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5 CONTENIDO Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation Objetivos del tutorial... 2 Acerca de Metaphor Corporation... 3 Políticas de Metaphor relativas a tarjetas de crédito... 4 Códigos de categorías aceptables... 5 Archivos de datos de Metaphor... 5 Planificar el análisis... 6 Investigación preliminar... 6 Sugerencias generales... 7 Revisión del capítulo... 8 Capítulo 2: Examinar datos de empleados Examinar la lista de empleados Abrir y ver el proyecto de datos de empleados Obtener una visión estadística Verificar si existen registros duplicados Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados Determinar el total de bonificaciones pagadas en Ver salarios en orden ascendente y descendente Ver los empleados contratados en Calcular las bonificaciones como porcentaje del salario Ejercicios Revisión del capítulo Capítulo 3: Configurar el proyecto Comenzar el proyecto en ACL Crear un proyecto en ACL Importar los archivos de datos como tablas Ejercicio Comprobar y verificar los datos Verificar el tipo y formato de los datos iii

6 Verificar los datos en una tabla Documentar el trabajo Agregar notas de registros a una tabla Ejercicio Revisión del capítulo Capítulo 4: Comenzar el análisis Determinar el pasivo total Extraer los números de tarjetas que vencen Buscar transacciones por número de cliente Comprobar los saldos de tarjetas de crédito Ejercicios Revisión del capítulo Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto Determinar los gastos totales por cada código de categoría Resumir los gastos totales por cada código de categoría Aislar transacciones por categoría Aislar los gastos por servicios recreativos en particular Ejercicios Generar listas con los importes de cada número de tarjeta Ejercicio Revisión del capítulo Capítulo 6: Analizar transacciones Determinar cuáles son las transacciones inaceptables Acerca de los comandos Unir y Relaciones Comprobar si las tablas de códigos contienen errores obvios Identificar transacciones inaceptables Identificar empleados Identificar los departamentos de los empleados Crear una lista de empleados Generar reportes de los resultados iv

7 Ejercicios Revisión del capítulo Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos Importar los datos de transacciones de mayo Usar carpetas para organizar el proyecto Importar datos de transacción de mayo de Comparar y corregir los formatos de tablas Combinar y verificar las tablas Combinar las tablas de transacciones del mes de mayo Verificar la nueva tabla Comprobar si hay duplicados en la tabla combinada Ejercicios Aislar y corregir datos no válidos Comprobar el formato de los números de tarjetas Crear un campo de número de tarjeta de 16 dígitos Extraer los registros corregidos a una nueva tabla Exportar la tabla combinada de transacciones a Excel Crear una tabla de registros de empleados sin errores Ejercicios Ideas para otros análisis Revisión del capítulo v

8 vi

9 CAPÍTULO 1 INTRODUCCIÓN A METAPHOR CORPORATION1 Experimente con casos de análisis de datos del mundo real En este capítulo Revisión de los objetivos del tutorial Acerca de Metaphor Corporation Examinar los archivos Planificar el proyecto ACL en Práctica es un tutorial que examina los registros de recursos humanos y las transacciones de tarjetas de crédito en una empresa ficticia: Metaphor Corporation. A medida que avance con los procedimientos y ejemplos, aprenderá a aplicar las funciones de análisis y generación de reportes de ACL a datos del mundo real. Cuando termine el tutorial, podrá sacar provecho de la eficiencia de ACL con sus propios datos. 1

10 Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation Objetivos del tutorial En este tutorial usted: Trabajará con un proyecto existente de análisis de datos Creará y trabajará con un nuevo proyecto de ACL desde el principio hasta el final Generará un reporte de los resultados de su proyecto en ACL Exportará datos a otro formato de archivo Estos pasos son típicos de los distintos proyectos de análisis de datos pequeños y grandes que puede efectuar en ACL. Capítulo 2: Examinar datos de empleados Objetivo: Examinar los datos del perfil de los empleados de Metaphor Corporation. Resumen: Examinar el proyecto y su contenido Crear un panorama estadístico Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados Capítulo 3: Configurar el proyecto Objetivo: Crear el proyecto y agregar los datos. Resumen: Crear un proyecto en ACL. Importar los datos al proyecto. Cada origen de datos es una tabla independiente en el proyecto de ACL. Verificar los datos. Documentar el trabajo. Capítulo 4: Comenzar el análisis Objetivo: Obtener información básica sobre los números de tarjetas de crédito y las transacciones. Resumen: Determinar el límite de exposición crediticia total de la empresa. Establecer cuáles son los números de tarjetas de crédito que vencerán en un período determinado y extraer esta información. Buscar las transacciones vinculadas con un determinado cliente. Obtener información básica sobre los saldos de tarjetas de crédito. Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto Objetivo: Buscar información sobre el desglose y modelos de gastos. Resumen: Determinar las transacciones por código de categoría de establecimiento. Separar las transacciones correspondientes a pasajes aéreos, estadías en hoteles o automóviles de alquiler. Determinar los gastos correspondientes a establecimientos de venta de bebidas y canchas de golf. Determinar el total de los importes de transacción por número de tarjeta de crédito. Determinar los importes de transacción por código de cliente. 2 ACL en Práctica

11 Acerca de Metaphor Corporation Capítulo 6: Analizar transacciones Objetivo: Determinar si las transacciones son aceptables, no aceptables o si requieren de aprobación. Resumen: Determinar cuáles son las transacciones no aceptables y qué empleados realizaron estas transacciones. Generar un reporte que indique los empleados que realizaron transacciones no aceptables, los detalles de las transacciones y los departamentos de los empleados. Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos Objetivo: Ampliar el análisis para incluir otros archivos de datos. Resumen: Esta sección del tutorial amplía la situación de Metaphor Corporation. Importar como tablas los archivos de transacción de tarjetas de crédito de mayo de Limpiar los datos de las tablas de transacción de tarjetas de crédito de mayo de Extraer los datos corregidos a nuevas tablas. Combinar las dos tablas de transacción de tarjetas de crédito de mayo de 2003 en una sola. Usar las técnicas aprendidas, analizar las transacciones de tarjetas de crédito de mayo de Acerca de Metaphor Corporation Desde 1995, Metaphor se dedica a la comercialización de software y servicios informáticos. Cuenta con varios consultores que son empleados con dedicación exclusiva. Estos consultores trabajan fuera de la casa central de Metaphor y viajan por todo el mundo para instalar los programas de software, dictar cursos de capacitación e iniciar y mantener relaciones comerciales. Metaphor también cuenta con empleados administrativos y profesionales en su casa central. Además, tiene agentes de venta en distintos lugares del mundo que no son empleados. ACL en Práctica 3

12 Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation Políticas de Metaphor relativas a tarjetas de crédito La mayoría de los empleados cuentan con una tarjeta de crédito de la compañía. Cuando un empleado adquiere productos o servicios para la compañía, debe utilizar una tarjeta de crédito de la compañía. Los empleados realizan actividades sociales con los clientes actuales y potenciales según corresponda, a nivel local y durante sus viajes. También son responsables de su propio desarrollo profesional y están autorizados a abonar con la tarjeta de crédito corporativa los gastos por cursos, libros, suscripciones a revistas académicas y afiliaciones profesionales. Algunos empleados son responsables de comprar suministros para la oficina. En consecuencia, Metaphor Corporation tiene gastos significativos en varias categorías. Viajes Actividades sociales Atención al cliente Desarrollo profesional Gastos internos de oficina Es la política de Metaphor que todas las compras se asignen a un número de cliente. Si bien la mayoría de los números de cliente corresponden a clientes externos, los números que comienzan con un cero corresponden a los departamentos internos. Los empleados saben que no son aceptables determinadas categorías de transacciones. Por ejemplo, los empleados no deben usar la tarjeta de crédito corporativa para juegos de apuesta. Aunque la empresa a veces aprueba transacciones de otras categorías, la autorización debe obtenerse previamente. Algunas categorías están totalmente prohibidas. Al utilizar ACL para analizar las transacciones de tarjetas de crédito de los empleados de Metaphor, usted podrá encontrar las transacciones que transgreden la política de la empresa y aquellas transacciones que podrían ser erróneas o fraudulentas. En la siguiente tabla se indican los gastos permitidos. Viajes Pasajes aéreos Hotel Taxis Restaurantes Automóviles de alquiler Pasajes de ómnibus de larga distancia Agencias de viaje Peajes Actividades sociales Restaurantes Bares Alquiler de embarcaciones Servicios de catering Panaderías Eventos deportivos Servicios recreativos Parques de diversiones Canchas de golf Atracciones turísticas Entradas de teatro Pasajes para excursiones Músicos Pistas de bowling Oficina y desarrollo profesional Cuotas sociales de clubes Cuotas de organizaciones profesionales Cuotas de asociaciones Libros y periódicos Computadoras, piezas de computadoras ysoftware Suministros de oficina 4 ACL en Práctica

13 Acerca de Metaphor Corporation Códigos de categorías aceptables El análisis de tarjetas de crédito de este tutorial se basa en la lista de Códigos de categoría de establecimiento, que utilizan las principales emisoras de tarjetas. Contiene miles de códigos numéricos de cuatro dígitos, incluyendo códigos exclusivos para las principales compañías aéreas y cadenas de hoteles así como numerosos códigos genéricos. Toda transacción de tarjeta de crédito tiene asignado un código de categoría. En el mundo real, las emisoras de tarjetas de crédito rara vez asignan códigos incorrectos, de manera que si obtiene resultados dudosos, póngase en contacto con el comerciante para verificar el código. A los fines de este análisis, usted podrá comparar los códigos de transacción con las listas de códigos de categorías aceptables y no aceptables. Por ejemplo, si un empleado de Metaphor utiliza su tarjeta de crédito en juegos de apuesta, el código de transacción indica que se trata de una transacción no aceptable. El documento Políticas.doc, que se adjunta con los datos del tutorial, analiza las políticas adecuadas para el uso de tarjetas de crédito. El analista de datos utiliza este documento para determinar los tipos de transacciones que deben tener indicadores. Archivos de datos de Metaphor Al realizar un análisis para su empresa, es común que reciba los datos en cualquier formato de archivo disponible. Sin embargo, en este tutorial usted efectuará un proyecto de análisis ya planificado. Por ello, ya se realizó una gran parte del trabajo preliminar. Para este proyecto, utilizará estos archivos: Códigos_aceptables.mdb Este archivo Access tiene una lista de códigos de categorías aceptables de la lista de códigos de categoría de establecimiento. Tarjetas_crédito_Metaphor.xls Esta hoja de cálculo de Excel contiene información sobre tarjetas de crédito. Departamentos_compañía.txt Este archivo delimitado por tabuladores contiene una lista de departamentos y sus números internos. Empleados.cvs Este archivo de texto delimitado por comas contiene una lista con los nombres y números de empleados, y números de tarjeta de crédito. Trans_abril.xls Esta hoja de cálculo de Excel contiene una lista de transacciones de tarjeta de crédito de abril de Códigos_inaceptables.txt Este archivo de texto delimitado por tabuladores contiene una lista de códigos de categorías no aceptables de la lista de códigos de categoría de establecimiento. ACL en Práctica 5

