S-CA-002 MEJORAMIENTO CONTINUO. Versión 8 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-002 SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA

Transcripción

1 CÓDIGO NOMBRE S-CA-002 GENERALIDADES OBJETIVO ALCANCE Impulsar la mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión institucional, mediante la administración de planes de mejoramiento que faciliten el fortalecimiento del desempeño y la optimización de los resultados de la SDP, así como la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. Inicia con la identificación de situaciones a prevenir, mejorar o corregir, producto de las diferentes fuentes de evaluación que tiene la entidad, continúa con la formulación, suscripción, ejecución y seguimiento de planes de mejora y termina con la declaración de efectividad o inefectividad de las acciones ejecutadas con respecto a las no conformidades u oportunidades de mejora, para su cierre. TEMA POLÍTICA (S) DE OPERACIÓN Política del Sistema Integrado de Gestión: La Secretaría Distrital de Planeación se compromete a liderar y orientar el proceso de planeación del Distrito Capital, así como a gestionar su operación interna en el marco del Plan de Desarrollo, cumpliendo con las disposiciones legales y requisitos aplicables para la adecuada

2 atención y servicio, orientada a la satisfacción de los usuarios y partes interesadas, mediante la sostenibilidad y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. Esta política se desarrolla bajo directrices: Directriz del Subsistema de Gestión de Calidad: La SDP se compromete a liderar y orientar el proceso de planeación del Distrito Capital, en coherencia con el Plan de Desarrollo y cumpliendo con las disposiciones legales y los requisitos aplicables para satisfacer a los usuarios, mediante la sostenibilidad y el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad. PALABRAS CLAVES LÍDER DE PROCESO ELEMENTOS TECNOLÓGICOS (Aplicaciones, Servidores, Equipos de Red, Equipos de Seguridad de Red, Etc.) Y GRADOS DE IMPLEMENTACIÓN ESTADO DE AUTOMATIZACIÓN REEMPLAZO DE DOCUMENTOS EN PAPEL POR ELECTRÓNICOS MEJORA, MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, EFICACIA, EFICIENCIA, EFECTIVIDAD, ACCIONES, PLANES, PREVENTIVO, CORRECTIVO, CORRECCIÓN, OPTIMIZACIÓN, RESULTADOS, SISTEMA, INTEGRADO, GESTIÓN, CIERRE, FUENTES, EVALUACIÓN. Responsable: Subsecretario/Subsecretaria de Gestión Corporativa Corresponsable: Director/Directora de Planeación. Aplicaciones: -SIIP: Sistema de Información Interno para la Planeación. Implementado al 100%. -SIPA. Implementado al 100%. -Módulo de Mejoramiento en el aplicativo SIPA. En desarrollo. Servicios Web (Bus de Servicios Empresarial) Infraestructura tecnológica: Servidores, equipos de red y comunicaciones, equipos de seguridad Políticas de seguridad de la información Inventarios de activos de información. El producto que entrega el proceso se encuentra automatizado a través del aplicativo "Sistema de Información para la Planeación-SIIP, que será reemplazado por el módulo de Mejoramiento en el aplicativo SIPA, una vez sea puesto en ambiente de producción. Con el Programa de Oficina sin Papel, se minimiza el consumo de papel y se digitalizan, indexan y preservan los expedientes análogos, aumenta la seguridad documental, y amplía la disponibilidad y el uso documental masivo en línea las 24 horas del día, los 365 días del año. Con el módulo SIPA de administración y control de comunicaciones oficiales, todo documento textual complementario, comunicación generada en las dependencias (adicional o respuesta parcial o definitiva), se producen digitalmente. Opera en los aplicativos SIPA y SIIP

