SISTEMA DE PAPELES DE TRABAJO PARA AUDITORÍA SPT AUDIT

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1 SISTEMA DE PAPELES DE TRABAJO PARA AUDITORÍA SPT AUDIT

2 INTRODUCCIÓN La documentación de auditoría ó papeles de trabajo son el respaldo que tiene el auditor para registrar los procedimientos aplicados, soportar sus conclusiones mediante la evidencia obtenida y emitir una opinión independiente.

3 INTRODUCCIÓN La documentación de auditoría sirve para varios propósitos adicionales, incluyendo lo siguiente: Ayudar al equipo del compromiso a planificar y realizar la auditoría. Ayudar a los miembros del equipo del compromiso responsable de la supervisión, para dirigir y supervisar el trabajo de auditoría, y de desempeñar su responsabilidad de revisión. Permitir al equipo del compromiso a rendir cuentas de su labor. Mantener un registro de asuntos de importancia que continuaran en futuras auditorías. Permitir la realización de revisiones de control de calidad e inspecciones de acuerdo con la NICC 1 o los requisitos nacionales que sean exigibles. Permitir la realización de inspecciones externas de conformidad con los requisitos legales, regulatorios o de otra índole, aplicables.

4 INTRODUCCIÓN Durante los últimos años ha variado la forma de obtener, almacenar y de analizar la información, lo que ha causado también un cambio en la modalidad de los papeles de trabajo. Información RED Servidores Usuarios

5 INTRODUCCIÓN Esto implica un nuevo reto para el auditor, el cual debe considerar el efecto de los cambios tecnológicos en la forma de hacer auditorías.

6 Software de Auditoría Dicha consideración implica que las firmas de auditoría busquen alternativas tecnológicas para la preparación, manejo y custodia de los papeles de trabajo. En el mercado existen diversas opciones de software de papeles de trabajo sin embargo muchas veces su costo es demasiado elevado o los mismos no se ajustan a las necesidades especificas de cada firma.

7 Software de Auditoría La elección de un buen software de auditoría puede representar una ventaja competitiva. En la actualidad los sistemas informáticos permiten realizar procedimientos o actividades de manera más ágil y eficiente, por lo que esto genera ventajas en el aprovechamiento del tiempo, principal recurso con que cuentan las firmas de auditoría. Así mismo permiten establecer rutinas de control las cuales pueden ser verificadas prácticamente desde cualquier sitio con una computadora con acceso a internet.

8 Software de Auditoría También existe la alternativa del desarrollo interno de una herramienta que permita satisfacer las necesidades de la firma.

9 Consideración de las Normas Internacionales de Auditoría Independientemente del software que se utilice, se adquiera o desarrolle; el auditor tiene la responsabilidad de preparar la documentación de auditoría de acuerdo a los requerimientos establecidos en las Normas Internacionales de Auditoría y Control de Calidad y según lo establezcan algunas leyes o regulaciones especificas.

10 Políticas de Control de Calidad relativas a Papeles de Trabajo Toda firma o profesional dedicado a la contaduría pública y preocupado por el cumplimiento de las normas, debe establecer políticas internas orientadas a definir la manera en como se preparan los papeles de trabajo, cual deber ser su contenido y su forma, como deben custodiarse y como almacenarse. Dichas políticas deben existir como parte de un sistema de control de calidad que permita garantizar que el proceso completo de auditoría se realiza según las Normas Profesionales y deben formar parte de los requerimientos de un software.

11 Consideración de Políticas de Control de Calidad relativas a Papeles de Trabajo Las políticas que se deben considerar al adquirir un software de auditoría son las siguientes: 1. Preparación de papeles de trabajo La firma deberá preparar la documentación de la auditoria oportunamente, en el momento de realizar el trabajo de campo. Los papeles de trabajo deberán estar concluidos antes de emitir el informe. El software deberá permitir que los papeles estén concluidos oportunamente y disponibles para su revisión.

12 Consideración de Políticas de Control de Calidad relativas a Papeles de Trabajo 2. Contenido de los papeles de trabajo La firma deberá asegurarse de que el contenido de los papeles de trabajo sea suficiente y que mediante éstos se respaldan sus conclusiones finales. Además, es necesario que su contenido sea claro y que cualquier persona externa a la revisión o los encargados de la auditoria interpreten dichos papeles y lleguen a las mismas conclusiones.

