SOLICITUD PARA REALIZAR EVENTOS EN EL PARQUE HISTORICO GUAYAQUIL

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1 SOLICITUD PARA REALIZAR EVENTOS EN EL PARQUE HISTORICO GUAYAQUIL I. DATOS DEL CONTRATANTE Formulario No. Nombre: Domicilio: Teléfono: Correo electrónico: C.I: Fax: II. DATOS DEL EVENTO Tipo de evento: Fecha de realización: Número de invitados: Área del Parque Histórico donde realizará su evento: Hora de inicio: Hora finalización: Proveedor: Teléfono Proveedor: El Contratante declara conocer y aceptar las condiciones establecidas en el Normativo Adjunto. Firma:... EL CONTRATANTE AUTORIZADO POR Ab. Silvia del Campo Litardo Gerente General Empresa Pública de Parques Naturales y Espacios Públicos.

2 NORMAS Y REGULACIONES PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL PARQUE HISTÓRICO GUAYAQUIL a.- Objetivo: Prestación de servicios para la realización de eventos en el área turística, corporativa, familiar y social. Estas actividades deberán ser compatibles y de acuerdo a los conceptos que desarrolla el Parque Histórico Guayaquil bajo la autoridad de la Empresa Pública de Parques Naturales y Espacios Públicos, que se base en el cuidado y promoción del desarrollo del medio ambiente y de nuestra identidad cultural. Para normar dichas actividades se expide el presente documento. b.- Tipo de Eventos: Turísticos: Paseos Corporativos: Conferencias, Ronda de Negocios, Reuniones Académicos, de Confraternidad, entre otros. Sociales: Matrimonios, Reuniones familiares, Cumpleaños. de Trabajo, Eventos c.- Confirmación del Evento: El evento se considerará confirmado a partir de la autorización de la presente solicitud, y mediante el abono del 50% del valor total del alquiler hasta 24 horas posteriores a la fecha que la máxima autoridad de la Empresa Pública de Parques Naturales y Espacios Públicos haya admitido la petición, como procedente de conformidad a las actividades propias del Parque Histórico Guayaquil. Si posterior a las 24 horas de plazo para el pago, el Contratante no ha procedido con el abono del anticipo por alquiler del espacio, se procederá a liberar la fecha para otros eventos. Con el formulario el Contratante debe entregar una copia de cédula y certificado de votación de la persona, o RUC de la empresa firmante. d.- Fondo de Garantía: Una vez aprobada la solicitud del evento, el contratante entregará un fondo de garantía en cheque certificado, a nombre de la Empresa Pública de Parques Naturales y Espacios Públicos, por la cantidad de $400 el mismo que será utilizado en caso de las siguientes causales: 1.- Daños de cualquier tipo en los bienes o las instalaciones del Parque. 2.- Daños a terceros en la utilización de las instalaciones. *Este fondo de garantía no limita a que la administración del Parque presente una liquidación adicional por la diferencia en caso de que el monto del fondo no cubra los valores por cualquiera de las causales antes mencionadas..

