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1 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración Implantación de Sistemas ERP en las PYMES T E S I S Para obtener el Título de: Licenciado en Sistemas Computacionales Administrativos Presenta: Uzai Arcos Rodríguez Asesor: M.T.E María Luisa Velasco Ramírez Cuerpo Académico: Planeación e Innovación Tecnológica Xalapa-Enríquez, Veracruz Diciembre 2010

2 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración Implantación de Sistemas ERP en las PYMES T E S I S Para obtener el Título de: Licenciado en Sistemas Computacionales Administrativos Presenta: Uzai Arcos Rodríguez Asesor: M.T.E María Luisa Velasco Ramírez Cuerpo Académico: Planeación e Innovación Tecnológica Xalapa-Enríquez, Veracruz Diciembre 2010

3 DEDICATORIA Mi Tesis la dedico, a lo más preciado: Mi Familia I

4 AGRADECIMIENTOS Deseo expresar mis más sinceras muestras de agradecimiento: A Dios por enseñarme el camino correcto de la vida, guiándome y fortaleciéndome cada día. A mi Madre por darme la estabilidad emocional, económica, sentimental, para poder llegar hasta este logro, que definitivamente no hubiese podido ser realidad sin tu apoyo, Serás siempre mi inspiración para alcanzar mis metas, por enseñarme que todo se aprende y que todo esfuerzo es al final recompensa. Tu esfuerzo se convirtió en tu triunfo y el mío. A mi Tía, Virginia, por su apoyo incondicional, por su paciencia, comprensión y motivación. A mis padrinos, Juanita y Antonio (+) por su apoyo que he recibido desde niño. A mis abuelitos Edelmira (+) y Cirenio (+) por enseñar que la perseverancia y el esfuerzo son el camino para lograr los objetivos. A todos mis Tíos y Primos que me han enseñado el valor de la familia. A mi Directora María Luisa Velasco Ramírez por su generosidad, dedicación y ayuda a lo largo de la carrera y de esta investigación, por su comprensión. Muchas gracias. A los Sinodales, Guillermo Leonel Sánchez Hernández y Patricia Arieta Melgarejo por su tiempo y su dedicación en mi investigación y por sus observaciones. A mis amigos que me han apoyado y dado ánimo en los momentos difíciles en especial a Gustavo, Natyeli y Martin, los estimo bastante. II

5 Gracias también a mis compañeros, amigos y Maestros de la Licenciatura en Sistemas Computacionales Administrativos, que me apoyaron y me permitieron entrar en su vida durante casi estos cuatro años de convivir dentro y fuera del salón de clase. Y a todos aquellos que han quedado en los recintos mas escondidos de mi memoria, pero que fueron participes en cincelar a este Uzai Arcos Rodríguez, GRACIAS. III

6 CONTENIDO RESUMEN... 1 INTRODUCCIÓN... 2 Capítulo I Los Sistemas ERP en las PYMES Visión general de los sistemas ERP Sistema ERP El manejo de la información Sistemas Integrados de Información Evolución histórica de los sistemas ERP Arquitectura de los sistemas ERP Perspectiva Funcional Perspectiva Técnica Beneficios de los ERP Historia Objetivos, funcionalidades y riesgos de un sistema ERP Implantación de un Sistema ERP Problemas de Implantación Características de un desarrollo de Implementación Cultura Organizacional (Impacto en el recurso humano) Ventajas y Desventajas de utilizar ERP s Sistemas ERP comerciales SAP AG PEOPLE SOFT ORACLE CORPORATION Sistemas ERP Libres Adempiere CK-ERP GNUe IV

7 Openbravo OpenERP SugarCRM Sistemas ERP en las PYMES Generalidades de las PYMES Concepto de PYMES Definición de pequeña empresa Clasificación de las PYMES Características de las PYMES La importancia de las PYMES Ventajas de las PYMES Desventajas de las PYMES La importancia de las PYMES en México Importancia de implantar ERP en las PYMES Capítulo II Metodología de la investigación Introducción Planteamiento del Problema Objetivos de la Investigación Objetivo General Objetivos Específicos Justificación de la Investigación Tipo de Investigación Preguntas de Investigación Definición de población y muestra Población Muestra Técnicas e instrumentos utilizados para la obtención de datos Administración de los instrumentos Procedimiento Estructura del Trabajo Capítulo III Análisis de los Resultados V

8 3.1 Obtención de la información Problemática enfrentada en el trabajo de campo Análisis de la información Datos Específicos Respuesta a las preguntas de Investigación CONCLUSIONES FUENTES DE INFORMACION Anexo I INDICE DE FIGURAS VI

9 RESUMEN Desde los años 80, la tecnología ha jugado un papel fundamental en los cambios de los paradigmas de cómo se hacen los negocios. Por otro lado, todas las organizaciones se encuentran inmersas en un escenario cambiante, en la cual la organización que no se alinee con la tecnología irá perdiendo clientes y lentamente, sino de manera radical, saldrán del mercado; porque la competencia estará un escalón adelante, y finalmente solo el tendrá una ventaja. Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), junto con Sistemas de Gestión de la Cadena de Suministros (SCM) y Administración de Relaciones con los clientes (CRM) llevan a la empresa a acortar distancias entre proveedores y clientes, buscando obtener la integración de todos los procesos y crear fidelidad entre ellos. Quizás unos de los primeros pasos para cumplir con el sueño de toda empresa sea una correcta implantación de ERP. Hoy en día, las organizaciones que tienen el problema de no contar con la información integrada, y por ende trabajar con las llamadas islas de información, no favorecen a las gerencias la adecuada toma de decisiones, generando en varias ocasiones grandes pérdidas económicas a las empresas. 1

10 INTRODUCCIÓN 2

11 En la actualidad el sistema de información constituye la base para el desarrollo de nuevos productos y servicios. Es el soporte principal del trabajo de los directivos, ya que permite coordinar el trabajo dentro y entre organizaciones, y sobre todo permite mejorar el funcionamiento, desarrollando nuevos modelos organizativos con una clara orientación a la información. Los directores o administradores que tienen mayor éxito en su trabajo son aquellos que están mejor capacitados para gestionar y utilizar la información, con el fin de tomar decisiones oportunas y eficaces. Los sistemas de información aprovechan dos ingredientes claves en una organización: la información y el personal. Además existen varias razones por las cuales se necesitan sistemas de información en las organizaciones. La humanidad se halla inmersa en un mundo que no para de generar información. Es un fenómeno tan amplio que está cambiando el aspecto de nuestra sociedad. Se ha pasado de una sociedad industrial a una sociedad de información. La economía ahora está basada en la producción, la administración y el uso de la información. Los empresarios descubren diariamente que mantenerse al día es una tarea difícil. La mayoría de la gente es consciente de la magnitud de los cambios: nuevos métodos de producción, evolución de la sociedad, nuevas políticas económicas, etc. Sin embrago, mientras estos cambios acontecen, los administradores y directores deben trazar el curso a seguir por sus respectivas organizaciones, departamentos u oficinas que les permitan lograr las metas y objetivos en forma apropiada. A medida que el entorno va cambiando, la información que se recibe 3

12 necesita actualizarse. Por lo tanto, la necesidad de una mejor información es una actividad cada vez mas critica. Dentro de las mismas organizaciones se crean nuevas tensiones a medida que el tamaño aumenta y surgen nuevas formas de estructurar la empresa. Las organizaciones no son agrupaciones aisladas de trabajadores. Todas las actividades de la empresa están relacionadas. Los éxitos y problemas que ocurran en un departamento de la empresa afectan a las actividades en otras partes de la misma, aunque se encuentren geográficamente muy separadas. Es evidente que las organizaciones son sistemas, componentes individuales interconectados que persiguen metas y objetivos comunes. Los directores administrativos utilizan la información para comunicarse entre si y con los miembros del personal directivo y los empleados. Deben transmitir información a los demás y cerciorarse que los departamentos estén progresando de acuerdo con los objetivos planificados. La información es uno de los ingredientes que mantienen unidos todos los componentes del sistema organizativo. La utilización y desarrollo de sistemas de información pueden mejorar la productividad aumentando el volumen de trabajo realizado y la velocidad con la que se ejecutan las transacciones. También se pueden reducir errores y aumentar la precisión. Es ampliamente reconocido que la información es un importante recurso para la organización. Tiene valor por que influye en las operaciones de la empresa. La falta de información vital puede ocasionar que los administradores o directores cometan errores, pierdan oportunidades y se enfrenten a graves problemas de rendimiento. Los sistemas de información son también un recurso. Incrementan la capacidad los directores y empleados, haciendo posible lograr nuevos niveles de eficiencia y eficacia. 4

13 A pesar de todas las ventajas, los sistemas de información, también producen costos. Debido a la importancia de la información, se deben tomar medidas para administrarla de la misma forma que se controlan otros recursos. Para ello se debe asegurar que la información esté disponible cuando se requiera y que sea exacta y precisa. 5

14 Capítulo I Los Sistemas ERP en las PYMES 6

15 1.1 Visión general de los sistemas ERP Tal como lo mencionan los autores Laudon y Laudon (2001) y Rashid et al. (2002), las últimas dos décadas se han distinguido, primero, por el crecimiento sin precedentes de las tecnologías de la información, y segundo, por el grado progresivo de influencia de estas nuevas tecnologías en las organizaciones. La relevante influencia de las tecnologías de la información en las organizaciones se deriva de la masiva adopción de sistemas de información para apoyar la gestión técnica y administrativa en ellas. En forma aclaratoria se debe indicar que los sistemas de información se basan en la tecnología de información para lograr sus fines (Lucas, 1984; Laudon y Laudon, 1996). El nuevo entorno económico competitivo que surge en la década de los noventa, cuyas características son la globalización y la transformación de las economías industriales, impuso a las empresas y a sus administradores nuevos desafíos. En este contexto, tanto para participar en forma eficiente y eficaz en los mercados internacionales, como para mejorar la calidad de los sistemas productivos, las organizaciones necesitan sistemas de información eficientes (Benjamin et al. 1984; Laudon y Laudon, 2001). Si bien este reto ha sido enfrentado con éxito por muchas organizaciones - las tecnologías de la información, y en especial los sistemas de información, han brindado a grandes y pequeñas organizaciones enormes recompensas en un mundo de competencia global con complejas practicas de negocio ( Rashid et al., 2002) en muchos casos la obtención de un sistema de información eficiente se ha transformado en una tarea compleja y con múltiples dificultades. En específico, los antecedentes nos indican que los sistemas de información durante los últimos años han sufrido un cambio en su rol. En los primeros años de la informática aplicada a la empresa los sistemas de información poseían un rol 7