14 Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation Planificar el análisis La preparación de una estrategia analítica suele ser un proceso reiterativo. A medida que trabaje con los datos en ACL, es probable que surjan algunos modelos, por los que podrían adoptarse nuevas estrategias. A continuación se presenta un ciclo típico: Planificar el análisis Analizar los datos Reconsiderar el análisis Volver a analizar los datos A medida que trabaje y avance en el análisis, es posible que decida que necesita más datos. Por ejemplo, usted usa la fecha de contratación y la información sobre salarios en el análisis pero cuando reúne los resultados preliminares, decide adquirir los registros de inasistencia de los empleados. Siempre puede agregar otros datos al proyecto; pero, trate de obtener la mayor cantidad posible de datos sin procesar antes de comenzar. Un análisis en ACL consiste en un proyecto que contiene una o varias tablas. Estas tablas se importan de orígenes de datos externos, como hojas de cálculo Excel, bases de datos Access, archivos de texto, bases de datos Oracle, etc. En una empresa común, los diversos departamentos almacenan y reúnen los datos todos los días. Usted puede usar ACL para combinar datos de distintos orígenes a fin de crear un solo análisis coherente. Una vez que haya obtenido los datos, puede preparar los objetivos para el análisis. Considere algunos enfoques posibles. Anote las pruebas que, en su opinión, serían útiles. Investigación preliminar Debido a que el tutorial incluye datos preparados, no es necesario realizar una investigación preliminar de los datos. Sin embargo, en general, debe investigar los datos que desea utilizar antes de proceder al análisis. Considere estas preguntas: Qué datos existen actualmente y en qué formato? Quién ingresó los datos? Quién mantiene los datos? Qué departamento es el propietario de estos datos? Los datos tienen un formato exacto y correcto? En caso negativo, pueden modificarse los datos para que sean adecuados? Usted puede combinar los datos provenientes de más de un origen? Puede obtener los datos que necesita a partir de los datos que ya tiene? Antes de importar un archivo al proyecto, observe el formato original del archivo. Por ejemplo, puede abrir una hoja de cálculo de Microsoft Excel para ver su aspecto, o puede abrir un archivo de texto en Bloc de notas. En un archivo grande, como el de una base de datos que contiene millones de registros, quizás no sea posible observar el formato original de los datos. En este caso, puede pedirle al departamento de sistemas una descripción de los campos y sus tamaños. De ser posible, revise un extracto del archivo para comprender más adecuadamente su contenido. 6 ACL en Práctica

15 Planificar el análisis Por ejemplo, si desea analizar algunos aspectos de las facturas de clientes del período , es posible que los datos estén en una vasta base de datos cuyo formato no es de fácil acceso. Puede pedirle al departamento de sistemas que le suministre información sobre campos específicos, como por ejemplo: Campo Nombre de la empresa Importe Fecha de factura Fecha_pago Comentarios 30 caracteres, Texto 12 caracteres, Texto 10 caracteres, Fecha DD/MM/AAAA 10 caracteres, Fecha DD/MM/AAAA Con este tipo de información, podrá saber con antelación cómo se presentan los datos. Por ejemplo, sabrá que los dos campos de fecha tienen un formato diferente. Si bien ACL tiene capacidad para manejar datos difíciles, usted mismo puede facilitar el proceso asegurándose de que los datos están limpios. Sugerencias generales Tenga en cuenta los siguientes pasos cuando comience a organizar el nuevo proyecto. Perfeccione su estrategia con los datos de prueba. Prácticamente no es necesario que se limite a usar los ejemplos de datos ya que ACL puede leer archivos de cualquier tamaño. Sin embargo, las extracciones pequeñas de datos pueden ser útiles al preparar una estrategia analítica. Por ejemplo, puede analizar los datos de un solo día antes de analizar los de un período de cinco años. Trabajar con un archivo que contiene miles de registros es mucho más rápido que hacerlo con un archivo que contiene un millón de registros. Una vez que haya definido su estrategia, puede aplicarla a un archivo de un millón de registros. Elimine los errores de los datos. La calidad de su análisis mejorará en relación directa con la calidad de los datos. Trate de eliminar los errores de los datos antes de agregarlos a ACL. De no ser posible, puede utilizar ACL para corregir los datos. Experimente con los datos. Si no está seguro de lo que hará una función o un comando de ACL, de todos modos, puede probarlo. Los datos no sufrirán alteraciones. ACL en Práctica 7

16 Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation Revisión del capítulo En este capítulo usted aprendió: Los objetivos del tutorial. Las políticas de Metaphor relativas a tarjetas de crédito. Cómo planificar un proyecto típico de ACL. 8 ACL en Práctica

17 CAPÍTULO 2 EXAMINAR DATOS DE EMPLEADOS2 Analizar salarios, bonificaciones y fechas de contratación En este capítulo Examinar la lista de empleados Examinar salarios y bonificaciones En este capítulo, considerará algunos datos del perfil de los empleados de Metaphor Corporation. Analizará los salarios, las bonificaciones, las fechas de contratación y demás información de recursos humanos. En el curso de este análisis, aprenderá las nociones básicas de ACL, navegará por el programa y analizará datos. En este caso, se hace cargo del proyecto de ACL iniciado por un colega. Analiza los datos que reunió su compañero. 9

18 Capítulo 2: Examinar datos de empleados Examinar la lista de empleados Al observar los datos de los empleados, puede obtener algunas ideas sobre cómo podría analizar estos datos. En este ejemplo, el proyecto ya está preparado. Cuando trabaje en sus propios proyectos, será usted quien decida los datos que desea incluir. También puede agregar otros datos a un proyecto existente en cualquier momento. Su tarea consiste en obtener información financiera y de recursos humanos, basándose en los datos de su proyecto en ACL. El proyecto con el que trabajará en este capítulo representa un proyecto de análisis de datos de pequeña escala pero bastante típico. Este proyecto tiene dos tablas que contienen información sobre los empleados de Metaphor. Realizará el análisis basándose en esta información. A medida que avance con el tutorial, es posible que observe que en algunos casos las columnas aparecen en pantalla en un orden diferente al de las columnas de las ilustraciones. Para cambiar el orden de una columna, haga clic en el encabezado de la lista de campo en el cuadro de diálogo en el que está trabajando. Tareas Ver el proyecto de datos de empleados. Obtener una visión estadística. Verificar si existen registros de empleados duplicados. Abrir y ver el proyecto de datos de empleados Comenzará el examen de los datos de empleados visualizando el contenido del proyecto. Un proyecto de ACL es un fichero en el que se colocan los datos importados a ACL como tablas. Una vez importados los datos, a ACL no le interesa saber cuál era su origen. Al utilizar ACL, usted puede crear un nuevo proyecto o abrir uno existente y trabajar en él. En ACL los proyectos se abren, guardan y cierran prácticamente de la misma manera que en otros programas de Windows. Abrir el proyecto de datos de empleados 1 Abra ACL. 2 Seleccione Archivo» Abrir Proyecto. Busque la carpeta C:\ACL DATA\Archivos de datos de muestra. Seleccione Datos_empleados_Metaphor. Haga clic en Abrir. Si la instalación de ACL no usó las carpetas predeterminadas, es posible que este archivo se encuentre en otra parte del sistema. Observe que el panel del Navegador del proyecto se encuentra a la izquierda de la ventana y la vista de la tabla, a la derecha. En la ficha Panorama, puede acceder a las tablas, scripts y logs. En este proyecto hay dos tablas: Agentes_Metaphor y Lista_empleados. La tabla Agentes_Metaphor contiene una lista de todos los agentes de venta independientes de Metaphor en todo el mundo. La tabla Lista_empleados contiene una lista de todos los empleados de la casa central de Metaphor. 10 ACL en Práctica

19 Examinar la lista de empleados Ver el contenido del proyecto de datos de empleados 1 En el Panorama, haga clic con el botón secundario del ratón en Datos_empleados_Metaphor.ACL y seleccione Propiedades. Haga clic en la ficha Notas. Si bien este proyecto no contiene notas, usted puede agregarlas en cualquier momento para escribir detalles de su trabajo. 2 Cierre el cuadro de diálogo Propiedades del Proyecto. 3 Haga doble clic en Agentes_Metaphor en el Panorama para abrir la tabla. 4 Seleccione Analizar» Contar registros. Aparecerá el cuadro de diálogo Contar. Haga clic en Aceptar. El recuento de 41 registros aparece en la parte inferior de la pantalla. Aunque no puede ver las diferencias en la pantalla, ACL escribió esa información en el log. 5 Abra la tabla Lista_empleados. Cuente el número de empleados. Cuántos empleados hay? Debe tener 200. Obtener una visión estadística Los comandos Estadísticas y Perfil le permiten obtener una imagen instantánea de los datos estadísticos. Cuando se trata de tablas más grandes, los comandos Estadísticas y Perfil permiten obtener información útil. El comando Estadísticas funciona con campos numéricos y de fechas. El comando Perfil sólo funciona con campos numéricos. En este procedimiento, usted generará estadísticas sobre la tabla Lista_empleados, como por ejemplo, intervalos de fechas de contratación y salarios. Generar estadísticas en la lista de empleados 1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione Analizar» Estadístico» Estadísticas. Aparecerá el cuadro de diálogo Estadísticas. Antes de un ejecutar un comando en ACL, asegúrese de que ninguna columna esté seleccionada en la vista. De lo contrario, ACL sólo ejecutará el comando en el campo seleccionado. ACL en Práctica 11

20 Capítulo 2: Examinar datos de empleados 2 Haga clic en el botón Estadísticas en. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos seleccionados. Haga clic en Agregar todos. Si lo prefiere, puede ejecutar el comando Estadísticas en cada campo por separado para que los resultados se visualicen por separado. El comando Perfil también le ofrece un panorama de los datos que es más conciso que el provisto por el comando Estadísticas. Utilizar el comando Perfil para obtener información sobre una tabla 3 Haga clic en Aceptar. 4 En la ficha Salida, asegúrese de seleccionar Pantalla y haga clic en Aceptar. ACL muestra los resultados. 1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione Analizar» Estadístico» Perfil. Aparecerá el cuadro de diálogo Perfil. 2 Seleccione todos los campos y haga clic en Aceptar. ACL muestra los resultados. Si se desplaza hacia abajo, podrá ver que la primera fecha de contratación es 05/01/1995 y la última es 19/12/2002. Parte de la información provista no resulta útil, como por ejemplo, el total de los valores del campo FechaContratación; por lo tanto, puede ignorarla. En la ficha se muestra cada uno de los valores de cada columna numérica de la tabla. 12 ACL en Práctica

21 Examinar la lista de empleados Verificar si existen registros duplicados Uno de los métodos para garantizar la integridad de los datos consiste en comprobar si existen registros duplicados. Puede ser una tarea más complicada de lo que parece a primera vista. Es posible que un empleado figure en la lista con dos nombres o que aparezca dos veces con el mismo nombre. Puede suceder que a dos empleados se les haya asignado involuntariamente el mismo número. El tipo de duplicados a controlar depende de los datos con los que usted está trabajando. 3 Haga clic en el botón Listar campos. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos seleccionados. Haga clic en el botón Agregar todos. Haga clic en Aceptar. Aunque usted está verificando si hay duplicados en un solo campo, incluya todos los campos en la pantalla de salida para interpretar con más facilidad los resultados. 4 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. Haga clic en Aceptar. ACL muestra los resultados. En los siguientes procedimientos, usted comprobará si hay apellidos y números de empleados duplicados. Verificar si existen apellidos duplicados 1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione Analizar» Buscar duplicados. Aparecerá el cuadro de diálogo Duplicados. 5 En la columna Apellido, haga clic en un hipervínculo. ACL muestra una vista filtrada de la tabla Lista_empleados con los detalles correspondientes a ese empleado. 2 Haga clic en Duplicados en. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos seleccionados. Haga clic en Apellido y en el botón de flecha. Haga clic en Aceptar. A continuación decide controlar la tabla Lista_empleados para determinar si hay números de empleados duplicados. ACL en Práctica 13

22 Capítulo 2: Examinar datos de empleados Verificar si existen números de empleados duplicados 1 Haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar el filtro. Vuelve a aparecer la tabla completa Lista_empleados. 2 Seleccione Analizar» Buscar duplicados. Aparecerá el cuadro de diálogo Duplicados. 3 Haga clic en Duplicados en. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos seleccionados. Seleccione NroEmpl y haga clic en el botón de flecha. Haga clic en Aceptar. 4 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. Haga clic en Aceptar. 5 Vea la ficha Duplicados. No se encontraron números de empleados duplicados. Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados Le solicitaron que busque varias cosas en los datos de los empleados: El total de bonificaciones que se abonó en el año 2002 Los salarios pagados: del máximo al mínimo y del mínimo al máximo El número de empleados contratados en 2002 La relación bonificaciones/salario por cada empleado en 2002 Tareas Determinar el importe total de bonificaciones pagadas. Ver salarios en orden ascendente y descendente. Ver los empleados contratados en Calcular las bonificaciones como porcentaje del salario. 14 ACL en Práctica