3 3} e.- Pago del Espacio para Eventos: Se cancelará el 50% correspondiente al valor total del espacio, como un abono en el momento en que se apruebe la solicitud de evento, como ha quedado expresado en el apartado c) de estas regulaciones Este valor será cancelado mediante cheque certificado Ecuador a nombre de la Empresa Pública de Parques Naturales y Espacios Públicos a la Gerencia Administrativa Financiera. En cuanto se habilite la cuenta corriente se procederá a realizar el pago mediante depósito en la Cuenta No..del Banco Central del Ecuador a nombre de la Empresa Pública de Parques Naturales y Espacios Públicos. El saldo se cancelará dos semanas antes de llevar a cabo el evento. El Contratante declara que los fondos entregado son de procedencia lícita. Los comprobantes de pago, tanto del abono como del saldo, deben ser entregados a la Coordinadora de Eventos del Parque Histórico Guayaquil, como aval para la reservación del espacio. En el caso de cancelación del evento, el valor abonado no será devuelto, debido a que la fecha programada se considerará perdida para poder ofrecerla a otros clientes. f.- Responsabilidad por Daños y Perjuicios: El contratante asume completa responsabilidad por el pago, en caso de daños y perjuicios causados a la propiedad por sus invitados. g.- Responsabilidad por Pérdidas: El Parque Histórico Guayaquil, no asume responsabilidad por la custodia de artículos o materiales de uso personal o profesional entregados por el contratante a los proveedores varios del evento, ni será responsable por la pérdida y daño de equipos, productos o bienes que sean ingresados por el contratante o sus invitados. En virtud de eso, se recomienda que un responsable del proveedor seleccionado por el Contratante deba estar en día del evento, precautelando la seguridad de sus equipos y material. En virtud de eso, el desmontaje del evento debe realizarse por el proveedor inmediatamente a la finalización del mismo. h.- Asignación de Espacios.Serán asignados los espacios del Parque Histórico Guayaquil de acuerdo a su capacidad, tipo de montaje y número de asistentes. 3

4 3} El Parque Histórico Guayaquil se reserva el derecho de reasignar por motivos de fuerza mayor o caso fortuito el espacio, previa notificación al contratante, mínimo con dos días de anticipación al día de la fecha señalada para el evento. Así mismo, el contratante podrá solicitar mínimo con tres días de anticipación y previa disponibilidad, la reasignación del espacio contratado, cuando por justa causa el espacio no resultare apto para realizar el evento y se encuentre otros espacios disponibles dentro de las instalaciones del Parque Histórico Guayaquil. i.- Características de los Eventos: La forma y contenido de los eventos deberá estar acorde a los conceptos que se desarrollan en el Parque Histórico Guayaquil, entre los cuales se pueden citar: turísticos, educativos, recreativos, culturales y sociales. Evitar eventos que incentiven el consumo desmesurado de alcohol. No se podrán realizar eventos que incentiven el uso de sustancias prohibidas o que resulten perjudiciales en exceso sin justa medida. j.- Condiciones Generales para Uso de Espacio.- El costo del espacio contratado tiene una duración de 6 horas. Si el Contratante se excede de ese tiempo, deberá cancelar el valor por hora adicional establecido en el tarifario. El Contratante podrá contratar el servicio de catering directamente, de la lista de proveedores autorizados para brindar el servicio en el Parque Histórico Guayaquil. El proveedor deberá cumplir con los normativos establecidos por el Parque Histórico Guayaquil. El cliente se compromete a entregar a la Coordinadora de Eventos del Parque Histórico Guayaquil, copia del contrato suscrito con el proveedor de su elección. Para matrimonios o renovación de votos, la Iglesia Hospicio Corazón de Jesús se da de cortesía al Contratante. Los trámites de permisos y del sacerdote que oficia la ceremonia es responsabilidad del Contratante. El montaje se realizará a partir de las 11H00 am el día del evento. En el caso de eventos que requieren montajes más complejos se realizara a las 08H30 am. La Administración se reserva el derecho de admisión. El Parque proveerá del servicio de seguridad y parqueo. El Contratante y el Proveedor se comprometen a respetar los horarios pactados para el evento, que en ningún modo pueden exceder de las 03H00 am. El Contratante y el Proveedor se comprometen a realizar el desmontaje y retiro de la logística y cualquier tipo de estructura que se instale al finalizar el evento. Esto porque el Parque debe quedar habilitado para poder recibir visitantes al día siguiente El Contratante se compromete a correr con los rubros de la asistencia del personal de apoyo del Parque Histórico Guayaquil que estén durante el evento: electricista, y mantenimiento. El personal estará a disposición del Contratante hasta la finalización del desmontaje del evento. 4

