TABLA DE CONTENIDO PAG. 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 3 5. DIAGRAMA DE FLUJO 4 6.

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1 TABLA DE CONTENIDO PAG. 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 3 5. DIAGRAMA DE FLUJO 4 6. DESCRIPCIÓN 5 7. REFERENCIAS DOCUMENTALES INTERNAS Y EXTERNAS 6 8. FORMATOS ASOCIADOS 7 9. ANEXOS 8 Aprobación del Documento Elaboró Revisó Aprobó Jessica Vara Nombre Cargo Firma Juan Carlos Aldana O Héctor Fabio Viveros D Profesional de Gestión de s Coordinador Sistema de Gestión de la Calidad Director de Planeación y Desarrollo Institucional Fecha Día Mes Año

2 1. OBJETIVO Establecer las Políticas y metodología para la identificación, formulación, planeación, ejecución, seguimiento, control, evaluación y cierre de los diferentes s de la Fundación Universitaria Católica Lumen Gentium UNICATÓLICA. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los s generados por necesidades internas o externas, que contribuyan a la Misión y al Plan de Desarrollo Institucional de la Fundación Universitaria Católica Lumen Gentium UNICATÓLICA, y comprende, desde identificar el, hasta el cierre del mismo. 3. DEFINICIONES 3.1 Actividad Una porción definida y planificada de trabajo ejecutado durante el curso de un. 3.2 Alcance del El trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. 3.3 Alcance del Producto Los rasgos y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado. 3.4 Ciclo de Vida del La serie de fases que atraviesa un, desde su inicio hasta su cierre.

3 3.5 Director del La persona nombrada por la organización ejecutante para liderar al equipo que es responsable de alcanzar los objetivos del. 3.6 Plan Un plan es una intención o un. Se trata de un modelo sistemático que se elabora antes de realizar una acción, con el objetivo de dirigirla y encauzarla. En este sentido, un plan también es un escrito que precisa los detalles necesarios para realizar una obra. Un plan es ante todo la consecuencia de una idea, generalmente y en función de lograr una óptima organización, adoptará la forma de un documento escrito en el cual se plasmará dicha idea acompañada de las metas, estrategias, tácticas, directrices y políticas a seguir, en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y acciones que se usarán para alcanzar los fines propuestos y que fueron la motivación del plan. 3.7 Programa Un grupo de s, subprogramas y actividades de programas relacionados, cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual. 3.8 Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. 4. POLITICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1 El Líder del debe: Realizar la identificación de la oportunidad o necesidad a atender desde cualquier área de la Institución.

4 4.1.2 Realizar la presentación del para su respectiva formulación, ante las áreas correspondientes de la Institución Presentar la propuesta del ante las Vicerrectorías, Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional, para su estudio y aval respectivo, y posterior aprobación de la Rectoría. 4.2 El Responsable del debe: Presentar ante la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional la Ficha y la Plantilla del Formalizar (elaboración y firma) el, mediante los correspondientes actos administrativos Solicitar la asignación presupuestal del a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera Socializar el a los representantes de las áreas involucradas y al equipo de trabajo Ejecutar en conjunto con el equipo de trabajo, las actividades del conforme a lo planeado, atendiendo los procedimientos establecidos en la Institución Reportar y presentar informes periódicos de avance del Presentar los productos y/o resultados del y el respectivo informe a las áreas correspondientes de la Institución Realizar el Acta de cierre del y la respectiva socialización de lecciones aprendidas. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo 1. Diagrama de Flujo: Procedimiento para Trabajo Seguro en Alturas.

