RICOH DeskTopBinder V2 Professional. Soluciones de Administración Digital de Documentos

Transcripción

1 RICOH DeskTopBinder V2 Professional Soluciones de Administración Digital de Documentos

2 RICOH DESKTOPBINDER V2 Simplifique la Administración y Recupero de todos sus Documentos Las compañías en la acutalidad buscan herramientas para asistirlos en la administración tanto de archivos electrónicos como aquellos basados en papel, al tiempo que incrementan la productividad. DeskTopBinder V2 Professional se trata de un programa de administración de documentos de Ricoh que brinda a los usuarios la posibilidad de almacenar y visualizar cualquier archivo de aplicación o archivo de imagen sin que medie esfuerzo alguno. Cualquier archivo puede integrarse sóidamente a las bandejas de entrada personalizadas que Ud. mismo cree. La ubicación de un archivo resulta idénticamente fácil con la visualización mediante miniaturas de cada documentos que Ud. ha incorporado a sus carpetas o Bandejas de Entrada. La visualización de los mismos resulta aún más fácil mediante DeskTopBinder Viewer. Imagínese navegando a través de múltiples documentos en forma instantánea, o bien examinando documentos producidos en aplicaciones tales como Word, Excel, y Powerpoint, o bien cualquier tipo de archivo de imagen incluyendo TIFF, JPEG, BMP, y PNG, sin necesidad de abrir el programa. DeskTopBinder muestra los documentos que Ud. ha almacenado permitiéndole crear notas, visualizar y combinar diferentes documentos y formatos, así como también imprimirlos directamente desde la barra de herramientas estándar, todo esto desde una única aplicación. La Vista de Arbol, muestra las carpetas personalizadas, las Bandejas de Entrada del Servidor de Transmisión, el Servidor de Documentos, Mi Computadora, Archivos en Papelera de Reciclaje, etc. La Vista de Miniaturas muestra los archivos guardados permitiendo un fácil acceso a los mismos. Archivos y/o imágenes de varias aplicaciones pueden combinarse en un documento. Se pueden agregar notas para mostrar información crucial. Escanear Imprimir Vista Enviar por Preliminar e Fax Impresión Enviar por Guardar en Compaginación de Tareas Impresión Fácil Convertir a Imagen Convertir a Texto (con OCR) La búsqueda de archivos requiere sólo ingresar un nombre de documentos, nombre de sección, nota de contenido o fecha. La Entrada, Salida y Conversión de archivos resulta fácil ya que se logra arrastrando los archivos a la Paleta de Funciones y dejándolos en la función seleccionada sin necesidad de abrir la aplicación DeskTopBinder.

3 PROFESSIONAL & SCANROUTER V2 PROFESSIONAL Administración de Doc Optimización del Recupero de Documentos en su Escritorio al Combinarlo con el Software ScanRouter V2 Professional de Ricoh Aficio MFP con Escáner Opcional Aficio MFP con Escáner Opcional Servidor ScanRouter Conexión de Red Escáner Color DeskTopBinder Impresora Conexión Local Conexión Local Aficio MFP Con DeskTopBinder V2 Professional Archivos de Fácil Acceso Se pueden visualizar múltiples archivos almacenados utilizando las vistas Miniatura, Icono, Detalle y Calendario. Se pueden agrupar archivos relacionados, administrándolos como un único documento. Conversión y Exportación de Archivos Escanee documentos impresos a DeskTopBinder y conviértalos en texto digitalizado utilizando el programa de Reconocimiento Optico de Caracteres (OCR) incluido. Exporte archivos a aplicaciones específicas sin necesidad de conversión de formato de archivo. Envie documentos a Internet/Intranet sin necesitar conocimientos acerca de Lenguaje HTML. Acceso Directo a Utilice el directamente desde la ventana DeskTopBinder y adjunte y/o reenvíe archivos almacenados. Edición de Gráficos en Imagen Digital Corte y pegue imágenes enteras o partes de las mismas en el clipboard. Agregue texto o sellos a las imágenes y guarde las ediciones. Dibuje líneas o formas para enfatizar o bien para destacar detalles. Utilice la función Compaginación de Tareas con los archivos en su PC, visualice los mismos en su escritorio, reordene las páginas en el orden y trabaje con ellos como si se tratara de un único documento al imprimir. Disponible con la utilización del Driver de Impresión Ricoh RPCS. Imprima en formatos Revista y Cuadernillo utilizando drivers RPCS. Con ScanRouter V2 Professional Escaneo en Red Le ahorra el alto costo que implica mantener múltiples escáners de escritorio. Escanee, copie, imprima y envie/reciba faxes en un único dispositivo de oficina. Distribución Electrónica de Documentos Rápida distribución de faxes y documentos escaneados. Notificación automática al cliente de red acerca de documentos entrantes en su escritorio. Directorio de Usuario y de Grupo Se pueden registrar como usuarios hasta 200 destinos y 200 remitentes. Los usuarios se visualizan en el Panel de Operaciones del MFP en el módulo del Escáner en Red. Almacenamiento y Recupero de Documentos Los documentos pueden visualizarse y descargarse fácilmente. Los usuarios configuran opciones para la visualización de listados de documentos almacenados (Opción Miniatura, Icono, Detalle y Calendario). Envie y Reciba Faxes Digitales Los faxes se direccionan en forma directa al usuario/grupo correspondiente, a una carpeta en el escritorio de su PC. Almacene y escanee documentos en forma simultánea. Extraiga palabras clave para asignar un nombre en forma automática al documento.