5 3} k. Costos.- Las áreas en uso deberán quedar en buen estado de limpieza al final del evento. El mobiliario que necesite ser movido por los organizadores o la instalación de cualquier estructura deberá contar con la autorización del Parque Histórico Guayaquil. La administración del Parque Histórico Guayaquil y su personal por ninguna razón será responsable por vehículos de los asistentes a los eventos que no estén dentro del estacionamiento cerrado del Parque. El ingreso para presentación de orquestas o grupos en vivo, debe manejarse a un volumen moderado sin caer en escándalos excesivos, debido a que en ciertas áreas del Parque, el alto volumen de sonido es incómodo para los moradores de las ciudadelas vecinas y perturba el descanso de las especies que se encuentran dentro del Parque. El tarifario para el alquiler de espacios es el siguiente: EVENTOS SOCIALES 2012 ZONAS SITOS Capacidad Costo Evento 1-6 horas Costo Evento 1-3 horas Hora adicional Zona de Tradiciones Zona Urbana Arquitectónica *costos más IVA Casa de Hacienda - Campesina 60 $ $ - $ Casa Julián Coronel 200 $ $ $ Café $ $ $ Iglesia Hospicio Corazón de Jesús Malecón 1900 (Exteriores de casas) Malecón 1900 y Estación Fluvial Malecón 1900 y Café 1900 Estación Fluvial y Muelle Hospicio Corazón de Jesús / Jardines Bóveda Banco Territorial Sala de Interpretación 1 80 $ $ 1, $ - $ $ 1, $ - $ $ 1, $ - $ $ $ - $ $ $ - $ $ $ $ $ sala de Interpretación 2 60 $ $

6 3} l. Capacidad de los espacios.el rango de capacidad de espacios para alquiler en el PARQUE HISTORICO GUAYAQUIL es el siguiente: Café 1900: De 25 a máximo 200 personas, utilizando la parte externa del Café Salón Julián Coronel: De 80 a 150 personas máximo. Casa Campesina: De 80 a 150 personas máximo. Estación Fluvial: De 50 a 180 personas máximo, utilizando la Zona Exterior (Adoquines). Malecón 1900: De 200 a 1000 personas máximo, incluyendo: Tarimas, Pistas y Estaciones varias. Jardines del Hospicio: De 100 a 400 personas máximo Bóveda del Banco Territorial: 40 personas. Cuenta con Aire Acondicionado. Salas del Centro de Interpretación: Son dos salas, una con capacidad de 60 personas y la otra para 40 personas. Ambas cuentan con Aire Acondicionado. Iglesia Hospicio Corazón de Jesús: 80 personas. m.- Prohibiciones. Se prohíbe fumar en las áreas del Parque Histórico Guayaquil, salvo 5 metros distantes desde la orilla ribereña, siempre que no se halle cerca de las casas y el Hospicio del Corazón de Jesús. Está prohibida la utilización de papel o plástico picado y serpentinas, y materiales muy difíciles de retirar durante la limpieza posterior. No se permitirá el ingreso de personas en estado etílico, inadecuadamente vestido, portando armas de fuego y corto punzantes. No se permite el uso de velas en la Capilla y el salón Julián Coronel y en áreas abiertas se permitirá su uso solo con briseros. Está prohibida la utilización de FUEGOS ARTIFICIALES, al interior ni en las áreas anexas y periféricas del Parque Histórico Guayaquil, ya que su utilización y residuos causa daño a los animales del Parque, así como a los residentes y animales de las ciudadelas vecinas y constituye un riesgo para la seguridad de las casas de madera restauradas del Malecón Bajo ningún concepto, se autorizará esta actividad. 6

7 3} Este documento debe ser leído y debidamente firmado por el contratante del evento de conformidad con las condiciones establecidas en este normativo para realizar eventos en el PARQUE HISTÓRICO GUAYAQUIL. Certifico haber leído este documento y acepto los términos del mismo para el desarrollo de eventos en el Parque Histórico Guayaquil, además declaro conocer que la utilización y goce de las instalaciones solicitadas no podrá contravenir ni el ordenamiento jurídico nacional ni las buenas costumbres. En Samborondón, de del 20. Nombre: C.I. #: Hora de entrega de la solicitud: ESPACIO RESERVADO PARA RECONOCIMIENTO NOTARIAL O JUDICIAL DE FIRMA 7

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