23 Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados Determinar el total de bonificaciones pagadas en 2002 Metaphor tiene una estructura remunerativa compleja. Debido a que es una empresa orientada hacia los proyectos, algunos empleados tienen un plan de remuneración que se basa en gran parte en las bonificaciones. Para obtener el importe total abonado en concepto de bonificaciones en el año 2002, utilice el comando Totalizar. Usar el comando Totalizar para obtener el total de bonificaciones pagadas en Abra la tabla Lista_empleados. 2 Seleccione Analizar» Totalizar campos. 3 Haga clic en el botón Totalizar campos. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos seleccionados. Seleccione Bonificación_2002 y haga clic en el botón de flecha. Aparecerá Bonificación_2002 en la lista de Campos seleccionados. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Aceptar. 4 Vea la ficha Totalizar. La cifra que se visualiza en la ficha Totalizar corresponde al importe total pagado en concepto de bonificaciones en el año El total que aparece debe ser ,76. Supongamos que usted desea ver qué comando utilizó para obtener este resultado. A tal fin, puede mirar el log. 5 Haga clic en la ficha Log en la parte inferior izquierda de la ventana de ACL. Puede ver los comandos que ejecutó en este proyecto. Ver salarios en orden ascendente y descendente La función Ordenación rápida le permite ver los datos en un orden secuencial. Esta función, que sólo puede aplicarse a la vista, es un método temporal para visualizar registros en orden ascendente o descendente. Una vez que haya terminado de utilizar Ordenación rápida, puede desactivarla para que se muestren en la vista los registros en el orden en el que aparecen en la tabla. Ver salarios de los empleados en orden ascendente ydescendente 1 Con la tabla Lista_empleados activa, haga clic con el botón secundario del ratón en el encabezado de la columna Salario. Seleccione Ordenación rápida descendente. Puede ver los salarios de los empleados en orden descendente. Ahora desea verlos en orden ascendente. 2 Haga clic con el botón secundario del ratón en el encabezado de la columna Salario. Seleccione Ordenación rápida ascendente. Si tiene un archivo grande, las operaciones de Ordenación rápida pueden tardar más tiempo. Si tiene archivos pequeños, es posible que el comando Ordenación rápida le resulte de utilidad. Tenga en cuenta que puede utilizar este comando en cualquier columna y obtener distintas perspectivas de los datos. Un comando es el nombre de una acción específica ejecutada en ACL, como por ejemplo, el comando Estadísticas. Para obtener más información sobre los comandos, seleccione Ayuda» Índice y busque comandos. ACL en Práctica 15

24 Capítulo 2: Examinar datos de empleados Ver los empleados contratados en 2002 Para determinar cuántos empleados se contrataron en 2002, aplique un filtro a la vista. Un filtro es una expresión lógica que usted puede ingresar en el cuadro de texto Filtro de la vista. ACL sólo muestra los registros que coinciden con el filtro. Una expresión es un conjunto de operadores y valores que se utilizan para realizar cálculos, especificar condiciones para una prueba o crear valores que no existen directamente en los datos. Una expresión ACL puede ser una combinación de campos de datos o campos computados, operadores, constantes, funciones y variables. Crear un filtro para mostrar los empleados contratados en el año Haga clic en el botón Editar el filtro de vista. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de vista. Puede utilizar este cuadro de diálogo para crear y editar filtros que se aplican a la tabla actual. 2 En la lista Campos disponibles, haga doble clic en FechaContratación. 3 Haga clic en >= en el panel central. 4 Haga clic en Fecha. Localice 1 de enero de 2002 yhagaclic en Aceptar. La expresión debe decir: Si bien usted sabe que no se contrataron empleados en 2003, quiere asegurarse de que el período seleccionado es el correcto. Desea obtener una lista de los empleados contratados entre el 1 de enero de 2002 y el 31 de diciembre de Cambie la expresión para que diga: FechaContratación >= ` ` AND FechaContratación <= ` ` 6 Haga clic en Aceptar. 7 Verifique los registros filtrados. 8 Seleccione Analizar» Contar registros y haga clic en Aceptar. Observe la parte inferior de la ventana de ACL. Aparecen 17 registros con este filtro. Esto significa que en 2002 se contrataron 17 empleados. FechaContratación >= ` ` Observe que en los filtros que contienen fechas se utilizan comillas simples invertidas. No puede usar las comillas comunes cuando maneja fechas y tampoco puede usar estas comillas especiales en otras expresiones. 16 ACL en Práctica

25 Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados Calcular las bonificaciones como porcentaje del salario Usted desea calcular las bonificaciones como porcentaje del salario de todos los empleados. A tal fin, agregue un campo computado al formato de la tabla. Un campo computado se crea con una expresión. Esta expresión puede usar uno o varios campos de los que existen en la tabla. Agregar un campo computado al formato de la tabla 1 Con la tabla Lista_empleados activa, haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar el filtro. 2 Seleccione Edición» Formato de tabla. Se abre la ventana de Formato de tabla y se visualiza la ficha Editar campos/expresiones. 4 Ingrese Bonificación_porcentaje del salario en el campo Nombre. 5 Haga clic en f(x). Aparecerá el cuadro de diálogo Generador de expresiones. El Generador de expresiones es igual al cuadro de diálogo Editar el filtro de vista que ya utilizó. 6 En el cuadro Expresión, escriba su expresión: (Bonificación_2002 * 100,00) / Salario Esta expresión calcula las bonificaciones de 2002 como porcentaje del salario de los empleados de Haga clic en Aceptar. 8 En la lista Formato, ingrese ,99%. Para obtener más información sobre cómo ACL maneja la precisión y exactitud de los cálculos decimales, seleccione Ayuda» Índice y busque controlar el redondeo en expresiones decimales. 3 Haga clic en el botón Agregar una nueva expresión ubicado a la izquierda. La ficha Editar campos/expresiones cambia para que usted pueda ingresar la expresión del nuevo campo computado. 9 Para guardar los cambios, haga clic en la marca de verificación verde. 10 Cierre la ventana Formato de tabla. Aunque usted ha creado el nuevo campo, todavía no aparece en la vista Lista_empleados. 11 Haga clic con el botón secundario del ratón en el encabezado de la columna NúmTarj y seleccione Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar columnas. ACL en Práctica 17

26 Capítulo 2: Examinar datos de empleados 12 Seleccione Bonificación_porcentaje_del_salario y haga clic en el botón de flecha. Aparecerá Bonificación_porcentaje_del_salario en la lista Campos seleccionados. Haga clic en Aceptar. Tenga en cuenta que la relación será asimétrica para los empleados contratados en el año 2002, debido a que no trabajaron un año completo en Metaphor. Puede aplicar un filtro para ocultar los registros de los empleados contratados en Al trabajar en un proyecto de ACL, es posible que desee modificar el ancho de las columnas. Puede mover el separador de las columnas para ajustar el ancho a fin de que ocupen menos espacio en la vista. Otra posibilidad para cambiar el tamaño de una columna al ancho de la visualización es hacer doble clic a la derecha del encabezado de la columna. Para cambiar el tamaño de más de una columna a la vez, seleccione varias columnas, luego haga doble clic a la derecha del encabezado de una columna. 13 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando ACL le indique que la guarde. Ejercicios 1 Puede ejecutar el comando Perfil sólo en la columna FechaContratación de la tabla Lista_empleados? Ejecute el comando Estadísticas sólo en la columna FechaContratación. Qué resultados obtiene? Cuándo son útiles los comandos Estadísticas y Perfil? 2 Ejecute el comando Ordenación rápida en la columna Bonificación_2002 de la tabla Lista_empleados. 3 Ejecute el comando Ordenación rápida en la columna Comi_2002 de la tabla Agentes_Metaphor, en orden ascendente y luego en orden descendente. Ejecute los comandos Estadísticas y Perfil en esta tabla. 4 Determine el total de comisiones pagadas a los agentes de Metaphor en el año Facilite la lectura de la vista ajustando los anchos de columna y arrastrando las columnas hacia la izquierda o la derecha. Puede ajustar las columnas en cualquier momento mientras sigue el tutorial. 18 ACL en Práctica

27 Revisión del capítulo Revisión del capítulo En este capítulo usted realizó las siguientes tareas: Abrir un proyecto Ver el contenido del proyecto Usar los comandos Estadísticas y Perfil para analizar los datos Usar el comando Ordenación rápida para ordenar los datos con un criterio específico Crear y aplicar filtros Ha finalizado una pequeña demostración de lo que puede hacer con ACL. En los siguientes capítulos trabajará con ejemplos más complejos. ACL en Práctica 19

28 Capítulo 2: Examinar datos de empleados 20 ACL en Práctica

29 CAPÍTULO 3 CONFIGURAR EL PROYECTO3 Crear el proyecto y agregar los datos En este capítulo Administrar proyectos en ACL Importar archivos a un proyecto Comprobar y verificar los datos Antes de comenzar el análisis de las transacciones de tarjeta de crédito de Metaphor Corporation, usted debe crear un proyecto y acceder a los datos de tarjeta de crédito. Los proyectos de ACL funcionan como contenedores de datos. Usted debe importar al proyecto datos provenientes de fuentes tales como hojas de cálculo Excel, archivos de texto, bases de datos Access, archivos dbase, etc. Debe importar cada origen de datos como una tabla separada. Una vez importados los datos, podrá proceder a su análisis. 21

30 Capítulo 3: Configurar el proyecto Comenzar el proyecto en ACL Como usted está comenzando un nuevo proyecto de análisis, primero creará un proyecto en ACL. Tareas Crear un proyecto en ACL. Importar los archivos de datos como tablas. Otras situaciones de importación de datos. Crear un proyecto en ACL Para comenzar a trabajar en ACL, cree un proyecto. Puede guardar o cerrar un proyecto de ACL como lo hace con un documento de un procesador de texto o una hoja de cálculo. Crear un proyecto en ACL 1 Seleccione Archivo» Nuevo» Proyecto. 2 En el cuadro Nombre del archivo, ingrese Tutorial_ACL_Metaphor y haga clic en Guardar. Aparecerá el Asistente de Definición de Datos. Utilice este asistente para importar los datos a su proyecto. Si necesita cambiar una selección anterior mientras utiliza el Asistente de Definición de Datos, haga clic en Atrás hasta volver a la pantalla deseada. 22 ACL en Práctica

31 Comenzar el proyecto en ACL Importar los archivos de datos como tablas Una vez iniciado un proyecto en ACL, debe agregarle datos. En todos los casos, puede utilizar el Asistente de Definición de Datos, pero el proceso presentará pequeñas diferencias según el tipo de archivo que importe. Usted importa los datos de cada uno de los seis archivos que se enumeran en Archivos de datos de Metaphor en la página 5. ACL crea y guarda una tabla para cada archivo en un archivo con extensión.fil. Cuando importe el primer archivo, el Asistente de Definición de Datos estará abierto debido a que apareció cuando guardó el nuevo proyecto. Comience importando el archivo Tarjetas_crédito_Metaphor.xls, que ACL reconoce como archivo Excel. Importar la hoja de cálculo Tarjetas_crédito_Metaphor.xls 1 En la pantalla del Asistente de Definición de Datos, haga clic en Siguiente y avance por las pantallas del asistente hasta que aparezca el cuadro de diálogo Seleccione el archivo a definir. Busque la carpeta C:\ACL DATA\Archivo de datos de muestra. Si la instalación no usó las ubicaciones predeterminadas, es posible que esta carpeta se encuentre en otra parte del sistema. 2 Haga doble clic en Tarjetas_crédito_Metaphor.xls. 3 Haga clic en Siguiente varias veces para avanzar por las pantallas del asistente. ACL selecciona los valores predeterminados correctos, de manera que no tiene que cambiarlos. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar archivo de datos como. 4 Ingrese Tarjetas_crédito_Metaphor. Haga clic en Guardar. Obtendrá un listado de los campos con una descripción. 5 Haga clic en Finalizar. Cuando aparezca un mensaje que le pregunta si desea guardar la tabla sin título, haga clic en Aceptar. Se abre la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor en ACL. En este ejemplo, el libro de Excel Tarjetas_crédito_Metaphor.xls contiene una sola hoja de cálculo. Si el libro de Excel tiene más de una hoja de cálculo, seleccione la que desea importar en la pantalla Seleccionar origen de datos del Asistente de Definición de Datos. Importar la hoja de cálculo Trans_abril.xls 1 Seleccione Archivo» Nuevo» Tabla. Aparecerá el Asistente de Definición de Datos. Haga clic en Siguiente hasta que aparezca el cuadro de diálogo Seleccione el archivo a definir. 2 Localice Trans_abril.xls y haga doble clic en el archivo. Haga clic en Siguiente. 3 Avance por las pantallas del asistente como lo hizo con la tabla anterior. Guarde esta tabla como Trans_abril. 4 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar. Los procedimientos para importar los otros archivos de datos como tablas se asemejan al procedimiento para importar hojas de cálculo de Excel. ACL en Práctica 23