16 operativo, se preocupaban esencialmente de cuestiones técnicas tales como el control de inventarios o el cálculo de nominas de remuneraciones, en ese escenario los directivos podían descansar para efectos de la definición y operación de esos sistemas en el personal de nivel medio y bajo de la organización. En nuestros días, en cambio, los sistemas de información juegan un papel estratégico para la empresa, ellos afectan directamente a como deciden los directivos de una empresa, como planean, y en muchos casos, que y como produce la empresa tales o cuales productos y servicios. En esta realidad los directivos deben involucrarse tanto en la definición como en la operación de los sistemas de información. 1.2 Sistema ERP Para (Muñiz, Luis, 2004) ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) Es un sistema de planificación de los recursos y de gestión de la información que, de una forma estructurada, satisface la demanda de necesidades de la gestión empresarial. Se trata de un programa de software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar más fácilmente su negocio en todos los ámbitos. Los Sistemas ERP se caracterizan por su gran capacidad de adaptación, modularidad, de integración de la información (introducir los datos una sola vez), de universalidad, de estandarización, e interfaces con otro tipo de programas. Son sistemas abiertos y multiplataforma. El software de tipo ERP es un programa de gestión empresarial diseñado para cubrir las exigencias de las áreas funcionales de la empresa, de forma que crea un flujo de trabajo para los usuarios, permitiendo agilizar diferentes tipos de trabajos, reduciendo en tiempo real las tareas repetitivas y permitiendo además el aumento de la comunicación entre todas las áreas que integran la empresa. 8

17 El sistema ERP se compone de un conjunto de módulos que permite a las empresas automatizar e integrar las diferentes operaciones que se realizan en las diferentes áreas (contabilidad, fabricación, finanzas, ventas, compras, recursos humanos, servicios, etc.) Este tipo de programas se caracteriza por su facilidad de modularidad, integración de los procesos, capacidad de información, universalidad, facilidad de consulta, estandarización e interfaces con otras aplicaciones Hoy en día, vivimos un mundo que gradualmente se ha vuelto un gran escenario agresivamente competitivo, con el paso del tiempo cada vez existe un mayor número de empresas, los competidores del juego son cada vez más, y los clientes tienen un sin fin de opciones entre las cuales pueden escoger, es por ello que para las empresas, es necesario contar con ventajas competitivas, algo que las diferencie de las demás y les proporcione un beneficio para que dichas empresas sean impulsadas por encima de la competencia, garantizándoles un lugar en el mercado. Algo que hasta hace pocos años era una gran ventaja y pocas organizaciones podían darse el lujo de contar con ella, hoy se ha vuelto indudablemente en una herramienta imprescindible y básica para presentarse y subsistir en el mundo de los negocios. 1.3 El manejo de la información Cuando se habla del concepto manejo de información, esto no solo se refiere a poder contar con mucha información confiable y el mantenimiento y almacenamiento seguros de ésta, sino contar con información oportuna (que podamos manejar en tiempo real), confiable (que se encuentre libre de errores), integral (con un impacto en todo el sistema) y útil (que sirva para tomar decisiones adecuadas a nuestras necesidades). 9

18 Un sistema de información se define como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones, la coordinación, el análisis y el control en una organización (Laudon y Laudon, 2001). 1.4 Sistemas Integrados de Información En el origen del desarrollo de los sistemas de información, cuando estos llegaron a las corporaciones (entidades bancarias y compañías de seguro, principalmente), las principales herramientas se dirigían a los sistemas financieros: contabilidad, presupuestos. Otras organizaciones, orientadas al proceso productivo, desarrollan herramientas para gestionar sus procesos tales como control de inventario, producción y compras. Ambas herramientas, precursoras de los sistemas de gestión corporativos, trabajan de forma independiente y orientada hacia su fin (financiero, producción, compras). Solo se realizan integraciones de forma manual (interfaces para incluir los movimientos del negocio como movimientos contables). El desarrollo de las teorías de eficiencia en el proceso de producción hace que se pase de la gestión por el punto de renovación de pedido (desarrollada durante 1934) a un nuevo planteamiento de soluciones que basa las decisiones de necesidades para la producción en la gestión de los materiales que, como componentes, forman parte del producto. Para iniciar la integración de información, Joe Orlicky, en 1958 desarrolla y acuña el concepto MRP (Planificación de Requerimientos Materiales) A finales de los 70, Oliver Ollie Wight, que había colaborado con Orlicky en el desarrollo del MRP, también con la colaboración de otros autores ( Dave 10

19 Goddard), desarrolla los planteamientos iníciales y enlaza nuevos procesos asociados a la producción: previsión de la demanda, aprovisionamiento y logística de entrega. De esto nace el concepto MRP II (Planificación de los Recursos de Manufactura). La integración entre diferentes áreas del negocio ya se ha producido. Solo falta añadir las áreas financieras para obtener el ERP (Planificación de Recursos Empresariales) en los comienzos de los años 90. Es conveniente mencionar otras soluciones especificas de propósito particular, generadas según la demanda de soluciones de conectividad con entidades externas a la organización: clientes, proveedores y colaboradores externos tales como: CRM, para la gestión de la relación con los clientes SCM/SRM Para la gestión de la relación con los proveedores PRM Para los procesos de colaboración con los colaboradores (partners) del negocio 1.5 Evolución histórica de los sistemas ERP Si bien los sistemas ERP como tal son una tecnología reciente, su origen se remonta a otras tecnologías que le preceden históricamente. Tal como lo indican distintos autores entre otros Rashid et al. (2002), Klaus et al.(2000), Chung y Snyder (1999), Ptak y Schragenheim (2000) y Ruiz Framiñan (2002) los sistemas ERP han evolucionado históricamente desde los sistemas de inventario y los MRP ( Material Requirements Planning Planificación de Requerimientos Materiales ) hasta los ERP extendidos o de segunda generación que hoy se comercializan. En la década del sesenta muchas organizaciones diseñaron, desarrollaron e implantaron sistemas computacionales del tipo centralizado, la función que más se automatizó fue control de inventario (Rashid et al., 2002). Estos sistemas 11

20 computacionales fueron construidos utilizando lenguajes de tercera generación de tipo general como Cobol, Algol y Fortran. Los sistemas MRP fueron introducidos por Orlicky a mediados de los años setenta con el propósito de construir un sistema de información basado en computadoras que permitiese la planificación y control de producción (Ruiz y Framiñan, 2002). El libro Material Requirements Planning publicado por Orlicky en 1975 avala a este autor como el padre moderno de MRP (Berry y Whybark, 1997). Inicialmente los MRP suponían disponibilidad limitada de recursos de producción, lo que generaba planificaciones no admisibles con los recursos que contaba la empresa. En los años ochenta fue introducida una segunda generación de sistemas, los llamados MRP II. La American Production and Inventory Control Society (APICS) apoyo fuertemente el uso de estos sistemas ( Chung y Snyder, 1999) que suponen un salto conceptual importante con respecto a los MRP, ya que no se limitan a apoyar solo al subsistema productivo de las empresas, sino que incorporan aspectos de apoyo a las decisiones tanto a nivel medio como directivo ( Ruiz y Framiñan, 2002). Los MRP ll enfatizaron la optimización de los procesos de manufactura sincronizando los materiales con los requerimientos de producción (Rashid et al., 2002). Además, los MRP II incluían apoyo a áreas tales como gestión de zonas de trabajo y distribución, gestión de proyectos, finanzas, recursos humanos e ingeniería. En los noventa y como evolución de los sistemas MRP II surgen los sistemas ERP (Ruiz y Framiñan, 2002; Rashid et al., 2002; Chung y Snyder, 1999). Los ERP integran todos los procesos de negocio de la empresa y no solo aquellos relacionados con la producción. En la actualidad los sistemas ERP han adicionado características a sus funciones más tradicionales orientadas hacia el interior de la organización, como lo son, por un lado, el apoyo al servicio del cliente con aplicaciones CRM (Customer Relationship Managment Gestión de la Relación con el Cliente), y por otro, el soporte a la gestión de la cadena de abastecimiento con aplicaciones SCM ( 12

21 Supply Chain Management Gestión de la Cadena de Abastecimiento ). Esta ultima evolución de los sistemas ERP se conoce como sistemas ERP ll (Ruiz y Framiñan, 2002) Figura 1.1: Evolución de los sistemas ERP Fuente de Información (Ruiz y Framiñan 2002 ) 1.6 Arquitectura de los sistemas ERP Los elementos que componen la arquitectura de un sistema ERP. Se desarrollan dos perspectivas, la primera asociada a la funcionalidad del sistema y la segunda a las características técnicas de ellos Perspectiva Funcional Desde una perspectiva funcional, se debe indicar que los sistemas ERP están diseñados de forma modular. Cada uno de estos módulos o aplicaciones - conjunto de programas computacionales tienen una función específica (Rashid et al, 2002) El concepto de modularidad de un sistema ERP, se puede apreciar en la parte central del sistema ERP una base de datos que tanto capta la información que proviene de distintas aplicaciones, como a su vez entrega desde sus archivos la 13

22 información que estas aplicaciones necesitan para apoyar a las diversas funciones de la empresa. En relación a los módulos o aplicaciones, se puede indicar que primero y más en cerca de los proveedores, las aplicaciones financieras, de manufactura, de inventario y abastecimiento sirven a los trabajadores y administradores de tipo back- office. Más cercana a los clientes un segundo grupo de aplicaciones de ventas, entrega y servicio apoyan tanto a las fuerzas de venta como a los representantes del servicio al cliente. Adicionalmente, los dos grupos de aplicaciones nombradas se integran con las aplicaciones de gestión de recursos humanos y las aplicaciones de reportes a directivos y grupos de poder. La integración entre todas las aplicaciones se realiza por intermedio de los datos contenidos en los archivos de la base de datos. Esta integración permite que los datos sean ingresados en un solo lugar y toda la información relacionada con estos sea actualizada automáticamente. En específico, y siguiendo a Laudon y Laudon (2001), las funciones de los sistemas ERP se pueden clasificar en cuatro grandes grupos, dependiendo del proceso del proceso de negocios que apoyen: procesos de manufactura, procesos financieros y contables, procesos de ventas y marketing, y procesos de recursos humanos. A continuación se describe cada uno de ellos. El grupo procesos de manufactura incluye aplicaciones que apoyan gestión de inventario, compras, despacho, planificación de producción, y manutención de planta y equipamiento. El grupo de procesos financieros y contables incluyen aplicaciones que apoyan las actividades asociadas tanto a cuentas por pagar como cuentas por cobrar, y además las relacionadas con gestión y presupuesto de flujos financieros, 14