4 umentos Simplificada ScanRouter V2 Professional le Ofrece Todas las Herramientas que Usted Necesita para Alinear sus Procesos de Distribución de Documentos El software ScanRouter Professional funciona como un sistema de transmisión digital de documentos y reportes escritos a mano para generar archivos digitales que pueden transmitirse en forma electrónica a través de su red. ScanRouter también funciona como un escáner en red así como también se trata de un sistema de direccionamiento electrónico de faxes entrantes. ScanRouter V2 Professional Puede Ayudar a Reducir el volumen de papel en su escritorio. Producir múltiples copias para distribuir entre el personal. Ahorrar tiempo y dinero al distribuir faxes vía . Satisfacer requerimientos de archivo de documentos a largo plazo. Organizar en forma electrónica documentación tales como reportes escritos a mano, libros contables, imágenes y fotos, faxes, legajos del personal y formularios. Web Enabled Document Viewer (Visualizador de Documentos para Web) de Ricoh El software Web Document Viewing de Ricoh ofrece a su personal la posibilidad de visualizar y administrar imágenes escaneadas con ScanRouter Professional. Adicionalmente, Web Document Viewer facilita la disponibilidad para compartir o descargar manualmente las comunicaciones de fax y los documentos escaneados. ScanRouter V2 Professional Software Se instala en una PC servidor y realiza la interfaz en forma directa con su MFP, escáner en red o internet fax. Su administrador de red puede crear y modificar la configuración del ScanRouter Professional Station. Allí se localizan las Bandejas de Entrada Personales de todos los usuarios registrados. Auto Document Link (Nexo Automático de Documentos) Utilizando esta simple herramienta, los usuarios pueden monitorear las Bandejas de Entrada del servidor de transmisión (ScanRouter V2 Lite/Professional y ScanRouter Enterprise) en la red, carpetas y archivos locales de Windows o bien faxes y archivos en sus respectivas computadoras. Adicionalmente, Auto Document Link ofrece a los usuarios la posibilidad de notificar y/o recuperar desde sus escritorios documentos almacenados en el ScanRouter Delivery Server. Escanee, No Copie Es tan fácil como hacer una copia, enviar un fax o . Toda la operatoria para el escaneo y distribución de documentos se encuentra disponible con tan sólo acercarse al MFP a través Panel de Operación del Escáner en Red. La pantalla ScanRouter Administration identifica en forma individual las Bandejas de Entrada de usuarios/grupos para un fácil acceso. Los clientes/usuarios pueden visualizar y recuperar documentos escaneados utilizando Web Enabled Document Viewer de Ricoh.

