Manual de Procesos 2.- Facturas y Notas de Crédito. de Proveedores. Revisado en Marzo Versión 2. Elaboró Equipo Administracion

Transcripción

1 Mnul de Pocesos 2.- Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes - Vesión 2 Revisdo en Mzo 2013 Elboó Equipo Administcion Revisó Lu Smos Apobó Lu Smos

2 Contenido 1.- Cg de fctus y nots de cédito Contol de esúmenes de Dogueís Modificción de dtos de Compobntes cgdo en fom Flt de Compobntes de Dogueís Cg de Fctus y Nots de Cédito Relcionds Nots de Cédito de Monoe

3 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes En este mnul se desollá pso pso como eliz l cg de fctus de comp desde ls sucusles y el posteio envío dministcion. 1.- CARGA DE FACTURAS DE DROGUERIAS Diimente el esponsble de stock debeá cg ls fctus de poveedoes l sistem Dok l momento de d de lt los poductos en el sistem, po pedidos ecibidos en l sucusl de cuedo l siguiente ut: (se ecued que el pedido l poveedo se cg DOKA) Administdo Comps Pedido de comps Ingeso de mecdeí Mnul Usuio: cg el númeo de usuio del empledo que efectú l cg del pedido Contol cont pedido (poceso de cg los poductos fctudos l stock) Seleccion poveedo Cg poducto Aquí cgo los poductos leídos po lecto de código de bs 1

4 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes Se veific que lo solicitdo coincid con lo entegdo po l dogueí. En cso de no coincidi se cgn los poductos ecibidos y los dtos fiscles; y se gene l solicitud de Not de Cédito coespondiente Un vez que cgo todos los poductos (siempe que hy coincidido lo compdo con lo ecibido) signo fctus, cgo los dtos de l fctu (*) Cundo hcemos click sobe Asig. Fct se les biá un nuev pntll que se muest continución y sobe l cul se indicá que cmpos complet: 2

5 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes (*) Los dtos que debeá inges son: Tipo de Compobnte: VERIFICAR EL TIPO DE COMPROBANTE QUE EMITIO EL PROVEEDOR (FACTURA A O NOTA DE CREDITO (NC) A) Nº compobnte 3

6 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes Fech de Emisión del Compobnte N CAI: IMPORTANTE! NUNCA OLVIDARSE DE CARGAR ESTE CAMPO CON EL NUMERO 0 (CERO) Sub.Ex.: cg el vlo exento Sub.G.: cg el vlo gbdo IVA1: cg el vlo del iv l 21% Pec. IB DM1126/93 CABA: este cmpo debe contene el vlo de l sumtoi de tods ls pecepciones de IIBB. NO DEBE COMPLETARSE OTRO CAMPO CON ESTOS VALORES! Pecep. IVA (3%): cundo en l fctu pezc lgún dto de pecepción de IVA l 3% deben cglo en este cmpo. Impote totl 4

7 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes 5

8 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes En cso de que el totl no coincid con el fctudo debeá evis l cg ntes de confim. Acept Confim: est opción pece en l póxim pntll un vez que es ceptd l cg. Si no se eliz este pso l cg de l fctu qued sin efecto No olvid geg l fctu Sello de INCORPORADA El dministtivo de l sucusl con ls fctus cgds ls chiv en un cpet otuld COMPRAS A DROGUERÍAS sepd po poveedo. 2.- CONTROL DE RESUMENES DE DROGUERIAS Al lleg el esumen de cuent semnl de cd poveedo debeá concililo con los compobntes (fctus y nots de cédito) cgdos en su pode, veificndo que estén todos los compobntes del esumen. 6

9 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes El listdo de comps desde el sistem Dok que seá necesio p efectu luego l concilición del esumen de nuesto poveedo, se obtiene de l siguiente mne: Administdo Comps Estdístics e Infomes Auxili de Comps Se biá un pntll con los siguientes dtos complet: Indic peíodo Del esumen Seleccion DOKA PHARMA Seleccion sucusl. P esto se debe destild Tods ls fmcis Seleccion TODOS los compobntes, dejndo tilddo Todos los Compobntes Seleccion el poveedo contol. P esto destild l opción Todos los poveedoes DESTILDAR l opción Expot Excel 7

10 Áe: Administcion y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes Seleccion el Peíodo del Resumen Seleccion el poveedo Un vez que seleccionn el peíodo y l dogueí hcen click en el botón BUSCAR ubicdo en el costdo supeio izquiedo de l pntll y peceá lo siguiente: Dtos modific 8

11 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes 3.- MODIFICACION EN LA CARGA DE COMPROBANTES Supongmos que cundo elizmos el contol de esúmenes de dogueís, detectmos lgún compobnte ml cgdo. En ese cso p modificlo debemos eliz los siguientes psos: Supongmos que lo que cgmos ml fue l fech del compobnte, lo que hcemos es i FECHA COMP y modificmos el dto. Un vez elizdo el cmbio dmos un ente p que nos hbilite l función CONFIRMAR. Solo si confimmos l modificción se gb. Si no se confim lo que se hy modificdo no qued guddo. QUE ERRORES EN LA CARGA DE COMPROBANTES PODEMOS MODIFICAR? Est opción de inges en TABLAS/COMPROBANTES nos hbilit pode modific dtos de l fctu y cgd en cso de hbe ingesdo dtos incoectos. Los dtos que se pueden modific son los siguientes: Fech Tipo de compobnte (Fctu; Not de Cédito, tipo A/C) Numeo de compobnte Impotes En cso de que el eo en l cg se l Rzón Socil del Poveedo, (es deci cgmos l fctu en un poveedo equivocdo); ello NO es posible modific ví tbls. P no nul l cg de l fctu que fect el stock socido l mism; pocedeemos de l siguiente mne: 1.- Inges tmbién po l opción TABLAS/COMPROBANTES; ubic l fctu en cuestión y llí dej en ceo todos los impotes de l mism. 2.- cg un nuev fctu con igul númeo y fech peo con el poveedo coecto. En este cso no se cg el stock que y quedo cgdo. Vmos diectmente sign fctu. 9

