FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS - FNG S.A. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL -CCD CÓDIGO SERIE SUBSERIE DEPENDENCIAS

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1 CÓDIGO SERIE SUBSERIE DEPENDENCIAS 10 ACTAS FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS - FNG S.A. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL -CCD Vicepresidencia Juridica y Administrativa Departamento de Servicios Actas Asamblea de Accionistas Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Acta de Comité Comercial Departamento Comercial Actas Comité Coordinación de Control Interno Control Interno Actas Comité de adquisición de bienes y servicios Departamento de Contratación Actas Comité de Archivo Departamento de Servicios Actas Comité de Auditoria Control Interno Actas Comité de Conciliación Departamento de Contratación Actas Comité de Dirección de Riesgo Departamento de Evaluación de Riesgo Actas Comité de Garantías Departamento de Evaluación de Riesgo Actas Comité de Presidencia Control Interno Actas Comité de Proyectos Planeación y Riesgo Actas Comité de Recuperaciones Departamento Jurídico Actas Comité de Riesgos de Inversiones Planeación y Riesgo Actas Comité Delegatorio de Presidencia Departamento de Operaciones Actas Comité Interno de Garantías Departamento de Evaluación de Riesgo Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional Departamento de Gestión Humana Actas Comité Técnico Delegatario Departamento de Evaluación de Riesgo Actas de Arqueo Coordinación Operaciones de Tesorería Actas de Comité Saneamiento Contable Actas de Reuniones de Funcionarios Departamento de Gestión Humana Actas Junta directiva Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Actas Reunión Entidades Financieras Departamento Comercial Actas de Microfilmación Departamento de Servicios Actas de Seguimiento Abogados Departamento Jurídico Actas de Seguimiento Procesos Exfuncionarios Departamento Jurídico Actas de Comité de Sostenibilidad Contable Actas de Comité Técnico Institucional de Desarrollo Administrativo Actas Comité de Operación del Sistema de Gestion Integrado MECI- Calidad Actas Grupo Interno Antitrámites y Atencion Efectiva al Ciudadano Actas de eliminación Actas Modelo de Actuacion Comercial MAC Departamento de Comercial Actas de Grupos Primarios Todas las áreas Actas Comité de Evaluación del Sistema de Gestión Integrado MECI Calidad Actas de Microfilmación Departamento de Servicios 20 ACUERDOS Vicepresidencia Juridica y Administrativa Acuerdos de Pago Departamento Jurídico Acuerdos Junta Directiva Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 30 ADMINISTRACIÓN Administración de Bienes en Dación de Pago Departamento de Servicios Administración de Bienes Inmuebles Departamento de Servicios Administración de cartera circularización y conciliación Departamento de Operaciones Administración de cartera programas especiales Departamento de Operaciones Administración de hardware y software Departamento de Tecnología Administración de vehículos Departamento de Servicios Administración de cheques Gerencia de Operaciones y Tesorería Administración desarrollo software Departamento de Desarrollo 40 APORTES SEGURIDAD SOCIAL Aportes a EPS, ARP, AFP y Parafiscales Aportes Cesantías 50 APORTES DE LEY 60 ATENCIÓN AL CLIENTE Departamento Comercial Entidades Financieras Departamento Comercial Empresarios Departamento Comercial Gremios Departamento Comercial 70 BAJA DE ELEMENTOS Baja de Activos Fijos Baja de Elementos de Consumo

2 80 CAJA MENOR 90 CERTIFICADOS Certificados de Participación Accionaria Certificados de Créditos Certificados de Retención en la fuente 100 CIRCULARES Vicepresidencia Juridica y Administrativa Departamento Comercial, Vicepresidencia Circulares Informativas Jurídica y Administrativa Departamento Comercial, Vicepresidencia Circulares Normativas Jurídica y Administrativa 110 COMISIONES Comisiones de Servicio Devolución de Comisiones Departamento de Operaciones Facturación de Comisión de Garantías Departamento de Operaciones Pago de Comisiones Departamento de Operaciones Cuentas por cobrar y provisiones Departamento de Operaciones Comercialización Departamento de Operaciones 120 COMPROBANTES Comprobantes Contables FNG Departamento Contabilidad Comprobantes Contables Mandatos Departamento Contabilidad Comprobantes de Egresos FNG Coordinación Operaciones de Tesorería Comprobantes de Egresos Mandatos Coordinación Operaciones de Tesorería Comprobantes de Ingresos Coordinación Operaciones de Tesorería 130 COMUNICACIONES OFICIALES Presidencia Vicepresidencia Juridica y Administrativa 140 CONCEPTOS Conceptos Jurídicos Externos Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Conceptos Jurídicos Internos Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 150 CONCILIACIONES Aclaraciones Partidas Conciliatorias Coordinación Operaciones de Tesorería, Conciliaciones Bancarias Conciliación Fondos Valores Coordinación Operaciones de Tesorería Conciliación de Información de Procesos Departamento de Operaciones Conciliación Cartera Programas Especiales Departamento de Operaciones CONSECUTIVO COMUNICACIONES 160 OFICIALES Consecutivo de Comunicaciones oficiales Enviadas 170 CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Departamento de Contratación Contratos de Comodato Departamento de Contratación Contratos de Compraventa Departamento de Contratación Contratos de Consultoría Departamento de Contratación Contratación privada invitación privada Departamento Jurídico Contratos de Derecho Público Departamento de Contratación Contratos Giro Ordinario del Negocio Departamento Jurídico Contratos de Obra Departamento de Contratación Contratos de Prestación de Servicios Departamento de Contratación Contratos de Suministros Departamento de Contratación Contratos de Mandato Departamento de Jurídico Oferta Mercantil de Compra Oferta Mercantil de Servicios Convenios Interadministrativos Contratos Marco Contratos de Vinculación y Protocolo Contratos de Gestion de terceros Contratos de Agencia Comercial Vicepresidente Comercial Oferta Mercantil Bienes y/o Servicios Departamento de Servicios Contratación Directa Derecho Privado Departamento Jurídico Contratación Privada Invitación Pública Departamento Jurídico Contratación Simple Departamento de Servicios 180 CONVENIOS 190 CRÉDITOS Creditos exfuncionarios Departamento Jurídico 200 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 205 DEMANDAS Departamento Jurídico 210 DERECHOS DE PETICIÓN 220 DIVULGACIÓN 230 ENAJENACIÓN ACTIVOS IMPRODUCTIVOS Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 240 ESTADOS FINANCIEROS Estados financieros de Mandatos Estados financieros del FNG 250 ESTATUTOS FNG Vicepresidencia Jurídica y Administrativa

