ESTUDIOS PREVIOS. INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional COORDINADORA GRUPO DE APOYO LOGÍSTICO

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1 ESTUDIOS PREVIOS Área Solicitante: Ordenador del Gasto: Responsable: Objeto: Rubro: Presupuesto: Ítem en el Plan de Contratación INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional MYRIAM DE LA ESPRIELLA COORDINADORA GRUPO DE APOYO LOGÍSTICO Suministro de materiales y herramientas necesarias en la adecuación, reparaciones locativas y mantenimiento a realizar en las instalaciones de la Sede Nacional. C Remodelación, Adecuación y Mantenimiento CUARENTA Y CUATRO MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL SEISCIENTOS OCHENTA Y OCHO PESOS M/CTE ($ ) de pesos amparados con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.310 de marzo 26 de Está contemplado en el rubro de Remodelación, Adecuación y Mantenimiento de los programas de Inversión ítem 59 del Plan de Contratación. 1. JUSTIFICACION De acuerdo a la inspección realizada para verificar el estado de los bienes muebles e inmuebles de la Sede Nacional se encontró que se requieren materiales y herramientas necesarias para poder tener en buen estado dichos bienes, por eso, el ICBF requiere seleccionar una persona natural o jurídica con experiencia en venta de materiales y herramientas. De acuerdo a la frecuencia en su utilización el Grupo de Apoyo Logístico elaboró un listado de elementos con el fin de que estos sean ofertados. 2. NECESIDAD La Administración del ICBF Sede Nacional, debe mantener en excelentes condiciones de

2 presentación las instalaciones donde se encuentra ubicada su sede, conservando y manteniendo en buen estado el edificio y todas sus áreas por eso es procedente para el ICBF realizar la contratación del suministro de los materiales necesarios para así obtener de manera permanente los servicios de mantenimiento en el momento en que se requieran. 3. OPORTUNIDAD El ICBF-Sede Nacional cuenta con el personal idóneo para la reparación y mantenimiento de los bienes de la Sede Nacional, pero no cuenta con los materiales suficientes para el desarrollo de las funciones, por cuanto es menester de la administración suministrar los mismos y así mantener en buenas condiciones dichos bienes. 4. CONVENIENCIA Se tiene previsto realizar un contrato de suministro de materiales y herramientas cuyo objeto sea el siguiente: Contratación de una persona natural o jurídica que suministre los materiales y herramientas necesarias para los trabajos de adecuación, reparaciones locativas y mantenimiento a realizar en las instalaciones de la Sede Nacional, por cuanto no se cuenta con los materiales necesarios para la ejecución de dichos trabajos. 5. COMO? El alcance del objeto En desarrollo del objeto contractual el contratista deberá entregar los materiales y suministros que se requieran de acuerdo a la tabla de estudios, hasta agotar el presupuesto. Características Técnicas: El proponente deberá entregar: Materiales de buena calidad. Que tengan las especificaciones requeridas para los trabajos a realizar. Deben cumplir con la calidad y los requerimientos presentados en la propuesta. El proponente deberá entregar los elementos objeto del contrato en el almacén del ICBF- Sede Nacional, Avenida carrera 68 No.64C-75. El proponente deberá incluir en la propuesta una manifestación expresa en la que afirme

3 que los precios tendrán validez durante la vigencia del contrato. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Obligaciones especificas: 1. Suministrar los materiales y herramientas objeto del presente contrato, dentro del día siguiente hábil a la solicitud, o en caso que se necesite con urgencia el producto, máximo en cuatro (4) horas siguientes a la solicitud, en perfecto estado y a satisfacción del ICBF, de acuerdo con lo establecido en el contrato. 2. Entregar las herramientas y los materiales requeridos por pedido con excelente calidad, cumpliendo las especificaciones de los elementos ofertados y en óptimas condiciones de empaque. 3. Cambiar los elementos que sean devueltos por el ICBF a través del supervisor del contrato, por estar defectuosos, o en mal estado y/o por no cumplir con las especificaciones técnicas. 4. Disponer del transporte necesario y del personal idóneo para la entrega oportuna en el Almacén de los elementos que requiere el ICBF. 5. Hacer entrega de los elementos requeridos por el supervisor del contrato periódicamente, teniendo en cuenta que las cantidades solicitadas por el ICBF, pueden variar de acuerdo con las necesidades o eventualidades que se presenten. 6. Establecer procedimientos de control para entregar los productos con las especificaciones técnicas y cantidades entregadas. 7. Mantener los precios ofertados durante la ejecución del contrato. 8. Las demás relacionadas con el objeto y la naturaleza del contrato. Obligaciones Generales. 1 Cumplir con el objeto del contrato con plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad; por lo tanto no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno entre el contratista y/o las personas que el mismo ponga disposición para la ejecución del contrato, y el ICBF. 2 Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan por causas que sean imputables al contratista. 3 Entregar al supervisor del contrato los informes que se soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultados obtenidos en cada actividad encomendada, cuando así se requiera. 4 Atender los requerimientos, instrucciones o recomendaciones que durante el desarrollo del contrato le imparta el ICBF, a través del supervisor del mismo, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones.

