SOLICITUD DE SEGURO POR FALLECIMIENTO PO CPSS SAD 13

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1 1. Definiciones Seguro por Fallecimiento Carta testamentaria Derecho que otorga el Servidor Público mediante carta testamentaria a sus beneficiarios en el momento de su fallecimiento Documento escrito unilateral, individual, personal, libre, solemne y revocable, mediante el cual, quien lo realiza, dispone para después de su muerte lo que haya de hacerse con sus derechos adquiridos ante el Instituto, respecto del seguro por fallecimiento establecido en la Ley de para los servidores Públicos del Estado de México y Municipios. Código Número que proporciona el área de archivo de prestaciones certificando la autenticidad de la carta testamentaria. 2. Propósito Realizar la Solicitud de Seguro por Fallecimiento a quien haya sido designado como beneficiario del servidor Público o Pensionado en la carta testamentaria, de acuerdo al orden de prelación establecido por la Ley de Vigente o en su caso quien haya realizado los gastos de defunción. 3. Alcance Unidades de Atención a Derechohabiente Oficinas de Atención a Derechohabiente Subdirección de Prestaciones Económicas Archivo de Prestaciones Económicas Departamento de Pensiones 4. Referencias Código N/A N/A N/A 5. Formatos Clave FO CPSS DS SAD UAD 22 FO CPSS 22 FO CPSS DP SPE DP 29 FO CPSS DP SPE DP 19 FO CPSS DS SAD UAD 49 FO CPSS DS SAD UAD 06 Nombre Ley de para los Servidores Públicos del Estado y Municipios ( ) Reglamento Interno de Prestaciones Económicas Carpeta de requisitos Nombre Solicitud del Seguro de Fallecimiento Oficio de envió del Seguro de Fallecimiento Hoja Viajera Oficio de Documentos Faltantes Control Estadístico Control de Documentos perdidos y comunicación al Usuario Carta Testamentaria para Seguro por Fallecimiento Versión: 3 Página 1 de 8 Elaboró Revisó PLH. Luz Elvia Diaz Muñoz Contreras Benjamín Villicaña Estrada Jefe de la Unidad de Atención a Derechohabientes Naucalpan Subdirector de Atención a Derechohabientes Vo. Bo. Autorizó Patricio Jaime Monroy Vélez Lic. Luis Octavio Alvarado Director de Coordinador de Prestaciones y

2 6. Diagrama de Flujo Inicio 1. Recibir al derechohabiente y proporcionar información según Carpeta de Requisitos y Otorgar ficha Carpeta de Requisitos del Departamento de Pensiones 2. Atender por turno, recibir ficha, solicitar documentación. Carpeta de Requisitos del Departamento de Pensiones 3. Cumple con los requisitos? No 4. Realizar Oficio de Documentos Faltantes FO CPSS DP SPE DP 29 1 Si 5. Solicitar al Archivo de prestaciones No. de Código de Carta Testamentaria para Seguro Fallecimiento No 6. Existe Carta Testamentaria? 8. Informar al solicitante acerca del orden de prelación para el trámite. 11 Si 7. El Responsable de Archivo de Prestaciones informa el Código correspondiente 9 Versión: 3 Página 2 de 8

3 9. Coinciden los nombres del acta de nacimiento con los de la Carta Testamentaria? No 10. Informar al solicitante que deberá acreditar identidad. 1 Si 11. Capturar solicitud en SIPRES 12. Imprimir solicitud, recabar firma del solicitante rubricar y sellar. 13. Requisitar Hoja Viajera FO CPSS Sellar y firmar Hoja Viajera, desprender talón de la hoja y entregar al Solicitante FO CPSS Integrar documentación y Hoja Viajera a la Solicitud de Seguro por Fallecimiento 16. Registrar en SIPRES estatus de los trámites del día. FO CPSS 22 Documentos según Carpeta de Requisitos Resguarda solicitudes en archivo temporal 17. Imprimir reporte diario de trámites del SIPRES 18 Versión: 3 Página 3 de 8

4 18 Esta en línea con Oficinas Centrales? No 19. Cargar en disco solicitudes del SIPRES FO CPSS DP SPE DP 19 Si Disco La información capturada en SIPRES del punto 16 se actualiza de forma automática 21. El responsable de trámite elabora oficio de envío, integra expediente y turna al Jefe de Unidad Oficina para firma de liberación PO CPSS SPE 25 FO CPSS DS SAD UAD 22 FO CPSS DP SPE DP 19 Disco 3.5 Resguardo de solicitudes en archivo temporal antes de su envío para su protección Versión: 3 Página 4 de 8

