INSTRUCTIVO CONTRATACIÓN DIRECTA CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES

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1 INSTRUCTIVO DE BIENES INMUEBLES DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VIGENCIA VERSIÓN Primera Versión Carlos Ruíz Laura Gómez CONTROL DE APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA Carlos Julián Ruíz Dionisio - Contratista Laura Fernanda Gómez Ramírez Asesora Eduardo Navarro. Contratista Planeación y Sistemas Carlos Gaitán Sánchez Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección - SIG de 12

2 Tabla de contenido 1. OBJETIVO 3 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3 3. DEFINICIONES CONTROL DE REGISTROS ANEXOS 12 2 de 12

3 1. OBJETIVO Establecer el trámite para la celebración de contratación directa de arrendamiento de bienes inmuebles en el Instituto Distrital de Turismo. 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Aunque existan asignados en la dependencia para el desarrollo de las actividades, el Líder de Proceso Jefe del asignado, es el responsable de la ejecución del presente documento. La carpeta con los documentos que se requieren para la elaboración del contrato, se debe enviar al Proceso con anterioridad de mínimo ocho (8) días hábiles a la fecha señalada en el Plan Anual de Adquisiciones para suscripción. Únicamente se debe incluir el formato JU-F25 Lista de chequeo Arrendamiento en la carpeta inicial del contrato. El número máximo de folios de cada carpeta es de 200; si es necesario generar una nueva carpeta para la continuidad del contrato, el folio debe iniciar en el número DEFINICIONES Análisis de Riesgos: Matriz mediante la cual la entidad lleva a cabo la administración de Riesgos, entendida como el conjunto de procesos dirigidos a proteger a la Entidad Estatal de los eventos en el Proceso de Contratación, ello permite reducir la probabilidad de ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación. CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal. Contratación directa: Modalidad de selección de contratistas donde las entidades estatales conservan la potestad de escoger libremente, sin la necesidad de realizar una convocatoria pública, a la persona natural o jurídica que ejecutará el objeto del contrato. Contratación directa Arrendamiento de Bienes Inmuebles: Las entidades estatales pueden alquilar o arrendar inmuebles mediante contratación directa para lo cual deben seguir las siguientes reglas: 1. Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la entidad estatal requiere el inmueble. 2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener 3 de 12

4 en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública. Que la entidad a contratar sea estatal. CRP: Certificado de registro presupuestal. Estudio del Sector: Análisis efectuado para determinar de mejor manera el bien a arrendar, la clasificación del mismo en el sector al que pertenece y riesgos de la contratación. Estudio de mercado: Actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad de bienes en el mercado, las condiciones que podrían obtenerse, su precio estimado y los posibles oferentes. Estudios previos: Documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del contrato, mediante los cuales se analizará la conveniencia e inconveniencia del objeto a contratar, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Plan Anual de Adquisiciones (PAA): Documento en el cual se encuentran proyectadas y definidas las necesidades de bienes y servicios del IDT, que se requieren para lograr la misión institucional en términos de eficiencia y eficacia, en cumplimiento de los fines del Estado y del Distrito. 4 de 12

5 4. INICIO LÍDER DE PROCESO SOLICITANTE 01. Realiza consulta con el Asesor de Planeación y Sistemas para verificar el plan anual de Adquisiciones (PAA). 01. El Líder de Proceso Solicitante realiza consulta con el Asesor de Planeación y Sistemas para verificar la preexistencia de la contratación en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad. 02. Elabora solicitud de CDP diligenciando el formato FI-F01 Solicitud de disponibilidad presupuestal y gestiona firma del Líder de Proceso Solicitante. FI-F El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante elabora solicitud de CDP, para ello debe diligenciar el formato FI-F01 Solicitud de disponibilidad presupuestal y gestiona firma del Líder de Proceso Solicitante. 03. Remite al (la) de Planeación y Sistemas el Formato FI-F01 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal, para su revisión y firma. FI-F El Asignado para el trámite en la dependencia solicitante remite al (la) de Planeación y Sistemas el Formato FI-F01 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal, para su revisión y firma. ASESOR(A) DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS 04. Remite a la dependencia solicitante el Formato FI-F01 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal firmado. FI-F El (la) de Planeación y Sistemas remite a la dependencia solicitante, el Formato FI-F01 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal firmado. 05. Remite a la Dirección General el Formato FI-F01 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal, para gestionar su firma por parte del (la) Director(a) General, el cual debe ser devuelto al área solicitante. A FI-F El Asignado para el trámite en la dependencia solicitante remite a la Dirección General el Formato FI-F01 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal, para gestionar su firma por parte del (la) Director(a) General, el cual debe ser devuelto al área solicitante. 5 de 12