3 260 ESTUDIOS Estudio de Conveniencia Departamento de Tecnología Estudio de Garantías Individuales Departamento de Evaluación de Riesgo Estudio de Productos de Portafolio Estudio de VMD (empresarial, vis, institucional, educativo) Departamento de Evaluación de Riesgo Estudios Financieros 270 EVENTOS 280 FONDOS REGIONALES Comercialización Departamento de Operaciones Comisiones por Recuperacion de Cartera Departamento de Operaciones 290 HISTORIAS LABORALES 300 HISTORIAS MEDICO LABORAL 310 INFORMES Gerencia de Planeacion y Riesgo Subgerencia de Planeacion y Calidad Presidencia Vicepresidencia Financiera Informes de Auditoria Control Interno Informes de Cumplimiento Departamento Jurídico Informes de Gestión Control Interno, Dpto. Comercial, Dpto. Evaluación de Riesgo, Dpto. de Gestión Humana, Dpto. de Operaciones, Dpto. Financiero, Dpto. Jurídico, Gerencia de Operaciones y Tecnología, Planeación y Riesgo, Presidencia, Vic. Comercial y Mercadeo, Vic. Jurídica Informes de Riesgos Gerencia de Operaciones y Tecnología Informes Entes de Control Coord. Operaciones de Tesorería, Dpto. de Contabilidad, Dpto. de Contratación, Dpto. de Gestión Humana, Dpto. Jurídico, Gerencia de Operaciones y Tecnología, Planeación y Riesgos, Presidencia, Vic. Financiera, Vic. Jurídica y Administrativa, Vic. Comercia Informes Financieros Informes Fondos Regionales Vicepresidencia Comercial y Mercadeo Informes de Movilización Departamento Comercial Informes Estadísticos Departamento Comercial Informes de vigilancia Judicial Departamento Jurídico Informes Intermediario Financiero con Mandato Departamento Jurídico Informes de Cumplimiento Control Interno Informes de Gestion MARC Informe Diario de Caja y Bancos Subdireccion de Operaciones de Tesoreria Informes SARO Subgerencia de Planeacion y Calidad 320 INSTRUMENTOS DE CONTROL 330 INVENTARIOS Inventario de Activos Fijos Inventario único Documental 340 INVESTIGACIONES DE MERCADO 350 LIBROS DE CONTABILIDAD 360 LICENCIAS Licencia de Software 370 LICITACIONES 380 LIQUIDACIÓN DE VACACIONES 390 MANUALES Manuales de Políticas informáticas Gerencia de Operaciones y Tecnología Manuales de Instalación Departamento de Tecnología Manuales de Procesos y procedimientos Planeación y Riesgo Manuales de Usuarios Departamento de Tecnología Manual del Sistema de Gestión Integrado MECIi-calidad Subdirección Planeación y Calidad Manual Sistema de Administración de Riesgo Operativo Subdirección Planeación y Calidad 400 MAPAS Mapa de riesgos Subdirección Planeación y Calidad Mapa de procesos Subdirección Planeación y Calidad

