NO CONFORMIDADES, ACCION CORRECTIVA, PREVENTIVA Y PLANES DE MEJORAMIENTO PLANEACIÓN INTEGRAL PI-PRC16

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1 4 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer la metodología para la identificación, análisis y toma de decisiones, que permita eliminar la causa raíz de los hallazgos, no conformidades, observaciones, oportunidades de mejora y acciones de mejora del SIGI detectadas y emprender acciones correctivas ó preventivas para evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia en el SIGI de la Contaduría General de la Nación. 2. DEFINICIONES ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial (observación) para prevenir su ocurrencia u otra situación potencialmente indeseable. ACTO ADMINISTRATIVO: Es una decisión que procede de la administración la cual produce efectos jurídicos. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. CORRECCIÓN: Acción puntual e inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada. DEFECTO: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la evidencia o veracidad de algo. LIBERACIÓN: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

2 4 2 de 7 3. MARCO LEGAL Norma Técnica Internacional ISO Sistemas de Gestión de la Calidad, Requisitos Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica NTCGP En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, esta norma especifica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios Acción correctiva, Acción preventiva Norma Técnica Colombiana NTC-ISO Sistema de gestión Ambiental No conformidad, acción correctiva y acción preventiva Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud ocupacional No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS No aplica 5. DOCUMENTOS ANEXOS No aplica 6. PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1 Identificación deanalizar los resultados obtenidos acciones de: o correctivas, asignado preventivas o de mejora. Informes de auditorías internas y externas del SIGI. Seguimiento al plan de acción. Resultados de indicadores. Encuestas. Aplicación de procedimientos. Revisión por parte de la dirección. Retroalimentación de los

3 4 3 de 7 2 Reportar y crear Hallazgos 3 Envío para aprobación 4 Aprobación o Rechazo del hallazgo clientes. Resultados de autoevaluaciones internas. Resultados de la matriz de aspectos e impactos ambientales. Resultados de la investigación de incidentes y accidentes del plan de emergencias. Resultados matriz de riesgos y peligros de SG- SST. Requisitos SG-SST. Se selecciona Tipo de acción, Fuente de evaluación, Tipo de auditoría. NOTA: Si el hallazgo es generado por una auditoría interna, el sistema traerá los hallazgos que hayan sido encontrados directamente al sistema desde el módulo de auditorías. Se asigna la acción, quien aprueba o rechaza la acción de mejora. NOTA: Al crear el hallazgo se genera notificación al Responsable asignado. Se puede aprobar o rechazar la acción, si hace el rechazo se devolverá a la persona que realizó la creación; si se realiza la aprobación, el responsable deberá seleccionar el responsable de formular el plan de mejoramiento quién recibirá una notificación. o asignado o asignado o asignado

4 4 4 de 7 5 Información de la Acción de Mejora Verificar información de la acción de mejora asignada (Fecha de registro, Tipo de acción, Descripción del hallazgo, Fuente de evaluación, Tipo de auditoría, Dependencia,, Líder). 6 Selección metodología de Para formular el Plan de análisis de causas debe escoger el tipo de metodología de análisis de causa (Espina de pescado, causa raíz, 5 porque o Pareto). Nota: Al momento de realizar el análisis de la acción propuesta, se evalua si la acción a realizar modifica o genera nuevos riesgos y peligros del SG-SST y/o si modifica o genera los impactos ambientales identificados, dejando registro en el análisis a realizar. De presentarse este evento, se tendrá en cuenta los procedimientos GTH- PRC07 Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos Y Determinación de Controles y el PI-PRC12 Procedimiento Identificación y Evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales. 7 Toma de decisiones de acuerdo con los resultados obtenidos del análisis de datos. Producto del análisis realizado se procede a generar opciones de la acción a tomar y se selecciona la más conveniente. actas)

5 4 5 de 7 8 Corrección y Generación del Plan Se debe seleccionar si se requiere realizar corrección y si genera plan: NOTA: 9 Identificación de causas 1. Si da lugar a corrección y no genera plan, se debe explicar las razones y la corrección realizada. 2. Si da lugar a corrección y genera plan, se continúa con la formulación del plan. 3. Si no da lugar a corrección y no genera plan, se debe explicar las razones y la corrección realizada. Identificar las causas del hallazgo 10 Plan de Se define el Plan de, se tiene en cuenta las causas, las actividades a desarrollar para eliminar la causa, el producto esperado, meta, unidad de medida, se describe el responsable de la ejecución de las actividades, se establece Fecha de Inicio y Fecha de fin y se asigna responsable. 11 Enviar a aprobación Se envía a aprobación por parte del Líder del Proceso 12 Aprobación del El líder del proceso puede

6 4 6 de 7 Plan de aprobar o rechazar con los respectivos comentarios, si rechaza se devuelve a la persona que lo envió y si lo aprueba se despliega una nueva pantalla donde se informa de la aprobación enviando notificaciones al Líder del proceso y responsable de Control Interno para seguimiento y/o evaluación, y al Responsable para el desarrollo de las respectivas tareas a desarrollar. 13 Desarrollo Plan de El responsable realizará el desarrollo de las tareas asignadas, indicando el porcentaje de avance, la descripción de las actividades realizadas y el cargue de los adjuntos que soporten el desarrollo de las actividades. NOTA: desarrollar las tareas 1. Cuando el avance no es 100% la tarea no se borra de las tareas pendientes del módulo de hasta que se complete el 100%. 2. El 100% se cumple cuando los adjuntos cargados sean el soporte necesario para el cierre de la actividad. 3. Una vez el Plan este al 100%, el líder indicara si las tareas fueron realizadas correctamente y enviará el desarrollo del

7 Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) NO CONFORMIDADES, ACCION CORRECTIVA, PREVENTIVA Y PLANES DE 4 7 de 7 14 Seguimiento desarrollo Plan de Plan a seguimiento de Control Interno para solucionar el Hallazgo y darle cierre. Cada vez que el responsable de la tarea ingresa un avance o se llega al 100%, el responsable del seguimiento puede visualizar la información que ha sido ingresada, el soporte adjunto y realizar comentarios y asignar nuevas tareas, si es del caso. 15 Seguimiento y cierre Se recibe la notificación y podrá ver la información de la acción de mejora creada, puede incluir la información correspondiente a eficacia, eficiencia y efectividad. NOTA: Responsable seguimiento 1. Si el plan no fue eficaz lo puede devolver al responsable de haberlo realizado y efectuar los comentarios generales. 2. Si el plan fue eficaz se debe dar clic en la opción Finalizar acción y la acción de mejora quedará finalizada y podrá ser consultada en el SIGI. Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI. Revisado por: LIDER DEL COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN Aprobado por: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN

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