23 contabilidad de costos de producción, contabilidad del activo fijo o inmovilizado, contabilidad general y generación de informes financieros. El grupo de procesos de ventas y marketing incluye aplicaciones para procesamiento de órdenes de venta, generación de listas de precios, distribución, y facturación de productos y servicios, además incorpora las herramientas para gestión y planificación de ventas. Por último, el grupo de procesos de recursos humanos incluye aplicaciones que apoyan registro de personal, control de tiempos, calculo de remuneraciones, planificación y desarrollo del personal, contabilización de beneficios, seguimiento de aplicaciones en los procesos de reclutamiento, e informes de gastos de viajes Perspectiva Técnica Los sistemas ERP actuales están diseñados y construidos utilizando dos elementos técnicos, una arquitectura cliente/servidor para su operación, y una base de datos relacional que organiza todos los datos necesarios para soportar las funcionalidades antes comentadas. La arquitectura cliente/servidor es una configuración computacional descentralizada que se basa en que existe una computadora llamado servidor, que entrega servicios a un conjunto de computadoras llamados clientes. Una definición general entregada por Laudon y Laudon de esta configuración es modelo de computo que parte el procesamiento entre los clientes y los servidores en una red, asignando funciones a la maquina más capacitada para realizarlas ( Laudon y Laudon, 2001). El servidor está especializado en ciertos servicios, por ejemplo en la entrega de datos. Cada cliente que son totalmente autónomos pedirán los servicios al servidor cuando ellos no puedan realizarlos por sí mismos. 15

24 Las Bases de Datos Relacionales (BDR) son un estándar en el actual desarrollo de sistemas computacionales para la empresa y su denominación deriva del uso de un modelo específico para organizar los datos. Una base de datos se puede definir como una colección de datos organizada para dar servicio eficiente a muchas aplicaciones al centralizar los datos y minimizar aquellos que son redundantes (Laudon y Laudon, 2001). Para crear y mantener una base de datos y permitir que las aplicaciones accedan a los datos en esta debe existir un software especial que se denomina Sistema de Administración de Bases de Datos ( SABD ). Los Sistemas de Administración de Bases de Datos utilizan con mayor frecuencia el modelo relacional, en este modelo se representan todos los datos en la base de datos como sencillas tablas de dos dimensiones llamadas relaciones. 1.7 Beneficios de los ERP Los principales beneficios aportados por un sistema ERP se podrían dividir en: Acceso a Información Viable: Este beneficio se logra por el uso de una base de datos común, la consistencia y la exactitud de los datos, y las mejoras en los informes del sistema. Evita redundancia de datos y operaciones: Como los distintos módulos del sistema ERP acceden en tiempo real a la misma base de datos central, se evitan los registros duplicados o múltiples de los mismos datos y la duplicación de las operaciones por falta de actualización del registro sobre ellas. Reducción del tiempo de ciclo y de entrega: por una parte se logra beneficio al minimizar el proceso de recuperación y, por otra, al realizar informes sobre los retrasos de producción o entrega. Reducción de costos: esta reducción se debe tanto a la economía de tiempo, como a las mejoras en el control y en el análisis de las decisiones empresariales. 16

25 Fácil adaptabilidad: los sistemas ERP s se pueden modificar a través de la redefinición de sus distintos procesos de negocio, esto hace fácil que se adapte y reestructure para satisfacer los nuevos requerimientos. Mejoras en escalabilidad : debido a un diseño modular y estructurado los sistemas ERP permiten realizar adiciones de funciones para aumentar o escalar la solución inicial. 1.8 Historia Los inicios o antecedentes de los sistemas ERP, se presentaron durante la segunda guerra mundial (años 50 s) cuando el gobierno de Estados Unidos de América empezó a utilizar sistemas específicos para controlar las logísticas de las actividades de guerra (Ciberhabitat, ciudad de la informática). Estos sistemas fueron la base de los ERP, estos sistemas servían para determinar los requerimientos de materiales, de ahí su nombre Material Requirements Planning (MRP). Posteriormente estos sistemas se empezaron a utilizar en el ámbito empresarial, en el cual las organizaciones se dieron cuenta que les podían ser de mucha ayuda, controlando sus inventarios, facturación y pago a proveedores. Al mismo tiempo la evolución de las computadoras, pudo soportar el crecimiento de estos sistemas ya que a pesar de su gigantesco tamaño como inconveniente, permitían el procesamiento de grandes cantidades de información y permitían la funcionalidad de contar con datos de forma accesible. En los años 80 s, el crecimiento empresarial demandó soluciones más complejas que estuvieran a la altura de las necesidades y retos que enfrentaban las organizaciones, así nacieron los sistemas MRP II ( Manufacturing Requirements Planning planeación de requerimientos de manufactura). 17

26 Sistemas que consideraron que las maquinas tenían limitantes de capacidad, así como fallas y que era necesario replantear los planes para satisfacer las necesidades del mercado.(ciberhabitat, ciudad informática) Durante la década de los 90 s a pesar de que existían varios sistemas de estos tipos de soluciones (MRP y MRP II), no eran suficientes, ya que las empresas de clase mundial no solo eran manufactureras, sino también Financieras, de Servicio y Comerciales, entre otras, que también demandaban soluciones para soportar el poseso de una administración optima y competitiva. De esta forma nacieron los ERP, sistemas que unieron de forma efectiva todas las áreas de la organización, procesando información en tiempo real e integrando de esta forma los procedimientos de cada una de las partes que conforman el proceso de la cadena de valor. Hoy en día, estos sistemas siguen evolucionando y ya se pueden encontrar otros sistemas como son: Customer Relationship Management Manejo de relaciones con clientes (CRM), Advanced Planning Systems Sistemas de planeación avanzada (APS), Supply Chain Management- Manejo de la cadena de Abasto (SCM), entre otros. Así mismo la implantación y el manejo de sistemas ERP, soportan la implantación de herramientas de hardware como son : Transferencia Electrónica Financiera (EFT), Intercambio Electrónico de Datos (EDI), y Comercio Electrónico (Ecommerce), entre otras, todas estas muy útiles y vitales para las empresas en la actualidad. (Fouad Riaz Bajwa, 2002) 18

27 1.9 Objetivos, funcionalidades y riesgos de un sistema ERP Un sistema ERP tiene ciertas características específicas que identifican los objetivos para los que fue creado, es una herramienta para resolver un gran problema que enfrentan las grandes compañías: Fragmentación de la Información. Las empresas de gran tamaño, generan increíbles cantidades de información y ésta no es almacenada en un solo dispositivo sino en varios alrededor de la empresa, ya sea en varias unidades de negocio, plantas de producción, regiones o departamentos. Esta información segmentada significa un soporte para cada unidad de negocio, pero la falta de combinación e integración de todos los puntos de información significan para la empresa, uno de los más grandes obstáculos en la productividad y desempeño actualmente. El objetivo que ofrecen los sistemas ERP, es sin dudar, consolidar toda esta información de forma integrada e inteligente, de manera que se pueda soportar en base a ella, la operación y la administración de las grandes organizaciones que operan a lo largo y ancho del mundo. Como podemos ver el objetivo para el que fueron creados los sistemas ERP es bastante claro: administrar, soportar y proveer el flujo de la información necesaria y adecuada para optimizar el proceso de la cadena de valor, proporcionando datos unificados bajo los mismos criterios e indicadores definidos de manera que se pueda realizar la gestión de las actividades empresariales de forma centralizada e integral. Las áreas que se pueden considerar cuando se implanta un ERP: Manufactura Ventas Y Distribución Cuentas Por Pagar 19

28 Inventarios Contabilidad Recursos Humanos Compras E- Commerce E- Bussines (Fouad Riaz Bajwa, 2002) Al poder contar con información centralizada, estandarizada y administrada de forma adecuada, la organización que implanta un sistema ERP impacta de forma drástica y benéfica en los siguientes problemas empresariales (entre otros) más comunes: Inventarios excedentes Ineficiencias productivas Mal servicio al cliente Poco flujo de efectivo Problemas de calidad Retraso en el tiempo de entrega Desabasto Mal administración de recursos Como se puede deducir en base a lo expuesto, los sistemas ERP son herramientas muy poderosas y de gran utilidad para las empresas de cualquier ramo y tamaño. Sin embargo, el proceso de implantación no es nada fácil, por el contrario, es sumamente complejo y lo más recomendable es servirse de una asesoría externa, por ejemplo despachos de consultoría, para que este sea fructífero. Cuando se realiza la implantación de este tipo de sistemas, se está impactando fuertemente en tres grandes aspectos de una empresa: Infraestructura 20

29 Tecnológica, Procedimientos y Cultura Organizacional. Estos tres aspectos se relacionan fuertemente cuando se implanta un sistema. Y es muy probable que si alguno de ellos falla, el proyecto fracase Implantación de un Sistema ERP Cuando se realiza la implantación de un sistema ERP, se cuenta con el apoyo de un consultor que dice como es el El deber ser de los diferentes procesos en cada una de las áreas que se están analizando, sin embargo, esto no siempre es así de sencillo. También se debe analizar muy bien la factibilidad de realizar el cambio de proceso o implantación de uno nuevo, si no se cuenta con él, y como debe realizarse considerando obtener el mejor resultado. Cuando se realiza una implantación debe conocerse muy bien el entorno operativo que afecte directamente los procesos de una organización y si podemos debemos redefinir los procesos que vienen especificados en el Software. Debemos considerar que quizá para mejorar un proceso, no solo debemos realizar los pasos de una manera más adecuada, sino que debemos hacerlo de una forma totalmente diferente a como se está haciendo actualmente y tener la objetividad necesaria para poder diferenciar cuando es necesario plantear un nuevo procedimiento o redefinirlo totalmente. Se debe evitar el riesgo de no conocer suficientemente la operación como para tratar de implantar algo totalmente impráctico, así como también se debe evitar el modificar tanto el software, que se tenga una versión tan personalizada del sistema que lo único que haga sea automatizar la desorganización operativa que se tiene. 21

