El programa AUDIT Fase de Implantación

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1 XIII Foro de Almagro 2011: El Seguimiento y la Acreditación El programa AUDIT Fase de Implantación Alicia Troncoso Lora Vicerrectora de Calidad y Garan=a de Servicios Universidad Pablo de Olavide de Sevilla Página 1 de 69

2 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 2 de 69

3 ü Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 3 de 69

4 Universidad Pública Campus único Página 4 de 69

5 8 Centros: 6 Facultades Escuela Politécnica Superior Centro de Estudios de Postgrado 30 =tulos de Grados 44 =tulos de Másteres oficiales (11 interuniv.) 16 Doctorados (2 interuniv.) 153 =tulos propios Nº alumnos: aprox. Nº profesores: 1050 aprox. Nº PAS: 360 aprox. Página 5 de 69

6 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 6 de 69

7 q Presentación ü Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 7 de 69

8 Evaluaciones de Titulaciones, Departamentos y Servicios q Plan Nacional de Evaluación de la Calidad de las Universidades 2001 q Plan Andaluz de Calidad de las Universidades Menciones de Calidad 4 Licenciaturas y 3 Diplomaturas 5 Departamentos 14 Servicios Modelo Perfil 7 Servicios 2007 Página 8 de 69

9 Vicerrectorado de Calidad y Planificación q Complemento ProducNvidad PAS: TRAMO 3 Cartas de Servicios Autoevaluación EFQM Evaluación de competencias 2008 q AUDIT: Todos los Centros q Contratos- Programas con Centros y con Departamentos q Cartas de Servicios de los Centros 2010 Página 9 de 69

10 Vicerrectorado de Calidad y Planificación q VERIFICA: Todos los Grados y Másteres q Evaluación insntucional por OCDE 2010 q Complemento ProducNvidad PAS: TRAMO 4 CerNficación ISO Evaluación del Desempeño Seguimiento Cartas de Servicios q Seguimiento de Sistemas de Garan=a de Calidad 2011 Página 10 de 69

11 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 11 de 69

12 q Presentación q Antecedentes ü Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 12 de 69

13 Estructura de la UPO: q Campus integrado q Servicios centralizados y comparndos por todos los Centros. q No hay un edificio para cada Centro. q Todas las aulas son para todos los Centros q No hay una secretaría para cada Centro Sistema ABIERTO de Garan=a Interna de Calidad de los Centros y Títulos de la UPO Página 13 de 69

14 Sistema Abierto porque se TRANSPONE a cada Centro Centros son ESTADOS CONFEDERADOS Sistema PARAGUAS SAGIC- UPO SGIC- CEDEP SGIC- FDER SGIC- EPS SGIC- FHUM SGIC- FCEX Página 14 de 69

15 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 15 de 69

16 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC ü Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 16 de 69

17 CGIC- UPO CGIC- CEDEP CGIC- FDER CGIC- EPS CGIC- FHUM CGIC- FCEX CGIC- Título 1 CGIC- Título 2 CGIC- Título 3 Página 17 de 69

18 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 18 de 69

19 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones ü Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 19 de 69

20 N E C E S I D A D E S Y E X P E C T A T I V A S G R U P O S D E I N T E R É S Procesos estratégicos PE01-T01 Elaboración, revisión y actualización de la política y objetivos de la calidad de los títulos PE02 Diseño de la Oferta PE03 Definición de la política PE04 Formativa de la de personal académico y Medición, análisis y Elaboración, revisión y Universidad PAS mejora continua actualización de la PE01 política y los objetivos de la calidad Procesos clave PC03 PC08 Gestión y revisión de la Acceso, admisión y movilidad de los matriculación de estudiantes de los estudiantes centros PC09 PC13 PC01 PC02 PC04 PC06 PC07 Gestión y revisión PC12 Prácticas Externas Diseño de la Revisión y Perfiles de Planificación y Evaluación del Análisis de los Oferta formativa mejora de los ingreso/egreso y desarrollo de la aprendizaje resultados de la Suspensión del de los centros programas PC10 formación Título captación de enseñanza formativos Gestión y revisión de la estudiantes Orientación Profesional PC05 PC14 Orientación al PC11 estudiante Gestión Inserción Laboral Procesos de apoyo PC03- PC05- PC08 PC01- PC02- PC03- PC04- PC05- PE03- PC01- PC02 PC06 PC09 PC10 PC11 PC08 PC09 PC10 PC11 PC14 PA03 PA07 PA09 PC03 PC07 PC08 -PC09 PA05 Todos los procesos PA02 PA01 Gestión y control de los documentos y los registros PA06 Gestión de expedientes y tramitación de Títulos PC01- PC02- PC06 Gestión de recursos materiales Captación y selección del personal académico y PAS PA04 Formación del personal académico y PAS Evaluación del personal académico y PAS Gestión de incidencias, reclamaciones y sugerencias PA08 Gestión de la prestación de los servicios Satisfacción necesidades y expectativas de los grupos de interés PC03- PC04- PC05- PC06 PC07- PC08- PC09- PC10- PC11 Información Pública G R U P O S D E I N T E R É S S A T I S F E C H O S Página 20 de 69

21 Resumen: q 27 procedimientos q 75 evidencias q 46 indicadores 1,7 indicadores por procedimiento 2,8 evidencias por procedimiento Página 21 de 69

22 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 22 de 69

23 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos ü Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 23 de 69

24 PA07: GesNón de incidencias, reclamaciones y sugerencias q Todos los Centros Nenen buzón electrónico de IRS q Hay un buzón isico comparndo para todos los Centros q Los Vicedecanos/as de Calidad de cada Centro reciben las IRS y actualizan el Libro Electrónico de IRS el cual analizan en el seguimiento anual del SGIC Página 24 de 69

