Informe Final N 151 Procesos de Adquisiciones

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1 UNIDAD AUDITADA División de Administración y Finanzas Unidad de Abastecimiento. PERIODO DE AUDITORIÍA 1 de Enero y 31 de Diciembre 2010 FECHA RESPUESTA Octubre 2011 JEFE DIVISION AUDITADA Gustavo Bravo Aris 1.-Sobre Aspectos Generales al Proceso de Adquisiciones. 1.2 Manual de Procedimiento de Adquisiciones Desactualizado. Se verificó que en el aludido portal Mercado Público, se encuentra disponible el Manual de Procedimiento de Adquisiciones de la Subdere, vigente al mes de octubre de 2007, no obstante, los métodos que utiliza el Servicio respecto de las adquisiciones y de los controles de inventario, no corresponden a los incluidos en dicho documento. Consultado el Jefe de la Unidad de Abastecimiento del Servicio, señaló que éstos se encontraban en proceso de actualización y que la modalidad de operación actualmente en uso, está reflejada en diversos flujo gramas que formarán parte de dicho manual, los cuales fueron proporcionados a la Comisión Fiscalizadora. Al respecto el Servicio en su respuesta confirma que el Manual de Procedimientos de Adquisiciones se encuentra en un proceso de actualización, el cual se aprobará mediante resolución administrativa a más tardar el mes de abril El Manual de Abastecimiento actualizado se aprobará mediante resolución administrativa a más tardar el mes de abril Abril 2012 (versión final sancionada por Resol.). Fernando González Valencia Jefe Unidad de Abastecimiento Licitación Pública Licitación ID LP10 Servicio de Housing; DBA; Capacitación BPEL y Certificación de procesos BPEL; para la aplicación Ventanilla de Trámites Municipales. Contabilización y Pago. Incumplimiento en los plazos a proveedores. En el examen efectuado a las facturas emitidas por la empresa ADEXUS S.A., correspondientes al periodo 2010, se constató que la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo no ha dado cumplimiento a lo establecido en la circular Nº23, de abril 2006, del Ministerio de Página 1 de 5

2 Hacienda, la cual consigna, entre otros aspectos, que el pago a proveedores debe realizarse en un plazo no mayor a 30 días corridos y contados desde la fecha de recepción de las facturas correspondientes. Nº Factura Fecha Monto $ Fecha de Ingreso al servicio Fecha de pago La demora en el pago de las facturas fue justificada caso a caso en respuesta al Pre informe de la CGR (Of. Nº 4501 de fecha 9/09/2011) y atendiendo a los argumentos esgrimidos, la Contraloría dio por subsanada la observación para el caso de la factura nº Para el caso de las facturas nº y nº el pago atrasado se justifica por la entrega tardía de los informes (productos) requeridos para cursar el pago respectivo. En relación a la eventualidad que hubiese aplicado multas por atraso en la entrega de informes (hecho que no fue constatado por la CGR) se atendió a la sugerencia del organismo contralor en orden a instruir un proceso sumarial para determinar eventuales responsabilidades administrativas en la materia. Este sumario fue solicitado por el Jefe de División de Administración y Finanzas a la Fiscalía mediante expediente interno E96937/2011 de fecha 13 de octubre Complementariamente se señala que desde el mes de agosto 2011 se encuentra en proceso de implementación la Unidad de Control de Pagos (UCP) dependiente del Departamento de Administración y Finanzas cuya función principal es revisar y constatar la existencia íntegra de la documentación mínima suficiente para cursar los pagos a proveedores, junto con verificar el cumplimiento de las cláusulas contractuales y la eventual aplicación de multas. En este ámbito se han emitido instrucciones al servicio que puntualizan en relación al pago oportuno a proveedores y a la certificación de la conformidad de la recepción de los bienes o servicios contratados (Memo 8969/2011 de fecha 16/08/2011, Memo 10010/2011 de fecha 08/09/2011 y Memo 11885/2011 de fecha 24/10/2011). Además se señala que el procedimiento para controlar el Pago a Proveedores se encuentra en proceso de actualización por el Jefe de Contabilidad debido a la incorporación del proceso de pago a proveedores dentro del Sistema Documental. Sumario solicitado, acción ya implementada. UCP en proceso de estructuración, acción ya implementada. Jefe de División de Administración y Finanzas Licitación Pública Licitación ID LP10 Contratación del servicio de arriendo y mantención de PBAX, de telefonía e instalación. Página 2 de 5