30 1.11 Problemas de Implantación A pesar de las promesas de una total integración entre sistemas, las organizaciones enfrentan tremendos obstáculos en la implantación de los paquetes del ERP. La literatura especializada, particularmente de la divulgación más comercial, recoge muchos casos sobre implantaciones fracasadas o de consecuencias insatisfactorias, además de diversos problemas a lo largo de las implantaciones. Algunos de los aspectos/obstáculos en las implantaciones ERP son los siguientes: 1.- Elevadas tasas de implantaciones fracasadas, 2.- Elevados costes y la duración del proyecto, 3.- Dificultad en llevar a cabo la gestión del cambio en la organización 1.12 Características de un desarrollo de Implementación Algunas de las características que son visibles en la organización cuando se va a implementar un ERP metódicamente son: Complejidad: Un sistema ERP es uno de los sistemas más integrados más complejos en la actualidad dentro de la categoría de sistemas de información. Incluye una amplia gama de aplicaciones que dan servicio a diferentes procesos organizacionales. El grado de diferenciación entre las aplicaciones que conforman el ERP es alto y el grado de dificultad de implementar y mantener cada una de ellas es diferente. La complejidad que lleva consigo es de alto riesgo. Debido a esto, una de las tareas más importantes en el comienzo del proyecto es definir las fronteras y los alcances del sistema, para poder hacer que toda la implementación gire en torno a estos límites previamente definidos. 22

31 Flexibilidad: Dentro de la estrategia de la organización es importante que está defina claramente el mayor alcance del sistema de acuerdo a las características de la empresa para maximizar el aprovechamiento del Sistema ERP que le permita crear nuevas ventajas competitivas y mantener las ventajas competitivas obtenidas. Alcance de la aplicación: La implantación del nuevo sistema ERP debe ofrecer una única solución que abarque todas las áreas de la organización, para ello se requiere que la alta administración esté 100% involucrada, ya que siempre habrán problemas muy comunes que se pueden aparecer. Infraestructura Tecnológica: En la mayoría de las organizaciones, la implantación del ERP requiere reemplazar y optimizar la infraestructura existente. Esta actividad puede incrementar el riesgo del proyecto, ya que el proyecto recibe una importante inyección de capital adicional, se requiere habilidades de especialización y, en algunos casos, la posibilidad de parar el negocio temporalmente para su implantación. Por ello esta posibilidad debe ser considerada desde el inicio mismo del proyecto. Cambios en los procesos organizacionales: La implementación del ERP implica un cambio masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la información. Por naturaleza, introducir cambios es un proceso políticamente difícil que puede mostrar la resistencia de grupos o personas conservadoras; por ello, una vez tomada la decisión de la implementación, se debe incluir una campaña de publicidad para dar a conocer y promocionar el sistema a lo largo y ancho de la compañía. Involucramiento de los usuarios: Hay estudios que demuestran que el involucramiento de los usuarios finales y los desarrolladores es muy importante, además el grado de habilidades de los usuarios es un factor clave para el éxito del sistema. 23

32 1.13 Cultura Organizacional (Impacto en el recurso humano) Se debe considerar que cuando se implanta un ERP, el objetivo es incrementar la productividad de la empresa. El objetivo es contar con una herramienta informática que nos ayude a automatizar todos aquellos procesos administrativos y operativos de tal manera que reduzcamos nuestros tiempos de respuesta y se proporcione un mejor servicio al cliente generando una imagen corporativa, que se cuente con los puentes necesarios que proporcionen una base de información integral de todas las áreas que componen la empresa y que se tenga la información homologada, oportuna y adecuada para tomar las decisiones correctas en el momento correcto, pero sin embargo esto casi siempre trae consigo dos grandes impactos: Cambio en la forma de hacer las cosas, forma que quizá se ha seguido desde hace años, y Reducción y cambio de las personas que realizan estos procedimientos. Si el proceso de implantación de un sistema ERP, no es acompañado de una metodología correcta que genere una sensibilización adecuada de los beneficios que traerá dicha implantación y una correcta administración del cambio organizacional, se pueden encontrar una muy fuerte resistencia en los diferentes niveles de la organización, ya que se debe tomar en cuenta que estos cambios no solo afectan a los niveles más operativos de una empresa Ventajas y Desventajas de utilizar ERP s Los sistemas ERP traerán consigo no sólo las ventajas de la automatización e integración de los procesos, sino también una resistencia al cambio, una nueva manera de hacer negocios, una reingeniería dentro de la empresa que lleva a cambiar las formas de trabajo y de organización dentro de la misma, por lo que es necesario estar preparados para enfrentarse de manera positiva y constructiva a 24

33 estos cambios, pero, sobre todo, hacer de este nuevo proyecto un esfuerzo para que todo el personal de la empresa forme parte del cambio. Debe de quedar claro, que el hecho de implantar un ERP no soluciona los problemas de gestión que tiene una empresa, sino todo lo contrario, le puede llevar a una situación de informatizar los problemas Sistemas ERP comerciales Si bien hace pocos años existían un número mayor de proveedores importantes de sistemas ERP, la fusión de grandes compañías proveedoras y la saturación de algunos segmentos ha decantado en que tres empresas posean más del 40% del mercado mundial. El restante 60% del mercado lo satisface un gran número de empresas proveedoras de menor tamaño, y mayoritariamente, orientadas hacia ciertos segmentos o áreas geográficas. Con una participación mayor al 25% del mercado principal proveedor de los sistemas ERP es SAP AG, le siguen las empresas People Soft y Oracle, con el 9% y el 7% respectivamente. A continuación se mencionara resumidamente la historia y la propuesta funcional de estos tres proveedores SAP AG. Es el líder en el saturado segmento alto del mercado de los sistemas ERP, clientes con más de 100 usuarios y con un costo de compra del software mayor a 250,000 dólares americanos. SAP AG ( systeme, anwendungen, und produkte in datenverarbeitung sistema, aplicaciones y productos en procesamiento de datos ) fue fundada en Alemania en el amo 1972 por un grupo de ingenieros formados en IBM. La misión de los fundadores de SAP era producir software de aplicaciones de negocio integradas para empresas manufactureras. El primero de sus productos ERP, que fue nombrado como R/2, fue lanzado al mercado en El sistema R/2 usaba una 25

34 base de datos centralizada tecnología de información dominante. basada en una gran computadora, esa era la En 1992 el sistema fue rediseñado para utilizar la arquitectura de software cliente/servidor y se lanzo como el sistema R/3. El sistema R/3 fue un enorme paso adelante para la empresa, con este producto SAP llego a posicionarse como el tercer proveedor más grande de software en el mundo, y holgadamente el principal en el sector de los sistemas ERP. En 1999 SAP AG extendió las funciones de su ERP adicionado CRM, SCM, automatización de la fuerza de ventas y data warehousing. En el año 2003 SAP AG poseía en plantilla más de 28,900 empleados en 50 países, con un número superior a los 17,000 clientes repartidos en más de 100 países, y con un 25% de participación del mercado obtuvo ingresos por más de 7.4 billones de dólares americanos (Gartner, 2002; SAP, 2004 ). SAP también ha invertido significativamente en investigación y desarrollo con el resultado de nuevas versiones de R/3 como 3.1, 4.0 y 4.6 que incluyen funcionalidades de internet y otras mejoras. La solución ERP habilitada para internet de SAP fue lanzada en un producto llamado MySAp.com PEOPLESOFT La empresa PEOPLESOFT se orientó fuertemente a dar apoyo a los procesos de negocio relacionados con los recursos humanos, en la actualidad, y gracias tanto a su propio desarrollo como a la adquisición de otras compañías de software, puede ofrecer una solución que abarca todas las funciones empresariales. La empresa PeopleSoft fue fundada en 1987 en Estados Unidos por Dave Duffield y Ken Morris con el objetivo de desarrollar y comercializar un software que pudiera apoyar en todos los aspectos a los departamentos de relaciones humanas, desde el reclutamiento al retiro del personal. Desde sus inicios PeopleSoft optó por un 26

35 sistema diseñado y construido cliente/servidor. sobre una arquitectura descentralizada En el año 1994 PeopleSoft comienza a competir en el mercado de los sistemas ERP al incorporar a su sistema base las funciones de apoyo a distribución y finanzas. Dos años más tarde incorpora funciones de apoyo a la producción, completando finalmente un sólido paquete ERP. Una de las características que sobresale de PeopleSoft es su flexibilidad y su cultura de colaboración con sus clientes. PeopleSoft se ha posicionado fuertemente tanto en el segmento medio del mercado de los ERP- clientes con 50 a 100 usuarios y con costo de compra de software entre 150,000 y 250,000 dólares americanos como en el sector público y de empresas de servicio. En el año 2000 PeopleSoft lanza al mercado la versión 8 de un sistema ERP, que además de estar habilitado totalmente para Internet incorpora capacidades de CRM. En el año 2003 PeopleSoft poseía en plantilla 13,000 empleados en 150 países, con un numero de 11,000 clientes en 150 países, y con un 9% de participación del mercado. Obtuvo ingresos por más de 2.8 billones de dólares americanos. La propuesta funcional del sistema ERP que comercializa PeopleSoft se sintetiza en la siguiente tabla 1.2 Administración de Bienes Raíces Administración de la Cadena de Suministros Administración de la Construcción de la Vivienda Administración de las Relaciones con los Clientes 27

36 Administración de las Relaciones con los Proveedores Administración de Recursos Humanos Administración de Capital Humano Administración Financiera Automatización de Empresa de Servicios Colaboración e Integración Gestión del Rendimiento Empresarial Inteligencia de Negocios Manufactura Figura 1.2 Propuesta Funcional que comercializa peoplesoft Fuente: Elaboración propia a partir de peoplesoft (2004) ORACLE CORPORATION Fundada en 1977 en los Estados Unidos, Oracle Corporation ha sido por muchos años la segunda compañía de software del mundo, solo superada por Microsoft. Esta empresa adicionalmente a su sistema ERP tiene otros importantes productos en el campo del software tales como su reconocido sistema administrador de base de datos que le da nombre a la compañía y sus herramientas de data warehousing, workflow, administración de sistemas computacionales y de desarrollo de software. El sistema ERP Oracle es conocido como Oracle Applications y tiene más de cincuenta módulos distintos en seis categorías: finanzas, cuentas por pagar, recursos humanos, manufactura, cadena de abastecimiento, proyectos y atención de mesón. Oracle ha integrado su solución ERP con internet y tiene varias aplicaciones en comercio electrónico y en áreas comerciales que se basan en esta tecnología, 28

