SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS BASADAS EN ISO 14001

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1 SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS BASADAS EN ISO Ing. Yudisel Santana Pacheco 1, Ing. Adriel A. Aliaga Benavides 2 1. Facultad Regional Granma de la UDG, Cuba, 2. Facultad Regional Granma de la UDG, Cuba, Resumen: En la actualidad, la certificación de la norma ISO constituye una de las evidencias que valida la existencia de un Sistema de Gestión Ambiental en las empresas, demostrando el compromiso con el medioambiente. Las auditorías internas, constituyen un factor de éxito para el control y evaluación de las políticas y metas ambientales de las organizaciones. En la industria cubana actual, el proceso de gestión y planificación de auditorías se torna engorroso, ya que se realiza de forma manual, debido al insuficiente acceso a herramientas informáticas que faciliten estas operaciones. El presente proyecto establece como objetivo general, diseñar un sistema que facilite la gestión y planificación de auditorías internas basadas en la norma ISO y permita una posterior certificación para las empresas cubanas, proyectándose como posibles resultados y validándose mediante la herramienta TIBCO (software para la modelación de procesos), la obtención de un software capaz de centralizar las evidencias para certificar la norma, así como, una adecuada planificación de las actividades. Palabras Claves: Sistema de Gestión Ambiental, ISO 14001, Auditorías Internas, Software. Abstract: Currently, the certification of ISO is one of the evidence that validates the existence of an environmental management system in enterprises, demonstrating commitment to the environment. Internal audits, are a success factor for the monitoring and evaluation of policies and environmental goals of the organizations. In the current Cuban industry, process management and audit planning becomes cumbersome, because it is performed manually, due to insufficient access to tools that facilitate these operations. This project establishes general objective to design a system that facilitates the management and planning of internal audits based on ISO and subsequent certification allows for Cuban enterprises, projecting as possible outcomes, obtaining software capable of centralizing evidence to certify the standard as well as proper planning of activities. KeyWords: Environmental Management System, ISO 14001, Internal Audits, Software.

2 Introducción En el transcurso de los años se impone la necesidad de establecer una consiente y adecuada conservación de los recursos naturales, motivado por el deterioro continuo que ejerce la actividad industrial sobre estos. Los procesos productivos elevan potencialmente los impactos ambientales, implicando un aumento gradual de la conciencia humana, en aras de incrementar un conjunto de acciones que mejoren la calidad del ambiente. Las organizaciones, independientemente de las características funcionales que presentan están enfocadas a consolidar y mostrar un robusto desempeño ambiental, sustentado por la estable manipulación de sus acciones y recursos. El interés de la sociedad con respecto a la conservación del medio ha provocado un llamado de atención en las empresas, iniciando el análisis de cómo consolidar los procesos claves de tal forma que no contribuyan al desarrollo de problemas medioambientales. La inserción de políticas, objetivos, procedimientos y herramientas orientados a este tema, incorporan a la competitividad comercial un elemento valorativo cuando se desea consumir determinado servicio. La gestión del contexto empresarial incluye la conducción y control del ciclo de vida de los productos, bienes y servicios, presentando como indicador la gestión de la calidad y en esto últimos años la gestión ambiental. Las directrices para guiar la gestión ambiental, fundamentan una porción de las estrategias empresariales actuales, con el objetivo de articular de forma coherente los costos y las satisfacciones de los clientes. Disimiles han sido las regulaciones para el establecimiento de medios sostenibles, propiciando la inclusión de Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) en la industria actual. Los SGA, garantizan una perspectiva de los problemas ambientales en todas las áreas y los requerimientos legislativos, permitiendo establecer una política ambiental, metas y objetivos precisos que garanticen una sólida plataforma para la mejora continua del desempeño ambiental, además de controlar aspectos ambientales significativos mediante procesos sistémicos en forma de ciclo. Los cuáles comienzan con la planificación del resultado ambiental que se espera obtener, plasmado en un plan, para luego, comprobar si lo planificado funciona, y finalmente corregir y mejorar, apoyándose en las observaciones realizadas mediante el proceso de comprobación. Uno de los elementos a considerar por las pequeñas, medianas y grandes empresas antes de implementar el SGA, es el costo, dependiendo mayoritariamente por el tamaño de la organización, la envergadura de las actividades, servicios, productos y el impacto negativo que pueden causar al medio ambiente. En ocasiones, la integración con Sistemas de Gestión de calidad puede ser una solución para disminuir costos, esfuerzos y recursos, sin dejar de garantizar un alto grado de calidad y compromiso ambiental. Independientemente de los costes, incorporar SGA brinda la posibilidad de adquirir certificaciones que avalen su desempeño ambiental y por consiguiente una imagen favorable ante los consumidores, además de incidir directamente en la conciencia de todo el personal implicado en el desarrollo exitoso del sistema.