4 5 Presentar al supervisor del contrato, previo a la realización de cada pago por parte del ICBF, la constancia o la certificación expedida por la persona o la autoridad competente, que demuestre el cumplimiento con el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, pensiones y Riesgos profesionales de los trabajadores a su cargo, al igual que el pago de los aportes parafiscales (Caja de Compensación, SENA y ICBF), cuando haya lugar a ello. 6 Constituir la garantía única de cumplimiento establecida en el presente documento y tramitar la ampliación de la misma o sus modificaciones, en el evento que el contrato sea adicionado, prorrogado o modificado. 7 Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr el total cumplimiento del objeto, el alcance y las obligaciones contratadas, aunque no estén específicamente señaladas en el presente documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del contrato. Plazo de ejecución: El contrato tendrá un plazo de ejecución hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2010 ó hasta agotar el valor del contrato en el evento que se ejecute en su totalidad antes de la fecha indicada y su ejecución iniciará una vez esté debidamente suscrito, se expida el Registro Presupuestal respectivo y se aprueben las garantías correspondientes por parte de la Oficina Asesora Jurídica. La forma de pago: El ICBF cancelará al contratista el valor del contrato en moneda legal colombiana, una vez se encuentre aprobado el PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja) en mensualidades vencidas de acuerdo con el suministro solicitado, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la expedición de la certificación de cumplimiento y satisfacción suscrito por el supervisor, acta de ingreso de almacén y previa presentación de la factura de cobro de acuerdo a los elementos suministrados. Lugar de ejecución: El contrato se ejecutará en la ciudad de Bogotá D. C., Avenida Carrera 68 No. 64C-75, ICBF Sede Nacional. Modalidad de Selección: Se trata de un proceso de Selección abreviada por subasta inversa cuyo valor no excede la menor cuantía, de conformidad con lo establecido en los artículos 16, 17, y 20 del decreto 2474 de 2009 y el artículo 1 del decreto No de 2009, teniendo en cuenta que se trata De la adquisición de bienes de características uniformes de común utilización.

5 6. QUIÉN? Las condiciones que debe tener el proveedor son: Persona natural o jurídica, con experiencia en la venta de Materiales y herramientas de Ferretería, que no se encuentre incurso en ninguna de las causales, inhabilidades e incompatibilidades para contratar con el estado. 7. ESTUDIO DE MERCADO Para estimar el costo de la prestación de los servicios requeridos, de acuerdo con las competencias exigidas, dedicación, experiencia para la contratación se realizó una consulta del mercado en la cual se enviaron solicitudes a cotizar a distribuidores especializados en el desarrollo del objeto contractual. Según las cotizaciones recibidas se revisaron los precios del mercado y el precio promedio se estimo en CUARENTA Y CUATRO MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL SEISCIENTOS OCHENTA Y OCHO PESOS M/CTE ($ ) por el suministro de los materiales y herramientas para las reparaciones locativas y mantenimiento de la Sede Nacional. (Este estudio está adjunto a este documento). No obstante las cantidades solicitadas por el ICBF en las cotizaciones, pueden variar de acuerdo con las necesidades o eventualidades que se presenten. En caso que el ICBF requiera elementos de ferretería que no se encuentren incluidos dentro de la propuesta económica, estos se pagarán de acuerdo al menor valor de tres cotizaciones realizadas por el Instituto. 8. FACTORES DE SELECCIÓN. Será seleccionado el proponente que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades referidas en la constitución y en la ley, que cumpla con los requisitos jurídicos y técnicos de habilitación y cuya oferta económica sea el menor valor. 9. ESTUDIO DE RIESGOS RIESGO TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN Y CONTROL Teniendo en cuenta la naturaleza del contrato y la cuantía, se exigirá garantía. Al no entregar los materiales y herramientas requeridas oportunamente, las instalaciones y bienes muebles e inmuebles de la Sede Este riesgo está a cargo del contratista. La entidad a través de la designación del supervisor del contrato realizará el control necesario

6 La calidad de los bienes solicitados no cumpla con las respectivas condiciones técnicas o requerimientos de la Entidad. Nacional se verían afectados en la conservación y presentación de los mismos. Se presenta cuando los elementos requeridos no cumplen con los especificaciones hechas por la entidad. para minimizar los riesgos. El contratista deberá asegurarse que las características técnicas solicitadas se ajusten a la necesidad de la entidad y cambiar las que salgan defectuosas. 10. GARANTÍAS CONTRACTUALES 1. Cumplimiento general del contrato, por cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del mismo, con una vigencia igual al plazo de ejecución y cuatro (4) meses más. 2. Calidad y correcto funcionamiento de las herramientas y materiales suministrados, en cuantía equivalente al 10% del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y seis (6) meses más. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FIRMA Myriam de la Espriella Directora Administrativa Ordenador del Gasto Martha Hilda Alayón Agudelo Laura Prada Pava Coordinadora Grupo de Apoyo Logístico Contratista Profesional en Ingeniería Industrial. Revisó Elaboró

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