37 sólo esta empresa puede ofrecer la característica de integración total entre su ERP y los otros productos de software de la compañía. Además de su versión clásica de sistema ERP, Oracle ofrece un paquete de software para la pequeña empresa. Este producto Oracle, que integra funcionalidades de finanzas, control de inventario, órdenes de venta, órdenes de compra y CRM, es entregado como un servicio vía internet. En el año 2003 Oracle Corporation, con un número mayor a los 5,000 clientes en 140 países y un 7% de participación del mercado de los sistemas ERP, obtuvo ingresos por casi 1 billón de dólares americanos por sus sistemas ERP ( Gartner, 2002; Oracle 2004). En diciembre de 2004, Oracle anunció que firmo un acuerdo de fusión definitivo de adquirir PeopleSoft para aproximadamente $10.3 mil millones de dólares americanos Oracle, sin embargo, está ofreciendo mantener la ayuda para las líneas de productos existentes de oracle y de PeopleSoft para los clientes que desean continuar con lo que él tiene. La propuesta funcional del sistema ERP que comercializa Oracle Corporation se sintetiza en la tabla 1.3 Abastecimiento Automatización de Servicios Profesionales Centro de Interacción Contratos Cumplimiento de Ordenes Desarrollo de Productos Finanzas Gestión de Activos Empresariales Gestión del Aprendizaje 29

38 Inteligencia de Negocio Manufactura Marketing Planificación Avanzada Proyectos Recursos Humanos Servicio Tesorería Ventas Figura 1.3 Propuesta Funcional del sistema ERP Oracle Fuente: Elaboración propia a partir de Oracle (2004) 1.16 Sistemas ERP Libres Si bien existe una gran cantidad de software de ERP para gestionar de manera eficaz las operaciones de una empresa, lo cierto es que muchas veces se carece de recursos económicos para llevar a cabo la implementación de este tipo de sistemas, sobre todo en el sector de las pequeñas y medianas empresas. Para aquellas organizaciones que desean incorporar el sistema ERP en su producción, pero debido a los elevados costos de inversión en software aún no han podido implementar esta herramienta, existe la posibilidad de utilizar alguno de los tantos ERP de software libre que se encuentran disponibles en la actualidad. En principio, es importante considerar que el sistema ERP consiste básicamente en una aplicación que reúne en un solo sistema todos los procesos relacionados al negocio de una compañía, es decir que se trata de un solo programa en el que interactúan todos los departamentos de una empresa. 30

39 Esa característica diferencia a los ERP del resto de los sistemas de gestión denominados suites, que se basan en múltiples aplicaciones independientes centralizadas en una única base de datos. Por ello, los ERP y las suites de gestión ocupan un sitio diferente en el mercado del software empresarial, y como cada empresa es un caso diferente, existen compañías que podrán administrar su información por medio de una suite, y otras que en cambio necesitarán sin dudas un sistema ERP. Como ya mencionamos, la implementación de un sistema ERP requiere de una importante inversión de dinero, no sólo en maquinaria, sino también en software, ya que si se utiliza un programa propietario deberá pagarse la licencia que corresponda. Lo mismo sucede en el caso del alquiler de este tipo de servicio. Una interesante alternativa para aquellas medianas y pequeñas empresas que no dispongan del dinero necesario para la inversión de la implementación de ERP, es optar por la utilización de programas de software libre, con todas las ventajas de configuración y personalización que incluye este tipo de software, siempre y cuando se tenga cierto conocimiento al respecto Adempiere Posee funciones de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), Administración de la Relación con los Clientes (CRM) y Administración de la Cadena de Suministro (SCM), brindando así un completo sistema de gestión empresarial. Este software ha sido basado en su antecesor Compiere y desarrollado bajo tecnologías libres, por lo que se encuentra licenciado bajo GPLv2. Cabe destacar que soporta base de datos PostgreSQL y ha sido integrado a itext permitiendo así generar archivos del tipo PDF. 31

40 CK-ERP Se trata de un sistema que consta de 20 módulos y posee una interfaz gráfica muy sencilla, ideal para quienes comienza a implementar por primera vez este tipo de sistemas de gestión empresarial. CK-ERP es totalmente configurable para responder a las necesidades propias de cada empresa, y para funcionar sólo requiere la instalación previa de cualquier sistema operativo a excepción de Microsoft Windows, es decir que puede utilizarse sin inconvenientes en Linux, Solaris, FreeBSD, OpenBSD, entre otros GNUe Para aquellas empresas que requieren de un sistema ERP sin demasiada complejidad, una de las opciones más recomendables es GNUe, que consta de un grupo de aplicaciones que debido a su funcionamiento conjunto puede ser utilizado como un ERP. No obstante, cada una de las herramientas que componen a GNUe se desarrollan por separado, ya que corresponden a distintas comunidades, por lo que no es la mejor opción para quienes requieren de un ERP completo Openbravo Una alternativa interesante es el sistema de gestión empresarial Openbravo, que posee una estructura totalmente integrada y su plataforma ha sido desarrollada en base a software libre, y pensado para ser utilizado mediante conexión a Internet. Openbravo posee soporte para bases de datos del tipo PostgreSQL y Oracle, pero su limitación reside puntualmente en el hecho de que no puede ser utilizado por usuarios que no posean conexión a Internet, ya que se utiliza a través de un navegador web. 32

41 OpenERP Para aquellos que poseen una Pyme y desean implementar un sistema ERP para gestionar las operaciones, una de las herramientas más recomendables es OpenERP, que justamente ha sido desarrollado en base a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. OpenERP puede ser utilizado en sistemas operativos Microsoft Windows y GNU/Linux, y permite manejar más de 350 módulos. Cabe destacar que fue creado en Python, PyGTK y sobre PostgreSQL y utiliza librerías QT SugarCRM SugarCRM, es muy recomendable también para los profesionales que ofrecen servicios, ya que incluye una eficaz funcionalidad de manejo de información del tipo agenda de contactos, gestión de ventas, stocks, y demás. SugarCRM es un software libre que se distribuye bajo licencia GPLv3, y fue desarrollado en base a PHP y MySQL, y a pesar de sus limitaciones es utilizado actualmente por grandes y reconocidas organizaciones tales como Yahoo y la NASA Sistemas ERP en las PYMES El mercado de las PYMES se ha tomado mucho tiempo en adoptar esta tecnología. Los principales proveedores de ERP S habían centrado su atención hasta hace unos meses en las grandes corporaciones únicamente y sus soluciones resultaban demasiado costosas para las pequeñas y medianas empresas. 33

42 Las PYMES han tenido que arreglárselas con sus aplicaciones y paquetes heterogéneos para diversas funciones, tales como la contabilidad o control de la producción, resultando en islas de información. Las pequeñas y medianas empresas se están convirtiendo hoy en el blanco al que apuntan muchos de los grandes proveedores de tecnología de la información. Y es que se trata de un sector doblemente atractivo: la mayor parte de estas empresas se encuentra subequipada en materia de informática, al tiempo que el numero de PYMES establecidas representa más del 90% de todas las empresas en México. Se puede afirmar que se trata de un gran mercado para los proveedores de ERP en el país, entre los que se encuentra como SAP,BaaN, People Soft, Oracle, Platinum, Solomon, generalmente orientados a la empresa mediana- grande y otros como los Micro SIP, Computación en Acción y Aspel que han desarrollado sistemas que se adaptan a las posibilidades y necesidades prácticamente de cualquier empresa pequeña o mediana. Las PYMES tienen hoy a su disposición un sinnúmero de soluciones para administración del negocio que pueden darles una ventaja competitiva dentro de su industria. Sin embargo, se debe evaluar adecuadamente las opciones disponibles para asegurarse de que su inversión continúe siendo productiva también para el futuro. Para crecer, las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) necesitan impulsar sus negocios y mejorar la productividad. Y tomar la decisión hacer crecer una empresa, adoptando una cultura enfocada a los clientes, implica enormes desafíos y grandes esfuerzos para los empresarios. Por otra parte, las exigencias y presiones del mercado, cada vez más global y dinámico, obligan a las Pymes a buscar continuamente estrategias para mantener la competitividad, incursionar en nuevos nichos, sumar nuevos clientes y conservar satisfechos a los existentes. 34

43 La tarea de trazar nuevos caminos y de asumir riesgos viene siempre acompañada de la necesidad de incorporar herramientas de gestión creadas para mejorar los procesos administrativos y aumentar los niveles de eficiencia. Pese a que los empresarios desconocen los beneficios que se obtienen una vez que se decide implementar un software de estas características, a la hora de dar el gran salto se vuelve evidente el hecho de que invertir en una plataforma tecnológica que por un lado promueva y por otro acompañe el crecimiento es casi ineludible. Con herramientas adecuadas, las empresas además de optimizar su rentabilidad, pueden consolidarse y expandirse mucho más fácilmente en función de los objetivos específicos de su negocio. Sin embrago, las Pymes encuentran diversas dificultades a la hora de implementar un ERP adecuado, que les sea útil y se adapte a sus necesidades. El hecho de que los grandes fabricantes y proveedores de ERP hayan rodeado el mercado de las grandes empresas, resulta una ventaja para las Pymes. Ahora las nuevas estrategias se dirigen a penetrar mercados verticales, y en este marco, las Pymes constituyen en Latinoamérica unos de los mercados más grandes y con un enorme potencial de crecimiento. Es este sin duda, un mercado muy atractivo, pero complicado para los grandes fabricantes de ERP. Los sistemas ERP son vistos por las Pymes como complejos, costosos y poco adaptados a sus necesidades y características. Pero esta percepción está empezando a cambiar debido al éxito que han tenido algunas Pymes. Muchas son las necesidades de las Pymes con planes de crecimiento. Estas organizaciones buscan soluciones que les permitan adaptarse a las necesidades de sus propios cambios, es decir, un ERP que crezca a medida que se amplía el negocio. La posibilidad de incorporar nuevas funcionalidades, versiones y más usuarios sin tener que reemplazar la tecnología instalada o afectar las actividades diarias de la empresa es clave. 35

