Proceso de Rendición de Cuentas y Liquidación de Convenios de Apoyo

Transcripción

1 Proceso de Rendición de Cuentas y Liquidación de Convenios de Apoyo Una vez ejecutados los contratos de convenio de apoyo firmados con el INDER Alcaldía de Medellín, se debe llevar a cabo la respectiva rendición de cuentas y de esta manera proceder al cobro del saldo a favor del club. Formatos para la rendición de cuentas de convenios de apoyo Una vez ejecutados los convenio de apoyo firmados con el INDER Alcaldía de Medellín, el club deportivo deberá descargar de la página web del Inder, ( asociado/desarrollo de clubes) los siguientes formatos. Usted se encontrara con tres archivos: 1. Formato para rendición de cuentas archivo en Word - convenios de apoyo Este formato deberá ser diligenciado completamente e impreso y firmado por el representante legal y el revisor fiscal del club y también deberá ser presentado en el cd. 2. Formato para rendición de cuentas archivo en Excel - convenios de apoyo Este formato en Excel, cuenta con tres hojas: Hoja 1: informe financiero Hoja 2: población Hoja 3: Georeferencial club deportivo Este informe de Excel deberá ser diligenciado en su totalidad y presentado en el cd. De este archivo de Excel, solo el informe financiero deberá presentarse impreso. 3. Anexos para informe rendición de cuentas - convenios de apoyo 2015 En este archivo usted se encontrara con el listado de documentos y comprobantes que deberá presentar anexos físicamente junto al informe de rendición de cuentas; es importante que tenga en cuenta todo lo que en él se explica con respecto a facturas, cuentas de cobro, Rut, comprobantes de ingreso y egreso y demás requisitos para rendir cuentas de manera adecuada. Este es un documento guía, no es necesario imprimirlo ni presentarlo.

2 NOTAS IMPORTANTES: Recuerde que el plazo límite para ejecutar el recurso es el 30 de agosto y el 30 de septiembre de 2015 (tenga en cuenta su acta de inicio) y el plazo límite para rendir cuentas es 15 días posterior al plazo límite de ejecución. Aquellos clubes que ejecutan el recurso antes del plazo límite, pueden realizar la respectiva rendición de cuentas. DOCUMENTOS PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS. (Solicitamos que estos documentos no sean legajados, ni encarpetados) Formato de rendición de cuenta (Word) impreso, totalmente diligenciado y firmado por quienes corresponde. Acta de asamblea donde socializan el apoyo con sus afiliados. Certificado de ingresos: este certificado de ingresos debe corresponder al monto específico consignado por el Inder, (para el caso de los convenios de apoyo el 60%). Cuadro financiero (archivo Excel). Factura de compra, para quienes compran implementos, uniformes o premiación). NOTA: esta factura debe cumplir con los requisitos establecido por el artículo 617 del estatuto tributario (requisitos de la factura de venta). Copia del Rut (actualizado y firmado por el representante legal y por el funcionario de la DIAN) de la empresa donde fueron adquiridos los implementos deportivos, los uniformes o la premiación. Copia del documento de identidad del representante legal de la empresa donde fueron adquiridos los implementos deportivos, los uniformes o la premiación.

3 FACTURA RÉGIMEN SIMPLIFICADO O CUENTA DE COBRO, Estas facturas o cuentas de cobro deberán contener como mínimo: a. Ciudad y fecha b. Consecutivo (número de la cuenta de cobro) c. Nombre y Nit de la persona natural o jurídica a la que se le entrega el bien o se le presta el servicio. d. Nombre completo y Nit de quien entrega el bien o presta el servicio. e. Concepto o descripción detallada del gasto (cantidades, valores unitarios, valor total). en el caso de cuentas de cobro por concepto de prestación de servicios, en el concepto se debe relacionar el número del contrato suscrito con el Inder. f. Valor a pagar en números y letras. g. Firma del proveedor del bien o servicio prestado. h. Dirección, número de teléfono (fijo o celular) y dirección electrónica del proveedor o prestador del servicio. La prestación de servicios cuyo gasto no sea soportado con factura que cumpla con los requisitos legales; se debe hacer con personas que de acuerdo al código de actividades económicas registradas en el RUT, puedan prestar dicho servicio, en caso de no ser así, dicho gasto no será reconocido por el instituto.

4 CODIGOS COMERCIALES MAS COMUNES EN RENDICIÓN DE CUENTAS DE CONVENIOS DE APOYO 8552 Enseñanza deportiva y recreativa Comercio al por menor de artículos deportivos, en establecimientos especializados Fabricación de artículos y equipo para la práctica del deporte Otras actividades deportivas Enseñanza deportiva y recreativa Actividades de clubes deportivos Confección de prendas de vestir, excepto prendas de piel Fabricación de juegos, juguetes y rompecabezas Actividades de apoyo a la educación Educación técnica profesional Educación tecnológica Educación de instituciones universitarias o de escuelas tecnológicas Educación de universidades Formación académica no formal. Copia del Rut (actualizado y firmado) de los instructores pagados. Copia del documento de identidad del o los instructores pagados. Certificados de egreso cuenta de cobro presentada. FACTURA REGIMEN COMUN La factura de venta correspondiente a la compra efectuada, deberá contener como mínimo: a. Resolución DIAN. b. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. c. Fecha de su expedición. d. Apellidos y nombres o razón social y Nit del vendedor o de quien presta el servicio.

