MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS REEMBOLSOS Y ABONOS POR CONCEPTO DE MATRÍCULA (PREGRADO Y POSGRADO)

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1 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS PROCEDIMIENTO CONCEPTO DE MATRÍCULA REVISADO POR Jefe Jefe Apoyo Financiero APROBADO POR Director Financiero Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Realizar el reembolso y control de los abonos por concepto de matrícula, correspondiente a programas de pregrado y posgrado, dando respuesta a las solicitudes presentadas por los estudiantes, las Facultades o entidades patrocinadores con el fin de asegurar su correcto trámite. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud del estudiante o entidad patrocinadora del reembolso o abono por concepto de matrícula hasta la aprobación del reembolso o el registro del abono en PeopleSoft (Módulo Finanzas estudiantiles). 3. DEFINICIONES Matrícula 1 : es el acto por medio del cual una persona se incorpora a la Universidad, adquiere o renueva su calidad de estudiante regular, queda adscrito a uno o varios programas académicos conducentes a título universitario, y asume el compromiso de cumplir con todos los reglamentos y normas de la Universidad. 4. CONDICIONES GENERALES (PREGRADO) Las Facultades deben realizar las solicitudes de reembolso o abono de acuerdo con el documento Normas y procedimientos generales para los aspectos administrativos de la matrícula de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana Si la solicitud se realiza a partir de la séptima semana del periodo académico, el estudiante no tiene derecho a ningún tipo de abono o reembolso. Cuando la matrícula es financiada total o parcialmente por el ICETEX, los reembolsos se regirán por el convenio vigente con dicha institución. Quien haya efectuado el pago de la totalidad de los derechos de matrícula o hubiere pactado plazos con la Universidad para el pago de la misma, y conociese con posterioridad su situación de exclusión tendrá derecho a la 1 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Reglamento de s, modificado por los acuerdos 424 de 2006 y 445 de 2007 del Consejo Directivo Universitario). Página 2 de 13

3 devolución o abono del 100% de lo pagado siempre y cuando lo solicite durante el período lectivo para el cual efectuó el pago. 3 ABONOS La vigencia del abono será máximo de dos años, contados a partir de la fecha de aprobación del mismo. 2 La duración máxima del retiro temporal es de dos años 3 Abonos en periodo académico semestral RAZÓN DE LA SOLICITUD Retiro definitivo Reserva de cupo o Retiro temporal (Por razones de servicio militar o civil obligatorio) Reserva de cupo o Retiro temporal (Por razones diferentes de servicio militar o civil obligatorio) Cambio de modalidad de matrícula FECHA DE TRÁMITE MODALIDAD Pago total Pacto a plazos Pago total Pacto a plazos De completa a media Antes del inicio de actividades académicas A partir del inicio de actividades académicas y hasta el decimo día hábil No tiene derecho a ningún tipo de abono 100% de lo pagado 100% de lo pagado 100% de lo pagado 100% de lo pagado N/A Abonos en periodo académico intersemestral 100% de lo pagado Matrícula completa A partir del decimo día hábil y hasta el último día hábil de la sexta semana del periodo académico 90% de lo pagado 60% de lo pagado Valor pagado menos 10% sobre el valor de los derechos de matrícula completa Media matrícula Valor pagado menos 40% sobre el valor de los derechos de matrícula completa 90% de lo pagado 60% de lo pagado Valor pagado menos 10% sobre el valor de los derechos de media matrícula 50% si pagó la totalidad de los derechos de matrícula; o el valor que corresponda en los casos en que haya pactado plazos de pago Valor pagado menos 40% sobre el valor de los derechos de media matrícula No tiene derecho a ningún tipo de abono 2 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Normas y procedimientos generales para los aspectos administrativos de la matrícula de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana. Sede Central. Diciembre de PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Normas y procedimientos generales para los aspectos administrativos de la matrícula de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana. Sede Central. Diciembre de Página 3 de 13

