Revisó: Directora de Talento Humano

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1 Versión: 01 Página: 1 HOJA DE VIDA Y CONTROL DE CAMBIOS CÓDIGO DEL DOCUMENTO: 0 7 P T 0 8 NOMBRE DEL DOCUMENTO: HABERES LABORALES DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN: Adopción de nueva codificación por cambios en el Mapa de procesos de la Entidad (mayo 25 de 2015). Versiones anteriores que evidencian la mejora continua del sistema se encuentran en el Listado de Documentos Obsoletos según lo establece el Procedimiento Control de Documentos vigente. Versión CONTROL DE ACTUALIZACIONES Fecha Modificación Motivo de la Modificación DD MM AA No. Páginas Modificadas Responsable Solicitud Cambio Dirección de CONTROL DISTRIBUCIÓN COPIAS Una vez APROBADO el PROCEDIMIENTO DE HABERES LABORALES podrá ser modificado por el Representante de la Dirección, o por el profesional que ejerza calidad en la Dirección de Planeación, como servidores públicos responsables de actualizar las copias controladas y de la difusión interna y externa del presente documento. Esta difusión se realizará en medio físico o electrónico, estableciendo los correspondientes controles y restricciones para realizar modificaciones. El PROCEDIMIENTO DE HABERES LABORALES, puede ser consultado en la Intranet. Las copias no controladas del documento requieren de actualización, y por lo tanto, solo son entregadas para un uso temporal o para fines informativos. Elaboró: es Especializados Dirección de Revisó: Directora de Aprobó: Directora de Planeación

2 Versión: 01 Página: 2 1. Objetivo Dar trámite oportuno y de acuerdo con los parámetros establecidos en la normatividad vigente, a las solicitudes de reconocimiento de prestaciones sociales, con motivo de la desvinculación de un(a) funcionario(a) de la Entidad (Haberes Laborales). 2. Alcance Inicia con la desvinculación del (la) funcionario(a), sucedida por la remisión de la certificación de liquidación de los haberes laborales, por parte de la Subdirección de Gestión de y finaliza con la notificación de la de reconocimiento y pago o hasta la notificación de la que resuelva el recurso interpuesto. La cobertura del presente Procedimiento, se extiende a todos los servidores de la Personería de Bogotá, D.C. 3. Responsables Subdirector(a) de Gestión del. 3. Funcionario(a) a quien se le asigna el trámite. 4. Definiciones Haberes Laborales: Son los valores que el empleador adeuda al funcionario público, al momento de su retiro de la Entidad, por concepto de salario y prestaciones sociales. 5. Documentos de referencia Literal a) del artículo 17 de la Ley 6 de 1945, Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre convenciones de trabajo, asociaciones profesionales, conflictos colectivos y jurisdicción especial de trabajo, desarrollada en el Decreto 1160 de 1947, Sobre auxilio de cesantía. Artículo 12 de la Ley 489 de 1998, Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Ley 1437 de 2011, Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

3 Versión: 01 Página: 3 Artículos 28 y 33 del Decreto Ley 3118 de 1968, Por el cual se crea el Fondo Nacional de Ahorro, se establecen normas sobre auxilio de cesantías de empleados públicos y de trabajadores oficiales y se dictan otras disposiciones, reorganizado por la Ley 432 de 1998 Literal b) del artículo 20 del Decreto 1045 de 1978, "Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional". El artículo 1 del Decreto 1582 de 1998, Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 13 de la Ley 344 de 1996 y 5º de la Ley 432 de 1998, en relación con los servidores públicos del nivel territorial y se adoptan otras disposiciones en esta materia. Artículo 1º del Decreto 404 de 2006, "Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional". Artículo 17 del Decreto 199 de 2014, Por el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos que sean desempeñados por empleados públicos de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, Empresas Sociales del Estado, del orden nacional, y se dictan otras disposiciones. Parágrafo segundo del artículo 5º del Acuerdo 276 de 2007, Por el cual se crea un Reconocimiento por Permanencia en el Servicio Público para Empleados Públicos del Distrito Capital", expedido por el Concejo de Bogotá, D.C. modificado por el Acuerdo 336 de 2008 y 528 del 24 de septiembre de No. 462 del 1 de septiembre de 2014, Por la que se actualiza la denominación de un empleo al cual se le confirió una delegación, expedida por el Señor Personero de Bogotá, D.C. 6. Registros 7. Anexos 8. Condiciones Generales