32 Capítulo 3: Configurar el proyecto Importar el archivo Códigos_inaceptables.txt El archivo Códigos_inaceptables.txt tiene dos columnas con los títulos Códigos y Descripción, respectivamente. Las entradas de los campos están separadas por tabuladores. Puede ver el formato del archivo definido en el asistente. Es mejor asignar a cada campo el tipo de datos correcto cuando se importan a ACL. Sin embargo, es posible cambiar el tipo de datos después de la importación del archivo. 1 Seleccione Archivo» Nuevo» Tabla. Haga clic en Siguiente hasta que aparezca el cuadro de diálogo Seleccione el archivo a definir. 2 Localice el archivo Códigos_inaceptables.txt y haga doble clic en él. Haga clic en Siguiente. 3 En la pantalla Formato de archivo del Asistente de Definición de Datos, seleccione la opción Archivo de texto delimitado y haga clic en Siguiente. Aparecerá la pantalla Propiedades de archivo delimitado del Asistente de Definición de Datos. 4 Seleccione TAB en la columna Separador de campo. Los datos se separan correctamente en dos campos. 5 Seleccione la opción Usar la primera línea como nombre de campos. La primera fila del archivo contiene los nombres de campo, que son Códigos y Descripción en este caso. 6 Haga clic en Siguiente y guarde la tabla como Códigos_inaceptables. Aparecerá la pantalla Editar propiedades de campos del asistente. Puede cambiar el tipo de datos en cada campo. ACL puede identificar los datos que no son necesariamente correctos. 7 En la pantalla Editar propiedades de campos del asistente, el campo Códigos es la opción predeterminada. Seleccione Texto ASCII en la lista desplegable de Tipo. Si bien los códigos de categorías no aceptables están compuestos por dígitos, usted desea que ACL los considere como datos de caracteres en lugar de datos numéricos. 8 Haga clic en el encabezado de la columna Descripción en la pantalla Editar propiedades de campos. Debe tener un Tipo de Texto ASCII. No es necesario realizar ningún cambio. 9 Haga clic en Siguiente. 24 ACL en Práctica

33 Comenzar el proyecto en ACL El asistente le ofrece un resumen del archivo. 10 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar cuando se le pregunte si desea guardar la tabla. Aparecerá la tabla Códigos_inaceptables en ACL. Puede desplazarse por el contenido. Importar el archivo Departamentos_compañía.txt El formato de este archivo es similar al del archivo Códigos_inaceptables.txt pero no tiene filas de encabezado. Deberá agregar los nombres de los campos en el Asistente de Definición de Datos. 1 Seleccione Archivo» Nuevo» Tabla para abrir el Asistente de Definición de Datos. Avance por las pantallas del asistente como lo hizo con el archivo anterior, pero esta vez seleccione Departamentos_compañía.txt. Seleccione Archivo de texto delimitado en la pantalla Formato de archivo. Haga clic en Siguiente. 2 En la pantalla Propiedades de archivo delimitado, cancele la selección de Usar la primera línea como nombre de campos, de ser necesario. Seleccione TAB como el Separador de campo. 3 Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar archivo de datos como. 4 Ingrese Dpto_compañía como Nombre del archivo. Haga clic en Guardar. Ahora puede editar las propiedades de los campos. 5 En la pantalla Editar propiedades de campos, ingrese Nombre_dpto en el cuadro de texto de Nombre. 6 Haga clic en el encabezado de la columna Campo 2. Ingrese Cód_dpto en el campo Nombre. En la lista desplegable de Tipo, seleccione Texto ASCII. 7 Haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar para aceptar el mensaje. Se abre la tabla Dpto_compañía en la vista. Importar el archivo Empleados.csv 1 Seleccione Archivo» Nuevo» Tabla para abrir el Asistente de Definición de Datos. 2 Avance por las pantallas del asistente para definir el archivo Empleados.csv prácticamente de la misma manera en que lo hizo con el archivo Códigos_inaceptables.txt. 3 En la pantalla Formato de archivo, asegúrese de que ACL importe el archivo como Archivo de texto delimitado. Haga clic en Siguiente. ACL en Práctica 25

34 Capítulo 3: Configurar el proyecto 4 En la pantalla Propiedades de archivo delimitado, asegúrese de que: Se seleccione Coma como el Separador de campo. Se seleccione Usar la primera línea como nombre de campos. 5 Haga clic en Siguiente. Guarde el archivo como Empleados. 6 En la pantalla Editar propiedades de campos: Cambie los campos NúmTarj y NroEmpl al tipo Texto ASCII. Cambie el campo FechaContratación al tipo Fecha. Asegúrese de que los campos Salario y Bonificación_2002 sean del tipo numérico (Con formato). Puede cambiar los títulos de las columnas si desea trabajar con títulos más cómodos. El cambio de los títulos no afecta los nombres de los campos. 7 Haga clic en Siguiente. Guarde la tabla como Empleados. 8 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar para aceptar el mensaje. Se abre la tabla Empleados en la vista. A continuación importará los datos de la base de datos Códigos_aceptables. Importar la base de datos Códigos_aceptables de Access 1 Haga clic en Archivo» Nuevo» Tabla. Avance por las pantallas del Asistente de Definición de Datos yel archivo Códigos_aceptables.mdb. 2 Siga avanzando por las pantallas del asistente. Dado que esta base de datos contiene una sola tabla, se selecciona automáticamente Códigos_aceptables en la lista Seleccione la tabla o vista de Access. 3 Guarde la tabla como Códigos_aceptables. 4 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar para aceptar el mensaje. Se abre la tabla Códigos_aceptables en la vista. Como puede ver en el Panorama a la izquierda de su proyecto, los datos de cada archivo se colocaron en tablas separadas. Debe tener seis tablas en su proyecto. Códigos_aceptables Códigos_inaceptables Dpto_compañía Empleados Tarjetas_crédito_Metaphor Trans_abril Guardar el proyecto Haga clic en Archivo» Guardar proyecto. También puede hacer clic en el botón Guardar el proyecto abierto en la barra de herramientas. Para avanzar con este tutorial de manera eficaz, debe guardar su trabajo a medida que pasa de un procedimiento a otro. 26 ACL en Práctica

35 Comenzar el proyecto en ACL Como con cualquier aplicación de Windows, debe guardar su trabajo en ACL con cierta frecuencia mientras trabaja en un proyecto. De esta manera, evitará que se pierdan los datos en caso de producirse una caída el sistema. Además, ACL genera automáticamente una copia de seguridad del proyecto en curso. También debe guardar su trabajo al agregar o eliminar datos de su proyecto. Ejercicio Guarde el proyecto existente con un nuevo nombre, Prueba_Tutorial_ACL_Metaphor. Para ello, utilice Archivo» Guardar proyecto Como. Siga trabajando con el proyecto original, Tutorial_ACL_Metaphor. Durante todo el tutorial, se le indicará que guarde los cambios en una tabla, en especial cuando pase de una tabla a otra o cuando cierre el proyecto. Haga clic en Sí para guardar el trabajo realizado en cada tabla. Puede detener el tutorial en cualquier momento cerrando y guardando el proyecto. ACL en Práctica 27

36 Capítulo 3: Configurar el proyecto Comprobar y verificar los datos Antes de analizar los datos, siempre debe verificarlos. Por ejemplo, si se supone que un campo contiene fechas, pero sólo contiene nombres, es posible que su análisis carezca de sentido. ACL tiene varios comandos que usted puede usar para verificar los datos. Tareas Verificar el tipo y formato de los datos. Verificar los datos en una tabla. Documentar el trabajo. Verificar el tipo y formato de los datos Antes de comenzar su análisis, verifique el formato de cada tabla para determinar si: Los tipos de datos de cada campo son los correctos. Los campos están correctamente definidos. En la siguiente tabla se ofrece información sobre el aspecto de los campos en las tablas y el tipo de datos que ACL les asigna. La presentación de los datos es una cuestión de preferencia personal. Por ejemplo, usted decide que prefiere que el formato de todas las tarjetas de crédito incluya un guión detrás de los cuatro dígitos. En este proyecto, se optó por mostrar una cadena de 16 caracteres de longitud. Archivos Números de tarjeta de crédito Fechas Importes de transacción, cargos financieros y límites de crédito Nombres Códigos de categoría de establecimiento Tipo y formato de los datos Cada entrada debe tener 16 dígitos sin caracteres adicionales. El campo debe tener un tipo de datos ASCII. Cada entrada debe tener una fecha. Según las fechas, es posible que desee definir si todas las fechas quedan comprendidas en un período determinado. El campo debe tener un tipo de datos de Fecha. Cada entrada debe ser numérica, con dos lugares decimales. El campo debe tener un tipo de datos Numérico. Las entradas sólo deben contener letras, espacios y guiones. El campo debe tener un tipo de datos ASCII. Cada código debe tener 4 dígitos sin caracteres extraños. El campo debe tener un tipo de datos ASCII. 28 ACL en Práctica

37 Comprobar y verificar los datos En este tutorial, usted asignará el tipo de datos ASCII a los códigos de categoría de establecimiento y a los números de tarjeta de crédito ya que no realizará cálculos en los campos. También necesitará el tipo de datos ASCII para realizar las tareas que se le presentarán más adelante en el tutorial. Si estuviera realizando pruebas matemáticas con los números de tarjetas, en ese caso necesitaría el tipo de datos Numérico. se definieron los datos. Es posible que sea necesario desplazar la lista en sentido horizontal para ver toda la información. Puede ampliar y reorganizar las columnas para facilitar la lectura de la lista. Idealmente, en un análisis de datos profundo, deben verificarse los datos de todos los campos de todas las tablas del proyecto. Si lo desea, puede configurar un gráfico con las pruebas adecuadas para cada campo y llevar una lista de verificación de los resultados. Cada comando de verificación también aparece en el log. Sin embargo, si está seguro de que los datos se ingresaron correctamente, puede optar por omitir los pasos de verificación o verificar sólo algunos campos. A menudo puede usar ACL para corregir los datos que tienen un formato incorrecto. Puede crear campos computados que, por ejemplo, omiten los caracteres inadecuados. En este capítulo, modificará los tipos de datos predeterminados que ACL seleccionó; sin embargo, los datos subyacentes no necesitan corrección alguna. Ver y editar las definiciones de datos en una tabla 1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor. 2 Haga clic en Edición» Formato de tabla. Aparecerá la ventana Formato de tabla. Esta ventana contiene información sobre cada uno de los campos de datos definidos en el proyecto. Observe Categoría y Tipo para determinar cómo Las listas de campos como la que se ilustra presentan las siguientes categorías de tipos de datos: Carácter, Numérico, Fecha o Lógico. El tipo de datos ASCII, por ejemplo, pertenece a la categoría Carácter. Para obtener más información sobre las categorías de tipos de datos, seleccione Ayuda» Índice y busque referencia de tipos de datos. 3 Examine la lista de campos para determinar si cada campo tiene el tipo de datos correcto. El campo NúmTarj debe tener datos de caracteres, pero la letra N indica que tiene datos numéricos. Si bien este campo consta de dígitos, usted no realizará operaciones matemáticas con los números de tarjeta. 4 Haga doble clic en la entrada NúmTarj. 5 En la lista desplegable de Tipo, seleccione ASCII. 6 Haga clic en la marca de verificación verde para guardar los cambios. 7 Cierre la ventana Formato de tabla. ACL en Práctica 29