4 RETIRO DE ASIGNATURAS Pago total Durante los primeros cinco días hábiles de actividades académicas 100% de lo pagado A partir del sexto día hábil de inicio de actividades No tiene derecho a ningún tipo de abono Pago a plazos N/A N/A La solicitará a la Facultad correspondiente la información adicional o aclaraciones que se requieran para tramitar la solicitud de abono, de acuerdo con la normatividad vigente, una vez suministrada la información por la Facultad y realizadas las aprobaciones correspondientes, la Tesorería informará a la Facultad el porcentaje (%) de abono aprobado, cuando este aplique. La Facultad o el estudiante podrán realizar seguimiento sobre el estado de su solicitud de abono realizando la consulta ante la. REEMBOLSOS En el periodo académico intersemestral no se realizarán devoluciones. 4 Reembolsos en periodo académico semestral RAZÓN DE LA SOLICITUD Reserva de cupo o Retiro temporal (Por razones de servicio militar o civil obligatorio) Reserva de cupo o Retiro temporal o Retiro definitivo (Por razones de experiencia académica internacional o motivos de fuerza mayor) MODALIDAD FECHA DE TRÁMITE Pago total Pacto a plazos Antes del inicio de actividades académicas 90% de lo pagado Valor pagado menos 10% sobre el valor de los derechos de matrícula completa A partir del inicio de actividades académicas y hasta el decimo día hábil 100% de lo pagado Matrícula completa A partir del decimo día hábil y hasta el último día hábil de la sexta semana del periodo académico 60% de lo pagado 40% de lo pagado Valor pagado menos 40% sobre el valor de los derechos de matrícula completa Media matrícula Valor pagado menos 60% sobre el valor de los derechos de matrícula completa 4 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Normas y procedimientos generales para los aspectos administrativos de la matrícula de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana. Sede Central. Diciembre de Página 4 de 13

5 Cambio de modalidad de matrícula Pago total Pacto a plazos De completa a media 90% de lo pagado Valor pagado menos 10% sobre el valor de los derechos de media matrícula N/A 60% de lo pagado 40% de lo pagado Valor pagado menos 40% sobre el valor de los derechos de media matrícula 50% si pagó la totalidad de los derechos de matrícula; o el valor que corresponda en los casos en que haya pactado plazos de pago Valor pagado menos 60% sobre el valor de los derechos de media matrícula No tiene derecho a ningún tipo de abono El trámite de reembolsos tiene una duración de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación en la. REEMBOLSOS POR CONCEPTO DE PATROCINIOS DE ENTIDADES EXTERNAS A ESTUDIANTES DE POSGRADO Cuando se requiera realizar devoluciones a entidades patrocinadoras por no participación o exclusión del estudiante se deberán anexar los siguientes documentos: Carta de solicitud de devolución a la empresa firmada por el autorizado. Certificación bancaria de la cuenta a donde se deberá realizar la transferencia. Certificado de la Facultad de los períodos que el estudiante no curso en el programa patrocinado. Cuando se requiera realizar devoluciones al estudiante se deberán anexar los siguientes documentos: Carta de autorización de la devolución al estudiante por parte de la entidad patrocinadora. Copia del recibo de matrícula pagado. Certificación bancaria de la cuenta a donde se deberá realizar la transferencia. Fotocopia del documento de identificación. Página 5 de 13

6 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 (PREGRADO Y POSGRADO) No. DESCRIPCIÓN Define el tipo de solicitud que requiere. UNIDAD RESPONSABLES CARGO Requiere una solicitud de reembolso. 1 Realiza la solicitud de reembolso a la Facultad a través de comunicación escrita. Remítase a la actividad 2. Requiere solicitud de abono. Realiza la solicitud de abono a la Facultad a través de comunicación escrita. Remítase a la actividad 3. Determina a nombre de quien requiere el giro. Si requiere que se realice el giro a nombre de otro tercero. 2 Diligencia el formato Autorización de giro a terceros (FI-P13-F24), recolecta las firmas correspondientes y lo entrega a la Facultad. Remítase a la actividad 3. Si requiere que se realice el giro a su nombre. Remítase a la actividad 3. 3 Evalúa la solicitud e informa al Decano Académico la decisión. Facultad Director de Carrera Página 6 de 13

7 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 4 Actualiza la información en el Sistema de Administración de s (SAE). Facultad Director de Carrera Diligencia el formato Solicitud de reembolso o abono por concepto de matrícula de pregrado, posgrado, preuniversitarios y asignaturas de libre escogencia (FI-P13- F18). Si el estudiante realizó el pago de contado. 5 Envía a la el formato Solicitud de reembolso o abono por concepto de matrícula de pregrado, posgrado, preuniversitarios y asignaturas de libre escogencia (FI-P13-F18) y el formato Autorización de giro a terceros (FI-P13-F24), cuando corresponda. Facultad Director de Carrera Remítase a la actividad número 8. Si el estudiante realizó el pago utilizando algún medio de financiación con la Universidad o con el ICETEX. 6 Envía a la Apoyo Financiero el formato Solicitud de reembolso o abono por concepto de matrícula de pregrado, posgrado, preuniversitarios y asignaturas de libre escogencia (FI-P13-F18) y el formato Autorización de giro a tercero (FI-P13-F24), cuando corresponda. Revisa, evalúa la solicitud recibida y envía su concepto a la. Apoyo Financiero Coordinador de Apoyo Financiero Corto Plazo / Coordinador Convenio ICETEX-PUJ Página 7 de 13