4 Versión: 01 Página: 4 9. Descripción del procedimiento No. Pasos Descripción Documento o registro generado Responsable 1 Expedición de Certificación por Concepto de Prestaciones Sociales El (la) Subdirector(a) de Gestión de, entrega al Director(a) de, la certificación de los valores adeudados al (la) exfuncionario(a), por concepto de prestaciones sociales, con motivo de su desvinculación de la Entidad. Certificación Generada por la Subdirección de Gestión de. Subdirector(a) de Gestión de. 2 Asignación y Entrega de la Certificación Se realiza la asignación y entrega de la Certificación al (la) funcionario(a) encargado(a) del tema. Certificación con los datos de asignación Planilla de Reparto de Correspondencia 3 4 Elaboración Borrador Acto Administrativo Revisión Historia Laboral Elaborar un borrador de la, con base en la Certificación, para su verificación con la historia laboral del (la) funcionario(a). Se debe solicitar a la Subdirección de Gestión del - Área de Historias Laborales, la historia laboral del (a) funcionario(a) atañido(a), para verificar el acto administrativo de ingreso y de desvinculación a la Entidad, la afiliación al fondo de cesantías, la última resolución por medio de la cual se decretó el disfrute de vacaciones y se ordenó el reconocimiento y pago de la prima y bonificación de recreación. Lo anterior, con el fin de determinar las prestaciones sociales a que tiene derecho el exfuncionario, al momento de su desvinculación con la Entidad y comparar si la certificación generada por la Subdirección de Gestión de, contiene la liquidación correspondiente. Borrador de

5 Versión: 01 Página: 5 5 Elaboración del Proyecto de Una vez se haya revisado el borrador de, y éste se encuentre de conformidad, se procede a proyectar la de reconocimiento y pago de haberes laborales. Proyecto de. 6 Revisión, Corrección y Firma de la El (la), revisa el proyecto de, con la respectiva Certificación e historia laboral. Si existe alguna inconsistencia, ésta debe ser corregida por el (la) profesional apoyo en el tema, para una nueva revisión. Una vez se apruebe el proyecto de, se procede a la firma por parte del (la) Talento Humano, para su respectiva numeración y registro en libro de consecutivo de Resoluciones. Proyecto de,, Libro de consecutivo de Resoluciones. 7 Oficios de Citación para Notificación de la Una vez firmada la, el (la) profesional apoyo en el tema, debe elaborar el oficio de citación para la notificación personal al (la) exfuncionario(a), verificando en su historia laboral, la última dirección de correspondencia registrada. (Artículo 68 del C.P.A.C.A.) Este oficio debe ser firmado por el (la), para su respectiva numeración y registro tanto en el libro de consecutivo de Oficios DTH como en el sistema CORDIS, para su posterior envío por correo certificado. Oficio Citación de Notificación Libro de consecutivos de Oficios DTH

6 Versión: 01 Página: 6 8 Notificación Personal al Exfuncionario El (la) exfuncionario(a) se debe presentar en la Dirección Talento Humano, dentro de los 5 días hábiles posteriores al recibo de la citación del correo certificado y se le solicita que dé lectura de la de reconocimiento y pago de haberes laborales, y posteriormente se hace entrega de copia íntegra del acto administrativo, no sin antes, solicitar que el (la) interesado(a) firme la constancia de notificación personal, con fecha. ( apoyo en el tema debe estar presente). Constancia de Notificación (Cuando proceda) 9 Notificación por Aviso Si el (la) exfuncionario(a) se rehúsa a firmar la constancia de notificación personal después de leída la, se procede a realizar por parte del (la) profesional asignado(a) y/o apoyo en el tema, la respectiva constancia de notificación del acto administrativo. Si el (la) funcionario(a) no se presenta en la Dirección, dentro de los 5 días hábiles, posteriores al recibo de la citación del correo certificado, (previa verificación en correspondencia de la fecha de recibido o con el número de guia por la página de 472), o se realiza su devolución, se procede a realizar la notificación por aviso. El (la) profesional apoyo en el tema, proyecta para la revisión, corrección y firma del Director (a) de, el aviso de notificación en el cual se indicará al funcionario: El número de la y su fecha de expedición, y se explicará que procede el recurso de reposición ante la Dirección de dentro de los 10 días siguientes a la notificación, la cual se entiende surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. Igualmente, se adjuntará copia del acto administrativo. (Artículo 69 del C.P.A.C.A.) Aviso de notificación

7 Versión: 01 Página: 7 10 Devolución de Correspondencia - Notificación por Aviso Cuando se realiza devolución de la citación o de la notificación por aviso, por parte del correo postal, se publicará el aviso (con copia íntegra del acto administrativo), en la página WEB y en la cartelera de la Dirección de Talento Humano, por el término de 5 días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. (Artículo 69 del C.P.A.C.A.) Aviso de notificación. 11 Radicación de Recursos Si el (la) exfuncionario(a) se siente inconforme con la de reconocimiento y pago de haberes laborales, radicará el correspondiente recurso ante la Entidad. Recurso CORDIS del Grupo de Correspondencia Asignación y Entrega del Recurso Verificación de requisitos Revisión Historia Laboral Se realiza la asignación y entrega del Recurso al (la) funcionario(a) encargado(a) del tema. El (la) profesional apoyo en el tema, debe verificar si el recurso cumple con los requisitos establecidos en los numerales 1, 2 y 4, del artículo 77 del C.P.A.C.A. Se debe solicitar a la Subdirección de Gestión del - Área de Historias Laborales, la historia laboral del (a) funcionario(a) atañido(a), con el fin de revisar los soportes documentales correspondientes, para resolver el recurso interpuesto. Recurso con los datos de asignación Planilla de Reparto de Correspondencia Libro de registro de préstamo de historias laborales de la Subdirección de Gestión de 15 Elaboración del Proyecto del Acto Administrativo que Resuleve el Recurso Una vez se hecho la verificación de requisitos establecidos en el C.P.A.C.A., se procede a proyectar la rechazando el recurso si no cumple con los requisitos establecidos, o de lo contrario, se elabora el proyecto resolviendo el recurso, con el apoyo de la Subdirección de Gestión de Talento Humano, en lo que tenga que ver con valores reconocidos, para la revisión, corrección y firma del (la). Proyecto de