38 Capítulo 3: Configurar el proyecto Verificar los datos en una tabla Una vez que determina que los tipos de datos y los datos están correctamente definidos, puede comprobar si los datos coinciden con el tipo asignado. Utilice el comando Verificar para comprobar si los datos de una tabla coinciden con su tipo. Por ejemplo, si tiene letras en un campo definido con el tipo numérico, o números decimales en un campo definido con el tipo fecha, el comando Verificar indicará los datos no válidos. Verificar los datos en una tabla 1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor. 2 Haga clic en Datos» Verificar. 3 Haga clic en Verificar campos. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos seleccionados. 4 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar. Debe ver una lista de los campos que desea verificar en la lista Verificar campos. 5 Haga clic en Aceptar. No debe tener datos no válidos. Ha verificado todos los campos de la tabla. Documentar el trabajo Al trabajar con un proyecto de ACL, desea que los métodos utilizados sean claros. Puede justificar los resultados de su trabajo o permitir que otra persona asuma las tareas de análisis, de ser necesario. Con la documentación adecuada, puede ver de inmediato el trabajo realizado en ACL. De esta manera se facilitará su trabajo, en particular si usted es responsable de varios proyectos de análisis. Si asume un proyecto que estaba realizando otro colega, la documentación tendrá un inmenso valor. Análogamente, si usted asigna el proyecto a otro colega, será muy útil para ese colega poder leer las notas históricas del proyecto. Agregar y editar notas del proyecto 1 Seleccione el nombre del proyecto en el Panorama. 2 Haga clic en Archivo» Propiedades. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del Proyecto. 3 En la ficha Notas, ingrese la fecha y hora actuales, y un breve resumen de lo que piensa lograr. 4 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades del Proyecto. Al cerrar el cuadro de diálogo, ACL guarda automáticamente las notas. Sin embargo, si borra las notas involuntariamente, no podrá recuperarlas a menos que tenga una copia de seguridad del archivo. Por este motivo, le recomendamos que utilice una hoja de tareas y las notas del proyecto para documentar su trabajo. Si le resulta útil, puede adaptar la siguiente hoja de tareas a su proyecto para efectuar el seguimiento de las 30 ACL en Práctica

39 Comprobar y verificar los datos actividades analíticas realizadas y las que piensa realizar. Esta hoja de tareas se prepara y mantiene fuera de ACL. Elementos Información necesaria Dónde obtener esta información Ubicación de las carpetas del proyecto Proyectos relacionados Verificación (cree una lista de verificación por cada campo verificado) Nombres de tablas con los datos extraídos y validados Descripción de cada tarea analítica en ACL Descripción Agregar notas de registros a una tabla Puede agregar notas a registros específicos en una tabla. Estas notas pueden contener cualquier tipo de información que sea de ayuda a una persona que esté viendo el proyecto. También puede colocar un enlace a otros archivos con información. 1 Abra la tabla Empleados. Fíjese en las celdas numéricas que indican el número de registro, a la izquierda de la tabla. 2 Haga clic con el botón secundario del ratón en la celda 3 de registro y seleccione Editar nota. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar nota. 3 Escriba la siguiente nota: El Sr. Lee dejará Metaphor Corporation antes de finalizar el año. 4 Haga clic en Aceptar. Las notas que usted agregue a la tabla, no afectarán los datos de ésta. Tarea analítica Nro. 1 a n... (pasos de ACL) Reporte de cada objetivo Tarea de reporte Nro. 1 a n... (pasos de ACL) Ubicación y descripción de los archivos de datos exportados ACL en Práctica 31

40 Capítulo 3: Configurar el proyecto Ejercicio Verifique los datos de por lo menos otra tabla en el proyecto Tutorial_ACL_Metaphor. Revisión del capítulo En este capítulo usted realizó las siguientes tareas: Crear un proyecto. Importar archivos al proyecto. Guardar el proyecto. Verificar los datos del proyecto. Documentar su trabajo. En realidad, todavía no ha efectuado ningún análisis de los datos, pero ha configurado el proyecto de modo que está listo para comenzar el análisis. 32 ACL en Práctica

41 CAPÍTULO 4 COMENZAR EL ANÁLISIS4 Comenzar a buscar modelos En este capítulo Determinar el pasivo total Extraer los números de tarjetas que vencen Buscar transacciones de un cliente Comprobar los saldos de tarjetas de crédito Hasta ahora usted consideró el plan de un proyecto, trabajó en un proyecto simple, comenzó un nuevo proyecto, agregó datos al proyecto y verificó los datos. A continuación utilizará ACL para realizar un análisis sencillo de los datos. En este capítulo, utilizará procedimientos simples para obtener información general sobre los datos. Examinará los límites de crédito y los saldos de tarjetas de crédito para obtener información sobre el pasivo financiero de Metaphor y los modelos de uso de las tarjetas de crédito. 33

42 Capítulo 4: Comenzar el análisis Determinar el pasivo total Si todos los empleados de Metaphor alcanzaran el límite de la tarjeta de crédito, cuál sería la deuda total de Metaphor? Usted puede determinar esta cifra totalizando el campo LímCred. Puede usar el comando Totalizar para sumar los límites de crédito totales y establecer cuál es la exposición crediticia total de la empresa. Totalizar el campo LímCred 1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor. 2 Seleccione Analizar» Totalizar campos. Aparecerá el cuadro de diálogo Totalizar. 3 Seleccione el campo LímCred. Como sólo desea totalizar este campo, no es necesario seleccionar ningún otro. 4 Haga clic en Aceptar. Vea la ficha Totalizar. Extraer los números de tarjetas que vencen Piensa trabajar en forma coordinada con el departamento contable para garantizar que no existan problemas con la renovación de las tarjetas de crédito de los empleados. En primer lugar, debe filtrar todos los números de tarjetas de crédito que tienen una fecha de vencimiento de 1 de enero de 2004 o anterior. Filtrar los números de tarjetas por fecha de vencimiento 1 En la ficha Tarjetas_crédito_Metaphor, haga clic en el botón Editar el filtro de vista. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de vista. 2 En el cuadro Expresión, ingrese este filtro: FchaVto <= ` ` Puede hacer clic en el botón Fecha y seleccionar la fecha, si no desea ingresar directamente ` `. 3 Haga clic en Aceptar. 4 Seleccione Analizar» Contar registros. Haga clic en Aceptar. La barra de estado muestra que 8/200 registros cumplen los criterios especificados con una fecha de vencimiento del 1 de enero de 2004 o anterior. Cuál es el resultado? El total debe ser de Usted puede exportar los resultados a otro formato de archivo si desea guardar el resultado. También puede ver los resultados en el log si reanuda su actividad en otro momento. 34 ACL en Práctica

43 Buscar transacciones por número de cliente Buscar transacciones por número de cliente Debido a que le advirtieron sobre los gastos relacionados con el cliente , desea buscar información sobre las transacciones relacionadas con ese número de cliente. Ahora desea enviar los números de tarjetas de crédito de próximo vencimiento que aparecen en la vista al empleado a cargo de las tarjetas de crédito. En el siguiente procedimiento, exportará los números de tarjetas a un archivo de texto. Exportar los números de tarjetas de crédito de próximo vencimiento 1 Haga clic en Datos» Exportar a otra aplicación. Aparecerá el cuadro de diálogo Exportar. 2 Seleccione Vista. En la lista desplegable de Exportar como, seleccione Texto. 3 Ingrese un nombre de archivo descriptivo en el cuadro de texto En, como por ejemplo NTC_vence_1enero.txt. Haga clic en Aceptar. Puede adjuntar el archivo de texto a un mensaje de correo electrónico, imprimirlo o manejarlo como lo desee. Puede realizar esta tarea, por lo menos, de dos maneras diferentes: Cree un filtro con la función FIND( ) que busca todos los registros con un valor NroClien de Puede utilizar cualquiera de las funciones de ACL para crear un filtro o un campo calculado. Use FIND( ) para aislar registros específicos. Cree un filtro que defina NroClien igual a Puede utilizar funciones para crear un filtro o una expresión de un campo calculado. Puede ver las funciones en el Generador de expresiones. Sin embargo, para poder realizar la búsqueda, compruebe los tipos de datos asignados a los campos en la tabla Trans_abril. Dado que usted importó los datos de Excel, ACL definió los tipos de datos predeterminados para los campos. Es posible que sea necesario modificar algunos de los tipos de datos. Editar los tipos de datos de Trans_abril 1 Abra la tabla Trans_abril. 2 Haga clic en Edición» Formato de tabla. Aparecerá la ventana Formato de tabla. ACL en Práctica 35

44 Capítulo 4: Comenzar el análisis El campo Monto tiene el tipo de datos correcto Numérico. Los campos NúmTarj y Códigos deben editarse para definir el tipo de datos ASCII. Los campos NroClien y Descripción tienen el tipo correcto ASCII. El campo Fecha_trans tiene el tipo correcto de datos de DATE. 3 Haga doble clic en NúmTarj. En la lista desplegable de Tipo, seleccione ASCII. Haga clic en la marca de verificación verde. Repita estos pasos con el campo Códigos. 4 Cierre la ventana Formato de tabla. Dado que ha verificado y corregido los tipos de datos, puede comenzar a usar la función FIND( ). Usar la función FIND( ) para buscar registros de un cliente 1 Con la tabla Trans_abril activa, haga clic en el botón Editar el filtro de vista. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de vista. 2 En el cuadro Expresión, escriba esta expresión: FIND("444413";NroClien) Se usan las comillas en el número debido aque el campo NroClien tiene un tipo de campo ASCII. 3 Haga clic en el botón Verificar. Aparece un mensaje que indica que la expresión es válida. Haga clic en Aceptar. Si la expresión no es válida, corríjala y vuelva a verificarla. Si bien es recomendable, no es necesario verificar las expresiones creadas por el usuario. 4 Haga clic en Aceptar. Desplácese hacia la derecha para ver si el campo NroClien sólo contiene los valores Seleccione Analizar» Contar registros. Haga clic en Aceptar. Se visualiza que 26/281 registros tienen el campo NroClien con el valor En un análisis típico, trataría de determinar quién es este cliente. Sin embargo, los archivos de datos incluidos con el tutorial no contienen esta información. 36 ACL en Práctica

45 Buscar transacciones por número de cliente Cuando aplica un filtro a los datos y desea guardar los resultados, tiene varias opciones. Usted puede: Extraer los registros filtrados a otra tabla. Crear un reporte que contiene los registros filtrados. Volver a aplicar el filtro a los datos originales cada vez que desea examinarlos. También puede usar la función FIND( ) para buscar subcadenas dentro de un campo. Por ejemplo, el filtro FIND("00";NroClien) aísla todas las instancias en las que 00 aparece en el campo de Número de cliente, ya sea al principio, en el medio o al final. Con la condición de que tenga los datos originales, siempre podrá volver a aplicar el filtro para ver nuevamente los datos filtrados. En general, ACL ofrece varios métodos para realizar una determinada tarea. Si desea estar seguro de que su razonamiento es el correcto, puede realizar una tarea de varias maneras y verificar si obtiene los mismos resultados en todos los casos. Definir un filtro directamente 1 Con la tabla Trans_abril activa, haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar el filtro. 2 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de vista. Ingrese la expresión: NroClien = "444413" 3 Haga clic en Aceptar. Obtendrá exactamente los mismos resultados con este filtro que los obtenidos con la función FIND( ). 4 Haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar el filtro. ACL en Práctica 37