3 Debido a la exigencia en la protección del medio, mediante legislaciones cada vez más rigurosas, se torna imprescindible la utilización de instrumentos que puedan evaluar y guiar el cumplimiento exitoso de los componentes que conforman el SGA implementado. La existencia de normas internacionales que faciliten la instrumentación de un SGA puede ser una herramienta beneficiosa para integrar diversos requisitos de gestión, y posibilitar el desarrollo ambiental y económico. La familia IS0 (Organización Internacional de Normalización) es un conjunto de normas internacionales que fundamentan el proceso de implementación, seguimiento y control de los SGA. La instrumentación de SGA basados en la norma 14001, garantiza una proyección de la Gestión Ambiental, similar a la Gestión de Calidad (ISO 9000) e incentiva a las empresas a conseguir y evaluar las mejoras en su actuar medioambiental. La certificación de la ISO 14001, validará ante la opinión pública el compromiso que presenta la organización con el desarrollo limpio de sus actividades productivas y la educación ambiental de su entorno. En la actualidad, existen múltiples empresas que cuentan con esta certificación, por otorgarle ciertos requerimientos y directrices que garantizan un acoplamiento de todos los niveles directivos con respecto a la gestión medioambiental y un exitoso establecimiento del SGA. La ISO establece entre uno de sus requisitos la realización sistemática de Auditorías Internas Ambientales, proyectadas en regular y evaluar la efectividad de todo el trabajo que en materia de protección ambiental esté arraigado a cada área organizativa. Estas auditorías recopilan un grupo de evidencias que permiten establecer acciones correctivas en caso de que el SGA no se ajuste a los objetivos, metas y políticas establecidas, facilitando un resultado satisfactorio cuando se pretenda certificar la norma ISO Esta certificación, se realiza por un organismo de certificación, que avala la existencia e implementación del SGA, garantiza que el sistema de gestión medioambiental establecido en la empresa cumple con los requisitos de la norma. Cuba, inmersa un su proceso de transformación económica, incluye la protección ambiental como eslabón fundamental y primordial para consolidar la gestión de la calidad. El país cuenta con determinadas instituciones dedicadas a la educación, gestión, capacitación y regulación de los aspectos ambientales, dentro de las cuales se encuentra la Oficina Nacional de Normalización (ONN). Esta oficina incluye dentro de sus objetivos generales, capacitar a las entidades comercializadoras sobre los aspectos que deben tener garantizados la importación y exportación de productos. Es la entidad designada oficialmente como el Órgano Nacional de Certificación, según establece el Decreto-Ley 182 de Normalización y Calidad. Mediante el Sistema nacional de Certificación, ejecuta los trabajos de certificación de conformidad, realizando actualmente la certificación de productos, sistemas de la calidad y SGA. Las empresas del país que deseen incorporarse al perfeccionamiento empresarial y garantizar un lugar competitivo en el mercado nacional e internacional, deben tener implementado un sistema de gestión que abarque la calidad y