8 No. DESCRIPCIÓN Verifica el concepto emitido por la Apoyo Financiero. UNIDAD RESPONSABLES CARGO Concepto es favorable. 7 Remítase a la actividad 8. Concepto no es favorable. Tesorería Coordinador de Matrículas Notifica a la Facultad el concepto no favorable, con la justificación remitida por la Apoyo Financiero. En este momento finaliza el procedimiento. Verifica que la información y los documentos requeridos se encuentren completos. Si la información o documentación se encuentra incompleta. 8 Informa a la Facultad la información o documentos faltantes. Tesorería Coordinador de Matrículas Remítase a la actividad 5. Si la información se encuentra completa. Remítase a la actividad 9. Si la solicitud corresponde a un reembolso. Actualiza la información en la base de datos de reembolsos en Excel. 9 Remítase a la actividad 10. Si la solicitud corresponde a un abono. Tesorería Auxiliar de Matrículas Actualiza la información en la base de datos de abonos en Excel. 10 Remítase a la actividad 13. Realiza la aprobación del reembolso en PeopleSoft (Módulo Finanzas estudiantiles). Tesorería Coordinador de Matrículas Página 8 de 13

9 No. 11 DESCRIPCIÓN Genera en PeopleSoft (Módulo Finanzas estudiantiles) el reporte de reembolsos regulares y no regulares aprobados e imprime para aprobación del Coordinador de Matriculas. UNIDAD Tesorería RESPONSABLES CARGO Auxiliar de Matrículas Radica en la Cuentas por Pagar el reporte de reembolsos regulares y no regulares aprobados. 12 Ver procedimiento Egresos Generación de pagos (FI-P13-PR20). Tesorería Auxiliar de Matrículas En este momento finaliza el procedimiento. 13 Realiza el registro del abono en PeopleSoft (Módulo Finanzas estudiantiles). Tesorería Coordinador de Matrículas 5.2 REEMBOLSOS POR CONCEPTO DE PATROCINIOS DE ENTIDADES EXTERNAS A ESTUDIANTES DE POSGRADO No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 1 Radica la solicitud de reembolso en la Oficina de Apoyo Financiero. 2 Recibe la solicitud y baja los datos personales del estudiante del sistema. Apoyo Financiero Coordinador Cartera Institucional 3 Solicita a la Contabilidad la creación del estudiante como proveedor diligenciando el Formato Registro de proveedores y otros terceros BS-P10- F01. Apoyo Financiero Coordinador Cartera Institucional 4 Confirma la creación del estudiante como proveedor en la base de datos. Apoyo Financiero Coordinador Cartera Institucional Página 9 de 13

10 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 5 Diligencia el formato Solicitud registro de comprobante directo (FI-P13-F04). Apoyo Financiero Coordinador Cartera Institucional 6 Verifica que la partida definida corresponda para la devolución a terceros. Contabilidad Profesional I 7 Radica en la Cuentas por Pagar el formato Solicitud registro de comprobante directo (FI-P13-F04) con los documentos soporte correspondientes. Ver procedimiento Administración de cuentas por pagar (FI-P13-PR32). Apoyo Financiero Auxiliar Página 10 de 13

11 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última una página y la primera de la siguiente. actividad de Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Página 11 de 13