8 Versión: 01 Página: 8 16 Revisión, Corrección y Firma del Acto Administrativo El (la), revisa el proyecto de, con los respectivos soportes. Si existe alguna inconsistencia, ésta debe ser corregida por el (la) profesional apoyo en el tema, para una nueva revisión. Una vez se apruebe el proyecto de, se procede a la firma por parte del (la) Talento Humano, para su respectiva numeración y registro en libro de consecutivo de Resoluciones. Proyecto de,, Libro de consecutivo de Resoluciones. 17 Oficios de Citación para Comunicación de la Una vez firmada la, el (la) profesional apoyo en el tema, debe elaborar el oficio de citación para la comunicación personal al (la) exfuncionario(a), verificando en su historia laboral, la última dirección de correspondencia registrada. (Artículo 68 del C.P.A.C.A.) Este oficio debe ser firmado por el (la), para su respectiva numeración y registro tanto en el libro de consecutivo de Oficios DTH como en el sistema CORDIS, para su posterior envío por correo certificado. Oficio Citación de Comunicación Libro de consecutivos de Oficios DTH 18 Comunicación Personal al Exfuncionario El (la) exfuncionario(a) se debe presentar en la Dirección Talento Humano, dentro de los 5 días hábiles posteriores al recibo de la citación del correo certificado y se le solicita que dé lectura de la que resuelve el recurso, y posteriormente se hace entrega de copia íntegra del acto administrativo, no sin antes, solicitar que el (la) interesado(a) firme la constancia de comunicación personal, con fecha. ( apoyo en el tema debe estar presente). Constancia de Notificación (Cuando proceda) Si el (la) exfuncionario(a) se rehúsa a firmar la constancia de comunicación

9 Versión: 01 Página: Comunicación por Aviso Devolución de Correspondencia - Comunicación por Aviso Archivo del Original de las Resoluciones personal después de leída la, se procede a realizar por parte del (la) profesional asignado(a) y/o apoyo en el tema, la respectiva constancia de comunicación del acto administrativo. Si el (la) funcionario(a) no se presenta en la Dirección, dentro de los 5 días hábiles, posteriores al recibo de la citación del correo certificado, (previa verificación en correspondencia de la fecha de recibido o con el número de guía por la página de 472), o se realiza su devolución, se procede a realizar la notificación por aviso. El (la) profesional apoyo en el tema, proyecta para la revisión, corrección y firma del Director (a) de, el aviso de notificación en el cual se indicará al funcionario: El número de la y su fecha de expedición, y se explicará que NO procede recurso alguno, y que la mediante la cual se resuelve un recurso, se entiende surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. Igualmente, se adjuntará copia del acto administrativo. (Artículo 69 del C.P.A.C.A.) Cuando se realiza devolución de la citación o de la comunicación por aviso, por parte del correo postal, se publicará el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, en la página WEB y en la cartelera de la Dirección de Talento Humano, por el término de 5 días, con la advertencia de que la comunicación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. El original de las Resoluciones, con la constancia de notificación y/o comunicación (según corresponda), deberá ser archivado en la carpeta correspondiente a la Serie: Resoluciones de. Aviso de comunicación. Aviso de comunicación.

10 Página: Versión: Entrega de copia de Acto Administrativo para inclusión en nómina 23 Archivo FIN Entregar copia de las Resoluciones de reconocimiento y pago de haberes y que resuelve el recurso (si lo hay), a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, para su inclusión en novedades de nómina. Se debe entregar copia de las Resoluciones, a la Subdirección de Gestión del, para el correspondiente archivo en la Historia Laboral del (la) funcionario(a). Así mismo, una copia de los oficios producidos en el desarrollo del presente procedimiento, será archivada en el archivo de apoyo: Consecutivo DTH. Libro radicador Libro radicador Libro de consecutivo de Oficios DTH 10. Puntos de control Verificación de los datos del solicitante en la Historia Laboral, de acuerdo a su solicitud. Verificación por parte del (la) Director (a) de, de la por medio de la cual se reconoce el pago de haberes laborales.

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