5 PROFESSIONAL Document Viewer ofrece la Barra de Herramientas para Edición de Imagen, para cuando se trabaja con archivos de imágenes. Agregue texto o formas con líneas, o bien pegue sellos e ilustraciones sobre la imagen. Si visualizan los tipos de archivo para referencia. DeskTopBinder Viewer amplía la página o imagen de un documento según se seleccione. En caso de que el documento seleccionado estuviera compuesto por múltiples secciones/archivos adjuntos, cada sección se visualizará como una miniatura. Las Herramientas de Dibujo permiten que el usuario trabaje con archivos de imagen. Expanda sus Funciones con las Prestaciones Ampliadas de DeskTopBinder Se puede mover, copiar, visualizar, editar e imprimir la mayoría de los tipos de archivos almacenados en las Carpetas/Bandejas de Entrada de DeskTopBinder. Los archivos de imagen pueden rotarse, mejorarse gráficamente y hasta alterarlos borrando las áreas deseadas. Ud. puede activar de un modo fácil las Prestaciones Ampliadas tornándolas aún más organizadas y productivas: Acceda a su programa de desde el DeskTopBinder, adjuntar un documento almacenado y envíelo. Ingrese cualquiera de sus documentos en papel directamente en el DeskTopBinder desde su escáner como nuevos documentos o bien incorporándolos a otros ya existentes. Convierta archivos de imagen en archivos de texto utilizando el programa OCR incorporado en DeskTopBinder. Exporte archivos a aplicaciones específicas sin convertir el formato de archivo. Los usuarios de red pueden crear carpetas de archivos compartidas y establecer un control de acceso autorizado. Convierta documentos con formato múltiples en un único formato (TIFF, BMP, JPEG, PDF y PNG). Se integra con ScanRouter Document Server para satisfacer la totalidad de sus necesidades de archivo en la Administración de documentos. Cree formatos de impresión predeterminados personalizados con RPCS (Refined Printing Command Stream (Cadena de Comandos de Impresión). Utilice Job Binding (Compaginación de Tareas) para combinar en forma electrónica imágenes de diversos archivos en un nuevo documento. Visualice el nuevo servidor de documentos incorporado en los productos Ricoh Aficio 1035/1045 y Aficio AP3800C y Redistribuya, Comparta, Imprima y Faxee desde su escritorio. Al Combinarse Con Otros Productos Ricoh, Sus Costos Rinden Aún Más. ScanRouter Professional es una solución para administración y distribución de documentos económica y productiva. ScanRouter Professional es compatible con los Sistemas Multifunción de ricoh (MFPs) y Network Scanner, convirtiendo su copiadora/escáner en un sistema de distribución de documentos con conexión en red, veloz, y digital. Distribución fácil y rápida de documentos escaneados y faxes entrantes con un máximo de destinatarios de 200 individuos o grupos a través de su red de oficina. Funciona como un centro de distribución de imagen en red, el software ScanRouter Professional es un componenete integral de una estrategia de administración y distribución de documentos.