4 el ambiente, para luego estar avalado por la certificación que otorga la ONN con respecto a las normas ISO 9000 y Una pequeña porción de la industria cubana, luego de tener un SGA elaborado, apoyan el cumplimiento del mismo según establece la norma ISO Independientemente que el avance de las tecnologías de la información ha proporcionado diversos software para apoyar este proceso, la planificación y realización de AI en las empresas cubanas, se torna en la actualidad un proceso engorroso, determinado por las siguientes causas: El personal dedicado para la realización de las auditorías internas no se encuentra totalmente capacitado para gestionar y planificar las mismas. La documentación del SGA a auditar no está centralizada. Es insuficiente la cantidad de evidencias necesarias para certificar la norma. Las evidencias de auditorías anteriores no existían o no estaban en un lugar adecuado. Las no conformidades detectadas no se especificaban claramente y no estaban bien definidas. No se utilizan adecuados métodos de planificación. La planificación de las actividades realizadas en la auditoría no está acorde con el tiempo real de duración de las mismas. El resultado y/o señalamientos de la auditoría no quedan suficientemente claros para tomar decisiones. Deficiente utilización de herramientas informáticas para sustentar el proceso de gestión y planificación. Por todo lo planteado anteriormente se establece como objetivo general del proyecto: Diseñar un software para las empresas cubanas que facilite la gestión y planificación de auditorías internas basadas en la norma ISO Desarrollo Con el desarrollo de las tecnologías, la utilización de software para apoyar los procesos sustantivos se ha convertido en una necesidad, por todos los beneficios que estos proporcionan. Para la confección del proyecto, se realizó un estudio de diferentes productos informáticos que pudieran garantizar la realización de AI y que pudieran aportar a la propuesta de solución las mejores prácticas y los elementos más significativos. ISOTools es una solución informática integral que proporciona la gestión de sistemas Calidad, Medio Ambiente y Seguridad en la Información. Su estructura contiene los elementos para implantar, mantener y mejorar continuamente los Sistemas de Gestión, utilizando como basamento normas internacionales. Establece sus requerimientos teniendo en cuenta: para la calidad la ISO 9000, el Medioambiente la ISO y para los riesgos laborales la OSHAS Cuenta con un entorno web que propicia una adecuada gestión del conocimiento a nivel organizativo y documental.

5 Dentro de sus principales potencialidades se encuentra el engrane de sistemas de gestión dinámicos, orientados hacia la mejora continua y a la obtención de resultados. Consolida el proceso de planificación de la organización y conjuntamente con ello ofrece la información en cualquier momento y desde diversos dispositivos. Involucra a todos los protagonistas de la empresa en el compromiso con el cumplimiento de las metas establecidas y reduce los costos de implantación y mantenimiento. El desarrollo y acceso al software es privativo, presentando un costo para su adquisición, capacitación y soporte. No gestiona la aplicación de auditorías internas en la institución, como eslabón fundamental para el perfeccionamiento gradual de los objetivos claves. Gesttic es una plicación web, compatible con todos los navegadores, enfocada a la gestión documental y flujos de trabajo (work-flows). Es un producto adaptable a cualquier sistema de gestión con los que cuente la organización, como pudieran ser aquellos sustentados por las normas ISO 9001, ISO 14001, EMAS, Q, OSHAS 18001, UNE , UNE , etc. Proporciona la actualización constante de los Manuales, procedimientos, instrucciones, reglamentos, decretos, etc. Consiente la realización de auditoría de varios tipos: auditorías externas, certificadoras e internas, posibilitando la planificación, seguimiento y cierre de la certificación. Ofrece la oportunidad de actualizar los indicadores establecidos y potenciar el análisis de sus resultados, dado por la flexibilidad que presenta los cuadros de mando y la gestión de proyectos. Ayuda en la identificación, análisis, seguimiento y cierre de las incidencias, no conformidades, reclamaciones de clientes, acciones correctoras y acciones preventivas. Es una herramienta informática cuyo coste inicial es de 150 euros. Aunque su configuración y personalización es gratuita presenta un coste mensual de 60 euros. Por todo lo planteado anteriormente, estos softwares no satisfacen las necesidades del país, debido al acceso limitado que presentan, además de incorporar elementos que no son necesarios para la gestión y planificación de auditorías. Debido a las características propias de la industria cubana actual y la necesidad de contar con la mayor cantidad de informatización centralizada, se hace necesario el desarrollo de un software al cual puedan tener acceso todas las organizaciones del país. Para el desarrollo del software se proponen ciertas tecnologías y metodologías, seleccionadas de acuerdo a las facilidades que brinda, como son: SXP como metodología de desarrollo, ya que es una metodología ágil que integra de forma eficaz las características más relevantes de XP para el proceso de desarrollo y Scrum para la gestión de proyecto. Visual Paradigm en su versión libre, por la adaptabilidad en diferentes entornos de trabajo y disímiles máquinas con diferentes recursos. Django como framework para la implementación, facilitando la misma el trabajo en una herramienta libre que integra y genera fácilmente el esquema de la bases de datos y que además incluye a Python como lenguaje principal, permitiendo realizar un producto portable. El gestor de Bases de Datos a utilizar PostgreSQL.