3 (Sistema de Información Interno para la Planeación) o el que lo reemplace (Módulo de Mejoramiento en el aplicativo SIPA, al entrar en producción). ENTRADAS Insumos Normas aplicables Lineamientos de la SDP Informes de auditorías internas y externas/ No conformidad del producto/servicio Controles de advertencia y/o pronunciamientos Oportunidades de mejora detectadas por las áreas o procesos Quejas y reclamos Resultados de medición de indicadores Análisis de datos (de encuestas en general y/o de medición de la satisfacción de clientes, de medición de indicadores de proceso, de producto, de gestión, de proyectos, de planes institucionales, de informes de gestión, de informes de auditorías, de riesgos, etc.) Resultados del desempeño de los proveedores Evaluación de la satisfacción del usuario Resultados de la revisión por la Dirección Resultados de informes de gestión Seguimiento a control de riesgos Resultados de autoevaluación o autocontrol del área o del proceso. Recursos Proveedor Congreso de la República/Concejo Distrital/Alcaldía Mayor/Otras entidades nacionales y distritales. Procesos de la entidad. Alta Dirección Oficina de Control Interno/Entes de control externos o terceros contratados para auditoría externa. Contraloría de Bogotá Todas las áreas. Usuarios de la SDP Procesos de Apoyo de la SDP

4 CICLO PHVA ACTIVIDADES DEL PLANEAR Identificar y/o recibir las no conformidades u oportunidades de mejora. Realizar el análisis de causas de las problemáticas objeto de mejora. Formular los indicadores del proceso. Establecer los riesgos del proceso y sus controles. Determinar los procedimientos y demás documentación asociada al proceso. ACTIVIDADES DEL HACER Formular y suscribir los planes de mejoramiento: correcciones, acciones correctivas, preventivas y de mejora. Gestionar y ejecutar los planes de mejoramiento suscritos. ACTIVIDADES DEL VERIFICAR Monitorear (en curso) el cumplimiento de los planes de mejoramiento del proceso, por parte de los responsables e involucrados. Verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento. Evaluar la efectividad de las acciones ejecutadas con respecto a las no conformidades u oportunidades de mejora, para determinar su cierre Autoevaluar el proceso a través de la medición de sus indicadores, el seguimiento a los controles y la revisión de la documentación asociada. Evaluar la satisfacción de los clientes del proceso. ACTIVIDADES DEL AJUSTAR Identificar oportunidades de mejora del proceso. Reformulación de los planes de mejoramiento: correcciones, acciones correctivas, acciones preventivas y de mejora. Realizar los ajustes a indicadores del proceso, los riesgos y la documentación asociada al proceso.

5 SALIDAS PRODUCTO/SERVICIO/SALIDA CLIENTE/USUARIO REQUISITOS/CARACTERISTICAS ÁREA QUE LÍDERA ESPECIFICADO NECESARIO LEGAL ADICIONAL Planes de Mejoramiento Alta Dirección Responsables, coresponsables de proceso. Originado en información y/o evaluaciones relevantes del desempeño institucional. Permite el aumento de la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos Calidad y MECI y optimizar el desempeño y los resultados. Pertinente, comprensible y coherente con respecto a la no conformidad o a la oportunidad de mejora. Cumple la normatividad aplicable al mejoramiento continuo en entidades públicas. Alineado con las competencias de la SDP. Formulado y con seguimientos en el aplicativo de la entidad para este fin. Subsecretaría de Gestión Corporativa y Dirección de Planeación MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓ DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Normas aplicables y vigentes. X Congreso de la República/ Concejo Distrital/ Alcaldía Mayor/Otras entidades nacionales y distritales. Sujeción de la actividad estatal a normatividad, para su gestión. Vía electrónica Permanente Internet/ Páginas web nacionales y/o distritales Normas aplicables

6 MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓ DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Lineamientos de la SDP X Procesos de la entidad Alta Dirección Establecer directrices y lineamientos para la operación de la entidad. Listado Maestro de Documentos Permanente SISTEMA DE INFORMACION DE PROCESOS Y GESTOR DOCUMENTAL Módulo Control de Documentos Doc Manager/SIG-SIPA Informes de auditorías internas/ No conformidad del producto/ servicio X Oficina de Control Interno Según cronograma anual de auditorías SIPA, Outlook Informe de auditoría interna. Informes de auditorías externas/ No conformidad del producto/ servicio X Contraloría de Bogotá Veeduría Distrital Otro En cualquier momento SIPA, Outlook Informe de auditoría externa. Controles de advertencia y/ o pronunciamien X Contraloría de Bogotá para lograr mayor eficacia y eficiencia en la gestión de las entidades distritales. En cualquier momento SIPA, Outlook Comunicado