4 410 MATERIAL PROMOCIONAL 420 MOVIMIENTOS Movimientos de Almacen Movimiento Diario (Portafolio) Coordinación Operaciones de Tesorería Movimiento Diario de Caja y Bancos Coordinación Operaciones de Tesorería 430 NOMINA 440 NOTAS DE CONTABILIDAD Notas Debito Coordinación Operaciones de Tesorería Notas crédito Coordinación Operaciones de Tesorería 450 ORDENES Ordenes de compra Orrdenes de Prestación de Servicios 460 PAPELES DE TRABAJO 470 PARTICIPACIÓN ACCIONARÍA Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Participacion del FNG en Sociedades Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Participacion en el FNG Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 480 PASANTIAS 490 PLANES Gerencia de Planeacion y Riesgo Plan Anual de Compras Plan de Acción Gerencia de Planeación y Riesgos, Control Interno Plan de Capacitación Plan de Contingencia Departamento de Tecnología Plan de Desarrollo Humano Plan de Emergencia Plan de Mejoramiento Control Interno Plan de Mercadeo Coordinación de Mercadeo Plan Estratégico Planeación y Riesgo Plan de Comunicaciones Plan Integral de Motivación Departamento de Gestión Humana Plan de Bienestar Departamento de Gestión Humana Plan de Salud Ocupacional Departamento de Gestión Humana 500 PÓLIZAS 510 PRESTACIONES SOCIALES 520 PRESUPUESTO Anteproyecto de Presupuesto Ejecución Presupuestal Presupuesto Aprobado 530 PROGRAMAS Programa de Capacitación Departamento de Tecnología, Departamento de Operaciones Programa de Competencias Programa de Gestión Documental Programa de Transferencia de Archivo Programa de Salud Ocupacional Programas Especiales Departamento Comercial y Mercadeo Programas Especiales Programas de Auditoria SCI Programas de Auditoria MECI Calidad 540 PROYECTOS Proyecto de Inversión Gerencia de Operaciones y Tecnología 550 PUBLICACIONES 560 RECEPCION, CLASIFICACION, ASIGNACION Y TRAMITE DE PQRS Petición Queja Reclamo Sugerencia 570 REAFINANCIAMIENTO 580 RECLAMACIÓN DE GARANTÍAS Liiquidacion y Recuperacion de Cartera Departamento de Operaciones Devoluciones Departamento de Operaciones Reclamadas Canceladas por Extemporaneidad Departamento de Operaciones Liquidación de Garantía Empresarial Sin Recuperación Departamento de Operaciones Devolucion de documentos por Desistimento de Pagos Departamento de Operaciones Pago de Garantías Con Recuperación Pago de Garantías Sin Recuperación Castigos de Cartera Soporte Jurdíco 590 ACUERDOS DE PAGO Soporte Jurdíco 600 REGISTROS DE GARANTÍAS 610 REPORTES A LA UIAF Vicepresidencia Juridica y Administrativa 620 RESOLUCIONES Presidencia 630 MANDATOS

5 640 TÍTULOS VALORES 650 POSESIONES Vicepresidencia Juridica y Administrativa 660 TUTELAS 670 IMAGEN INSTITUCIONAL 680 PROCESOS CONCURSALES LEY 550 DE Acuerdos de Reestructuración Departamento Jurídico LEY 222 DE Liquidación Obligatoria Departamento Jurídico LEY 116 DE Acuerdos de Reorganización Departamento Jurídico LEY 116 DE Liquidación Judicial Departamento Jurídico 690 CREACION DE TERCEROS 700 CUPOS CONTRAPARTE 710 PAGO LEY 14 PAGOS REGIONALES Departamento Comercial 720 MODELO DE ACTUACION COMERCIAL 730 ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS Reserva de Cupo Departamento de Operaciones Registro Departamento de Operaciones Actualización de Cartera Masiva Departamento de Operaciones Recaudo VIS Departamento de Operaciones Novedades Departamento de Operaciones Circularizacion Departamento de Operaciones 740 CIRCULARIZACION 750 HOJAS DE VIDA EQUIPOS 760 ACCIONES DE MEJORAMIENTO Subdirección de Planeacion y Calidad Acciones Correctivas Acciones Preventivas Notas de Mejora 770 INDICADORES DE GESTION 780 LISTADOS MAESTROS 790 MEMORIALES DE SUBROGACION Soporte jurídico 800 INVESTIGACION Y DESARROLLO DE PRODUCTOS 810 PORTAFOLIO DE SERVICIOS Acuerdos de Nivel de Servicios Servicio Universal 820 PROCESOS DE SELECCIÓN NO APROBADOS 830 COMUNICACIONES Ccomunicaciones Externas 840 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGO OPERATIVO 850 PROCESOS DISCIPLINARIOS 860 EXCEDENTES A INTERMEDIARIOS FINANCIEROS SOPORTE JURÍDICO 870 VENTAS DE CARTERA SOPORTE JURÍDICO 880 GESTION DE CUENTAS Subdireccion de Operaciones de Tesorería Gestión de Cuentas Bancarias Gestión de Cuentas Carteras Colectivas 890 RIESGOS DE PORTAFOLIO Cierre Diario de Riesgo de Portafolio Riesgo de Liquidez de Portafolio Limite de Clasificación de Inversiones 900 MODELOS TECNICOS 910 AUDITORIAS Auditorias de Gestión Pruebas Cumplimiento Auditorias de Gestión Pruebas Sustanciales Auditorias de Gestión Pruebas Sistemas Auditorias de Calidad Subdirección de Planeación de Calidad

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