6 El diseño del software parte de las directrices establecidas en las normas ISO 14010, y 14012, las cuales son las encargadas de regular los procedimientos y mejores prácticas a considerar para realizar auditorías ambientales. Algunos de los principales requisitos que constituyen la propuesta de solución se describen a continuación. Administración de todos los servicios y funcionalidades del software. Dígase gestión de usuarios, configuración de los elementos distintivos de la institución y que se ilustren en la aplicación, además de la gestión de los servicios web y bases de datos. Gestión de la información del Sistema de Gestión Ambiental. Con el diseño se garantiza mantener centralizado la documentación necesaria para guiar los procesos del SGA, como política ambiental, metas, objetivos, indicadores, etc. La trazabilidad o histórico documental también es un factor a brindar por la herramienta. Gestión del proceso de auditoría. La gestión de este proceso involucra la definición de los artefactos claves para implementar auditorías internas. El software permitirá definir el alcance de la auditoría, los objetivos y los miembros que involucrados (auditores y representantes de las áreas a auditar). Identificar y dejar por escrito los criterios de la auditoría, requisitos de confidencialidad, documentos de referencia, elementos del SGA que presenta el auditado y que son de prioridad, las funcionalidades del personal involucrado y las áreas a auditar, son requisitos indispensables para la creación del software. Gestión de actividades. El requisito pretende como objetivo general, planificar las actividades de la auditoría, mantener un histórico y establecer un sistema de alerta y notificación en los distintos niveles organizativos. Mediante esta funcionalidad se garantizará realizar estimaciones de las actividades a desarrollar y documentar el tiempo real realizado. Documentar las fechas y los lugares de las diversas acciones es de suma relevancia. El cronograma de las reuniones a conciliar con los auditados se generará de forma automática. Gestión de evidencias. Constituye la funcionalidad principal del sistema. Todas las evidencias recolectadas serán digitalizadas, centralizadas y archivadas. Gestión de No Conformidades. Los errores detectados serán oficialmente documentados e informados con prontitud a los responsables de erradicar los mismos. El seguimiento del señalamiento también se tendrá en cuenta para la realizar la aplicación. Exportación de la documentación en formato.doc,.odt y pdf es otra de las facilidades que ofrecerá el producto. Los Requisitos no Funcionales (RNF), aseguran que se disponga de un sistema que sea capaz de ofrecer las funcionalidades requeridas de forma eficiente. Estos requisitos son los siguientes: Apariencia o interfaz externa: El diseño de la interfaz debe ser simple, ligero y los colores predominantes deben estar combinados entre colores cálidos y fríos.

7 Accesibilidad: Los usuarios podrán ejecutar las acciones correspondientes desde cualquier computadora, además de contar con elementos de navegación que les permita acceder a las funcionalidades independientemente de ser débil visual. Usabilidad: La herramienta mostrará una adecuada arquitectura de información que permita navegar de manera intuitiva, garantizando la facilidad de uso de las funcionalidades para el usuario. Rendimiento: Se debe contar con tiempo de respuestas rápidas en los pedidos de reportes generados. Software: Las computadoras en las que su función sea servir como clientes deben tener instaladas como navegador web Mozilla/Firefox 3.6 o superior o Internet Explorer 7 o superior y como sistema operativo Windows o cualquier distribución de software libre GNU/Linux. En el servidor donde se encuentre instalada la aplicación debe de poseer el sistema operativo libre GNU/Linux, como servidor web Apache o superior, como servidor de BD PostgreSQL o superior y el framework Django o superior. Además requiere tener instalado el lenguaje de programación Python o superior y la librería postgresql-plpython o superior. Seguridad: Se garantizará la Integridad, Confiabilidad y Disponibilidad de la información que se gestiona en la herramienta mediante la autenticación del usuario antes de acceder y realizar cualquier acción. Portabilidad: Debe poder ejecutarse sobre cualquier sistema operativo. Documentación: El software debe contar con un expediente de proyecto donde estén bien definidas todas las funcionalidades e información que será necesitada para su posterior soporte. Además deberá contar con un manual de usuario claro y sencillo. Hardware: El servidor donde esté instalado el sistema debe contar con microprocesador con una velocidad de 2.66 GHz o superior, la RAM de 512 GB o superior y un disco duro de 4 GB o superior. El diseño de la aplicación también incorpora determinados elementos de navegación, proporcionando muchos de ellos una mayor accesibilidad y usabilidad. Menú General: siempre presente en todo el sitio, permite el acceso a cada una de las áreas del sitio. Pié de Página: Usualmente ubicado en la parte inferior de cada página, indica el nombre de las instituciones vinculadas, teléfonos, dirección física y de correo electrónico. Barra Corporativa: ofrece diversas opciones de información respecto del sitio y tal como el anterior, se muestra en todas las páginas. Ruta de Acceso: listado que aparece en la parte superior de cada página y que muestra el trazado de páginas que hay entre la Portada del sitio hasta la página actual que se esté revisando; cada una de ellas