6 A 06. Recepciona el Formato FI F01 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal, saca copia de la solicitud del CDP y envía el original al (la) Subdirector (a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para trámite y expedición de CDP. FI-F El Asignado para trámite en la dependencia solicitante recepciona el Formato FI F01 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal, saca copia de la solicitud del CDP que irá archivado en la carpeta que se radicará en la Asesoría, y envía el original de la Solicitud de CDP al (la) Subdirector (a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para trámite y expedición de CDP. SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO 07. Remite el CDP, una vez se haya expedido y firmado, a la dependencia solicitante. CDP 07. El (la) Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario remite el CDP, una vez se haya expedido y firmado, a la dependencia solicitante. 08. Solicita y Recepciona los documentos del Arrendador, verifica que estén completos y sean los correctos teniendo en cuenta el formato JU-F25 Lista de Chequeo Arrendamiento. JU-F El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante, solicita y recepciona los documentos del Arrendador. Anexo Análisis del Sector y Análisis de Riesgos JU- F36 DEPENDENCIA SOLICITANTE 09. Elabora el Estudio de Sector y el Formato JU-F36 Matriz de Riesgos y tramita firma del Líder de Proceso Solicitante. A 09. El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante elabora el Análisis del Sector teniendo en cuenta el manual para la elaboración de estudios del sector diseñado por la Agencia Nacional de Contratación Pública y publicado en el portal El asignado para trámite en la Dependencia Solicitante deberá determinar los riesgos que afectan la contratación diligenciando el Formato JU-F36 Matriz de Riesgos y teniendo en cuenta el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación diseñado por la Agencia Nacional de Contratación Pública y publicado en el portal De los anteriores documentos tramita firma por parte del Líder de Proceso Solicitante. 6 de 12

7 A 10. Elabora los estudios previos por medio del formato JU-F43 Estudios previos para arrendamiento de bienes inmuebles y tramita firma del Líder de Proceso Solicitante. 10. El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante elabora los estudios previos por medio del formato JU- F43 Estudios previos para arrendamiento de bienes inmuebles y tramita firma por parte del Líder de Proceso Solicitante. 11. Realiza el montaje de la carpeta (la marca) con los registros de la etapa precontractual debidamente foliados teniendo en cuenta el formato JU-F25 Lista de Chequeo Arrendamiento. JU-F El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante realiza el montaje de la carpeta (la marca) según lo establecido en el formato JU-F25 Lista de Chequeo Arrendamiento, teniendo en cuenta incluir los registros enunciados en la etapa precontractual debidamente foliados. Nota: Se deben incluir los registros de la etapa precontractual en la carpeta y diligenciar el número de folios en el formato JU-F25 Lista de Chequeo Arrendamiento ; para las columnas: No. de folios con el que inicia el documento. Cantidad de folios que contiene el documento. 12. Entrega la carpeta al Asignado como Auxiliar Administrativo de, adjuntando el formato AD-F07 Memorando en el cual se hace la solicitud de contratación. AD-F El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante entrega la carpeta al Asignado como Auxiliar Administrativo de, adjuntando el formato AD-F07 Memorando en el cual se hace la solicitud de contratación. Nota: El envío de documentos debe ser por medio del formato AD-F07 Memorando con radicado en el Sistema Distrital de Correspondencia (CORDIS). A 7 de 12