44 Si el primer paso para una Pymes crezca es ser eficiente, productiva y rentable, la incorporación de un ERP le asegurará un futuro previsible y exitoso. Las empresas están empezando a comprender que para alcanzar esta meta, la implementación de una plataforma sólida y de uso global, un ERP de última generación, les permitirá acceder a las mejores prácticas de negocio para las tareas que realiza. Para poder entender mejor la importancia de las Pymes, a continuación se da una descripción de las mismas Generalidades de las PYMES Concepto de PYMES Las pequeñas y medianas empresas actualmente se consideran el sector productivo mas importante en muchas economías, se puede decir que tanto en los países desarrollados en los que están en procesos de crecimiento, este tipo de organización productiva es de significativa importancia. Las pequeñas y medianas empresas en México, actualmente están reguladas por distintos sectores de gobierno (Secretaria de Hacienda y Crédito Público, Secretaria de Economía, etc.) Pero se guarda una definición que es normativa para la determinación de las mismas y se basa para está, en un criterio general que han tomado varios organismos internacionales, y es el número de trabajadores con que cuentan Definición de pequeña empresa El concepto de pequeña y mediana empresa varía de acuerdo a diversos criterios, pero considerando que la empresa es el principal factor dinámico de la economía 36

45 de una nación e influye a su vez de manera directa en la vida privada de sus habitantes (trabajo, subsistencia, medio de vida, prosperidad, etc.) Para (Soto, Dolan, 2004) Las PYMES son un establecimiento en el que una persona, o un número muy pequeño de individuos producen un bien o prestan un servicio 1.20 Clasificación de las PYMES Un criterio bastante utilizado para diferenciar la pequeña, medianas y grandes empresas es el número de trabajadores, criterio que varía según la estructura industrial y empresarial de cada país. En este punto suelen aceptarse internacionalmente que una empresa pequeña es la que tiene menos de 50 trabajadores, mediana la que posee menos de 500 y grande la que supera esta cifra de empleados. En un estudio realizado sobre las industrias pequeñas y medianas por la Asociación del Sudeste Asiático (ASEAN), Brush y Hiemenz utilizaron, según ( Lemes, Machado, 2009), la siguiente clasificación. 1-9 empleados industrias caseras o microempresas empleados industria a pequeña escala empleados industrias a mediana escala 100 o más empleados industria a gran escala 1.21 Características de las PYMES En el artículo de (Rodríguez, 2009) se menciona de manera muy general todas las pequeñas y medianas empresas (PYMES) mismas que comparten casi siempre las mismas características, por lo tanto, se podría decir, que estas son las características generales con las que cuentan las PYMES. El capital es proporcionado por una o dos personas que establecen una sociedad. 37

46 Los propios dueños dirigen la marcha de la empresa; su administración es empírica. Su número de trabajadores empleados en el negocio crece y va de 16 hasta 250 personas. Utilizan más maquinaria y equipo, aunque se sigan basando más en el trabajo que en el capital. Está en proceso de crecimiento, la pequeña tiende a ser mediana y aspira a ser grande. Obtienen algunas ventajas fiscales por parte del Estado que algunas veces las considera causantes menores dependiendo de sus ventas y utilidades. Su tamaño es pequeño y mediano en relación con las otras empresas que operan en el ramo La importancia de las PYMES La importancia de las PYMES en la economía se basa principalmente en las siguientes consideraciones: Uno de las principales preocupaciones del gobierno de un país es el asegurar el mercado de trabajo mediante la descentralización de la mano de obra que cumple un papel esencial en el correcto funcionamiento del mercado laboral. Favorecen y reducen las relaciones sociales a términos más personales y más estrechos entre el empleador y el empleado, favoreciendo las conexiones laborales ya que, en general, sus orígenes son unidades familiares. La gran importancia que tienen las PYMES como unidades de producción de bienes y servicios, en México y en el mundo, justifica la necesidad de dedicar un espacio a su conocimiento. 38

47 1.23 Ventajas de las PYMES Siguiendo con el mismo autor a continuación se mencionan las ventajas de las PYMES: Cuentan con una capacidad de generación de empleos Asimilación y adaptación de tecnología Producción local y de consumo básico Flexibilidad al tamaño de mercado ( aumento o disminución de su oferta cuando se hace necesario) Mantiene una unidad de mando permitiendo una adecuada vinculación entre las funciones administrativas y operativas Producen y venden artículos a precios competitivos 1.24 Desventajas de las PYMES Para (Rodríguez, 2009) Existen una serie de desventajas, las cuales son: Les afecta con mayor facilidad los problemas que se suscitan en el entorno económico como la inflación y la devaluación Viven al día y no pueden soportar periodos largos de crisis en los cuales disminuyen las ventas Son más vulnerables a la fiscalización y control gubernamental, siempre se encuentran temerosos de las visitas de inspectores. La falta de recursos financiera los limita, ya que no tienen fácil acceso a las fuentes de financiamiento. Deficiente inserción en el sistema socio económico Problemas para consolidar capital propio. Cuellos de botella en la comercialización Poca diversificación de funciones Baja Productividad Escasa o nula competitividad en el ámbito internacional 39

48 Ausencia de normas de calidad 1.25 La importancia de las PYMES en México Las pequeñas y medianas empresas, PYMES, tienen particular importancia para las economías nacionales, no solo por sus aportaciones a la producción y distribución de bienes y servicios, sino también por la flexibilidad de adaptarse a los cambios tecnológicos y gran potencial de generación de empleos. Representan un excelente medio para impulsar el desarrollo económico y una mejor distribución de la riqueza. Hoy en día, los gobiernos de países en desarrollo reconocen la importancia de las PYMES por su contribución al crecimiento económico, a la generación de empleo, así como al desarrollo regional y local. Sin embargo, las PYMES tienen algunas dificultades en virtud de su tamaño: acceso restringido a las fuentes de financiamiento; bajos niveles de capacitación de sus recursos humanos; limitados niveles de innovación y desarrollo tecnológico; baja penetración en mercados internacionales; bajos niveles de productividad; baja capacidad de asociación y administrativa. De hecho, el acceso al financiamiento ha sido identificado como uno de los más significativos retos para su supervivencia y crecimiento, incluyendo a las más innovadoras. En contraste, las grandes empresas tienen mayor facilidad para obtener financiamiento a través de medios tradicionales debido a que cuentan con mejores planes de negocios, más información financiera confiable y mayores activos. La clasificación de las PYMES varía dependiendo del país. En general los países tienden a seguir un patrón, en el cual se consideran los siguientes criterios: número de trabajadores, volumen de ventas anuales y valor de sus activos. 40

49 No obstante sus limitaciones, el papel de las PYMES en la economía de los países ha sido un factor que ha generado incrementos en la producción; valor agregado; aportaciones fiscales; fortalecimiento del mercado interno; aumento de exportaciones, etc., por lo que han sido motivo de diseño de políticas encaminadas a promoverlas y apoyarlas para elevar su competitividad y enfrentar la competencia de un mundo globalizado, sin olvidar el mundo de los emprendedores., donde las empresas líderes son aquellas que adoptan modelos de subcontratación y alianzas estratégicas con PYMES, que gracias a su capacidad de adaptación y flexibilidad crecen en un mundo en constante cambio, demostrando además que cuando se organizan pueden superar las aparentes limitaciones de su tamaño Importancia de implantar ERP en las PYMES El objetivo principal del software de negocios es la optimización de los procesos empresariales y la capacidad de proporcionar información confiable, precisa y oportuna para una mejor toma de decisiones. Otro de los beneficios que concede este tipo de aplicaciones es la estandarización de la funcionalidad de las empresas. El software empresarial también permite reducir y eficientar los costos administrativos y de operación importantes, muchas veces asociados a actividades que tal vez estaban duplicadas o no se tenían automatizadas. Desde el punto de vista del servicio, el software empresarial también representa grandes ventajas, porque le brinda a su organización la posibilidad de servir mejor a sus clientes, por ejemplo, al distribuir sus productos a tiempo para qué lleguen al mercado especifico de manera eficiente. Así mismo las empresas ganan competitividad, es decir, pueden responder con prontitud a los cambios en el mercado, innovar (llevar rápidamente una idea a la acción), establecer nuevos modelos de negocio (virtuales o electrónicos), e integrar eficazmente a sus clientes y proveedores a la cadena de suministro. 41

50 Capítulo II Metodología de la investigación 42

51 2.1 Introducción En este capítulo se presenta la metodología que se utilizó para el desarrollo de la presente tesis. Aquí se describe el procedimiento que se siguió en el desarrollo de la investigación, así como las técnicas e instrumentos utilizados para la recopilación de la información. También se muestra la forma en la cual se obtuvo la información que se utilizó para identificar y definir la población de estudio. Así mismo se realizaron cálculos estadísticos mediante una fórmula para conocer el número aproximado de empresas inscritas en el SUME para realizar dichas encuestas. Finalmente se hace una breve descripción de la forma que se utilizo para la aplicación del instrumento, así como la problemática enfrentada en el trabajo de campo. 2.2 Planteamiento del Problema Hoy en día las empresas en México, quieren ocupar un lugar privilegiado en un mercado cambiante, lleno de retos. Por esa razón necesitan crear nuevas estrategias enfocadas al incremento de calidad en sus productos y servicios, analizar sus fortalezas y debilidades, tomar en cuenta sus oportunidades y amenazas para poder así crear ventajas competitivos que lo encaminen hacia un mejor escenario, una de ellas es la innovación en tecnología de la información (TI). 43