8 debe tener un enlace, para acceder al área de la cual depende la página. Cada uno de los elementos que conforman este «camino» debe tener un enlace que permita el acceso a esas áreas. Buscador: presente en cada página si la funcionalidad existe en el sitio. Botón Imprimir: para imprimir el contenido de la página; se espera que el formato de impresión del documento que se muestra en pantalla sea más simple que la página normal del Sitio Web, para dar la impresión al usuario de que hay una preocupación por ayudarle en llevar impreso el contenido. La propuesta ahorra al país miles de dólares si cuantificamos el costo de producción de las aplicaciones que se producen internacionalmente, ya que el precio de las mismas oscila entre 1630 euros y más. Independientemente que el proyecto actual solamente llega a diseñar la propuesta de solución, la posible factibilidad de la misma fue analizada mediante una herramienta de modelado de proceso, conocida TIBCO, arrojando resultados satisfactorios y que corroboran el cumplimiento del objetivo general para la que fue diseñada la aplicación. Antes de la utilización del software las variables de Tiempo promedio (TP), Tiempo promedio de ocupación (TPO) y Por ciento de utilización (PU) se comportaron como se muestra en la tabla 1a. Asumiendo de forma pesimista el tiempo de realización de las tareas cuando se efectúa una AI, en una pequeña empresa y solamente un auditor. a b (TP) (TPO) (PU) (TP) (TPO) (PU) Tabla 1. Resultados de la simulación del proceso de AI. Los resultados obtenidos (ver tabla 1b) evidencian el futuro impacto que tendrá el software en el proceso de realización de AI en determinada empresa. Recomendando su futura implementación de acuerdo al diseño realizado. Conclusiones Implementar SGA y que a su vez sean certificados de acuerdo a la norma ISO 14001, consolidará el perfeccionamiento empresarial en la industria cubana actual. La creación de un software libre capaz de gestionar y planificar el proceso de auditoría interna en las empresas cubanas es un eslabón significativo para la gestión eficiente de los procesos y recursos. El diseño de la aplicación informática garantiza la centralización, uso y manejo de la información sustantiva, establecida para realizar auditorías internas de acuerdo a la norma ISO

9 Bibliografía ISO (2004). Sistemas de gestión ambiental. Directrices generales sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo. ISO (2002). Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. ISO, La familia de Normas Internacionales ISO Ginebra. NC-ISO (1998). Directrices para las auditorías ambientales - Procedimientos de auditoría - Auditorías de sistemas de gestión ambiental. NC-ISO (1998). Directrices para las auditorías ambientales - Criterios de calificación para los auditores ambientales. Banco Mundial (BM). (2002). Armonización de la actividad industrial con el medioambiente. México. Alfaomega Grupo Editor. Clements, R.(2000). Guía Completa de las Normas ISO Madrid. Ediciones Gestión Hunt, D. y Johnson, C. (1998). Sistemas de Gestión Ambiental. Bogotá. McGraw -Hill. Roberts, H. y Robinson. (1999). G. ISO y EMS. Manual de Sistema de Gestión Medioambiental. Madrid. Editorial Paraninfo. Villegas Lewis, Alida, Galván Rico, Luis E., Reyes Gil, Rosa E. (2005) Gestión Ambiental bajo ISO en Venezuela. Universidad, Ciencia y Tecnología, volumen 10, no

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