8 A 13. Documentos completos y foliados según el formato JU-F25? B Si No ASIGNADO A AUXILIAR ADMINISTRATIVO (JURIDICO) 14. Devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante El Asignado a Auxiliar Administrativo de verifica si la documentación entregada o radicada está completa y foliada según el formato JU-F25 Lista de chequeo Arrendamiento. SI: Ir a la actividad 15. NO: Ir a la actividad El Asignado a Auxiliar Administrativo de devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante. Ir a la actividad 11. ASESOR(A) JURÍDICO(A) 15. Asigna abogado para realizar el trámite. 15. El (la) (a) asigna Abogado para realizar el trámite. D 16. Documentos completos, vigentes según formato JU-F25 y con el lleno de requisitos legales y técnicos mínimos? No ABOGADO(A) ASIGNADO (A) 17. Devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante. 16. El (La) Abogado (a) Asignado (a) verifica que la documentación entregada o radicada está vigente, completa según el formato JU-F25 Lista de chequeo Arrendamiento, así mismo debe verificar que los estudios y documentos previos se encuentren ajustados a las exigencias técnicas y legales correspondientes. SI: Ir a la actividad 18. NO: Ir a la actividad 17. Si El (La) Abogado (a) Asignado (a) devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante. Ir a la actividad 11. C 8 de 12

9 C ABOGADO ASIGNADO 18. Proyecta la minuta y el Formato JU-F13 Acto Administrativo de Justificación de la contratación directa y la remite para revisión del-a (a). Minuta del contrato JU-F El (La) Abogado (a) proyecta la minuta del contrato y el Formato JU-F13 Acto Administrativo de Justificación de la contratación directa y la remite al-a Asesor (a) (a) para su revisión. 19. La Minuta, el Acto Administrativo y los documentos del Arrendador se encuentran correctos? Si No ASESOR(A) JURÍDICO(A) 20. Devuelve minuta y el Acto Administrativo del contrato al-a Abogado (a) Asignado (a) para su correspondiente ajuste El (La) (a) verifica si la minuta del contrato, el Acto Administrativo de Justificación de la contratación directa y los documentos del Arrendador están correctos. SI: Ir a la actividad 21. NO: Ir a la actividad El (La) (a) devuelve la minuta del contrato al-a Abogado (a) Asignado (a) para su correspondiente ajuste. Ir a la actividad 18. ABOGADO (A) ASIGNADO (A) 21. Remite carpeta para firma de la minuta y del Acto Administrativo por parte del-a Director(a) General. 21. El (La) Abogado (a) Asignado (a) remite carpeta para firma del-a Director(a) General. Nota: Se deja registro en el Libro de Correspondencia de la Dirección General. ÁREA JURÍDICA 22. Tramita firma de la minuta con el Contratista. 22. El Área una vez firmada la minuta por el-a Director(a) General se comunica con el Contratista para que proceda a firmar la minuta. ÁREA JURÍDICA 23. Entrega copia de la minuta al Contratista y solicita publicación en los portales de contratación. D 23. El Área una vez firmada la minuta por las partes, entrega copia de la misma al Contratista para que realice los correspondientes trámites de expedición de la póliza (Si aplica) o solicita a la Subdirección de Gestión de Corporativa y Control Disciplinario la ampliación o certificación de las pólizas de la entidad. De otra parte solicita a la persona encargada la publicación de la minuta en los portales correspondiente. 9 de 12

