TEMA 2: PREPARACIÓN DE LA OFERTA Y ALCANCE DEL PROYECTO

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1 TEMA 2: PREPARACIÓN DE LA OFERTA Y ALCANCE DEL PROYECTO Contenido: Preparación de la oferta Ofertar o no ofertar Preparación de la oferta Oferta Técnica Oferta de Gestión Oferta Económica Alcance del Proyecto Bibliografía: Ajenjo, Alberto Domingo. Dirección y Gestión de Proyectos. 2da Edición. Editorial RA-MA. Project Management Institute, Inc. Guía de los fundamentos de la Dirección de Proyectos, Guía del PMBOX. Marchewka. 3ra Edición. 1

2 Ofertar un proyecto Ofertar o no ofertar? Experiencia práctica y conocimientos técnicos suficientes sobre las actividades del trabajo a realizar. Capacidad de realizar el trabajo en el plazo disponible para ello según lo previsto en la planificación temporal. Cómo son las relaciones formales e informales con el Cliente. Si el Cliente ha adjudicado otros contratos en el pasado a la empresa, cómo terminaron y cuál fue el grado de satisfacción del Cliente y de la empresa. Cuál es la solvencia económica del Cliente y si será capaz de pagar en tiempo y forma los trabajos que va a contratar. 2

3 Ofertar o no ofertar? Si existe la posibilidad (técnica, legal y económica) de, posteriormente revender el trabajo realizado o la experiencia adquirida a otros clientes. Disponibilidad de recursos para preparar en el momento actual una oferta adecuada para el Cliente. Cuál será el coste de preparar dicha oferta y en concreto, verificar si será un porcentaje significativo de los beneficios del proyecto. Si, acceder a dicho contrato mejore la reputación de la empresa y facilite el acceso a otros mercados u otras zonas geográficas. Preparación de la oferta El documento de oferta es aquel que se remite al potencial Cliente ofreciéndole un bien o servicio a cambio de una contraprestación económica. Llegado el momento de compilar el documento de oferta se debe mostrar al Cliente que somos el equipo idóneo para realizar el proyecto, es decir: Que se está suficientemente cualificado desde el punto de vista técnico, que sabemos cómo ejecutar las tareas necesarias y cómo resolver los posibles problemas que puedan aparecer durante el desarrollo del trabajo. Ésta es la oferta técnica. Que se tiene la capacidad de terminar el trabajo en el período de tiempo adecuado, organizando las reuniones intermedias oportunas y gestionando los recursos (humanos y materiales) de la manera correcta. Ésta es la oferta de gestión. Que todo lo anterior se realizará por un precio adecuado. Ésta es la oferta económica. 3

4 Preparación de la oferta El documento de oferta debe adecuarse en estructura a lo solicitado (verbalmente o mediante un escrito de petición de oferta) por el Cliente pero, en general, debe contener: Introducción. Antecedentes y propósito del trabajo ofertado. Alcance práctico del mismo (indicando claramente qué no forma parte del alcance). Oferta técnica. Oferta de gestión. Oferta económica. El documento de oferta es el elemento principal por el que el futuro Cliente juzgará la capacidad técnica y organización de la empresa. Oferta Técnica La oferta técnica describe el problema a resolver, cómo resolverlo, qué riesgos se anticipan y cómo se abordarán llegado el caso. El propósito de esta parte del documento es: Mostrar al potencial Cliente que se ha entendido su problema, sus necesidades y requisitos específicos. Anticipar una potencial solución (sin llegar a resolver el problema ya que eso se hace durante el contrato) para mostrarle al Cliente la capacidad técnica de la empresa. Identificar los puntos conflictivos del trabajo a realizar y anticipar posibles soluciones. Justificar el tiempo y el dinero necesarios para ejecutar el proyecto. 4

5 Incluye: Oferta Técnica Introducción, donde se sintetice la comprensión del problema. Alcance general, describe, en qué consistirá el trabajo. Descripción de las actividades previstas. Descripción de los materiales, herramientas y sistemas que se utilizarán para la ejecución del trabajo. Lista de entregables, incluyendo documentos, productos y cualquier otro elemento que el Cliente vaya a recibir como resultado del trabajo. Identificación de los riesgos potenciales, especialmente si se trata de un proyecto de investigación y desarrollo o donde haya una dependencia fuerte de factores externos que puedan comprometer el éxito del resultado. Síntesis final del escenario descrito, cuáles de los requisitos iniciales del Cliente se verán satisfechos y cuáles no (también es llamada matriz de cumplimiento). Oferta de Gestión Complementa a la oferta técnica describiendo la organización, metodología y procedimientos a seguir para llevar a cabo el proyecto, en caso de que sea adjudicado. El contenido de la oferta de gestión varía de una oferta a otra, en función de los requisitos del Pliego (si lo hay), del tipo del proyecto y de la relación con el Cliente. Pero siempre debe incluir la información necesaria para justificar la solvencia organizativa y de gestión de la propuesta, con vistas a desarrollar adecuadamente los trabajos objeto del contrato. En general, contendrá: Documentación específica para el proyecto: Descripción de los paquetes de trabajo y responsable de cada uno de ellos. Lista de resultados entregables del proyecto. Planificación temporal propuesta: Diagramas Gantt y/o PERT. 5

6 Oferta de Gestión Documentación específica para el proyecto: Plan de reuniones. Equipo de trabajo: Perfil profesional y/o currículum del personal con mayor responsabilidad en el proyecto. Referencias de la empresa en proyectos similares. Documentación complementaria: Procedimientos propuestos para la gestión: plan de gestión, de calidad, de compras, de verificación y ensayos, etc. Oferta Económica Es el compendio de todas las condiciones de venta del proyecto, entre las que cabe citar: Precio de venta del proyecto básico. Precio de las mejoras adicionales al proyecto básico. Forma de pago, incluyendo: distribución (el 100% del contrato al final, una parte al inicio y otra al final, etc.), medio (cheque, transferencia, etc.), financiación (al contado, a 90 días, etc.). Tiempo de validez de la oferta. Inclusión o no de determinados impuestos. 6

7 Acta de Constitución del Proyecto (1) Es el documento que autoriza formalmente un proyecto, pone en limpio lo que ha sido aceptado de la oferta, con todos los elementos definidos. Desarrollar el acta de constitución implica: Redactar la documentación de las necesidades de negocio y la justificación del proyecto. Comprensión efectiva de los requisitos del cliente, y del nuevo producto, servicio o resultado destinado a satisfacer dichos requisitos. Acta de Constitución del Proyecto (2) 7

8 Alcance del Proyecto La gestión del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y no está incluido en el proyecto. Alcance del producto. Las características y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado. Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. Ambos tipos de gestión de alcance deben estar bien integrados para asegurar que el trabajo del proyecto tenga como resultado la entrega del producto definido. La Definición del alcance: Consiste en desarrollar un enunciado del alcance del proyecto detallado como base para futuras decisiones del proyecto. 8

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