12 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes Es impotnte tene en cuent que estos pocesos de modificción son utilizdos solo en fom de excepción. Debemos pest much tención l momento de efectu l cg de poductos y dtos fiscles de ls fctus. 4.- CASOS DE COMPROBANTES FALTANTES (no ecibidos desde ls dogueís) En el cso que flten compobntes (fctus o nots de cédito) l concili debeá eclm l poveedo dich documentción y etene el esumen hst que los compobntes fltntes lleguen. Ests situciones deben comunicse en dministcion l emil: eomeo@gdpslud.com. Luego de veific que están cgdos en DOKA todos los compobntes y de mne coect; pocedemos odenlos po fech y nº de compobnte tl como figu en el esumen; y pocedemos confom el esumen colocándole el sello de Confome. Luego de ello, pocedemos emiti el esumen y los compobntes dministción p efectu el pgo Nots de Cédito de Coopetiv Fmcéutic de Mendoz P el cso puntul de Coopetiv Fmcéutic de Mendoz si ls NC no hn llegdo, el Encgdo del ol dministtivo debeá eclmls l poveedo; y si llegdo el dí en que debe emiti el esumen dministción no h conseguido obtene ls NC fltntes; pocedeá bjls de l págin web del poveedo de l siguiente fom: 10

13 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes Ahí pueden ent y veán el listdo de NC emitids y podán ve el detlle entndo po l lup que se encuent l costdo deecho de l pntll: Como pueden ve, est pntll les muest el no de compobnte, el ubo, l fech y l lup. Hcen click en l lup e ingesn l NC como lo muest el ejemplo. 11

14 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes NOTA ACLARATORIA: ESTE PROCESO SIRVE PARA EL CONTROL Y LA EMISION DE LA NC CUANDO NO LES LLEGA PREVIO RECLAMO DE PARTE DE LA SUCURSAL, LO CUAL DEBERA DEMOSTRARSE. AL NO LLEGAR PUEDEN ENVIAR EL RESUMEN CON SUS NC IMPRESAS POR DICHO SISTEMA PERO QUEDARÁ PENDIENTE EL ENVÍO DE LA NC ORIGINAL. ESTO SIMPLEMENTE AYUDA A AGILIZAR EL PROCESO DE CONTROL Y ENVIO PERO: LOS ORIGINALES DEBEN SER ENVIADOS SI O SI A LA ADMINISTRACIÓN, CASO CONTRARIO SE TOMARÁ COMO FALTA DE DOCUMENTACIÓN. ESTE SISTEMA O SOPORTE NO ES VALIDO PARA EL CASO DE FACTURAS Nots de Cédito de Monoe Ameicn P el cso de Dogueí Ameicn si ls NC no hn llegdo el dministtivo debeá pocede bjls de l págin web del poveedo. L fom de hce esto es: 1. Inges l págin de Monoe Ameicn 2. Ingesmos FARMACIAS/MIS COMPROBANTES/Inges. Allí colocmos nuesto usuio y contseñ. 3.- luego podemos busc el compobnte y bjlo en fomto PDF 12

15 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes 13

16 Áe: Administción y Finnzs Cg y Contol de Fctus y Nots de Cédito de Poveedoes NOTA ACLARATORIA: SE RECUERDA QUE LA OPCION DE BUSQUEDA DE COMPROBANTES ES A MODO DE NO TRABAR EL CONTROL DEL RESUMEN PERO LOS COMPROBANTES ORIGINALES DEBEN SER RECLAMADOS. 4.- CARGA DE FACTURAS Y NOTAS DE CREDITO RELACIONADAS EN QUE CASOS SE CARGAN LAS FACTURAS Y POSTERIORMENTE LAS NOTAS DE CREDITO? 1.- Cundo en un fctu no llegon lgunos poductos que si nos fctuon: Aquí se cgn solo los poductos ecibidos (con lecto de cod.de bs); l fctu po el totl y luego l not de cédito po el impote de los poductos no ecibidos. 2.- Cundo lleg un fctu sin tículos: (quell que tiene un solo tículo fctudo peo no lo hemos ecibido): Aquí se cg l fctu sin tículos, diectmente vmos l opción sign fctus y luego l not de cédito po el impote del poducto no ecibido. 3.- Cuándo lleg un fctu con un único ticulo peo el mismo está en ml estdo: dñdo, vencido, etc. En este cso se cg el tículo dñdo (que se eclm en fom inmedit l dogueí); luego se cgn los dtos fiscles en sign fctu y cundo lleg l not l not de cédito po el poducto en ml estdo. Aquí indefectiblemente debemos eliz un juste en menos po devolución dogueís. 4.- Cundo llegn pedidos duplicdos: en este cso l fctu duplicd debe cgse peo NO los tículos; es deci que vmos diectmente l secto de Asign Fctu. Se efectú el eclmo l dogueí y l lleg l not de cédito se cg tmbién. Es MUY IMPORTANTE que tengmos identificds ls fctus que tienen pendiente l llegd de nots de cédito. Ls misms deben qued sepds en un cpet p no pede el contol de l llegd de ls misms. 14

17 Á e : A d m i n i s t c i ó n y F i n n z s C g d e F c t u s d e C o m p

18 Á e : A d m i n i s t c i ó n y F i n n z s C g d e F c t u s d e C o m p Á e

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