5 e. Apellidos y nombres o razón social y Nit de quien adquiere los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. Copia del Rut (actualizado y firmado) de los instructores pagados. Copia del documento de identidad del o los instructores pagados. Certificados de egreso cuenta de cobro presentada. COMPROBANTES DE EGRESO Estos comprobantes de egreso deberán contener como mínimo: Ciudad y fecha. Consecutivo (número de comprobante de egreso). Nombre y Nit de la persona a la que se le hace el pago (las firmas de la factura y del comprobante de egreso deben coincidir). Concepto y descripción detallada del bien entregado o servicio prestado el cual debe coincidir con el concepto relacionado en la factura. Valor total del gasto. Valor de las retenciones practicadas (rete fuente e IVA). Valor neto pagado (en números y letras). Forma de pago efectivo o cheque (número y banco). Firma de la persona que recibe el pago efectuado con número de cedula. Visto bueno de la persona que autoriza el pago. CD CON LOS INFORMES: El CD presentado por usted con la rendición de cuentas debe contener: Registro fotográfico de cada ítem de inversión. Informe en Word - Rendición de Cuentas 2015.

6 Informe en Excel Rendición de Cuentas Tenga en cuenta que este archivo de Excel cuenta con tres hojas, (Informe Financiero Población Georeferencial club deportivo) las cuales deben ser diligenciados totalmente. NOTAS IMPORTANTES: Facturas o cuentas de cobro, en su numeración y en fechas y valores deben coincidir tanto con los certificados de egreso, como con el cuadro financiero diligenciado en el formato de rendición de cuentas de Excel. Su rendición de cuentas debe coincidir con el monto aprobado en el contrato de convenio de apoyo y con los ítems de inversión especificados por usted en el formato de sustentación de apoyo presentado al INDER. PAZ Y SALVO DE PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL DEL CLUB ACTUALIZADO. Este certificado debe ser emitido por el revisor fiscal que se encuentra oficialmente inscrito en la resolución de reconocimiento deportivo cuando se trata de clubes de persona natural y en el certificado de existencia cuando se trata de clubes de entidades no deportivas. Nota: en caso de que el revisor fiscal no corresponda a la persona que se encuentra registrada en la resolución de reconocimiento deportivo, deberá anexar la resolución por medio de la cual se realiza la inscripción del nuevo revisor. COPIA DE LA TARJETA PROFESIONAL DEL REVISOR FISCAL. (De quien certifica)

7 FIRMA DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN Y PROCESO DE FACTURACIÓN Una vez aprobada su rendición de cuentas y proyectada el acta de liquidación del convenio de apoyo, el representante legal de cada club será citado previamente para su firma y una vez firmada esta podrán iniciar el proceso de facturación del 40% del valor del contrato, en el área financiera tercer piso con Liliana Ramírez los días Lunes a jueves de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m. (solo se puede facturar hasta el día 25 de cada mes). Para este proceso deberán entregar: Cuenta de cobro 40% o el saldo a favor Copia del contrato Copia del acta de inicio Copia del acta de liquidación Carta pago de seguridad social y aportes de parafiscales actualizada Copia de tarjeta profesional del revisor fiscal. RECOMENDACIONES. Recuerde que al club deportivo que usted dirige le fue asignado un apoyo en unos ítems de inversión específicos y con una asignación en dinero para cada uno de ellos; debe ejecutar el presupuesto de acuerdo a lo aprobado, de lo contrario dicho gasto no será reconocido por el instituto. Clubes que fueron apoyados y ya ejecutaron el presupuesto, pueden iniciar con el proceso de rendición de cuentas; no necesitan esperar a que se cumpla el tiempo estipulado para la ejecución del recurso. Clubes deportivos en general que tienen revisor fiscal, inscrito en su reconocimiento deportivo y/o en su certificado de existencia; es este quien certifica. Aquellas entidades no deportivas que no cuentan con órgano de control bajo la figura de revisoría fiscal, certifica el representante legal de dicha entidad. Los Clubes deportivos de persona natural deben tener muy presente que a la hora de firmar convenio de apoyo, o de liquidar el mismo, deben tener el órgano de administración y control con los periodos vigentes. Clubes deportivos a la hora de firmar liquidación de convenio y han realizado

8 cambios de representante legal, o de revisor fiscal, deberán haber realizado la respectiva inscripción en el reconocimiento deportivo, igualmente deberán presentar con la rendición de cuentas copia de la resolución expedida por el INDER con la respectiva inscripción. En el caso de haber cambiado de representante legal, además de presentar la resolución de inscripción deberán presentar los documentos del nuevo representante (copia del documento de identidad, procuraduría, contraloría, policía). Tener presente que no todas las liquidaciones corresponden al 40%, esto depende de si la ejecución del presupuesto se llevó acabo en el 100%, en caso de no ser así abstenerse de colocar en la cuenta de cobro que este corresponde al 40% del valor del convenio. Recuerde que la celeridad en el proceso de liquidación de los contratos de convenio de apoyo depende de LA entrega adecuada y oportuna de los DOCUMENTOS establecidos COMO REQUISITO para ello.