Elaboración de un plan, calendario y presupuesto para la evaluación 1

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1 Anexo D Elaboración de un plan, calendario y presupuesto para la evaluación 1 Producto previsto: Un plan por escrito en el que se especifique: i) lo que se hará para preparar y realizar el acopio de datos sobre el terreno y para completar el proceso de evaluación; ii) cómo y cuándo se realizará y quién se encargará de ello, y iii) los recursos necesarios y de dónde se obtendrán. Por qué? Cuándo? Por quién? Cómo? Para garantizar que todos los preparativos necesarios se hacen a tiempo y que las encuestas sobre el terreno se llevan a cabo con la mayor facilidad posible y que la evaluación obtiene los productos previstos oportunamente. La planificación deberá comenzar en cuanto se hayan definido los objetivos de la evaluación. El calendario que se prepare en esta fase tendrá que examinarse, y tal vez revisarse, cuando se hayan definido los métodos de recopilación de datos y de muestreo en el marco de la Actividad 6 (véase el Diagrama 10c). Un grupo de trabajo designado integrado por individuos del PMA y asociados que colaboren en la evaluación. Sobre la base de la hipótesis de trabajo actualizada, los objetivos y el plazo acordados para la evaluación y las decisiones sobre los métodos y los procedimientos de muestreo, en concreto el número de lugares que habrá que visitar, se preparará: un calendario en la forma de un diagrama de barras en que se muestre cuándo se realizarán las distintas fases y cuándo deberán completarse; forma de una matriz) qué se realizará en cada fase, los recursos humanos y materiales necesarios y quién se encargará de completar las actividades dentro del plazo fijado; y un presupuesto preliminar. Elaboración de un calendario En el plan de la evaluación debe indicarse claramente la manera en que se completarán las actividades restantes del proceso y quién se encargará de cada una de ellas. El plan deberá ponerse por escrito y a disposición de todos los interesados. En el Diagrama 10b se da un ejemplo de un posible calendario para la planificación y la ejecución de una evaluación rápida en el plazo de tres semanas. Se incluyen las Actividades 1 a 4 precedentes para dar una visión de conjunto. En el caso de que se produzca una crisis en una zona geográfica restringida, el proceso entero podrá comprimirse en una única semana. En una crisis importante que afecte a una zona amplia, podrá prolongarse durante seis semanas. En la práctica, podría ocurrir que la evaluación no pudiera completarse según lo previsto, dentro del plazo fijado y con los recursos humanos y de otro tipo disponibles. En este caso, el problema deberá estudiarse con todas las partes colaboradoras con objeto de o bien movilizar más recursos, o bien adoptar la decisión de ampliar el plazo o de prescindir de algunos aspectos, teniendo plena conciencia de las 1 Manual sobre las evaluaciones de la seguridad alimentaria en emergencias primera edición. Programa Mundial de Alimentos, Junio de 2005.

2 posibles consecuencias que de ello puedan derivarse para la calidad y fiabilidad de los datos y para las conclusiones que podrán extraerse. El calendario tendrá que actualizarse consecuentemente; de hecho, deberá considerarse como un documento de trabajo que se perfecciona continuamente, especialmente durante los primeros días de la planificación. Sin embargo, cuando se hayan decidido los métodos, se hará todo lo posible por adherirse al calendario acordado hasta ese momento.

3 El tiempo necesario para el diseño y la planificación hasta la Actividad 10 inclusive depende del nivel de preparación. Ambas actividades deben poderse completar en 1 ó 2 días, siempre que se haya realizado una buena planificación para contingencias para este tipo de situación (y se haya instruido a personal para los equipos de evaluación por adelantado). De lo contrario, será necesaria una buena gestión para completar esta fase en un plazo de entre 5 y 7 días. El tiempo necesario para la capacitación de los equipos de evaluación sobre el terreno depende de los métodos y técnicas que se apliquen y de la experiencia de los individuos disponibles en la utilización de esos métodos y técnicas. Deberá consagrarse el tiempo suficiente a la capacitación para asegurar que todos los equipos reúnen los datos correctamente y de manera razonablemente uniforme (véase la sección 10.7). El tiempo necesario para la recopilación de datos sobre el terreno obedece a: el número de lugares que se visitarán y el tiempo que habrá que permanecer en cada lugar ello depende de: i) el plan de muestreo que, a su vez, depende de la heterogeneidad de la zona y población concernidas, y ii) los métodos y técnicas de acopio de datos que se utilizarán. Tal vez tengan que hacerse concesiones (véase más abajo); el tiempo necesario para viajar de un lugar a otro ello depende de la ubicación de los lugares que, a su vez, viene determinado por el plan de muestreo, y del terreno y los medios de transporte disponibles. No hay que infravalorar el tiempo necesario; y el número de equipos de evaluación ello depende de la disponibilidad de: i) personal con conocimientos y aptitudes pertinentes; y ii) transporte y recursos logísticos anejos. En el Cuadro 10-A se indica el tiempo que de ordinario se requiere para las entrevistas. Véase la sección 10.4 relativa al número de lugares que tendrá que visitarse y el número de entrevistas necesarias en cada lugar. En la práctica, normalmente los equipos tendrán que visitar y completar las entrevistas en uno o dos lugares por día. Cuadro 10-A Indicaciones aproximadas del tiempo necesario para las entrevistas Medio día en cada sede provincial o de distrito. (Un día entero si se trata de una crisis de inicio lento.) Entre una hora y una hora y media por cada entrevista con un grupo. (Dos horas por cada entrevista con un subgrupo para recabar datos para los análisis económicos de los hogares.) Un máximo de tres a cuatro entrevistas con grupos por día y por pareja de entrevistadores. (Dos a tres para el acopio de datos económicos sobre los hogares.) Hasta 45 minutos por hogar en el caso de las encuestas sobre hogares basadas en un cuestionario. Un mínimo de tres a cuatro horas en cada aldea, localidad urbana o campamento elegidos tratándose de un equipo de cuatro personas (este tiempo mínimo aumentará si la comunidad no es homogénea o si debe realizarse una encuesta sobre hogares). cantidad de datos que haya que recabar y los recursos movilizados para el procesamiento de los datos, especialmente si se realiza una encuesta sobre hogares y se procesa un número elevado de cuestionarios. El procesamiento de los datos a menudo requiere más tiempo y recursos de lo previsto. Deberá planearse con detalle la forma en que se procesarán los datos, qué aptitudes y material se necesitarán, quién se encargará de ello y dónde. Deberá calcularse el número aproximado de personas y horas necesarias para ello. Como regla aproximativa, se destinará el mismo número de personas-hora al procesamiento y análisis de los datos que a su recopilación. Véase la sección 11.6 para obtener información más detallada sobre el tipo de medidas necesarias. Se añadirán 3 ó 4 días para redactar y ultimar el informe tras la terminación del análisis. Planification de la collecte, du traitement et de l analyse des données Las fases básicas de la definición de las necesidades de recopilación de datos, los métodos, los procedimientos de muestreo y las disposiciones para el análisis de los datos (Actividad 6) se ilustran en el