46 Capítulo 4: Comenzar el análisis Comprobar los saldos de tarjetas de crédito Puede obtener un panorama general de los datos a fin de identificar las posibles áreas de interés. Por ejemplo, es probable que desee buscar los saldos máximos o aquellos que superan un determinado límite. Puede usar esta información como un indicador de posibles problemas vinculados con el uso de las tarjetas de crédito de los empleados. Uno de los métodos para determinar cuántos usuarios de tarjeta de crédito poseen saldos elevados consiste en filtrar los registros para visualizar sólo los que tienen un valor NvoSald mayor que 2000 y un valor NvoSald mayor que También puede ordenar los saldos para verlos en función de su magnitud. Filtrar el campo NvoSald para buscar saldos superiores a los $1.000 o $ Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor. Haga clic en Sí si ACL le indica que guarde los cambios en la tabla Trans_abril. 2 Haga clic con el botón secundario del ratón en el encabezado de la columna NvoSald. Es posible que sea necesario desplazarse en sentido horizontal para encontrar la columna. Seleccione Ordenación rápida descendente. ACL genera una lista de los saldos en orden descendente, encabezada por el valor superior. Si se desplaza por la tabla, podrá obtener una idea de los diversos saldos. 3 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista. Se abre el cuadro de diálogo Editar el filtro de vista. 4 Ingrese esta expresión en el cuadro Expresión: NvoSald > Haga clic en Aceptar. Los saldos mayores que $2.000 aparecen en la lista en orden descendente. 6 Seleccione Analizar» Contar registros. Haga clic en Aceptar. La barra de estado muestra 53/200 registros que tienen un importe de NvoSald mayor que $ Ahora puede cambiar el filtro para examinar los registros que tienen un importe de NvoSald mayor que $ En el campo Filtro en la parte superior de la vista, cambie el filtro a NvoSald > 1000 y presione la tecla ENTER. 8 Seleccione Analizar» Contar registros. Haga clic en Aceptar. Debe tener 65 registros que cumplen el criterio especificado. El filtro puede contener más de una condición. Además de los importes de transacción, los importes 38 ACL en Práctica

47 Ejercicios de los campos MontoVencido y CargFin pueden indicar la presencia de problemas vinculados con el uso de tarjetas de crédito. De acuerdo con lo establecido en el documento Políticas.doc, los usuarios de tarjeta de crédito de Metaphor deben pagar sus saldos todos los meses. 9 Cambie el filtro a: (NvoSald > 1000) OR (MontoVencido > 0) OR (CargFin > 0) 10 Cuente los registros filtrados. Debe tener 89. Si lo desea, puede extraer los registros filtrados a una nueva tabla o imprimir un reporte. A continuación decide que desea probar otra Ordenación rápida para ver las tarjetas de crédito que tienen importes vencidos. Ordenación rápida con MontoVencido 1 Haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar el filtro. 2 Haga clic con el botón secundario del ratón en MontoVencido y seleccione Ordenación rápida descendente. 3 Desplácese por los registros. Observe que muchos titulares de tarjetas de crédito tienen cargos por importes vencidos. Estos procedimientos son ejemplos menores de cómo ACL puede analizar una gran cantidad de datos. A medida que se familiarice con ACL, es indudable que pensará en nuevas formas de analizar los datos. Ejercicios 1 Extraiga los registros que tienen un valor NvoSald mayor que a una nueva tabla para su posterior análisis. 2 Cuál es la diferencia que existe entre el número total de transacciones y el número de transacciones con un valor NvoSald mayor que 2.000? 3 De los números de tarjetas que tienen un valor NvoSald mayor que 2.000, cuántos tienen un valor MontoVencido mayor que cero? 4 Verifique si existen números de tarjetas con un valor NvoSald de cero. Exporte estos resultados a un archivo de texto. 5 Verifique la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor para buscar todos los números de tarjetas con un valor NvoSald negativo. Exporte estos resultados a un archivo de Access. 6 De acuerdo con las condiciones del programa de tarjeta de crédito, Metaphor puede evitar los cargos financieros si los empleados presentan sus recibos oportunamente en el departamento contable. Metaphor desea saber cuánto dinero pierde innecesariamente como consecuencia de la aplicación de cargos financieros. Totalice el campo CargFin. Además, cuántos titulares de tarjetas de crédito tienen un valor CargFin mayor que $10,00? 7 Metaphor desea saber el total de los saldos actuales. En la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor, totalice el campo NvoSald. 8 Metaphor está considerando reducir el límite de crédito superior. Cuántos números de tarjetas tienen límites de crédito que superan los $10.000? ACL en Práctica 39

48 Capítulo 4: Comenzar el análisis Revisión del capítulo En este capítulo usted: Calculó el pasivo financiero total por tarjetas de crédito de Metaphor. Buscó los números de tarjetas de crédito de próximo vencimiento y los extrajo a un archivo de texto. Buscó transacciones vinculadas con un determinado cliente. Verificó el campo NvoSald para establecer cuántas transacciones superaron determinados límites. 40 ACL en Práctica

49 CAPÍTULO 5 EXAMINAR LOS MODELOS DE GASTO5 Obtener información sobre los gastos En este capítulo Determinar los gastos totales por cada código de categoría Obtener información de transacción específica En los capítulos anteriores, usted trabajó con ACL para familiarizarse con los datos y realizó algunos análisis preliminares. Ahora el departamento contable de Metaphor Corporation le solicita información sobre los modelos de gasto en las transacciones de tarjetas de crédito del mes de abril. Si puede preparar un plan de análisis útil, le solicitarán que efectúe los análisis de otros meses. Una vez que usted haya suministrado la información sobre los modelos de gasto, es posible que Metaphor economice de diversas maneras: seleccionando un solo proveedor en algunos casos, obteniendo descuentos masivos o limitando aún más las categorías de transacciones aceptables. También analizará los gastos por cliente para que Metaphor pueda usar los resultados, a fin de determinar si se gasta de manera eficaz. 41

50 Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto Determinar los gastos totales por cada código de categoría Comience su análisis resumiendo el importe total de todas las transacciones por cada código de categoría. Su objetivo es examinar estos resultados y obtener ideas para otros análisis. Tareas Resumir los gastos totales por cada código de categoría Separar las transacciones correspondientes a pasajes aéreos, estadías en hoteles y automóviles de alquiler Aislar los gastos por servicios recreativos en particular Resumir los gastos totales por cada código de categoría Al resumir los importes de transacción por cada código de categoría de establecimiento, usted podrá ver cuánto dinero se gastó en determinadas compañías aéreas y cadenas de hoteles. Por su parte, todos los gastos de restaurantes se categorizan con un solo código. Algunos códigos de categoría son específicos mientras que otros son generales. Resumir los importes de transacción por código de categoría 1 Abra la tabla Trans_abril. 2 Seleccione Analizar» Resumir. Aparecerá el cuadro de diálogo Resumir. 3 En la lista de Resumir sobre, seleccione Códigos. 4 En la lista de Campos de subtotales, seleccione Monto. Desea totalizar el importe gastado en cada código de categoría. 5 En la lista de Otros campos, seleccione Descripción. Desea ver el significado de los códigos en la nueva tabla. 42 ACL en Práctica

51 Determinar los gastos totales por cada código de categoría 6 En la ficha Salida, seleccione Archivo. En el cuadro de texto Nombre, ingrese Trans_por_código y haga clic en Aceptar. Los resultados resumidos se extraen a la tabla Trans_por_código. Vea la nueva tabla. Observe que el campo Contar indica el número de transacciones por código. Puede ejecutar el comando Ordenación rápida descendente en el campo Monto para ver dónde se gastó más. También puede usar esta tabla para realizar otros análisis. Aislar transacciones por categoría Metaphor necesita que examine con atención el importe total gastado en viajes en el mes de abril; más concretamente desea obtener información sobre pasajes aéreos, alojamiento y automóviles de alquiler. Los hoteles, moteles, automóviles de alquiler y los pasajes aéreos están comprendidos en el intervalo de códigos exclusivamente. Todas las transacciones con estos códigos deben relacionarse con viajes de los empleados de Metaphor. Puede aislar estos gastos filtrando todas las transacciones con códigos entre 3000 y 3750 inclusive. Uno de los métodos que puede utilizar para aislar esta información consiste en usar la función BETWEEN( ) en el campo Códigos. Esta función puede usarse en datos numéricos, de fechas y caracteres, y adopta la siguiente forma: BETWEEN(valor; mín; máx) Esta tabla resumida es útil para visualizar los importes gastados en compañías aéreas, cadenas de hoteles, agencias de alquiler de automóviles y otras categorías. Sin embargo, no le permite ver el importe total gastado en cada una de las compañías aéreas, hoteles y agencias de alquiler de automóviles ni le indica el importe total gastado en servicios de viaje. Es común que no se obtengan precisamente los resultados deseados cuando se realiza una tarea analítica por primera vez. No obstante, pueden utilizarse estos resultados para buscar un método que permita lograr resultados más específicos. Utilizará la función BETWEEN( ) para capturar todas las transacciones con códigos entre 3000 y En la tabla Trans_abril, el campo Códigos tiene espacios adicionales, de manera que tendrá que utilizar la función ALLTRIM( ) para recortar dicho campo. Usar la función BETWEEN( ) para buscar transacciones en un intervalo determinado 1 Abra la tabla Trans_abril. 2 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de vista. ACL en Práctica 43

52 Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto 3 Ingrese el siguiente filtro en el cuadro Expresión: BETWEEN(ALLTRIM(Códigos);"3000";"3750") 4 Haga clic en Verificar. Un cuadro de mensaje indica que la expresión es válida. Haga clic en Aceptar. Si la expresión no es válida, examínela con atención, en especial las comillas y haga los cambios necesarios. 5 Haga clic en Aceptar. Se cierra el cuadro de diálogo Editar el filtro de vista. Usted tiene ahora una vista filtrada que muestra las transacciones con códigos de categoría de establecimiento comprendidos entre 3000 y Para facilitar otros análisis de estas transacciones, puede extraer las transacciones filtradas a una nueva tabla. 8 Seleccione Datos» Extraer datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Extraer. 9 Asegúrese de seleccionar la opción Registro. Ingrese Trans_abril_viaje en el campo En. Haga clic en Aceptar. Ahora puede realizar otros análisis de estas transacciones filtradas. Por ejemplo, puede determinar el total gastado en pasajes aéreos exclusivamente. Debido a que los códigos de categoría de establecimiento correspondientes a los pasajes aéreos están comprendidos entre 3000 y 3299, usted puede usar la función BETWEEN( ) para buscar valores dentro de ese intervalo. 6 Seleccione Analizar» Contar registros. Haga clic en Aceptar. Cuántos registros cumplen el criterio especificado? 7 Seleccione Analizar» Totalizar campos. Aparecerá el cuadro de diálogo Totalizar. Seleccione el campo Monto. Haga clic en Aceptar. ACL muestra el total de todas las transacciones correspondientes a pasajes aéreos, alojamiento y automóviles de alquiler. Debe tener un total de , ACL en Práctica

53 Determinar los gastos totales por cada código de categoría Aislar los gastos por servicios recreativos en particular Hasta aquí examinó gastos vinculados con servicios de viaje del mes de abril. Ahora Metaphor necesita que analice los gastos totales relacionados con canchas de golf y casas de bebidas. Será necesario aislar estas transacciones con un código de categoría relacionado con canchas de golf o casas de bebidas. La función MATCH( ) permite aplicar varios filtros a una tabla. Todos los filtros deben estar relacionados con un solo campo, que, en este ejemplo, es Códigos. Pueden obtenerse los mismos resultados usando un filtro con varias instrucciones O; sin embargo, es mucho más difícil configurar este filtro y comprenderlo sin mayores explicaciones. El código 7992 corresponde a las canchas de golf públicas. Puede agregar más parámetros a MATCH( ) para buscar otros códigos si así lo desea. 4 Haga clic en Aceptar. 5 Recuente los registros. La barra de estado indica que 11/281 registros satisfacen los parámetros de MATCH( ). Vuelva a utilizar la función ALLTRIM( ) para recortar los códigos antes de efectuar la comparación. Usar la función MATCH( ) para aislar los gastos por servicios recreativos 1 Abra Trans_abril. 2 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de vista. 3 En el cuadro Expresión, ingrese la siguiente expresión: Puede usar el comando Totalizar para determinar el gasto total en estas dos categorías. Puede aplicar más filtros. También puede extraer las transacciones a una nueva tabla. MATCH(ALLTRIM(Códigos);"5813";"7992") Observe que la sintaxis de la función MATCH( ) es: MATCH (valor_comparación; prueba1; prueba2 <;prueba3...> ) El código 5813 corresponde a las casas de bebidas. ACL en Práctica 45