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27 PA08: GesNón de la prestación de los servicios q Carta de Servicios de los Servicios AdministraNvos q ObjeNvos de calidad del Servicio q Carta de Servicios de los Centros q ObjeNvos de calidad del Centro q ObjeNvos de calidad del Título Página 27 de 69

28 TAREAS Centros y Servicios: q Los Vicedecanos/as de Calidad de cada Centro hacen el seguimiento de la Carta de Servicios en el seguimiento anual del SGIC q Los Responsables de Calidad de cada Servicio AdministraNvo hacen el seguimiento de la Carta de Servicios en el seguimiento anual del SGC Difusión: Web de cada Servicio Web de cada Centro Página 28 de 69

29 PA09: SaNsfacción, necesidades y expectanvas de los grupos de interés Etapa 1: Diseño de cuesnonarios q CGIC- UPO q 10 Npos de cuesnonarios 5 grupos de interés Grado/Postgrado Etapa 2: Implementación q Centro de InformáNca q Acceso en la web de cada Centro q Acceso en la web del CEDEP Página 29 de 69

30 Etapa 3: Elaboración de informes de resultados Área de Planificación, Análisis y Calidad Plazo: 1-31 de octubre Etapa 4: Análisis de resultados (en el Seguimiento anual) Comisiones de Calidad de cada Titulo Plazo: 1-31 noviembre Etapa 5: Difusión Web del APAC hnp://www.upo.es/apac/servicios/ TAREAS Centros: Enviar s periódicos a grupos de interés Análisis de resultados Página 30 de 69

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35 Qué caracterísncas debe tener el informe? q q Simple Un número elevado de informes (Nº Títulos master + Nº Títulos grado ) x informes!!! q Contenga información únl Equilibrio entre simplicidad y unlidad de información Página 35 de 69

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37 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 37 de 69

38 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos ü Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 38 de 69

39 PE04: Medición, análisis y mejora Etapa 1: Cálculo indicadores q Servicios AdministraNvos q Plazo: sepnembre y octubre Cómo? Etapa 2: Valoración de indicadores, seguimiento Plan de Mejoras curso anterior, elaboración Plan de Mejoras y modificaciones q CGIC del Título q Plazo: noviembre Página 39 de 69

40 PE04: Medición, análisis y mejora Etapa 3: Análisis de IRS del Centro, valoración de indicadores relacionados con el Centro, seguimiento Contrato- Programa curso anterior q CGIC del Centro q Plazo: noviembre Etapa 4: Contrato- Programa con el Centro q Vicerrectorado q Basado en Plan de Mejoras q Plazo: enero Página 40 de 69

41 Año 2008 Contratos- Programa Firma Cumplimiento Financiación condicionada Financiación adicional Página 41 de 69

42 En la prácnca En el mes de noviembre: 1 Reunión de la CGIC de cada Ntulo 1 Reunión de la CGIC del Centro PlanNlla para Valoración Indicadores PlanNlla para Plan de Mejoras (Formatos del procedimiento) Resultado: Informe anual de seguimiento SGIC Difusión: Web de cada Centro Página 42 de 69

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45 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 45 de 69

46 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento ü Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 46 de 69

47 AutomaNzar cálculo: Actualmente Herramientas: Data Warehouse de las Universidades Andaluzas Dos modalidades: q Consultar: Discoverer Viewer q Diseñar: Discoverer Plus Página 47 de 69

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50 Problema: Consultas e indicadores son predefinidos PERO Indicadores del SGIC que se pueden obtener a través del diseño de una consulta avanzada Discoverer Plus Formación Página 50 de 69

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53 Problemas: Resultados de las consultas NO coinciden con la realidad Calidad de los Datos Compromiso de validación por parte de los Servicios AdministraNvos Página 53 de 69

54 Hay indicadores en el SGIC que NI están NI se pueden obtener Portal de Captura de Indicadores para Indicadores del SGIC que no se pueden consultar usando el Data q Definir nuevos indicadores q Introducir valores de estos indicadores q Consultar el valor de estos indicadores usando el Data Warehouse Página 54 de 69

55 Página 55 de 69

56 GesNón documental: Formas: Sotware Libre: Alfresco q Centrar en una persona la gesnón documental q Descentralizar la gesnón documental Página 56 de 69

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64 Cómo conseguir esto? Introducir en el Contrato- Programa CuesNones a pensar: q Duplicidad gestor/web q Es tan únl como para compensar el esfuerzo? Página 64 de 69

65 Dos formas de auditar: q Supervisar el cumplimiento del SGIC mediante una auditoría formal documental q Comprobar que realmente se usa el análisis de la información para la toma de decisiones Saber: Que se va a exigir para la cernficación? Página 65 de 69

66 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental q Conclusiones Página 66 de 69

67 q Presentación q Antecedentes q Estructura SGIC q Comisiones q Mapa de Procesos q Implantación: Ejemplos q Protocolo para el Seguimiento q Indicadores y gesnón documental ü Conclusiones Página 67 de 69

68 q Carrera de fondo- NO de velocidad q Equilibrio entre costes y resultados q Asignatura pendiente: Títulos Interunivesitarios q Definir que se va a exigir para la cernficación de un Centro q Herramientas MUY únles en la Implantación: Contratos- Programas Página 68 de 69

69 XIII Foro de Almagro 2011: El Seguimiento y la Acreditación Gracias Alicia Troncoso Lora Vicerrectora de Calidad y Garan=a de Servicios Universidad Pablo de Olavide de Sevilla Página 69 de 69

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