5 7. Descripción de actividades 1. Si se trata de Unidad de Atención al Derechohabiente se recibe al Derechohabiente en el Módulo de información, en caso de ser Oficina de Atención al Derechohabiente, lo realiza el personal de la misma. Se le informa la documentación que debe presentar según carpeta de requisitos del Departamento de Pensiones, así como la documentación que se requiere para verificar Carta Testamentaria (acta de defunción del Servidor Publico o Pensionado y último talón de pago). Proporcionando requisitos completos e impresos donde se especifica que los documentos deben ser legibles y estar en buen estado así como el horario de atención según sea el tipo de trámite solicitado, y en su caso realiza la revisión de los mismos. 2. El responsable de realizar el trámite, atiende llamando por turno, recibe ficha y solicita al interesado documentos según carpeta de requisitos del Departamento de Pensiones. 3. Cumple con la documentación según carpeta de requisitos? 4. Si, no (3) se realiza Oficio de Documentos Faltantes FO CPSS DP SPE DP 29, y entrega al solicitante del Seguro por Fallecimiento, con el fin de que reúna los documentos necesarios para el trámite y pasa al punto Si, si (3), En ambas situaciones el responsable del trámite, se comunica vía telefónica al Archivo de Prestaciones para verificar la existencia del Carta Testamentaria para Seguro por Fallecimiento FO CPSS DS SAD UAD 06 y en su caso conocer el nombre de los beneficiarios y el código correspondiente. 6. Existe Carta Testamentaria para Seguro por Fallecimiento FO CPSS DS SAD UAD 06? 7. Si, si (6) El responsable del Archivo de Prestaciones, informa el código correspondiente así como los datos de los beneficiarios de la Carta Testamentaria para Seguro por Fallecimiento FO CPSS DS SAD UAD 06, los cuales son comparados contra la carta presentada por el solicitante del trámite y pasa al punto Si, no (6) El responsable del trámite, explica al solicitante que el trámite se realizará en orden de prelación según la ley ISSEMYM, o a la persona que compruebe los gastos funerarios mediante factura la cual deberá estar expedida a su nombre. Se compara datos de la Carta Testamentaria para Seguro por Fallecimiento FO CPSS DS SAD UAD 06 contra las actas de nacimiento de los supuestos beneficiarios. 9. Coinciden los nombres del acta de nacimiento con los de la Carta Testamentaria para Seguro por Fallecimiento FO CPSS DS SAD UAD 06? 10. Si, no (9) El responsable del trámite, informa al solicitante que deberá acreditar documentalmente que se trata de la misma persona que la suscrita en Carta Testamentaria para Seguro por Fallecimiento FO CPSS DS SAD UAD 06 mediante documento con visto bueno por parte del departamento jurídico o juicio de identidad (procedimiento no contencioso administrativo) y se le informa al solicitante que no se podrá continuar con su trámite hasta que reúna los requisitos necesarios y pasa al punto 1. Versión: 3 Página 5 de 8

6 11. Si, sí (9) El responsable del trámite, informa al solicitante que los nombres de los beneficiarios coinciden y que procederá a realizar la captura del la solicitud en sistema (SIPRÉS) de acuerdo a la información que se requiere en la Solicitud de Seguro por Fallecimiento (nombre del trámite, folio asignado, datos del SP, datos de la relación laboral y datos del solicitante en los campos habilitados), captura en el espacio correspondiente a verificación documental (requisitos del trámite) el contenido del mismo, estado actual de afiliación y la existencia de Carta Testamentaria Para Seguro por Fallecimiento FO CPSS DS SAD UAD El responsable del trámite, imprime el formulario correctamente requisitado, recaba firma del solicitante, sella y rubrica en el espacio de firma del Responsable del trámite. 13. El responsable del trámite, requisita Hoja Viajera FO CPSS 22, en los campos de verificación correspondientes a la inspección inicial y el campo correspondiente al talón de hoja viajera, en el cual se programa la fecha probable de entrega que corresponde a un periodo de tiempo establecido como meta en el Sistema de Gestión de Calidad 30 días hábiles a partir de la realización del trámite según el código de procedimientos administrativos. 14. El responsable del trámite, sella y firma la Hoja Viajera FO CPSS 22 en el espacio correspondiente al Jefe de Unidad u Oficinas de Atención al Derechohabiente, desprende el talón de la hoja y entrega al solicitante, proporcionándole además los números telefónicos para que el solicitante verifique que el oficio de respuesta ya se encuentra en el área de Prestaciones y pueda pasar por su cheque correspondiente al área de Tesorería. 15. El responsable del trámite, integra la documentación (según carpeta de requisitos del Departamento de Pensiones) y Hoja Viajera FO CPSS 22 a la Solicitud de Seguro por Fallecimiento, perfora la documentación en la parte superior y la asegura con broche baco, finalmente se resguarda el expediente en Archivo temporal, para al final del día capturar en control estadístico y relacionar para su envío al Departamento de Archivo de Prestaciones. 16. El responsable del trámite, carga el status de todos los trámites en el Control Estadístico FO CPSS DP SPE DP 19 del SIPRES 17. El responsable del trámite, Imprime el reporte diario de trámites de SIPRES. 18. Esta en línea con oficinas centrales? 19. Si no (18), El responsable de los trámites carga en disco las solicitudes del SIPRES de los trámites realizados en el día. 20. Si si (18) La información capturada en SIPRES en el paso 16 se actualizan de forma automática y puede ser accesada en los Departamentos involucrados. 21. El responsable del trámite, elabora Oficio de envío de: Solicitudes de Seguro por fallecimiento FO CPSS DP SPE DP 91, documentación (expediente), relación de trámites enviados, Control Estadístico FO CPSS DP SPE DP 19, disco, y turna al jefe de Unidad u Oficina para firma de liberación. Versión: 3 Página 6 de 8

7 Las solicitudes del trámite de Seguro por Fallecimiento se resguardan en archivo temporal antes de su envío para su protección, estableciendo 7 días hábiles como tiempo máximo para cubrir el ciclo desde la recepción hasta la liberación y envío de expedientes al Departamento de Archivo de Prestaciones Económicas. Las Unidades u Oficinas que estén en red no envían disco. En caso de perdida de algún documento, se registra en el formato de Control de Perdida de Documentos y Comunicación al Usuario FO CPSS DS SAD UAD 49, se enlaza al.procedimiento Certificación de Carta Testamentaria para Seguro por Fallecimiento PO CPSS SPE 25. Versión: 3 Página 7 de 8

8 8. Historial de Cambios Punto de Versión Fecha de Descripción del Cambio Referencia Revisión Todo el documento Modificación integral a todo el documento 3 24/01/2007 Versión: 3 Página 8 de 8

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