54 Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto Ejercicios 1 Totalice por separado los gastos en concepto de pasajes aéreos, estadías en hoteles y automóviles de alquiler. 2 Totalice los gastos correspondientes a todos los vuelos realizados con British Airways. 3 Totalice los gastos relacionados con comidas. Cuánto dinero gastó la empresa en restaurantes, casas de comida rápida y servicios de catering por separado y en su conjunto? 4 Utilice la función MATCH( ) para buscar las transacciones facturadas a departamentos internos. Estos departamentos tienen números de cliente que empiezan con cero. 5 Determine cuál es el porcentaje del total de los importes de transacción que se factura a los departamentos internos y cuál es el porcentaje que se factura a los clientes externos. Generar listas con los importes de cada número de tarjeta Dado que tiene una lista completa de transacciones, desea determinar el total de los importes de transacción del mes de abril por cada número de tarjeta de crédito. Utilice el comando Clasificar para obtener esta información. Usar el comando Clasificar 1 Abra la tabla Trans_abril. Elimine los filtros si fuera necesario. 2 Seleccione Analizar» Clasificar. 3 Seleccione NúmTarj en la lista de Clasificar en. Haga clic en Monto en la lista de Campos de subtotales. 4 En la ficha Salida, seleccione Archivo. Ingrese Trans_abril_por_NTC en el campo Nombre. Haga clic en Aceptar. Vea la nueva tabla. La tabla Trans_abril_por_NTC contiene una lista de los importes acumulados de transacción por número de tarjeta. El campo Contar indica la cantidad de transacciones por número de tarjeta. 46 ACL en Práctica

55 Generar listas con los importes de cada número de tarjeta 5 Haga clic con el botón secundario del ratón en la columna Porcentaje de recuento y seleccione Eliminar columnas seleccionadas. Repita esta operación con la columna Porcentaje de campo. Ejercicio Use el comando Clasificar para crear una tabla que indique el total de transacciones por número de cliente. 6 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando ACL le indique que la guarde. ACL en Práctica 47

56 Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto Revisión del capítulo En este capítulo usted realizó las siguientes tareas: Determinó el total de los importes de transacción por cada código de categoría de establecimiento. Determinó los importes de transacción correspondientes a categorías específicas de gastos. Determinó el total de los importes de transacción por número de tarjeta de crédito. 48 ACL en Práctica

57 CAPÍTULO 6 ANALIZAR TRANSACCIONES6 Identificar transacciones inaceptables En este capítulo Determinar cuáles son las transacciones inaceptables Identificar los empleados que realizaron transacciones inaceptables Generar reportes de los resultados Hasta ahora, realizó una investigación y un análisis preliminares de los datos de Metaphor en los proyectos de ACL. A continuación determinará si los empleados de Metaphor utilizan sus tarjetas de crédito corporativas para realizar compras no aprobadas o de artículos y servicios específicamente prohibidos. 49

58 Capítulo 6: Analizar transacciones Determinar cuáles son las transacciones inaceptables Metaphor Corporation ha creado tres categorías de códigos de transacción basándose en la lista de códigos de categoría de establecimiento. Estas son: Aceptable No aceptable Condicional (se requiere aprobación previa) Una tabla contiene una lista de los códigos de transacciones aceptables y otra tabla contiene una lista de los códigos de transacciones inaceptables. Los códigos que no aparecen en las listas de ninguna de las tablas pertenecen a la categoría de condicional. Para buscar todas las transacciones inaceptables, realice las siguientes tareas. Tareas Comprobar si las tablas de códigos contienen errores obvios. Identificar las transacciones que tienen códigos no aceptables. Identificar los empleados que realizaron transacciones inaceptables. Generar un reporte con los resultados. Acerca de los comandos Unir y Relaciones Cuando su proyecto abarca múltiples tablas de datos, es posible que desee saber si los valores de determinados campos existen en más de una tabla. Ejemplos: Si administra una agencia de viajes, es posible que tenga una lista de los clientes que compraron pasajes aéreos y una lista de los clientes que contrataron servicios de hotel. Puede determinar cuántos clientes compraron pasajes aéreos y cuántos contrataron servicios de hotel en su agencia. Si se desempeña en el área de marketing en una tienda de departamentos, es posible que tenga una lista de los clientes que compraron más de $2.000 el año pasado en su tienda y una lista de los clientes que obtuvieron reembolsos de más de $ Por lo tanto, puede determinar qué clientes realizaron compras por más de $2.000 el año pasado y qué clientes obtuvieron reembolsos de más de $ Puede usar los comandos Unir y Relaciones para comparar las tablas y para combinar los datos contenidos en ellas. Con estos comandos, usted puede: Buscar valores de campo que existen en una tabla pero no en la otra. Buscar valores de campo que existen en las dos tablas. Combinar campos específicos de dos tablas de origen. El comando Unir genera una nueva tabla que contiene los datos de ambas tablas originales. La tabla resultante se asemeja a cualquier otra tabla de su proyecto. 50 ACL en Práctica

59 Determinar cuáles son las transacciones inaceptables El comando Relaciones no combina las tablas físicamente sino que crea una unión virtual entre dos o más tablas. Puede usar los campos de las tablas relacionadas como si todos los campos formaran parte de la misma tabla. Puede crear expresiones con campos de cualquiera de las tablas relacionadas. Puede agregar campos de una tabla relacionada a otra tabla relacionada para poder ver los campos de las dos tablas en una sola vista. Si lo desea, puede extraer algunos o todos los campos de las tablas relacionadas a una nueva tabla. Debido a que el comando Unir crea una nueva tabla sobre la base de las dos tablas originales, se suele utilizar el comando Relaciones en lugar de Unir cuando las tablas originales son muy grandes. Para obtener más información sobre los comandos Unir y Relaciones, seleccione Ayuda» Índice y busque combinar tablas. Comprobar si las tablas de códigos contienen errores obvios Para poder usar las tablas de códigos con el fin de comprobar las transacciones, verifique si las tablas contienen errores obvios. Usará el comando Unir para si las tablas Códigos_aceptables y Códigos_inaceptables tienen códigos en común. Antes de usar el comando Unir, debe asegurarse de que los campos clave de las dos tablas son de caracteres ytienen la misma longitud. Comparar la longitud y el tipo de los campos clave 1 Abra la tabla Códigos_inaceptables. 2 Seleccione Edición» Formato de tabla. Aparecerá la ventana Formato de tabla. La lista de campos muestra que el tipo de datos del campo Códigos es ASCII. La longitud del campo es igual a la del nombre de campo o a la longitud del valor más largo del campo, lo que resulte mayor. 3 Cierre la ventana Formato de tabla. 4 Abra la tabla Códigos_aceptables. 5 Seleccione Edición» Formato de tabla. Aparecerá la ventana Formato de tabla. La lista de campos muestra que el tipo de datos del campo Códigos es ASCII pero la longitud es de 50 caracteres. Los Códigos de categoría de establecimiento tienen cuatro caracteres. Cada uno de estos campos de Código cuenta con espacios adicionales. Debe unificar ambos ACL en Práctica 51

60 Capítulo 6: Analizar transacciones campos creando campos de código calculado en cada tabla. Estos nuevos campos: Contendrán los cuatro dígitos del campo Códigos como datos de caracteres. Tendrán una longitud de 4 caracteres. Usted puede ejecutar el comando Unir satisfactoriamente con la ayuda de los campos calculados como campos clave. Crear un campo calculado en cada tabla de Códigos_aceptables y Códigos_inaceptables 1 Si aún no lo hizo, abra la tabla Códigos_aceptables. 2 En la ventana de Formato de tabla, haga clic en el botón Agregar una nueva expresión. 3 En el cuadro de texto Nombre, ingrese Sub_códigos_aceptables. 4 Haga clic en f(x) para abrir el Generador de expresiones. En el cuadro de texto Expresión, ingrese: SUBSTR(ALLTRIM(Códigos);1;4) La función ALLTRIM( ) recorta los espacios extraños que suele haber a la izquierda o a la derecha del campo Códigos. La función SUBSTR( ) lee los primeros cuatro caracteres del campo Códigos. 5 Haga clic en la marca de verificación verde. El nuevo campo, Sub_códigos_aceptables, aparecerá en la ventana de Formato de tabla. Verifique que la categoría sea C por caracteres y que la longitud sea 4. 6 Cierre la ventana Formato de tabla. Ahora puede agregar el campo Sub_códigos_aceptables a la vista. 7 Haga clic con el botón secundario del ratón en el encabezado de la columna Códigos. Haga clic en Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar columnas. Haga doble clic en Sub_códigos_aceptables y haga clic en Aceptar. Aparecerá la columna Sub_códigos_aceptables en la vista. 8 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando ACL le indique que la guarde. 9 Abra la tabla Códigos_inaceptables. Repita los pasos 2 a 7, pero otorgue el nombre Sub_códigos_inaceptables al campo calculado. Dado que los campos clave están uniformados, puede unir las tablas utilizando el campo Sub_códigos_inaceptables de la tabla Códigos_inaceptables y el campo Sub_códigos_aceptables de la tabla Códigos_aceptables. Determinar si las tablas tienen códigos en común 1 Abra la tabla Códigos_inaceptables. 2 Seleccione Datos» Unir tablas. Aparecerá el cuadro de diálogo Unir. 3 En la lista de Tabla secundaria, seleccione Códigos_aceptables. 4 Seleccione Sub_códigos_inaceptables como Clave primaria. Seleccione Sub_códigos_aceptables como la Clave secundaria. 5 Seleccione Sub_códigos_inaceptables y Descripción en la lista Campos primarios. Si existen códigos comunes en las dos tablas, podrá ver su descripción. 6 Seleccione Preordenar la tabla secundaria. 52 ACL en Práctica

61 Determinar cuáles son las transacciones inaceptables 7 Ingrese Códigos_en_ambas_tablas en el campo En. Este es el nombre de la nueva tabla que se creará. 8 En la ficha Más, seleccione Registros principales con correspondencia y asegúrese de que no se seleccione ninguna otra opción de Unir categorías. Haga clic en Aceptar. 9 ACL muestra la nueva tabla. Debe estar vacía. Si bien usted puede ver que la tabla está vacía, deberá hacer un recuento para registrar los resultados en el log de comandos y mantener un seguimiento de auditoría. 10 Seleccione Analizar» Contar registros. Haga clic en Aceptar. Debido a que no hay registros en la tabla Códigos_en_ambas_tablas, usted sabe que no existen códigos en las tablas Códigos_inaceptables y Códigos_aceptables. Las tablas de códigos originales no tienen errores obvios de manera que puede utilizarlas para su análisis. Identificar transacciones inaceptables La tabla Trans_abril contiene estos campos: NÚMTARJ MONTO FECHA_TRANS CÓDIGOS NROCLIEN DESCRIPCIÓN La tabla Códigos_inaceptables contiene los siguientes campos: Códigos Descripción Sub_códigos_inaceptables (un campo calculado) Para identificar las transacciones inaceptables, será necesario relacionar la tabla Trans_abril con la tabla Códigos_inaceptables. No obstante, primero debe asegurarse de que los campos clave de cada tabla tengan la misma longitud y un tipo de datos ASCII. En la sección anterior, creó un campo calculado denominado Sub_códigos_inaceptables en la tabla Códigos_inaceptables y usted sabe que la longitud del campo Sub_códigos_inaceptables es 4 y que la categoría es C de carácter. Será necesario revisar el campo Códigos de la tabla Trans_abril para determinar su longitud y tipo de datos. Ver el formato de tabla de Trans_abril 1 Abra la tabla Trans_abril. 2 Seleccione Edición» Formato de tabla. ACL en Práctica 53

62 Capítulo 6: Analizar transacciones La lista de campos muestra que el campo Códigos tiene una categoría C, pero su longitud es de 7 caracteres. Agregar columnas. Haga doble clic en Sub_códigos_abril. Haga clic en Aceptar. Deberá crear un campo computado en la tabla Trans_abril que recorte el campo Códigos y tenga una Longitud de 4 caracteres. Puede usar este nuevo campo computado como campo clave para relacionar las tablas Códigos_inaceptables y Trans_abril. Crear un campo computado en Trans_abril 1 En la ventana de Formato de tabla, haga clic en el botón Agregar una nueva expresión. 2 Ingrese Sub_códigos_abril como el nombre. 3 Haga clic en f(x). Aparecerá el Generador de expresiones. 4 En el cuadro Expresión, ingrese: SUBSTR(ALLTRIM(Códigos);1;4) 5 Haga clic en Aceptar. A continuación determinará si hay transacciones del mes de abril con códigos de no aceptables. En primer lugar, deberá aislar las transacciones inaceptables comparando los códigos de transacción en las dos tablas. Usar el comando Relaciones para buscar transacciones inaceptables 1 Con la tabla Trans_abril activa, seleccione Datos» Relacionar tablas. Aparecerá el cuadro de diálogo Relaciones. Si también el mensaje de Guía de inicio aparece, seleccione No volver a mostrar este diálogo y haga clic en Aceptar. 6 Haga clic en la marca de verificación verde. Cierre la ventana Formato de tabla. Ahora puede agregar el campo Sub_códigos_abril a la vista. 7 Haga clic con el botón secundario del ratón en el encabezado de la columna Códigos. Haga clic en Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo 2 Haga clic en Agregar tabla. 54 ACL en Práctica

