PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN, MANEJO Y CANCELACIÓN DE CAJA MENOR

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1 Revisó: Jefe Sección de Presupuesto Jefe Sección de Tesorería Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 15 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades que deben seguirse para atender gastos identificados y definidos cuya especificidad y carácter regular se deben atender de forma inmediata. Aplica a todas las cajas menores que manejan las Unidades Académicas y/ o Administrativas. NORMATIVIDAD Acuerdo 019 de 2005 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 067 de 2003 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander. Resolución de constitución de la respectiva. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Unidad Responsable: Unidad que solicita y tiene bajo su responsabilidad el manejo de la. Unidad Solicitante: Unidad que solicita la adquisición de un bien a través de la de la División. CDP: Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado. Registro Presupuestal : El registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún otro fin. De acuerdo con el art 37 del Estatuto Presupuestal Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar también con registro presupuestal, en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin. Modificación Presupuestal: Cambios necesarios al presupuesto a través de adiciones, reducciones y traslados.

2 Página 2 de 15 DEFINICIONES Apropiación Presupuestal: Partidas que aparecen en el presupuesto de gastos y señalan los topes máximos de gasto para ser comprometidos o ejecutados durante la vigencia anual correspondiente. Ejecución Presupuestal: Etapa del ciclo presupuestal en la cual se llevan a cabo decisiones y operaciones financieras, para informar acerca de los resultados obtenidos en el transcurso y al final del proceso presupuestario. Disponibilidad Presupuestal: Existencia de apropiación o saldo no ejecutado ni comprometido en el presupuesto, suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte. Rubro: Código de clasificación por concepto de gasto o de ingreso. DSI: División de Servicios de Información CONSIDERACIONES No se podrá realizar con fondos de las siguientes operaciones: fraccionar compras de un mismo elemento, realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización, efectuar pago de contratos, reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales, pasajes aéreos, las contribuciones que establezca la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones, cambiar cheques o efectuar préstamos. El límite máximo para cada desembolso es del diez por ciento (10%) del valor de la. La Universidad incluirá al responsable de la caja en la póliza global de manejo para proteger los recursos de la institución. Sólo podrá responsabilizarse de una personal vinculado laboralmente con la Universidad. Se debe realizar los descuentos y retenciones establecidos por las normas vigentes. Con el registro de la factura, el SIF automáticamente realiza el descargue y ejecución presupuestal en el (los) rubro(s) afectado(s). En las sedes regionales el Ordenador del Gasto responsable de la es el Subdirector(a) Administrativo(a) del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia. Todos los cargos de la Universidad se encuentra amparados dentro de la póliza global de manejo, se deja establecido que hasta el límite de valor asegurado, se encuentran amparados los funcionarios que dentro de sus funciones esté el de manejo de. NOTA: Se debe realizar el registro diario de cada uno de los egresos generados por la en el SIF.

3 Página 3 de 15 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1. Solicita la creación o anulación de una caja menor 1. Identifica necesidad de creación o anulación de una caja menor. Unidad Responsable Creación de la caja? Si 2. Solicita la creación de una Documento de soliditud No 1 pág11 2. Solicita a la División la creación de una caja menor a su cargo justificando la necesidad, monto, UAA por donde se generan los gastos, a través de un documento firmado por el Ordenador del Gasto o Jefe de la UAA. Unidad Responsable 3. Analiza y estudia solicitud 3. Estudia y analiza la solicitud de la. No Solicitud viable? Si 4. Verifica ejecución presupuestal y disponibilidad de efectivo 4. Si la solicitud es viable verifica en el SIF la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, y la disponibilidad de efectivo de la unidad responsable. Jefe de Sección de Presupuesto Solicitud aceptada? No Si 2 Pág 4 1

4 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO Página 4 de Informa a la UAA la no aceptación de la caja menor 5. Si la solicitud no es aceptada Informa a la UAA. FIN 2 6. Prepara proyecto de resolución 6. Si la solicitud de creación de la es aceptada, elabora proyecto de resolución en donde define: responsable de la, UAA (Código de la UAA responsable por donde se generan los gastos y fondo afectado) y montos autorizados en SMMLV. 7. Envía proyecto de resolución a Secretaria General 7. Envía proyecto de Resolución a Secretaria General. Proyecto de resolución 8. Revisa, asigna número y firma 8. Revisa, asigna número y firma resolución. Remite a Rectoría para su aprobación. Secretario(a) General 9. Firma resolución de aprobación de la y envía a 9. Firma resolución Rector Secretaria General. Resolución 2