6 RICOH DESKT OPB INDER V2 PROFESSIONAL PC: Requerimientos y Especificaciones Sistema Operativo: CPU: RAM: Disco Rígido: IBM PC/AT Compatible Windows 95 (OSR 2 o posterior) Windows 98/98 Segunda Edición Windows NT Workstation 4.0 (Server Pack 5 o post.) Windows NT Server 4.0 (Server Pack 5 o posterior) Windows 2000 Professional Windows Millenium Edition Windows 2000 Server (Server Pack 5 o posterior) Windows XP (Edición Professional/Home) Mínimo Pentium 133 MHz Se recomienda Pentium 266 MHz Mínimo 48 MB, (se recomienda 128 MB) 200 MB o más de espacio libre en disco para el almacenamiento de documentos. Se requieren 50 MB de espacio libre en disco para instalar el programa. RICOH SCANROUTER V2 PROFESSIONAL Requerimientos y Especificaciones Requerimientos de Sistema de ScanRouter Professional Se requiere Server PC NT 4.0 o Windows 2000 Microsoft Windows NT Server 4.0 or higher with NT Server Pack 5.0 or higher, and Option Pack 4 Ricoh Aficio MFPs: 220 /270 /350e /450e /1022 /1027 /1035 /1045 / 1060 /1075 /2090 /2105 /1224C S/P/1232C S/P/3800CMF/CL7000CMF Productos Fax de Ricoh: FAX5000L/FAX5510NF/FAX4410NF Sistema de Correo Electrónico amitido (Microsoft Exchange, Lotus Notes) o cualquier SMTP/POP3 compatible Especificaciones ScanRouter Server PC Sistema Operativo: Microsoft NT Workstation 4.0 o NT Server 4.0 CPU: Pentium 450MHz o mayor RAM: Mínimo 128 MB (se recomiendan 256 MB) Disco Rígido: 10 GB HDD con 200 MB disponibles para la instalación Protocolo de Red: TCP/IP Especificaciones ScanRouter Client PC (DeskTopBinder) Sistema Operativo: Microsoft Windows 95/98/NT 4.0 Server o Workstation Windows 95 (OSR2 o posterior) Windows 98 Windows NT Workstation 4.0 w/server Pack 5 o post. Windows 2000 Professional Windows Millennium Edition Windows XP (Professional/Home Edition) CPU: Pentium 266 MHz o superior RAM: 64 MB Disco Rígido: 200 MB de espacio libre en disco para el almacenamiento de documentos. Se requieren 50 MB de espacio libre en disco para instalar el programa. Protocolo de Red: TCP/IP ScanRouter Link Modo de Recepción: Automático ó Manual Intervalo de Recepción: 1 a 60 minutos Notif. de Recepción: Pop-up Windows, Icono Intermitente, Sonido Aplicación: Ricoh recomienda Kodak Imaging para visualizar las imágenes escaneadas (estándar con Windows) Ruteo de Almacena- Bandeja de Entrada o Guardar a Archivo miento de Archivo: Formatos de Archivo: ScanRouter convierte a los formatos: TIFF (MH, MR, MMR), TIFF-F (MH, MR, MMR), PDF Ricoh, preservando el medio ambiente, imprime en papel reciclado. Software Microsoft Office 97/98/2000/XP (Word, Excel, PowerPoint) Admitido: Microsoft Word 98 Adobe Acrobat Version 4.0, 4.05, 5.0 Software Ricoh: ScanRouter V2 Professional ScanRouter DocumentServer ScanRouter V2 Lite ScanRouter Enterprise Opciones de Scanner Option Type 270 Scanner Option Type 1075 Escáner Admitidos: Scanner Option Type 450e Scanner Option IS330DC Scanner Option Type 1027 Scanner Option Type 2105 Scanner Option Type 1045 Aficio 3800CMF CL7000CMF Requerimientos para POP/SMTP/MAPI Windows NT 4.0 ScanRouter Professional Server Servidor de Correo Entorno de Correo MAPI Software de Correo Cliente SMTP Microsoft Exchange Windows Messaging Microsoft Exchange Server 5.0 Client 5 u Outlook 97/98/2000/2002 Microsoft Exchange Windows Messaging Microsoft Outlook 2000 Server 5.5 o posterior Lotus Notes Server Windows Messaging Lotus Notes Client Windows 2000 ScanRouter Professional Server Mail Server MAPI Mail Environment Mail Client Software SMTP Microsoft Exchange MS Outlook 2000 o Post. MS Outlook 2000 o Post. Server 5.0 Microsoft Exchange MS Outlook 2000 o Post. MS Outlook 2000 o Post. Server 5.5 Lotus Notes Server MS Outlook 2000 o Post. Lotus Notes Client Requerim. para Fax Software Software reqerido MFP requerido para MAPI Transmisión de Fax Aficio en la red 1022/1027/ 1035/1045/ 3800CMF/ CL7000CMF/ 1224C S/P/ 1232C S/P Transmisión de Fax Incluido en el Windows NT Aficio utilizando CD-ROM Windows Messaging 220/270 & software RS232 ScanRouter Pro V1 Windows 2000 Aficio Outlook e/450e Formato de Documento Sujeto a selección del usuario entre los tipos de archivo de imagen más comunes, entre los que se incluye: PDF, TIFF, TIFF-F, JPEG CED-MKTRA 10/03 Ricoh Corporation Five Dedrick Place, West Caldwell, NJ Phone: (973) Website: Ricoh es una marca registrada de Ricoh Company, Ltd. Las restantes marcas son propiedad de sus respectivos dueños Ricoh Corporation