13 Consideración de Políticas de Control de Calidad relativas a Papeles de Trabajo 3. Confidencialidad de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo deben ser considerados como documentos confidenciales y su uso deberá estar restringido al equipo de auditoría, gerente del proyecto y socio. El software deberá ser capaz de restringir el acceso únicamente al personal asignado que cumpla con los requisitos éticos.

14 Consideración de Políticas de Control de Calidad relativas a Papeles de Trabajo 4. Custodia de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo deben mantenerse en un lugar seguro y bajo medidas de seguridad apropiadas y bajo estricta vigilancia. En el tema de la seguridad de la información involucra lo relativo a la seguridad física y la seguridad lógica.

15 Consideración de Políticas de Control de Calidad relativas a Papeles de Trabajo 5. Integridad, accesibilidad y recuperabilidad de los papeles de trabajo La firma, el personal y los profesionales involucrados deberán asegurar la integridad de los datos. Así mismo el software debe garantizar dicha integridad. La integridad, accesibilidad o recuperabilidad de los datos fundamentales puede comprometerse cuando: La documentación puede alterarse, añadirse o borrarse sin conocimiento del despacho o del profesional independiente. La información pueda extraviarse de manera permanente.

16 Consideración de Políticas de Control de Calidad relativas a Papeles de Trabajo 5. Integridad, accesibilidad y recuperabilidad de los papeles de trabajo La firma deberá establecer el uso de contraseñas para limitar el acceso a la documentación electrónica sólo a usuarios autorizados. Se deberá garantizar la accesibilidad a la información en caso de recibir solicitudes de clientes y otras partes para tener acceso a registros relacionados con una auditoría o revisión, o bien, copias adicionales de los productos finales (para satisfacer lo establecido en un contrato o norma legal, profesional o fiscalizadora). Las solicitudes pueden provenir de: Auditores sucesores o asesores en impuestos. Autoridades tributarias, para revisar documentación tributaria de clientes. Liquidadores, para revisar los registros relacionados con una auditoría. Autoridades fiscalizadoras (Superintendencias).

17 Consideración de Políticas de Control de Calidad relativas a Papeles de Trabajo 6. Retención de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo deberán retenerse por un periodo mínimo de cuatro años después de terminado el proyecto, por lo que se debe garantizar su mantención por ese periodo de tiempo. Se deberán mantener por un periodo mayor cuando los papeles de trabajo son pruebas sustanciales para una demanda o investigación gubernamental.

18 Ante la necesidad de contar con una herramienta que permita no sólo agilizar y facilitar las labores diarias, si no que tener información a la mano para la toma de decisiones y a la vez cumplir con los requisitos establecidos en las normas y políticas de control de calidad, es que nuestra firma ha optado por desarrollar un software a la medida, basados en la experiencia de varios años de ejercicio profesional y ajustándose a los requerimientos que exigen las Normas Profesionales.

19 El Software de auditoría SPT AUDIT fue desarrollado internamente con los siguientes objetivos: Control y seguimiento de contratos Control y seguimiento de auditorías en proceso Control de personal Control de horas aplicadas Control de tareas realizadas Custodia, revisión y archivo de papeles de trabajo Información de Clientes Información de empleados

20 La herramienta esta desarrollada con las siguientes características: Lenguaje: PHP Script Language Version Motor de bases de datos: MySQL Database Version Servidor web: Apache Web Server Version Administrador de bases: phpmyadmin Database Manager Version No requiere instalación en el equipo. Recurso compartido en la web (en la nube) Para poder usar la herramienta de manera óptima es necesario contar con: Un navegador web. Adobe Reader. (Para la emisión de informes o reportes). Outlook. (Para el envió de correos desde Contactos de Clientes). Conexión a Internet. Contar con una configuración adecuada de cuenta de usuario con contraseña de acceso válido y activo.

21 La principal inversión realizada por nuestra firma, fue la de capital humano, ya que nuestro software fue desarrollado 100% por nuestro personal profesional del área de Tecnologías de Información. Posteriormente se invirtió en un equipo de cómputo con la capacidad necesaria (Servidor) y el servicio de hosting para compartir el servidor en linea.

22 Pantalla de Ingreso al Sistema

23 Módulo de Reportes - Reporte de contratos - Reporte de Horas a) Por Sector b) Empresa c) Auditor d) Consolidado e) Tiempo restante - Clientes - Documentación

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