeza de familia: Es un acto mediante el cual el notario recibe de las personas, bajo la gravedad del juramento, declaraciones con fines procesales. Igualmente, el notario recibirá esta misma clase de actos para efectos de la Ley 861 del 2003, es decir las declaraciones de las madres cabeza de familia. Véase: Artículos 73 a 78 del Decreto 960 de 1970, artículo 37 del Decreto 2148 de 1983, Decreto 1557 de 1989 concordante con el Decreto de

30 Jurisdicción voluntaria Ésta debe entenderse como la función que ejerce el Estado mediante las autoridades judiciales y administrativas a petición de los particulares y que tiene por objeto completar o desarrollar relaciones jurídicas entre los particulares y documentar y tutelar sus derechos cuando entre ellas no medie conflicto jurídico. El notario tendrá competencia para conocer de ciertos procesos de jurisdicción voluntaria, mencionados taxativamente en las diferentes normas del ordenamiento jurídico. Matrimonio Civil: Contrato solemne por el cual un hombre y una mujer se unen con el fin de vivir juntos, de procrear y auxiliarse mutuamente. Véase: Decreto 2668 de 1988, 1556 de 1989, Ley 57 de 1990, Instrucción Administrativa No.1 de enero 26 de 2005, Instrucción Administrativa No. 03 de enero 11 de 2006, Instrucción Administrativa No de junio 8 de Sucesiones: Los notarios están autorizados para liquidar sucesiones siempre que todos los herederos y el cónyuge superviviente procedan de común acuerdo. Véase: Decretos 902 de 1988; 1729 de 1989; 2651 del Divorcio o cesación de los efectos civiles del matrimonio: Acto mediante el cual las personas deciden dar fin a los efectos civiles del matrimonio, se podrá adelantar el trámite ante el notario siempre y cuando las partes lo hagan de común acuerdo. Véase: Ley 962 de 2005 y Decreto 4436 de

31 Inventario solemne de bienes del menor: Proceso por el cual las personas divorciadas que tienen en administración bienes del menor realizan el inventario de sus bienes identificando como requisito previo para poder contraer nuevas nupcias. Véase: Decreto 2817 de 2006, Instrucción Administrativa No. 13 de agosto 1 de Igualmente la notaría podrá llevar otros procesos como remates y conciliaciones que están regulados a través de las siguientes normas. Decreto 890 de 2003, Instrucciones Administrativas Números, 5, 8 y 25 de 2004 y 10 del año

32 Registro del estado civil de las personas Situación jurídica mediante la cual, las personas naturales se identifican e individualizan ante la familia y la sociedad, determina igualmente su capacidad para ejercer ciertos derechos y obligaciones. Con fundamento en la Resolución número 1346 del 23 de marzo de 2007, proferida por el Registrador Nacional del Estado Civil y según Circular 94 del 04 de junio de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro, el notario tiene la facultad para llevar el registro del estado civil de las personas. Véase: Decreto ley 1260 de 1970, Decreto 2158 de 1970 y demás normas concordantes y complementarias. 32

33 6. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS Aspectos El local: administrativos Debe tener las siguientes especificaciones: Previa autorización de la Dirección de Gestión Notarial, una vez surtida la correspondiente inspección por parte de la Superintendencia Delegada para el Notariado o por quien ésta comisione, teniendo en cuenta: Que la notaría esté ubicada en un lugar céntrico de la localidad. Óptimas condiciones de ubicación y comodidad. En sitio de fácil acceso al público. Las mejores condiciones de presentación. Debe poseer buena ventilación e iluminación. Baño de servicio al público. Las diferentes secciones de la notaría, deberán encontrarse distribuidas dentro de un mismo inmueble, conservando su unidad locativa. Rampas. Véase: Artículos 159 del Decreto Ley 960 de 1970; 7º del Decreto 2148 de 1983 y las demás normas que lo modifiquen o complementen. Instrucción Administrativa No de junio 8 de

34 Equipo de Oficina: Consiste básicamente en un mobiliario suficiente y en buen estado (sillas, mesas, escritorios), equipos de comunicación (teléfonos, fax, internet, correo electrónico), equipos de cómputo. Véase: Instrucción Administrativa No. 17 de 1993 (devolución de muebles inservibles) y las demás normas que la modifiquen o complementen. Sistema de Información Notarial-SIN: Software utilizado en las notarías subsidiadas, el cual permite la estandarización de los procesos notariales, así como mejorar las herramientas de supervisión, control de legalidad y de gestión de la notaría. El señor notario está obligado a utilizar el SIN para todos los servicios que se autoricen en ejercicio de su función notarial y a generar y enviar la información mensual requerida por la Superintendencia. Véanse: Circulares No. 10 del 19 de Enero de 2004; Circular No. 46 del 21 de mayo de 2004; artículo 14 Ley 29 de 1973; artículo 124 Decreto Reglamentario 2148 de 1983 y las demás normas que lo modifiquen o complementen. Avisos: Toda notaría debe fijar los siguientes avisos, en un lugar visible al público: El que identifica la notaría (parte externa). El de inscripción en el RUT. El de horario de atención al público. Mínimo 44 34

35 horas semanales previamente autorizado por la Superintendencia de Notariado y Registro. El de horario de consulta del protocolo y registro del estado civil. El de tarifas notariales. El de la gratuidad en la inscripción del registro civil. Notarías de turno los días sábados. Cartelera para edictos. Reparto de minutas (En Bogotá se efectúa por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro y en otras ciudades mediante las oficinas de registro de instrumentos públicos). Toma de huellas. Véase: Decreto 2788 de 2004 y Ley 1111 de 2006; Ley 29 de 1973; Decreto Reglamentario 2148 de 1983; Instrucciones Administrativas No de junio 8 de 2001; 01 y 02 de 2007 y las demás normas que lo modifiquen o complementen. Licencias y permisos Permisos: El tiempo o período hasta de tres (3) días solicitados por el notario titular con causa que lo justifique, para no asistir a la oficina y poder ausentarse de la cabecera y en general de su círculo notarial. La concesión de tales permisos está a cargo del respectivo alcalde municipal, en el caso del notario de segunda y tercera categoría, quien a la vez designará o nombrará a otro titular como notario encargado en reemplazo de aquel, y, como consecuencia, la primera autoridad política dará posesión al encargado. 35

36 Los notarios de primera categoría deben solicitar los permisos y licencias a la Superintendencia de Notariado y Registro, quien debe emitir el acto administrativo correspondiente. La entidad también atiende las licencias de notarios de primera categoría de los demás círculos. El notario no podrá hacer uso de permisos y licencias sino una vez posesionado su reemplazo. Licencias: Estas se consideran a partir del cuarto día en adelante. Ordinaria: Hasta por noventa días continuos o discontinuos en cada año. Por maternidad, enfermedad o incapacidad física temporal: El notario tiene la facultad de postular la persona que deba remplazarlo durante estas ausencias. Bajo su responsabilidad, el postulado deberá cumplir con los requisitos generales exigidos para ejercer el cargo de notario. Debe usted conservar la copia de la providencia que los concedió, el acta de posesión del encargado, y la remisión a la Superintendencia de Notariado y Registro. Véase: Artículo 11, 105, 107, 112, 113; Decreto 2148 de 1983, Artículo 188 Decreto Ley 960. Instrucción Administrativa 09/

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