5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO Página 5 de Envía copia de resolución 10. Recibe resolución y envía copia a la unidad responsable de la y a la División para que cada una de estas unidades realice de manera simultánea las actividades correspondientes: Secretario(a) General Resolución de creación Caja Menor Informa a Inventarios A. Informa al Jefe del Grupo de Inventarios para que realice el reporte a la compañía de seguros. Reporta la nueva caja menor creada y el monto Reporta por medio de una carta a la compañía aseguradora la creación de la nueva y el monto. Jefe Grupo de Inventarios carta Nota: En caso que la corresponda a un cargo nuevo creado por la Universidad, se realiza el proceso de inclusión del cargo ante la compañía de seguros. Envía comunicación de solicitud de creación de B. Una vez recibida la resolución de aprobación, solicita por medio de una comunicación escrita a DSI la creación de la en el SIF y adjunta copia de la resolución. Comunicación Resolución 11. Crea la 11. Recibe documentos soporte para la creación de la caja menor en el SIF y registra la información según resolución. Funcionario División de Servicios de Información 3

6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO Página 6 de Asigna el administrador de la caja 12. Crea en el SIF al Ordenador del Gasto como administrador de la e informa a Presupuesto. Funcionario División de Servicios de Información 13. Genera orden de pago manual inicial 13. Genera en el SIF la orden de pago manual por el valor inicial de la e informa al responsable de la caja. Auxiliar Presupuesto 14. Imprime y firma orden de pago inicial 14. Imprime la orden de pago manual inicial, revisa y firma, y envía la orden a la Sección de Presupuesto. Caja menor Orden de pago manual inicial 15. Recibe y envía orden de pago manual a Tesorería 15. Recibe documentos y registra el recibido de la orden de pago manual en el SIF, consulta el tipo de documento, número de orden, identificación y nombre del ordenador del gasto y registra la orden de pago manual. Auxiliar Presupuesto 16. Entrega orden de pago a Tesorería 16. Envía orden de pago manual a la Sección de Tesorería para que gire cheque. Auxiliar Presupuesto 17. Gira cheque para constituir el efectivo 17. Gira cheque a nombre del responsable de la para constituir el efectivo. Auxiliar Tesorería 18. Egresos 18. Se lleva a cabo el Procedimiento de Egresos. División Procedimiento de Egresos 4

7 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO Página 7 de Reclama cheque 20. Define necesidad de compra o servicio y evalúa urgencia 19. Reclama cheque en la Sección de Tesorería. 20. Define la necesidad de compra según lo estipulado con los planes y programas fijados por la Universidad, evalúa la urgencia y determina el valor a pagar. y/o UAA responsable 21. Verifica disponibilidad presupuestal y solicita CDP 21. Verifica en el SIF que exista disponibilidad presupuestal para los rubros que se quieren afectar y solicita CDP. Secretaria de la UAA 22. Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal 22. Se lleva a cabo el Procedimiento de Solicitud de CDP. División Procedimiento Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal 23. Solicita bien y/o servicio 23. Solicita al proveedor el bien y/o servicio. Secretaria de la Unidad responsable de la caja menor y/o unidad solicitante 24. Entrega bien y/o servicio 25. Verifica que el bien y/o servicio se reciba a satisfacción 24. Hace entrega del bien y/o servicio solicitado por la UAA responsable y presenta factura. 25. Recibe y verifica que el bien y/o servicio se haya recibido a satisfacción. Proveedor Secretaria de la Unidad caja menor y/o Unidad Solicitante 5