52 Para las organizaciones es vital la existencia de una gran comunicación interna entre sus departamentos y externa con sus clientes y proveedores, además es importante que el flujo de información cada vez sea más rápido, para que se puedan identificar los problemas en el menor tiempo posible y se puedan tomar decisiones oportunas para resolverlos. Existen sistemas de información operacionales que en su mayoría funcionan con un respaldo en bases de datos como lo es el sistema de planeación de recursos empresariales (ERP) por sus siglas en ingles, que puede otorgar los beneficios antes mencionados. Actualmente existe una gran cantidad de dinero invertido en TI alrededor del mundo, las empresas siguen considerando que es una inversión altamente redituable, aunque en la mayoría de las veces solo en el largo plazo. En algunos países es el área es con mayor capital invertido en los negocios, puesto que se necesita de una inversión significativa para poder desarrollarla y obtener los soportes requeridos (el hardware disponible, infraestructura de telecomunicaciones, arquitectura de sistemas, etc.) Para llegar a ser una herramienta competitiva, obteniendo información sobre el control e integración empresarial. Normalmente una implementación del ERP va de la mano con una reingeniería en la empresa, pues sería una pena adquirir un sistema con esas características y correrlo en maquinas obsoletas y lentas. También se requiere de una buena planeación del sistema, para que sea más fácil su adaptación a usuarios, productos, procesos, tecnología, etc. Uno de los problemas más importantes en la aceptación del ERP es la creencia de los usuarios finales acerca del grado en que pueda solucionar todos los problemas o defectos del sistema provisional, y es que la percepción de los usuarios finales determina la resistencia de la aceptación del ERP. El problema es que los usuarios han aprendido a lo largo del tiempo a utilizar eficientemente el sistema tradicional, se han acostumbrado a él e incluso se sienten orgullosos de sus 44

53 capacidad para cumplir con sus objetivos departamentales, lo cual impide que los usuarios se den cuenta de sus limitaciones, ocasionando que sea difícil su reemplazo por el nuevo sistema. Esto surge como consecuencia de la falta de información acerca de los beneficios que les ofrece el ERP y el valor organizacional que esto representa. 2.3 Objetivos de la Investigación Objetivo General Determinar el por qué las PYMES de la zona Xalapa, Veracruz no utilizan Sistemas ERP Objetivos Específicos Informar sobre la situación actual de los ERP en las PYMES de la región de Xalapa Exponer casos de estudios de aplicaciones de ERP en las PYMES. Proponer una solución para que los empresarios decidan utilizar ERP dentro de su organización. 2.4 Justificación de la Investigación Se ha optado la modalidad de tesis por que se pretende hacer una investigación exploratoria y descriptiva referente a la implantación de ERP en las PYMES, ya que se intenta conocer, si las PYMES conocen estos sistemas de planificación empresarial, y si estas mismas, ya tiene implantado un sistema, conocer que 45

54 impacto se ha obtenido al respecto, esta investigación se va a definir a través de preguntas de investigación, mismas que serán aplicadas en la encuesta para lograr con el objetivo de la investigación. Ya que es importante considerar que actualmente están evolucionando las tecnologías y aplicaciones en torno de la empresa y esto conlleva a crear nuevas alternativas en donde se toman ventajas competitivas sobre otras empresas. Es importante aprovechar este cambio tecnológico para impulsar a las PYMES a pensar en nuevas y mejores estrategias con el propósito de hacerlas crecer a través de la tecnología que día con día va surgiendo. La falta de conocimiento de los ERP S limita la competitividad de las PYMES. La situación es que los usuarios han aprendido a lo largo del tiempo a utilizar eficientemente el sistema tradicional, se han acostumbrado a él e incluso se sienten orgullosos de su capacidad para cumplir con sus objetivos departamentales, lo cual impide que los usuarios se den cuenta de sus limitaciones, ocasionando que sea difícil su reemplazo por el nuevo sistema. Esto surge como consecuencia de la falta de información acerca de los beneficios que les ofrece el ERP y al valor organizacional que esto representa. 2.5 Tipo de Investigación Para los autores Hernández, Bautista y Fernández (2003) el diseño de la investigación es el plan que se va a seguir para cumplir con los objetivos planteados, es la estructura o marco para resolver un problema especifico. Dentro de esta estructura, un punto importante es la definición del tipo de estudio, el cual según los autores, pueden ser: 46

55 Exploratorio: se realiza cuando el objetivo consiste en examinar un tema poco estudiado. Descriptivo: Buscar y especificar propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice. Correlacional: Evalúa la relación que exista entre dos o más variables en un contexto particular. Tomando en cuenta estas definiciones se puede declarar que este estudio será de tipo exploratorio, por que se busca examinar el tema de sistema de Planeación de Recursos Empresariales (ERP), el cual ha sido poco estudiado en casos particulares en nuestra región de Xalapa. De igual manera nuestro estudio descriptivo busca desarrollar una imagen o fiel representación (descripción) de la situación por la que pasan las PYMES de México, apoyándonos en encuestas realizadas, así como del marco teórico de la investigación. Basándonos en la premisa de que describir es sinónimo de medir, pretendemos medir las preguntas de investigación planteadas al inicio de la investigación y de esta manera determinar cómo es o como se manifiesta el fenómeno de estudio. 2.6 Preguntas de Investigación 1.- Las Pymes conocen realmente que es un ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales)? 2. Cuáles son los obstáculos por lo que las Pymes no pudieran implantar un ERP en su organización? 2.7 Definición de población y muestra 47

56 Esta investigación está dirigida hacia las pequeñas y medianas empresas, ya que estas son el motor de la economía mexicana sin embargo sería muy ambicioso pretender abarcar a todas las empresas de la ciudad de Xalapa es por eso que se delimitó una muestra y esta comprende alrededor de 60 empresas de la región de Xalapa y sus alrededores. 2.8 Población SUME (Sistema Universitario de Mejora Empresarial), Como respuesta de las necesidades que tienen las Micro, pequeñas y Medianas Empresas (MPyMES) en el contexto económico actual, surge en la Universidad Veracruzana el proyecto de los centros para el Desarrollo de las MPyMES, los cuales pertenecen a la Asociación Mexicana de Centros para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (AMCDPE), de la cual su Presidente es el Dr. Raúl Arias Lovillo. Es así como en la Facultad de Contaduría y Administración se crea el SUME, que tiene como Misión ofrecer servicios de asesoría general, capacitación e investigación aplicada para ayudar en la creación, fortalecimiento y consolidación de las PyMES a través de la distribución social del conocimiento. En la población, se consideró las Pequeñas y medianas empresas de la región de Xalapa y sus alrededores, se incluyen tanto empresas de tipo comercial, industrial y de servicios. 2.9 Muestra La muestra de empresas para la investigación está determinada por 60 PYMES de la región de Xalapa. A través de la siguiente Fórmula. 48

57 2.10 Técnicas e instrumentos utilizados para la obtención de datos Las técnicas utilizadas para la recolección de datos de nuestro caso de estudio se han basado, fundamentalmente, en: datos proporcionados por una revisión bibliográfica, datos proporcionados por entrevistas con los contactos de las pequeñas y medianas empresas que conformaron nuestra muestra. Como instrumento para la elaboración de datos, se elaboró: Cuestionario dirigido a los empresarios de la región de Xalapa Las preguntas formuladas fueron de carácter evaluativo descriptivo, y destinadas a obtener información sobre el uso de tecnología alojada por parte de las PYMES de Xalapa. El cuestionario está compuesto por preguntas de características abiertas y cerradas, lo que nos proporciono un análisis cualitativo y cuantitativo en la investigación. Esta toma de datos fue importante porque a partir de las informaciones recolectadas, dimos comienzo a un estudio, con la finalidad de conocer acerca del conocimiento que tiene los empresarios sobre los sistemas ERP, conocimiento sobre software libre, y cuales serian los motivos por los cuales se les impediría la utilización de un ERP en la pyme, etc Administración de los instrumentos 49

58 La entrevista fue realizada con los representantes de las PYMES de forma presencial. Previamente se llevo a cabo un primer contacto por teléfono en el que explicamos los objetivos y la finalidad del trabajo. Entre los aspectos positivos de esta etapa de recolección de datos, es importante resaltar la buena voluntad y deseo de colaboración por parte de los empresarios o representantes de las instituciones, ya que no sólo han respondido a las entrevistas, sino que además han aportado su punto de vista sobre el tema, cabe mencionar que no todos demostraron el mismo intereses, debido al desconocimiento. Con relación a la ubicación se han tenido unos pequeños inconvenientes, al no encontrar algunas de las instituciones incluidas en la muestra, ya que si bien la dirección que se nos proporcionó existe, la empresa no se encuentra establecida en ese lugar Procedimiento En esta investigación se llevo a cabo una serie de etapas que permitieron desarrollar el objetivo primordial de la misma, estas etapas son las siguientes: 1.- Determinación del tema a estudiar: En esta etapa se determino el tema de interés a estudiar. 2.- Planeación de la investigación: En esta etapa se determino el curso de acción que tomaría la investigación, utilizando un cronograma de actividades por semana en donde se asignaron tiempos de realización para cada una de las etapas previstas en dicho cronograma. 3.- Obtención de la información a utilizar: En esta etapa se determinaron las fuentes de obtención de la información necesaria para la elaboración de dicha tesis. Se utilizaron cuestionarios, mismos que fueron aplicados a la población de 50

59 empresas inscritas al SUME (Sistema Universitario de Mejora Empresarial) y sitios disponibles en la zona de Xalapa, Ver. Un ejemplo de ello son: Bibliotecas, otras fuentes como libros, revistas, páginas web, enciclopedias y diccionarios. 4.- Determinación de la población a estudiar: Se determinó la población en la cual se realizaron los estudios pertinentes para la obtención de información que permitiera conocer la mejor solución a esta investigación. La población comprende a todas las pequeñas y medianas empresas inscritas al SUME de la región de Xalapa, Ver. Y a partir de esta población se selecciono una muestra representativa Estructura del Trabajo Para ordenar con precisión el contenido de la investigación y ajustarse a los objetivos previstos, estructuramos nuestro estudio en tres capítulos. Como es necesario en toda tesis, antes de iniciar con los capítulos se plantea una pequeña introducción sobre la investigación, así como un resumen de los temas a tratar. A continuación se indica la estructura de la tesis. Capítulo I: Marco Teórico En el marco se hace introducción a toda la teoría relacionada con el tema, que fundamenta el estudio, también contiene conceptos e ideas que ayudaran a un mejor entendimiento del proyecto. Capítulo II: Metodología de la Investigación En este capítulo se aplica el modelo que sirvió como marco metodológico en la investigación, se menciona el planteamiento del problema, objetivo de la 51

60 investigación (objetivo general, objetivos específicos), Definición de (Población y Muestra) y Técnicas e Instrumentos utilizados para la obtención de datos. Capítulo III: Resultados de la Investigación En este capítulo se presenta un breve resumen de la información obtenida en las encuestas realizadas en las PYMES inscritas al SUME, a traves de unas gráficas. Para finalizar el trabajo de investigación se mencionan las conclusiones finales. 52