12 INICIO Define el tipo de solicitud que requiere. SI Requiere solicitud de reembolso? NO Realiza la solicitud de reembolso a la Facultad a través de comunicación escrita. Realiza la solicitud de abono a la Facultad a través de comunicación escrita. SI Requiere que el giro se realice a nombre de otro tercero? Diligencia el formato Autorización de giro a terceros (FI-P13-F24), recolecta las firmas correspondientes y lo entrega a la Facultad. NO Autorización de giro a terceros (FI-P13-F24) Director de Carrera Facultad respectiva Evalúa la solicitud e informa al Decano Académico la decisión. Director de Carrera Facultad respectiva Actualiza la información en el Sistema de Administración de s (SAE). 2 Director de Carrera Facultad respectiva Diligencia el formato Solicitud de reembolso o abono por concepto de matrícula de pregrado, posgrado, preuniversitarios y asignaturas de libre escogencia (FI- P13-F18). Solicitud de reembolso o abono por concepto de matrícula de pregrado, posgrado, preuniversitarios y asignaturas de libre escogencia (FI-P13-F18). SI realizo el pago de contado? NO Director de Carrera Facultad respectiva Envía a la el formato Solicitud de reembolso o abono por concepto de matrícula de pregrado, posgrado, preuniversitarios y asignaturas de libre escogencia (FI-P13-F18) y el formato Autorización de giro a terceros (FI-P13-F24), cuando corresponda. Director de Carrera Facultad respectiva Envía a la Apoyo Financiero el formato Solicitud de reembolso o abono por concepto de matrícula de pregrado, posgrado, preuniversitarios y asignaturas de libre escogencia (FI-P13-F18) y el formato Autorización de giro a tercero (FI-P13-F24), cuando corresponda. 1 A Página 13 de 13

13 A Coordinador de Apoyo Financiero Corto Plazo / Coordinador Convenio ICETEX-PUJ Apoyo Financiero Revisa, evalúa la solicitud recibida y envía su concepto a la. SI Concepto es favorable? NO 1 Coordinador de Matrículas Verifica que la información y los documentos requeridos se encuentren completos. Coordinador de Matrículas Notifica a la Facultad el concepto no favorable, con la justificación remitida por la Apoyo Financiero. Documentación esta completa? NO SI Solicitud corresponde a un reembolso? Coordinador de Matrículas Informa a la Facultad la información o documentos faltantes. SI Auxiliar de Matrículas NO 2 Actualiza la información en la base de datos de reembolsos en Excel. Coordinador de Matrículas Realiza la aprobación del reembolso en Peoplesoft (Módulo Finanzas estudiantiles). Auxiliar de Matrículas Genera en PeopleSoft (Módulo Finanzas estudiantiles) el reporte de reembolsos regulares y no regulares aprobados e imprime para aprobación del Coordinador de Matriculas. Auxiliar de Matrículas Actualiza la información en la base de datos de abonos en Excel. Coordinador de Matrículas Realiza el registro del abono en PeopleSoft (Módulo Finanzas estudiantiles). Auxiliar de Matrículas Radica en la Cuentas por Pagar el reporte de reembolsos regulares y no regulares aprobados. Procedimiento Egresos Generación de pagos (FI- P13-PR20). FIN Página 13 de 13

14 INICIO Radica la solicitud de reembolso en la Oficina de Apoyo Financiero. Coordinador de Cartera Institucional Apoyo Financiero Recibe la solicitud y baja los datos personales del estudiante del sistema. Coordinador de Cartera Institucional Apoyo Financiero Solicita a la Contabilidad la creación del estudiante como proveedor diligenciando el Formato Registro de proveedores y otros terceros Registro de proveedores y otros terceros BS-P10-F01 Coordinador de Cartera Institucional Apoyo Financiero Confirma la creación del estudiante como proveedor en la base de datos. Coordinador de Cartera Institucional Apoyo Financiero Diligencia el formato Solicitud registro de comprobante directo Solicitud registro de comprobante directo FI-P13-F04 Profesional I Contabilidad Verifica que la partida definida corresponda para la devolución a terceros. Coordinador de Cartera Institucional Apoyo Financiero Radica en la Cuentas por Pagar el formato Solicitud registro de comprobante directo con los documentos soporte correspondientes. Solicitud registro de comprobante directo FI-P13-F04 Procedimiento Administración de cuentas por pagar FI-P13-PR32 FIN Página 13 de 13

15 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE Formato Solicitud de reembolso o abono por concepto de matrícula de pregrado, posgrado, preuniversitarios y asignaturas de libre escogencia Formato Autorización de giro a tercero CÓDIGO FI-P13-F18 FI-P13-F24 Formato Registro de proveedores y otros terceros BS-P10-F01 Formato Solicitud registro de comprobante directo FI-P13-F04 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO INTERNO NOMBRE Normas y procedimientos generales para los aspectos administrativos de la matrícula de pregrado en la Pontificia Universidad Javeriana Sede Central- (26 de noviembre de 2008) Procedimiento Egresos Generación de pagos (FI-P13-PR20) Procedimiento Administración de cuentas por pagar (FI-P13-PR32) EXTERNO Página 13 de 13

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