Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Montaje Punto de venta alimentos Descripción de actividades - Montaje Punto de venta alimentos DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Realizar el montaje de punto de venta temporal de alimentos durante la realización de eventos institucionales organizados por las Unidades Académicas o. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud sobre la información del proceso realizada por el usuario y finaliza con la obtención del reporte de ventas después del evento o con la cancelación del servicio. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices No aplica Lineamientos Lineamientos de solicitud del servicio El horario de recepción de solicitudes es de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 5:30 p.m. por medio del correo electrónico concesionescampus@uniandes.edu.co enviando diligenciado el formato de solicitud de montaje punto de venta de alimentos para eventos ( FOR-) Pueden realizar la solicitud profesores y empleados de la Universidad. El tiempo de respuesta es de 3 días hábiles por medio de correo electrónico. Se debe solicitar el servicio mínimo con 3 días hábiles de antelación al evento Lineamientos de montaje La Jefatura de y Servicios a la Comunidad es responsable de la programación y coordinación de la logística para el montaje del punto de venta que atenderá el evento programado dentro del campus de la Universidad. El usuario debe reservar el espacio para el montaje del punto de venta Lineamientos de cancelación del servicio El horario de recepción de cancelaciones es de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 5:30 p.m. por medio del correo electrónico concesionescampus@uniandes.edu.co Solo puede cancelar el servicio la persona que lo solicitó. Se debe enviar la cancelación del servicio mínimo con un día hábil de antelación al evento. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso y Servicios a la Comunidad. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 4.2. Responsabilidades negocios Seleccionar el proveedor para atender el evento. Programar y coordinar el montaje del punto de venta de la concesión en los eventos. Asistente administrativo: Supervisar el montaje y el desmontaje del punto. Programar los servicios necesarios para el punto de venta de alimentos. Proveedor: Proveer el servicio de alimentación para el evento de manera satisfactoria. Usuario: Solicitar el servicio Reservar el espacio para el punto de venta de alimentos. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Montaje de Punto de venta alimentos 5.2. Descripción de actividades Montaje de Punto de venta alimentos ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de punto de venta de alimentos en un evento Solicitante de unidad académica o administrativa Punto de venta montado, solicitud rechazada o cancelada, reporte de ventas Solicitante de unidad académica o administrativa, participantes de eventos 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Solicitar información de proceso Solicitar información de proceso telefónicamente, mediante correo electrónico a concesionescampus@uniandes.edu.co Usuario 2 Informar y enviar formulario Brindar información y enviar formulario para hacer la solicitud. Solicitud de montaje punto de venta Alimentos 3 Diligenciar formulario de solicitud Diligenciar formulario de solicitud y enviarlo al correo concesionescampus@uniandes.edu.co Usuario Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 4 Confirmar recepción Confirmar recepción de la solicitud. Administrad or concesión 5 Seleccionar proveedor Seleccionar proveedores de acuerdo a las especificaciones de la solicitud. En caso que un proveedor no pueda atender el evento, se debe conseguir a otro. Revisar disponibilidad de recursos con el proveedor para apoyar el evento. 6 Revisar disponibilidad de recursos Se pueden recibir modificaciones: Horario Mas mercancía Ubicación Proveedor 7 Aceptar servicio Acepta el servicio Proveedor 8 Informar aceptación del servicio Informar aceptación del servicio al solicitante. 9 Hacer programación de servicios Hacer programación de servicios que se requieran para el montaje del punto de venta. Estos pueden ser: Punto de red y teléfono de DSIT Apoyo a eventos de mantenimiento Trasteos Mobiliario 10 Hacer seguimiento a servicios solicitados Hacer seguimiento a todos los servicios solicitados para asegurar que estén a tiempo para el montaje del punto de venta en la fecha del evento. 11 Solicitar punto de teléfono y red a DSIT Solicitar punto de teléfono y red a DSIT. 12 Supervisar montaje de punto Supervisar montaje de punto de venta. 13 Supervisar desmonte Supervisar desmonte de punto de venta. 14 Obtener reporte de ventas Solicitarle al proveedor encargado del punto que envíe el reporte de ventas. Reporte de ventas 15 Cancelar servicios solicitados En caso que se reciba un correo por parte del organizador del evento, solicitando la cancelación, se debe gestionar la Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 cancelación de todos los servicios solicitados. 16 Confirmar cancelación Confirmar la cancelación de los servicios tanto al organizador del evento como a los proveedores. 6. DEFINICIONES No aplica. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) FOR Formato de solicitud de montaje punto de venta Alimentos Normatividad sanitaria. Normatividad de Manipulación de alimentos. 8. INDICADORES No aplica. 9. RIESGOS OPERATIVO Usuario intoxicado. Productos en mal estado. No cumplimiento de acuerdos de servicio. CALIDAD DE SERVICIO Mala atención al usuario. No conformidad del producto (elemento extraño dentro del producto). SEGURIDAD Ingreso irregular de parte del personal de las concesiones al campus con un carné de otra persona LEGAL Cierre de punto de venta temporal por Secretaría de Salud por incumplimiento de normas. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 16/06/ Publicación 21/07/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 16/06/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 16/07/2015 APROBÓ Eliana Medina Jefe de y Servicios a la Comunidad 21/07/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 6