61 Capítulo III Análisis de los Resultados 53

62 3.1 Obtención de la información Para lograr el objetivo de esta investigación, se recurrió a la base de datos del SUME (Sistema Universitario de Mejora Empresarial) y BRIGADAS UNIVERSITARIAS, de donde se obtuvo el número total de empresas así como el directorio de datos confidenciales de cada empresario con la finalidad de contactarlos y así mismo aplicar encuestas para la respectiva investigación. Una vez que se identificó la población y sus características, se determino el tamaño de la muestra representativa a la que se aplicaría la encuesta. Se utilizó el método de muestreo aleatorio para poblaciones finitas, el cual se da cuando el proceso de extracción es tal que se garantiza que cada uno de los elementos de la población tiene la misma oportunidad de ser incluidos en dicha muestra, sin embargo no contempla la inclusión de elementos previamente elegidos para conformar la muestra. Para (De la Horra, Navarro, Julián, 2003) la determinación de la muestra se utiliza la siguiente fórmula. Figura 3.1 Fórmula para obtener la muestra de una población finita. Sustituyendo los valores y realizando las operaciones, da como resultado de que la muestra es de 60 pequeñas y medianas empresas, las cuales serán las elegidas de toda la población de estudio. 54

63 Las empresas se eligieron al azar, de un total de 304, por lo que a las 60 empresas se les aplico el cuestionario de manera personal. La distribución de la aplicación se hizo a través de: 1.- Se imprimieron las 60 encuestas 2.- Se visito personalmente a los empresarios en los diferentes puntos de la ciudad, así como a sus diferentes localidades como Xico y Coatepec. 3.2 Problemática enfrentada en el trabajo de campo A pesar de la buena disposición de la mayoría de los empresarios encuestados, se Encontraron algunos obstáculos, tales como: 1.-Desconfianza por parte del empresario. 2.-Poca disposición del pequeño empresario 3.- Visitar varias ocasiones la empresa, por no encontrarse la persona encargada o el dueño de la misma. 3.3 Análisis de la información Con la información reflejada en las encuestas, se realizó una base de datos en una hoja de cálculo de Excel, capturando los datos de las respuestas de las PYMES. Con la ayuda de esta herramienta de software se pudo manipular la información de tal manera que permitió generar un análisis que se presenta posteriormente. 55

64 GIRO DE LAS PYMES De Servicios 33% Comercial 60% Industrial 7% Gráfica 3.1Giro de las PYMES encuestadas Fuente [propia]. En la gráfica anterior se pueden apreciar los porcentajes correspondientes al número de instrumentos aplicados a cada una de las PYMES inscritas al SUME, todo esto considerando la distribución de la muestra mencionada con anterioridad. Como se puede observar el mayor número de las organizaciones son Comerciales (60%), el giro de servicios con un (33%), mientras que el industrial tiene un (7%). 3.4 Datos Específicos En el siguiente apartado investigación de campo. se muestran los datos específicos recabados en la En esta gráfica se refleja utilización de algún software en las PYMES. los porcentajes correspondientes, en cuanto a la 56

65 UTILIZACIÓN DE ALGÚN SW EN LAS PYMES no 20% si 80% Gráfica 3.2 que muestra la utilización de software en las PYMES Fuente [propia]. Esta gráfica indica los porcentajes respecto a la utilización de software en las PYMES, como se puede observar el 80% de las pymes utilizan un software en su negocio y el 20% de las pymes no utilizan un software en específico. 57

66 ÁREAS EN LAS QUE SE IMPLEMENTA EL SW Ventas 44% Finanzas 29% Recursos humanos 11% Producción 16% Gráfica 3.3 que muestra las áreas que está destinado el software en las PYMES. Fuente [propia]. Esta gráfica demuestra, los porcentajes respecto a las áreas a las cuales está destinado el software en las PYMES, por lo que el 44% se refiere al área de ventas, 29% Finanzas, 16% Producción y 11% Recursos Humanos CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS DEL SW EN LAS EMPRESAS Totalmente en desacuerdo En desacuerdo Indiferente De acuerdo Totalmente de acuerdo

67 Gráfica 3.4 que indica si el software con que se cuenta en las PYMES cumple con sus requerimientos, necesidades. Fuente [propia] Esta gráfica indica si el software con el que se cuenta en las PYMES cumple con sus requerimientos, es decir 30 pymes respondieron que están de acuerdo con dicho software, 7 pymes respondieron a Totalmente de acuerdo (satisfechas), para 5 pymes su respuesta fue indiferente, 5 pymes respondieron en desacuerdo (inconformes), 1 empresa totalmente en desacuerdo (definitivamente no cumple con sus requerimientos el software), y el resto de las pymes, 12 empresas no cuentan con un software en su empresa. En conclusión se considera que la mayoría de las PYMES están de acuerdo, satisfechas con el software utilizado en la organización. CONOCIMIENTO DE LOS SISTEMAS ERP EN LAS PYMES Si 20% No 80% Gráfica 3.5 Conocimiento que tienen las pymes acerca de los sistemas ERP. Fuente [propia] 59

68 Está gráfica indica los porcentajes respecto al conocimiento que tienen las PYMES acerca de los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, por lo que el 80% de las pymes desconocen estos sistemas ERP y solo el 20% de las PYMES conocen el sistema antes mencionado. CONOCIMIENTO DE LOS BENEFICIOS DE UN ERP Si 22% No 78% Gráfica 3.6 que indica el conocimiento de los beneficios del sistema ERP libre. Fuente [propia]. Está gráfica nos informa sobre el conocimiento que tienen las PYMES, sobre los sistemas ERP, ya que estos le permiten la efectiva planificación y control de todos los recursos, es decir se pueden integrar varias áreas en un solo sistema, por lo que el 78%lo desconocen y el 22% conocen esta ventaja de los sistemas ERP. 60

69 CONOCIMIENTO DEL CONCEPTO SOFTWARE LIBRE Si 28% No 72% Gráfica 3.7 que indica el conocimiento que tienen las pymes sobre el concepto software libre. Fuente [propia]. Esta gráfica refleja los porcentajes acerca del conocimiento que tienen las PYMES acerca del concepto software libre, por lo que se determina, que el 72% desconoce el concepto software libre y solo el 28% conoce el concepto. CONOCIMIENTO DE SISTEMAS ERP LIBRES Si 15% No 85% 61

70 Gráfica 3.8 que indica el conocimiento que tienen las pymes sobre ERP libres. Fuente [propia]. Esta gráfica indica el conocimiento que tienen las PYMES acerca de los sistemas ERP LIBRES, el resultado indica que el 85% no saben que existen sistemas ERP LIBRES, y solo el 15% conocen estos sistemas ERP LIBRES. DISPOSICION DE LA UTILIZACION DE SISTEMAS ERP EN LAS PYMES No 30% Si 70% Gráfica 3.9 que indica la disposición que tienen las pymes a la utilización del sistema ERP. Fuente [propia]. La gráfica anterior indica los porcentajes obtenidos de la disposición que tiene las PYMES al utilizar un Sistema ERP, el resultado es favorable por lo que el (70%) si está dispuesto a utilizar el sistema de planificación de recursos empresariales, y el 30% se niega a utilizar dicho sistema. 62

71 DISPOSICIÓN DEL PAGO DE SOPORTE PARA MANTENIMIENTO DEL SW No 42% Si 58% Gráfica 3.10 que indica la disposición del pago de soporte para mantenimiento del software. Fuente [propia]. Esta gráfica indica la disposición que tiene el empresario, referente al pago por el mantenimiento, soporte de este sistema, es decir el 58% de las PYMES si están dispuestas a pagar por este soporte y el 42% se niegan a realizar este pago. IMPACTO QUE TENDRIA UN ERP EN LAS PYMES Totalmente en desacuerdo En desacuerdo Indiferente De acuerdo Totalmente de acuerdo 63

72 Gráfica 3.11 El impacto de la implantación de un ERP libre en las PYMES. Fuente [propia]. Esta gráfica indica el impacto que tendrían las PYMES respecto a la implantación de un sistema ERP libre, por lo que 27 pymes contestaron de acuerdo, es decir, que la implantación de un ERP si les ocasionaría un impacto, 19 pymes contestaron indiferente, 13 pymes respondieron que totalmente de acuerdo tendría un impacto dicha implantación, y 1 pyme respondió totalmente en desacuerdo tendría un impacto la implantación, por lo que se puede observar 40 pymes respondieron a De acuerdo y totalmente de acuerdo, por lo que definitivamente las pymes creen que la implantación del erp libre si tendría un impacto para sí misma. IMPEDIMENTO DE LA UTILIZACIÓN DE UN ERP EN LAS PYMES Desconocimiento 44% Falta de equipo necesario 13% Desconfianza 25% No lo necesita 10% Falta de interés 8% Gráfica 3.12 Dificultades de la utilización de un ERP libre en las PYMES. Fuente [propia]. 64

73 Esta gráfica indica los motivos que le impedirían la utilización de ERP libre en las PYMES, el 44%hace referencia al desconocimiento, 25% desconfianza al sistema, 13% falta de equipo necesario, 10% no lo necesita, 8% la falta de interés. 3.5 Respuesta a las preguntas de Investigación De acuerdo a la primera pregunta de investigación, es un hecho que en la actualidad, la mayoría de los empresarios desconocen que es un sistema ERP y solo una cantidad mínima de empresarios conoce dicho sistema de planificación de recursos empresariales. CONOCIMIENTO DE LOS SISTEMAS ERP EN LAS PYMES Si 20% No 80% Como se muestra en estos resultados, se da respuesta a la primera pregunta de investigación. 65

74 De acuerdo con la segunda pregunta de investigación, se determinó cuales son los obstáculos por lo que las PYMES no pueden implantar ERP S. A continuación se muestra en la siguiente gráfica los resultados obtenidos en dicha encuesta. Es importante destacar que el principal factor es el desconocimiento, el segundo factor es la desconfianza que tienen respecto al sistema, y es importante considerar que una cantidad mínima se refiere a la falta de equipo necesario, consideran que no es necesario y por último la falta de interés, apatía IMPEDIMENTO DE LA UTILIZACIÓN DE UN ERP EN LAS PYMES Desconocimiento 44% Falta de equipo necesario 13% Desconfianza 25% No lo necesita 10% Falta de interés 8% Como se muestra en estos resultados, se da respuesta a la segunda pregunta de investigación. 66

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