5 6. DESCRIPCIÓN N Actividad Responsable Instrucción Registros 1 Identificar el 2 Autorizar el 3 Formular el 4 Formalizar el Líder (Gerente) del Rectoría Vicerrectoría Académica Vicerrectoría Administrativa y Financiera Vicerrectoría Pastoral y de Bienestar Universitario Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional Responsable del Rectoría Secretaría General Representante Jurídico Responsable del La identificación de un se realiza mediante la justificación de una oportunidad o necesidad a atender, desde cualquier área de UNICATOLICA. Requiere un objetivo, justificación (qué y por qué de la necesidad) y los responsables, se realiza la presentación del para su respectiva formulación. Si la necesidad a cubrir es de carácter externo a nivel internacional el líder del presenta la propuesta a la Rectoría para su estudio y aprobación. Si la necesidad es de carácter interno a nivel nacional el líder del presenta la propuesta a las Vicerrectorías y a la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional para su estudio y aval respectivo, y posterior aprobación de la Rectoría. Si la propuesta es aprobada se continua con la formulación del (actividad 3), si por el contrario la propuesta es rechazada se debe volver la identificación del (actividad 1). La Formulación del se realiza teniendo en cuenta que cumpla los parámetros de la metodología seleccionada (Marco Lógico, PMI u otra). El Responsable del presenta la Ficha y la Plantilla del a la Dirección de Planeación. Se formaliza el mediante el correspondiente acto administrativo, bien sea Acta de iniciación, Acuerdo, Contrato o Convenio, cuando las partes así lo exijan o requieran. Se hace firmar de la Rectoría y los representantes de las partes interesadas (grupos de interés), el correspondiente acto administrativo y se emiten las correspondientes pólizas (cumplimiento). Propuesta de Acta de inicio o aprobación de s Ficha de Planeación de s Institucionales Plantilla de s Institucionales Acta de inicio de Acuerdo Contrato Convenio Pólizas

6 N Actividad Responsable Instrucción Registros Vicerrectoría Administrativa y Financiera El Responsable del solicita la asignación presupuestal a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. Sistema de Información de s 5 Planear y socializar el 6 Ejecutar el 7 Cerrar el Responsable del. Profesional de Gestión de s. Responsable del Equipo del Responsable del Profesional de Gestión de s Se elabora un cronograma de gestión del en el que se planifican sus actividades. Se socializa el a los representantes de las áreas involucradas y al equipo de trabajo. Se ejecutan las actividades del conforme a lo planeado, atendiendo los procedimientos establecidos en la Institución. Se reporta el avance del, adjuntando evidencias de cumplimiento de las actividades o fases (entregables), en periodos de quince (15) o treinta (30) días a partir del inicio del. Se presenta informe a las áreas responsables del avance del, cada dos (2) meses. Se presenta a quien corresponda los productos y/o resultados del y el respectivo informe final del mismo. Se realiza el Acta de cierre del y se realiza la correspondiente socialización de lecciones aprendidas. Solicitud Asignación Presupuestal Listado de Asistencia Sistema de Información de s Reporte de avance del Informe de seguimiento al Producto(s) y/o resultado(s) final del Informe final del Acta de cierre del 7. REFERENCIAS DOCUMENTALES INTERNAS Y EXTERNAS 7.1 INTERNAS Política para manejo de presupuesto de s (proporciona Contadora). Propuesta de. Acta de inicio o aprobación de s.

7 Acuerdo. Contrato. Convenio. Póliza del. Solicitud Asignación Presupuestal. Reporte de avance del. Informe de seguimiento al. Informe final del. Acta de cierre del. Instructivo para Elaboración y Codificación de Documentos. Procedimiento Control de Documentos. Procedimiento Control de Registros. 7.2 EXTERNAS Decreto /02/2004, por el cual se reglamenta el Artículo 96 de la Ley 788 de Guía de los Fundamentos para la Dirección de s - PMBOK 5 a Edición (Project Management Institute - PMI). 8. FORMATOS ASOCIADOS Formato Ficha de Planeación de s Institucionales. Formato Plantilla de s Institucionales.

8 Formato Listado de Asistencia. 9. ANEXOS Ver Anexo 1. Diagrama de Flujo Procedimiento para la formulación y ejecución de s institucionales.

9 Control de Cambios Versión N Fecha Día Mes Año Descripción del Cambio Aprobó Anexo 1. Diagrama de Flujo Procedimiento para la formulación y ejecución de s institucionales. INICIO 1. Identificar el Propuesta de 2. Autorizar el Acta de inicio o aprobación de s 3. Formular el Ficha de Planeación de s. Plantilla de s Institucionales 4. Formalizar el Acta de inicio de Acuerdo Contrato Convenio Pólizas 5. Planear y socializar el 1 Sistema de Información de s Solicitud Asignación Presupuestal Listado de Asistencia

10 1 6. Ejecutar el Sistema de información de s Reporte de avance del Informe de seguimiento al 7. Cerrar el Producto(s) y/o resultado(s) final del Informe final del FIN Acta de cierre del