4 Diagrama 10c. En la sección 10.2 se dan orientaciones sobre la definición de las necesidades de recopilación datos. En las secciones 10.3 y 10.4 se tratan las cuestiones de la determinación de los métodos de recopilación de datos y la estrategia de muestreo más adecuados, teniendo en cuenta el tiempo y los recursos disponibles. Cuando se hayan definido los métodos que se aplicarán, deberán especificarse los procedimientos que se seguirán para el procesamiento y el análisis de los datos recabados por los equipos de evaluación sobre el terreno y los recursos y el tiempo que se necesitarán: En la sección 11.6 se facilitan orientaciones sobre el procesamiento de los datos (tanto los datos cuantitativos como cualitativos). Para los datos recabados mediante técnicas de valoración rápida se prepararán (especificarán) las matrices resumidas iniciales que cada equipo debe producir. Para los datos de la encuesta sobre hogares, la planificación se centrará en dónde se procesarán los cuestionarios completados y quién se encargará de ello, y en cómo los presentará cada equipo sobre el terreno. En el Capítulo 12 se facilitan orientaciones generales sobre el análisis, mientras que en los capítulos 4 a 7 de dan indicaciones en relación con cada tema. En la fase de la planificación, deberá prepararse un plan de análisis. Para los datos recabados mediante técnicas de valoración rápida, deberá especificarse: i) los análisis básicos (tabulaciones cruzadas) que cada equipo realizará en la primera fase del análisis; ii) si podrán contratarse los servicios de un analista independiente para que trabaje con cada equipo de evaluación sobre el terreno sin demorar indebidamente el proceso de análisis; y iii) cómo se realizará el análisis general final y quién se encargará de realizarlo. Para el análisis de los datos de las encuestas sobre hogares, tendrán que preverse también las tabulaciones cruzadas y especificarse quién llevará a cabo el análisis y la interpretación detallados de los datos y después se combinarán los datos de la encuesta sobre hogares con los recabados en las entrevistas con grupos comunitarios e informantes clave.

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6 Importancia de una mirada independiente al analizar los datos recopilados con técnicas de valoración rápida Un analista que no haya participado en la recopilación de los datos aportará una visión fresca y una perspectiva imparcial al análisis de los datos registrados. Esto puede ayudar a identificar las correlaciones que apuntan los datos y las cuestiones que merecen un examen en el seno del equipo, y evitar al mismo tiempo los sesgos derivados de las impresiones de los miembros del equipo para las cuales se disponga de datos limitados. A continuación, el equipo y el analista pueden debatir y acordar las conclusiones (la historia que cuentan los datos). Preparación de un presupuesto para la evaluación Deberá asegurarse que se cuenta con un presupuesto realista antes de dar inicio al trabajo de campo. Una evaluación rápida puede llegar a costar hasta dólares EE UU en función de la extensión geográfica y la topografía de la zona y de la variedad de las zonas de subsistencia y los grupos socioeconómicos afectados. Para empezar, se examinarán las siguientes partidas: gastos de dietas para el gobierno y otros participantes (si no puede sufragarlas su propia organización); gastos de transporte (billetes, alquiler y/o combustible y gastos de mantenimiento de vehículos, barcos, helicópteros, aviones, llegado el caso, dietas para los conductores); gastos de seguridad (en caso de que sea necesario contratar a guardianes o escoltas); gastos de capacitación (alquiler de locales/alojamiento; transporte; materiales; honorarios para los instructores; dietas para los aprendices, etc.); gastos en telecomunicaciones (facturas telefónicas, incluidos los teléfonos por satélite si se necesitan; adquisición de radios, etc.) gastos incidentales de los equipos mientras se encuentran sobre el terreno; equipo, incluido material de acampada, de ser necesario véase el Cuadro 10-A (compra o alquiler cuando no se pueda pedir prestado); y gastos de fotocopiar los juegos de material informativo, los instrumentos de recopilación de datos, el informe final, etc. Se alentará a todos los organismos asociados a participar en los gastos, pagando como mínimo los gastos (incluidas las dietas) de su propio personal.

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