7 MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓ DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Oportunidades de mejora detectadas por las áreas o procesos X - Responsables y coresponsables de procesos de la entidad. -Todas las áreas. En cualquier momento SIPA, Outlook Comunicado Quejas y reclamos X Usuarios o clientes de los productos y/o servicios de la SDP. En cualquier momento SIPA, Outlook Comunicado Resultados de medición de indicadores X Todos los procesos Según la periodicidad de medición SIPA, Outlook Registro físico y/o en el aplicativo

8 MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓ DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Análisis de datos (de encuestas y/o de medición de la satisfacción de clientes, de medición de indicadores de proceso, de producto, de gestión, de proyectos, de planes institucionales, de informes de gestión, de informes de auditorías, de riesgos, etc.) X - Responsables y -Coresponsables de procesos de la entidad En cualquier momento SIPA, Outlook Registro físico y/o en el aplicativo Resultados del desempeño de los proveedores X - Responsables y -Coresponsables de procesos de la entidad En cualquier momento SIPA, Outlook Documento

9 MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓ DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Evaluación de la satisfacción del usuario X -Dirección de Servicio al Ciudadano - Responsables y -Coresponsables de procesos de la entidad En cualquier momento SIPA, Outlook Documento Resultados de la revisión por la Dirección X Dirección de Planeación (Coordina) Acta de Comité Coordinador del SIG En cualquier momento SIPA y/o archivo Dirección de Planeación Documento Resultados de informes de gestión X - Responsables y -Coresponsables de procesos de la entidad En cualquier momento SIPA, Outlook Documento Seguimiento a control de riesgos X Oficina de Control Interno En cualquier momento SIPA, Outlook Documento

10 MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓ DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Resultados de autoevaluación o autocontrol del área o del proceso. X - Responsables y -Coresponsables de procesos de la entidad En cualquier momento SIPA, Outlook Documento INFORMACIÓN DE SALIDA RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA CANAL/SISTEMA/APLICATIVO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA Planes de Mejoramiento Alta Dirección Responsables, co-responsables y participantes de todos los procesos. SIIP, SIPA y correo

11 REQUISITOS SIG CALIDAD X X X X 4.1. X a X SEG. INFORM b. X X X X 4.1.c. X a 8.1 X X d. X b 8.2 X X e. X c X 3.1. X X f. X d X X X f X X X g X a X 8.3 X X X 5.3 X b. 6 X 8.4 X X X c. X X 3.3. X RESP. SOCIAL d. X 6.2 X X X X e. 6.3 X X X X X X a. 7 MECI AMBIENTAL X b. X X c. X X X a X b X 4.2 X X c X d X X 4.4 DOCUMENTAL e X X SALUD OCUP A f g X X X X X X 15 A X X X X X X X X X X X X X X

12 1 INDICADORES OTRAS VARIABLES DOCUMENTOS TRAMITES Y SERVICIOS ASOCIADOS NORMAS GLOSARIO VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER NORMOGRAMA A- LE-012 VER GLOSARIO A-LE-011 RIESGOS RECURSOS ACTIVIDADES DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO VER MAPA DE RIESGOS E-LE-007 VER MATRIZ DE RECURSOS A- LE-013 VER PROGRAMACIÓN Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DEL SIG E- PD-008 Y EVALUACIONES INDEPENDIENTES REALIZADOS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO S-PD-001 ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN REGISTROS PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL VER TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A-IN-002 VER NORMAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LA SDP A- IN-013 VER TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A-IN-002 VER POLITICAS Y DIRECTRICES DE GESTION DOCUMENTAL A-LE-007 TRAZABILIDAD