10 D ABOGADO (A) ASIGNADO (A) 24. Diligencia debidamente el formato FI-F02 Solicitud de registro presupuestal y lo envía al-a Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para su trámite. FI-F El (La) Abogado (a) Asignado (a) diligencia debidamente el formato FI-F02 Solicitud de registro presupuestal y lo envía al-a Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para su correspondiente trámite. E SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO 25. Remite CRP al Área. CRP 25. El (La) Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario remite el CRP al Área. ÁREA JURÍDICA 26. Recibe el CRP enviado por el Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario y lo archiva en la carpeta. CRP 26. El Área recibe e incluye en la carpeta el CRP enviado por el Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario. Póliza JU-F14 ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA (APROBACIÓN O REVISIÓN DE PÓLIZA) 27. El (la) Asignado (a) del Área recibe para Revisión de Póliza (Si aplica). SI: Ir a la actividad Se requiere póliza para el contrato? 29 No Si 28. Recibe del Contratista la póliza del contrato (si aplica), tramita la aprobación de la póliza, mediante el formato JU- F14 Aprobación de póliza o Recibe la Póliza de la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para revisión y remisión al Arrendador y posterior a ello archiva los registros de la carpeta. NO: Ir a la actividad El (la) Asignado (a) del Área para Aprobación de Póliza recibe del Contratista la póliza del contrato (si aplica), tramita la aprobación de la póliza teniendo en cuenta el formato JU-F14 Aprobación de Póliza o Recibe la Póliza de la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para revisión y remisión al Arrendador. Posteriormente archiva los registros en la carpeta. Ir a la actividad 29. F 10 de 12

11 F ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA 29. Folia los registros de la etapa contractual incluidos en la carpeta y diligencia formato JU-F25 Lista de chequeo Arrendamiento, etapa contractual y entrega la carpeta a la persona encargada del archivo de la asesoría jurídica. JU-F El (la) Asignado (a) del Área una vez cuente con la carpeta completa procede a foliar los documentos de la etapa contractual y diligencia el formato JU-F25 Lista de chequeo Arrendamiento para las columnas: No. de folios con el que inicia el documento. Cantidad de folios que contiene el documento. Posteriormente entrega la carpeta a la persona encargada del archivo de la asesoría jurídica. ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA 34. Comunica vía correo electrónico la designación del-a Supervisor (a) del Contrato. Designación como supervisor del contrato 30. El (la) Asignado (a) del Área comunica vía correo electrónico la designación del-a Supervisor (a) del Contrato. ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA 35. Archiva la carpeta. 31. El (la) Asignado (a) del Área archiva la carpeta. SUPERVISOR (A) DEL CONTRATO 36. Realiza seguimiento al contrato. FIN 32. El-La Supervisor-a del Contrato realiza seguimiento al contrato teniendo en cuenta lo establecido en el Instructivo JU-M02 Manual de Supervisión de Contratos. Ir al Fin. 11 de 12

12 5. CONTROL DE REGISTROS Código Nombre Responsable (*) Ubicación JU-F25 N/A FI-F01 N/A JU-F43 N/A JU-F36 AD-F07 JU-F13 N/A JU-F14 N/A FI-F02 N/A Lista de chequeo Arrendamiento Pantallazo Plan de Compras Solicitud de disponibilidad presupuestal CDP Estudios previos para arrendamiento de bienes inmuebles Análisis del Sector Matriz de Riesgos Memorando (solicitud de contratación) Acto Administrativo de Justificación de la contratación directa Minuta del Contrato Aprobación de póliza Garantía Única Solicitud de registro presupuestal CRP Tiempo de Retención Archivo Gestión Archivo Central Disposición Final (*) Se deja claridad que la Responsabilidad señalada recae única y exclusivamente respecto del archivo y custodia de los documentos más no de la elaboración con el lleno de los requisitos técnicos y jurídicos, ni de la remisión y entrega de los mismos en los plazos que se señalen para el efecto en el Plan Anual de Adquisiciones. 6. ANEXOS Anexo 1. JU-F43 Estudios previos para arrendamiento de bienes inmuebles Anexo 2. JU-F14 Aprobación de póliza Anexo 3. JU-F25 Lista de chequeo Arrendamientos Anexo 4. JU-F36 Matriz de Riesgos Anexo 5. JU-F13 Acto Administrativo de Justificación de la contratación directa 12 de 12

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