63 Determinar cuáles son las transacciones inaceptables 3 Haga doble clic en Códigos_inaceptables. Aparecerá la tabla Códigos_inaceptables en el cuadro de diálogo Relaciones. 8 Amplíe la columna Nombre para poder ver los nombres de los campos. Haga doble clic en Códigos_inaceptables.Sub_códigos_inaceptables. Para organizar las tablas en el cuadro de diálogo Relaciones, arrastre las tablas con el ratón o haga clic con el botón secundario y seleccione Organizar tablas. 4 Haga clic y arrastre Sub_códigos_abril de la tabla Trans_abril a Sub_códigos_inaceptables en la tabla Códigos_inaceptables. 9 Haga clic en Aceptar. Ahora que tiene en la vista el campo Sub_códigos_inaceptables de la tabla Códigos_inaceptables, los registros sin códigos inaceptables aparecen en blanco en el campo Sub_códigos_inaceptables. Si vincula los campos incorrectos, haga clic con el botón secundario del ratón en la línea y seleccione Editar relación. Seleccione los campos que desea vincular y haga clic en Aceptar. 5 Haga clic en Finalizar. A continuación, agregará a la vista el campo Sub_códigos_inaceptables de la tabla Códigos_inaceptables. 6 Haga clic con el botón secundario del ratón en el encabezado de la columna Sub_códigos_abril. Haga clic en Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar columnas. 7 En la lista desplegable De tabla, seleccione Códigos inaceptables. Aparecerán los campos de la tabla Códigos_inaceptables en la lista de Campos disponibles. Puede aplicar un filtro para ver sólo las transacciones inaceptables. Aplicar un filtro para ver transacciones inaceptables 1 Seleccione las entradas en blanco en el campo Sub_códigos_inaceptables y haga clic en ellas. Seleccione Filtro rápido» No igual. Ha filtrado todos los registros con entradas en blanco en el campo Sub_códigos_inaceptables. Ahora ACL sólo muestra los registros que tienen códigos inaceptables. 2 Elimine los campos Sub_códigos_abril y Códigos de la vista. 3 Seleccione Analizar» Contar registros. Haga clic en Aceptar. Hay 7/281 transacciones inaceptables. A continuación extraerá los registros a una nueva tabla. ACL en Práctica 55

64 Capítulo 6: Analizar transacciones Extraer los registros a una nueva tabla 1 Seleccione Datos» Extraer datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Extraer. 2 En el cuadro de diálogo Extraer, seleccione Registro. En el campo En, ingrese Trans_abril_inaceptable. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Sí cuando se le pregunte si desea guardar los cambios en Trans_abril. Aparecerá la nueva tabla en la vista. Ajuste el ancho de las columnas según sea necesario y organícelas como lo desee. Utilice el comando Contar para contar cuántas transacciones inaceptables hay, a fin de escribir este número en el log y crear un seguimiento de auditoría. Debe contar con siete transacciones inaceptables. Si mira los resultados, puede ver que se realizaron cuatro transacciones inaceptables el 14 de abril. Puede crear un filtro de datos y contar la cantidad de registros para escribir esta información en el log. 3 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando ACL le indique que la guarde. Identificar empleados Ahora que ha confirmado que algunas transacciones no son aceptables, podrá determinar qué empleados realizaron esas compras. También puede identificar el departamento al que pertenecen estos empleados. Puede obtener información de varias tablas y combinarla en una sola vista. La meta es generar un reporte con lo siguiente: Nombre del empleado Número de tarjeta de crédito Departamento Importe de la transacción Fecha de la transacción Código de transacción Descripción del código de transacción Tareas Determinar a qué departamento pertenecen los empleados cuyas tarjetas de crédito se usaron para realizar transacciones inaceptables. Crear una lista de los empleados cuyas tarjetas de crédito se usaron para realizar transacciones inaceptables. Generar un reporte de los empleados cuyas tarjetas de crédito se usaron para realizar transacciones inaceptables. 56 ACL en Práctica

65 Identificar empleados Identificar los departamentos de los empleados En primer lugar deberá relacionar cada empleado con su departamento. La tabla Dpto_compañía contiene los códigos y nombres de los departamentos, por ejemplo, para el departamento de Consultoría. La tabla Empleados contiene el campo NroEmpl, que comienza con el primer dígito del código del departamento. Al comparar el primer dígito del código de empleado con el primer dígito del código del departamento, podrá identificar el departamento al cual pertenece el empleado. Para efectuar esta comparación, deberá crear un campo computado en cada tabla que considere el primer dígito de los valores Cód_dpto. Luego compare este dígito con el primero del código NroEmpl de la tabla Empleados. Comience verificando los tipos de datos de estos campos en la ficha Editar campos/expresiones de la ventana Formato de tabla. Crear un campo computado que contiene el primer dígito del campo Cód_dpto 1 Abra la tabla Dpto_compañía. 2 Seleccione Edición» Formato de tabla. Aparecerá la ventana Formato de tabla. En la ficha Editar campos/expresiones, asegúrese de que el campo Cód_dpto tiene el tipo de datos ASCII. Cámbielo si fuera incorrecto. 3 En la ficha Editar campos/expresiones, haga clic en el botón Agregar una nueva expresión. 4 Ingrese el nombre Cód_dpto_1. 5 Haga clic en f(x). Aparecerá el Generador de expresiones. Ingrese la siguiente expresión: SUBSTR(ALLTRIM(Cód_dpto);1;1) 6 Haga clic en Aceptar. Haga clic en la marca de verificación verde. 7 Cierre la ventana Formato de tabla. Ahora tiene un nuevo campo computado denominado Cód_dpto_1, que puede agregar a la vista. Agregar el nuevo campo calculado a la vista 1 Haga clic con el botón secundario del ratón en el encabezado de la columna Cód_dpto. Seleccione Agregar columnas. 2 Haga doble clic en Cód_dpto_1. Haga clic en Aceptar. El primer dígito de la columna Cód_dpto_1 coincide con el primer dígito de la columna Cód_dpto. Puede quitar la columna Cód_dpto dado que la nueva columna tiene la información pertinente. 3 Haga clic con el botón secundario del ratón en la columna Cód_dpto y seleccione Eliminar columnas seleccionadas. Haga clic en Eliminar. ACL en Práctica 57

66 Capítulo 6: Analizar transacciones 4 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando se le indique que la guarde. A continuación creará un campo computado en la tabla Empleados que utiliza el primer dígito del campo de número de empleado NroEmpl. Crear un campo computado que muestre el primer dígito del campo NroEmpl 1 Abra la tabla Empleados. 2 Seleccione Edición» Formato de tabla. Aparecerá la ventana Formato de tabla. 3 En la ficha Editar campos/expresiones, haga clic en el botón Agregar una nueva expresión. 4 Ingrese el nombre NroEmpl_1. 5 Haga clic en f(x). Aparecerá el Generador de expresiones. En el cuadro Expresión, ingrese: SUBSTR(ALLTRIM(NroEmpl);1;1) 6 Haga clic en Aceptar. Haga clic en la marca de verificación verde. 7 Cierre la ventana Formato de tabla. Ahora agregue este campo a la vista. 8 Haga clic con el botón secundario del ratón en el encabezado de la columna NroEmpl. Seleccione Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar columnas. Haga doble clic en NroEmpl_1. Haga clic en Aceptar. Aparecerá la nueva columna NroEmpl_1 en la vista. Relacionar las tablas Empleados y Dpto_compañía 1 Con la tabla Empleados activa, seleccione Datos» Relacionar tablas. Aparecerá el cuadro de diálogo Relaciones. 2 Haga clic en Agregar tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar tabla. 3 Haga doble clic en Dpto_compañía. 4 Arrastre el campo NroEmpl_1 de la tabla Empleados al campo Cód_dpto_1 de la tabla Dpto_compañía. 5 Haga clic en Finalizar. El paso siguiente consiste en agregar la columna Nombre_dpto a la vista. 6 Haga clic con el botón secundario del ratón en el encabezado de la columna NúmTarj y seleccione Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar columnas. 7 En la lista desplegable De tabla, seleccione Dpto_compañía. Haga doble clic en el campo Dpto_compañía.Nombre_dpto. Haga clic en Aceptar. Relacione la tabla Empleados con la tabla Departamentos_compañía utilizando los campos NroEmpl_1 y Cód_dpto_1. 58 ACL en Práctica

67 Identificar empleados Aparecerá la columna Nombre_dpto en la vista. Se está acercando a su objetivo de crear un reporte. La siguiente tarea consistirá en extraer esta vista a una nueva tabla. Extraer campos a una nueva tabla 1 Con la tabla Empleados activa, seleccione Datos» Extraer datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Extraer. 2 Seleccione Campos. Haga clic en el botón Extraer campos. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos seleccionados. 3 Agregue los siguientes campos a la lista de Campos seleccionados: Nombre Apellido NúmTarj 4 En la lista desplegable De tabla, seleccione Dpto_compañía. Aparecerán los campos en la tabla Dpto_compañía. 5 Agregue el campo Dpto_compañía.Nombre_dpto a la lista de Campos seleccionados. 6 Haga clic en Aceptar. 7 En el campo En, ingrese Dpto_empleados. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Sí cuando ACL le indique guardar los cambios. Se abre la nueva tabla Dpto_empleados en la vista. ACL en Práctica 59

68 Capítulo 6: Analizar transacciones Crear una lista de empleados El siguiente paso es relacionar la tabla Dpto_empleados con la tabla Trans_abril_inaceptable utilizando el campo de número de tarjeta en cada tabla. Para poder usar el comando Relaciones, primero deberá uniformar los dos campos de número de tarjeta para utilizarlos como campos clave. Compruebe los campos de número de tarjeta de las dos tablas en la ventana Formato de tabla. Comparar y uniformar los campos de número de tarjeta 1 Con la tabla Dpto_empleados activa, seleccione Edición» Formato de tabla. La lista de campos indica que el campo NúmTarj tiene una longitud de 16 y una categoría C por caracteres. 2 Cierre la ventana Formato de tabla. 3 Abra la tabla Trans_abril_inaceptable. 4 Seleccione Edición» Formato de tabla. El campo NúmTarj tiene una longitud de 19, lo que significa que este campo tiene espacios adicionales. Por lo tanto, deberá recortarlo. 5 Haga clic en el botón Agregar una nueva expresión. 6 Ingrese RecorteNúmTarj como el Nombre. 7 En el cuadro f(x), ingrese esta expresión: SUBSTR(ALLTRIM(NúmTarj);1;16) 8 Haga clic en la marca de verificación verde. 9 Cierre la ventana Formato de tabla. Crear una vista detallada de las transacciones inaceptables 1 Con la tabla Trans_abril_inaceptable activa, seleccione Datos» Relacionar tablas. La tabla Trans_abril_inaceptable ya tiene una relación con la tabla Códigos_inaceptables. 2 Seleccione Agregar tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar tabla. Haga doble clic en Dpto_empleados. 3 Arrastre el campo NúmTarj de la tabla Dpto_empleados al campo RecorteNúmTarj de la tabla Trans_abril_inaceptable. 4 Haga clic en Finalizar. Ahora hay tres tablas relacionadas: Trans_abril_inaceptable; Códigos_inaceptables y Dpto_empleados. En la vista, agregue todas las columnas que desea incluir en el reporte final. 5 Haga clic con el botón secundario del ratón en el encabezado de la columna NúmTarj. Seleccione Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar columnas. 60 ACL en Práctica

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