13 VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO Versiones ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR 1 CARACTERIZACIÓN DEL ACTA DE COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 ASOCIADO A PRIMER MAPA DE LA ENTIDAD DESPACHO COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 COMITÉ SGC NOV 24 DE E-CA-002 CARACTERIZACIÓN DEL ACTA DE COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE 2007 ASOCIADO A SEGUNDO MAPA DE LA ENTIDAD DESPACHO COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE 2007 COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE E-CA-002 CARACTERIZACIÓN DEL RESOLUCIÓN 0838 DE OCTUBRE 02 DE 2008 ASOCIADO MAPA DE LA ENTIDAD APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN 555 DE 2008 DESPACHO TODAS LAS ÁREAS DE LA ENTIDAD COMITÉ SIG DE SEPTIEMBRE 29 DE E-CA-002 CARACTERIZACIÓN DEL RESOLUCIÓN 1821 DE OCTUBRE 06 DE 2010 SE MEJORÓ TODO EL DOCUMENTO OFICINA DE CONTROL INTERNO EDELMIRA CARVAJAL G, EULALIA PORRAS, YIMMY A. MARQUEZ A; ANDRES F. STAND ZULUAGA GLORIA PIEDAD ROA CARRERO, SOFÍA WANG MA 5 E-CA-002 CARACTERIZACIÓN DEL ACTA DE MEJORAMIENTO 0119 DE DICIEMBRE 14 DE 2011 REVISIÓN TOTAL Y ACTUALIZACIÓN DE INDICADORES OFICINA DE CONTROL INTERNO YIMMY A. MARQUEZ A; ANDRES F. STAND ZULUAGA, DORIS RAMOS, GLORIA GONGORA, RUBIELA CORTES, ROSA I PACHON. GLORIA PIEDAD ROA CARRERO

14 VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO Versiones ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR 6 E-CA-002 CARACTERIZACIÓN DEL ACTA DE MEJORAMIENTO 0155 DE AGOSTO 01 DE 2012 AJUSTÓ DE VARIABLES, DESCRIPCIÓN Y DEFINICIÓN DE VARIABLES, PARA LA CORRECTA LECTURA DEL INDICADOR Nº 4 "EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO".. SE REVISÓ LA CARACTERIZACIÓN, YA QUE SE AJUSTARON LOS PROCEDIMIENTOS E-PD-001 Y E- PD-008, DE IGUAL FORMA LOS FORMATOS ASOCIADOS A ESTOS PROCEDIMIENTOS Y SE RETIRA EL INSTRUCTIVO A- IN-011 OFICINA DE CONTROL INTERNO YIMMY A. MARQUEZ A; ANDRES F. STAND ZULUAGA GLORIA PIEDAD ROA CARRERO 7 E-CA-002 CARACTERIZACIÓN DEL ACTA DE MEJORAMIENTO 0198 DE NOVIEMBRE 30 DE 2012 AJUSTÓ INDICADORES OFICINA DE CONTROL INTERNO YIMMY A. MARQUEZ A; ANDRES F. STAND ZULUAGA GLORIA PIEDAD ROA CARRERO

15 VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO Versiones ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR 8 S-CA-002 CARACTERIZACIÓN DEL ACTA DE MEJORAMIENTO 0022 DE MAYO 08 DE 2013 SE ACTUALIZAN TODOS LOS CONTENIDOS DEL PROCESO PARA ALINEARLO CON EL NUEVO NIVEL DE EVALUACIÓN DEL MAPA DE PROCESOS Y SU INTERRELACIÓN CON EL NUEVO EVALUACIÓN Y CONTROL. SE INCORPORA EL PRODUCTO Y SUS INDICADORES. SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN CORPORATIVA- DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN YAMILE ESPINOSA/ LOURDES VIVAS LUIS MIGUEL DOMÍNGUEZ/JOSÉ MAX CABRERA MORILLO