8 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO Página 8 de Hace el desembolso en efectivo 26. Hace el desembolso en efectivo y registra en el SIF la información de la factura ingresando nombre de proveedor, documento y número de identificación, número, valor y fecha de factura. Secretaria de la Unidad Caja menor No Adquisición de bienes? Si 27. Legaliza los bienes 27. En caso de adquisición de bienes, realiza la legalización en el SIF, donde registra el ingreso de los elementos al inventario, lo cual consiste en realizar la entrada y salida de almacén, registrar el nombre del servidor que va a asumir la responsabilidad en el inventario y los clasifica de acuerdo a su naturaleza. Secretaria de la Unidad Responsable de la Caja menor 28. Ingreso de Elementos al Inventario 28. Se lleva a cabo el Procedimiento de Ingreso de Elementos al Inventario. División Procedimiento Ingreso de elementos al inventario 29 Solicita reembolso 29. Cuando haya superado como mínimo el 50% del valor de la, solicita el reembolso, adjuntando el arqueo generado por el SIF y facturas soportando los gastos y envía a la Sección de Presupuesto. Responsable de la Caja menor Arqueo Facturas Revisa arqueo y documentos 30. Revisa el arqueo y documentos soporte. Auxiliar Presupuesto 6

9 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO Página 9 de 15 6 No Inconsistencias? Si 31. Devuelve documentos a la UAA 31. En caso de encontrar inconsistencias devuelve con memorando, los documentos a la UAA responsable para que realice las respectivas modificaciones. Auxiliar Presupuesto 32. Revisa, realiza modificaciones 3 pág Revisa y realiza modificaciones, ingresa al SIF y legaliza los gastos, y envía documentos a la Sección de presupuesto. 33. Genera la orden de pago manual 33. Si no encuentra inconsistencias legaliza en el SIF la caja menor, y genera la orden de pago manual por el valor a reembolsar, la imprime y envía al responsable de la. Auxiliar Presupuesto 34. Imprime y firma orden de pago 34. Revisa la orden de pago manual y firma, y envía la orden a la sección de presupuesto Caja menor Orden de pago manual 35. Registra el recibido 35. Recibe orden y registra el recibido en el SIF, consulta el tipo clase de documento, número de orden, identificación y nombre del ordenador del gasto y registra la orden de pago manual. Auxiliar Presupuesto 36. Envía orden de pago manual a Tesorería 36. Envía orden de pago manual, arqueo y documentos soporte a la Sección de Tesorería. Auxiliar Presupuesto 37. Realiza el recibido 37. Recibe documentos y registra el recibido de la orden de pago manual en el SIF, consulta el tipo clase de dcto, número de orden, identificación y nombre del ordenador del gasto y registra la orden de pago manual. Auxiliar Tesorería 7

10 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO Página 10 de Activa la cuenta 38. Activa en el SIF la cuenta para que sea autorizada por el ordenador del gasto. Nota: Al cierre de la vigencia, la debe ser legalizada en su totalidad. Auxiliar de Tesorería 39. Autoriza cuenta 39. Ingresa al SIF y autoriza el pago. Responsable de la 40. Gira cheque 40. Una vez autorizada la cuenta, gira cheque a nombre del responsable de la. Auxiliar Tesorería 41. Egresos 41. Se lleva a cabo el Procedimiento de Egresos. División Procedimiento de Egresos FIN Legaliza la 42. Todas las cajas menores deben ser legalizadas antes del cierre de la vigencia fiscal, ésta legalización consiste en verificar el valor de los recibos y facturas junto con el arqueo que genera el SIF. Secretaria de la Unidad Responsable Existe dinero en efectivo? No 5 pág 11 Si 43. Reintegra el dinero en la caja de la Universidad 43. Al cierre de la vigencia, en caso de tener dinero en efectivo, debe reintegrarlo en la caja principal de la Universidad. Secretaria de la Unidad Responsable caja menor 8

11 INVENTARIOS Página 11 de 15 DIAGRAMA DE FLUJO Envía documentos a Presupuesto Orden de pago manual Facturas Recibo de caja 44. Envía a la Sección de Presupuesto el arqueo generado por el SIF, facturas, comprobantes de cheques y anexa recibos de consignaciones si hubo sobrantes. Nota: Al año siguiente el SIF genera la orden de pago con el incremento del salario mínimo dada que el monto de la caja menor está establecido en SMMLV Secretaria de la Unidad Responsable caja menor Arqueo de caja 3 Pág En caso de cancelación de la verifica los gastos legalizados 45. En caso de cancelación de la, verifica que los gastos hayan sido legalizados. Secretaria de la Unidad Responsable Gastos legalizados? No 4 pág 10 Si 46. Envía comunicación de solicitud de cancelación de la 46. Envía comunicación de solicitud de cancelación de la caja menor al Jefe de la División, con copia a Control Interno y Evaluación de Gestión. Comunicación 47. Analiza solicitud y prepara proyecto 47. Analiza la solicitud, entrega a presupuesto y elabora proyecto de resolución de cancelación de la. 9

