INGRESOS POR CAJA DE LOS PUNTOS DE VENTA DE LA CAFETERÍA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

Transcripción

1 Página 1 de 7 Revisó: Jefe DBU / Jefe SCC Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Septiembre 10 de 2012 Resolución N 1447 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades a seguir para realizar el recaudo y arqueo en las cajas de los puntos de venta de la Cafetería de Bienestar Universitario por dineros en efectivo provenientes de la venta de productos. Aplica para el recaudo de dineros en efectivo por concepto de venta de productos en los puntos de venta de la Cafetería de Bienestar Universitario, incluyendo los productos del servicio médico, hasta la consignación de dichos recaudos a los respectivos fondos. NORMATIVIDAD No aplica. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Arqueo de caja: Es la verificación de valores recibidos físicamente de dinero en efectivo con lo registrado en el Sistema de Cafetería DBU: División de Bienestar Universitario. SCC: Sección de Comedores y Cafetería. SIF: Sistema de Información Financiero, es el sistema de la UIS donde confluye la información financiera de la Universidad. Administrador Punto de Venta (APV): Realiza las actividades de supervisión necesarias en el registro de caja; tiene permiso en el Sistema de Cafetería para desempeñar este rol. Sistema Cafetería (SC): Es el sistema que se utiliza en la caja de Cafetería para el control y manejo de los ingresos de dinero en efectivo. CONSIDERACIONES Eventualmente se realizarán arqueos de caja no programados y sin previo aviso por parte de los Administradores de Punto de Venta, en donde se diligenciará el formato FBE.106 Arqueo de efectivo cafetería.

2 Página 2 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO 1. Inicia turno de caja 2. Ingresa modulo de ventas 1. Inicia turno de caja en el SC. Para ello ingresa su usuario y password. Ruta de acceso: Navegador à web Sistemas de Informaciónà Nuevas Versiones à Accederà Digita Usuario y Password à Ingresar à Selecciona 2. Ingresa módulo de ventas: Selecciona el menú ventas y realizar ventas Ruta: VentasàRealizar Venta 3. Identifica el producto solicitado por el cliente 3. Identifica el producto solicitado por el cliente: observa el producto que el cliente ha solicitado, ingresa el nombre del producto en el campo correspondiente, selecciona la presentación del mismo o sabor, ingresa la cantidad a vender. Ruta: VentasàRealizar Venta Recibo de pago 4. Recibe el dinero, realiza facturación e imprime soporte de pago Recibo de pago 4. Recibe el dinero por parte del cliente, realiza facturación e imprime soporte de pago. Ruta de acceso: SC Digita nombre del producto y cantidad en los campo asignados oprime Enter oprime el botón imprimir o la tecla Esc para imprimir el recibo de pago. 1

3 Página 3 de Entrega soporte de pago al cliente 4. Entrega el recibo de pago al cliente como soporte del pago en efectivo del producto solicitado. 5. Cierra turno de caja para dar inicio al arqueo de caja 5. Cierra turno de caja en el sistema SC. Ruta: Navegador à web Sistemas de Informaciónà Nuevas Versiones à Accederà Digita Usuario y Password à Ingresar à Selecciona Administrador Cafetería à Ventas à Realizar Arqueo à Selecciona el punto de venta, la caja, el nombre del cajero o empleado à Oprime el Botón Consultar Administrador Punto de Venta Nota: Antes del cierre de caja, el cajero debe informar al APV si se presentaron facturas que se deban anular para que realice la anulación respectiva en el SC. Ruta para la anulación de facturas: Navegador à web Sistemas de Informaciónà Nuevas Versiones à Accederà Digita Usuario y Password à Ingresar à Selecciona Administrador Cafetería à Ventas à consulta número de la factura que se deba eliminar à Selecciona anular factura à Aceptar 6. Realiza conteo físico y verifica que corresponda con el valor reportado en arqueo 6. Realiza arqueo de caja en presencia del cajero, diligenciando el formato FBE.106 Arqueo de efectivo cafetería. Inicia con el conteo físico de los valores recibidos en efectivo y verifica que correspondan con los reportados en la consulta de arqueo del SC, registra en el SC el valor resultante del conteo en la casilla correspondiente y confirma el conteo en el sistema. Administrador Punto de Venta 2

4 Página 4 de 7 2 Arqueo de efectivo cafetería Nota: Al momento de verificar que los valores físicos correspondan con los reportados en la consulta del arqueo del SC, pueden ocurrir los siguientes casos: a. Faltantes de efectivo. El cajero repone inmediatamente el dinero faltante. b. Sobrantes de efectivo. El APV realiza el registro respectivo en el formato FBE.106 Arqueo de efectivo cafetería y custodia el dinero sobrante. Al final del mes o a principios del mes inmediatamente siguiente se consigna todo el dinero sobrante en el fondo Administrador Punto de Venta 7. Diligencia formato Arqueo de efectivo cafetería 7. Se diligencia el formato FBE.106 Arqueo de efectivo cafetería, que es archivado por el APV. 8. Deposita el efectivo recibido en la caja de seguridad 8. Deposita el efectivo recibido en la caja de seguridad. Administrador Punto de Venta /Jefe SCC FBE.106 Arqueo de efectivo cafetería 9. Consulta reporte recaudo diario 9. Al siguiente día hábil, consulta en el SC el Reporte Recaudo Diario y los valores a consignar en los diferentes fondos. Rutas: Navegador à web Sistemas de Informaciónà Nuevas Versiones à Accederà Digita Usuario y Password à Ingresar à Selecciona à Recaudo diario à Selecciona la fecha a consultar à Consultar. /Administrador Punto de Venta 3 El recaudo diario muestra los valores registrados por ventas de medicamentos (fondo 3131), y los ingresos por venta de productos de Cafetería (fondo 7072), estos últimos están discriminados por cajero.

5 Página 5 de 7 3 Para obtener la información del valor a consignar en el fondo especial 7072, se toma el Valor Correspondiente a la venta de cada cajero y se suma 10. Registra valores a consignar en cada fondo en el Formato de Recaudo Genera 10. Registra en el Formato de Recaudo General del SIF los valores recaudados para cada fondo en la fecha correspondiente, ordena su impresión y reclama dichos formatos en la Secretaría de la SCC. Formatos de Recaudo General Formatos de Recaudo General Ruta: Sistemas de Información à login y password à Sistema de Información Financiero à Secretaria unidad o proyecto à Manejo de ingresos à Recaudo General UIS. Nota: El efectivo recaudado diariamente se consigna en los fondos 3131 (Servicio Médico Común), 7072 (Venta Productos Cafetería). 11. Retira efectivo de caja de seguridad, entrega a cajero encargado de consignar 11. Retira el efectivo de la caja de seguridad y se lo entrega al cajero encargado de consignar. Jefe SCC/ Administrador punto de venta 12. Consigna el dinero en entidad bancaria 12. Consigna en la entidad bancaria correspondiente el dinero de cada fondo, con los formatos de Recaudo General. 13. Entrega recibos de consignación. 13. Entrega al APV los recibos de consignación correspondientes. 4

6 Página 6 de Verifica consignaciones con los reportes del SC 14. Verifica que las consignaciones se hayan efectuado en el fondo, en la fecha y por el valor correspondiente. Ésta verificación se realiza con el reporte de recaudo diario del sistema de cafetería (SC). Administrador Punto de Venta FIN

7 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Septiembre 10 de 2012 Creación del documento. 02 Abril 23 de 2015 Modificación del numeral Definiciones y/o Abreviaturas. Se actualizan roles, y cambio en el sistema de registro de ingresos por venta de productos y rutas de acceso