12 INVENTARIOS Página 12 de 15 DIAGRAMA DE FLUJO Envía proyecto de resolución a Secretaria General 48. Envía proyecto de Resolución a Secretaria General. Proyecto de resolución 49. Revisa, asigna número y firma 49. Revisa, asigna número y firma resolución. Remite a Rectoría para su aprobación. Secretario(a) General 50. Firma resolución 50. Firma resolución de aprobación de la cancelación de la y envía a Secretaria General. Rector Resolución 51. Envía copia de resolución 51. Recibe resolución y envía copia a la unidad responsable de la y a la División para que cada una de estas unidades realice de manera simultánea las actividades correspondientes: Secretario(a) General Resolución de cancelación Caja Menor Informa al Grupo de Inventarios A. Informa al Jefe del Grupo de Inventarios para que reporte a la compañía de seguros la cancelación de la. Reporta la cancelación de la Reporta por medio de una carta a la compañía aseguradora la cancelación de la. Jefe Grupo de Inventarios 10

13 INVENTARIOS Página 13 de 15 DIAGRAMA DE FLUJO 10 Solicita la cancelación de la B. Una vez aprobada la resolución de cancelación, envía una comunicación escrita a la División de Servicios de Información solicitando la cancelación de la en SIF y adjunta copia de la resolución. Comunicación Resolución 52. Cancela la 52. Recibe documentos y realiza la cancelación de la caja menor en el SIF. y registra la fecha de finalización de la caja menor. Funcionario División de Servicios de Información FIN

14 Página 14 de 15 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 2004 Creación del procedimiento (Resolución No. 886 de 2004) 2 Diciembre 04 de 2007 Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos. Inclusión del alcance y definiciones Complemento e inclusión de las consideraciones Especificación de los responsables de las actividades Unificación de los Procedimientos y reembolso por Se rediseñaron actividades y responsabilidades, a la vez que se mejoraron algunas por medio del SIF para hacer el procedimiento más ágil y eficiente. Se diseñaron de manera más completa las actividades concernientes al reembolso, a la legalización y a la cancelación de la. Se eliminaron las actividades correspondientes al proceso de solicitud de CDP ya que éstas se remiten al nuevo procedimiento diseñado para CDP. El porcentaje de solicitud de reembolso se aumento al 70 % El acta de cancelación de la caja va a ser realizada por la misma UAA responsable de la. 3 Noviembre 19 de 2009 Inclusión de la siguiente consideración: En las sedes regionales el Ordenador del Gasto responsable de la es el Subdirector(a) Administrativo(a) del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia.

15 Página 15 de 15 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 4 5 FECHA DE APROBACIÓN Febrero 04 de 2011 Noviembre 10 de 2011 DE CAMBIOS REALIZADOS Complemento de la actividad 10 y 56, en relación al reporte de la creación de la a la compañía de seguros. Inclusión de la siguiente consideración :Todos los cargos de la Universidad se encuentran amparados dentro de la póliza global de manejo, se deja establecido que hasta el límite de valor asegurado, se encuentran amparados los funcionarios que dentro de sus funciones esté el de manejo de. Adicionalmente se incluyeron en documentos de referencia la resolución de creación y cancelación de la. Cambios en la secuencia y numeración de las actividades Modificación de las actividades: 11, 13, 14, 15, 23, 24, 25, 26, 31, 32, 33, 34, 35 y 52. Eliminación de las actividades referentes a: 10. Recibe documentos soporte para la creación de la en el SIF y registra la información según resolución (Manejo de egresos > Caja menor > Mantenimiento), Crea en el SIF al Ordenador del Gasto como administrados de la e informa a Presupuesto, 21. Una vez asignado el CDP se procede a elaborar en el SIF la solicitud de compra por, 22. Si existe la posibilidad de efectivo, el SIF automáticamente asigna número de solicitud de compra por y número de registro presupuestal (RP) adquiriéndose de ésta forma el compromiso como tal. En caso que no exista disponibilidad de efectivo no puede continuar con el proceso, 23. Revisa y autoriza en el SIF la solicitud de compra, y 24. Verifica en el SIF que la solicitud de compra sea autorizada

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