3 Contabilización y Pago. Pagos efectuados anticipadamente. Mediante decreto exento Nº504, modificado por la resolución exenta Nº180, ambos documentos de enero de 2011, la SUBDERE aprobó contrato suscrito con Telefónica Empresas, por la suma de UF más IVA, el cual, en su cláusula cuarta establece que la Subdere pagará dicha suma en 36 cuotas, equivalentes a UF 127 mensuales, más 70 UF por costo de habilitación por una sola vez. Al respecto, se verificó que la aludida Subsecretaría pagó a la empresa la factura Nº , de 31 de diciembre de 2010, a través de cheque Nº9372 de igual fecha, un total de $ , equivalentes a UF 1.513,43, suma que corresponde a doce meses de renta pagada anticipadamente, contraviniendo así, lo estipulado en la cláusula cuarta del contrato antes mencionado. Además, por esa adquisición el Servicios emitió la orden de compra Nº SE10, la cual esta expresada en pesos, debiendo haber sido en UF, como se estipula en la adjudicación de la licitación y en la modificación del contrato. Cabe señalar, que la Subdere, a través de la resolución Nº180 antes señalada instruyó respecto a formular una nueva orden de compra en los términos previstos en la adjudicación, no obstante, a la data de la presente auditoría, julio del 2011, esta rectificación aún no se había realizado. El pago anticipado fue justificado en respuesta al Pre informe de la CGR (Of. Nº 4501 de fecha 9/09/2011) comprometiendo que en lo sucesivo no se dará curso a los pagos anticipados, si así lo estipula explícitamente el contrato y además se estudiará la implementación de mecanismos de control adicionales. En este sentido se señala que desde el mes de agosto 2011 se encuentra en proceso de implementación la Unidad de Control de Pagos (UCP) dependiente del Departamento de Administración y Finanzas cuya función principal es revisar y constatar la existencia íntegra de la documentación mínima suficiente para cursar los pagos a proveedores, junto con verificar el cumplimiento de las cláusulas contractuales y la eventual aplicación de multas. En este ámbito se han emitido instrucciones al servicio que puntualizan en relación al pago oportuno a proveedores y a la certificación de la conformidad de la recepción de los bienes o servicios contratados (Memo 8969/2011 de fecha 16/08/2011, Memo 10010/2011 de fecha 08/09/2011 y Memo 11885/2011 de fecha 24/10/2011). Además se señala que el procedimiento para controlar el Pago a Proveedores se encuentra en proceso de actualización por el Jefe de Contabilidad debido a la incorporación del proceso de pago a proveedores dentro del Sistema Documental. UCP en proceso de estructuración, acción ya implementada. Jefe del Departamento de Administración y Finanzas. Página 3 de 5

4 2.2.- Orden de Compra SE Orden de Compra ID SE10 Reparación Inmuebles Oficinas Subdere Morandé Nº115. Antecedentes del Trato Directo. Por resolución exenta Nº802 de 5/03/2010, Subdere aprobó el trato directo por la suma total de $ , en razón de lo solicitado en el artículo 8, letra c) de la Ley Nº , referida a situaciones de emergencia. Existencia de un Convenio Marco. Sobre la materia, cabe precisar que en el punto 4 de los considerandos de dicha resolución se indica que el procedimiento efectuado no se encuentra contenido en el catálogo de Convenios Marco, no obstante, en el examen realizado a los antecedentes que respaldan la operación se verificó la existencia de un Convenio marco adjudicado a través de la resolución exenta Nº 894-B de 2009, de la DCCP, el cual está referido precisamente a Servicios de Constitución y Reparación de Inmuebles e Instalaciones. Por lo anteriormente expuesto no resulta procedente que la reparación antes señalada se haya efectuado, mediante trato directo. Omisión de Contrato. Respecto de las reparaciones efectuadas a través de la orden de compra enunciada, se verificó que éstas no se encuentran respaldadas por un contrato, sólo se adjunta una cotización sin fecha y sin la identificación del proveedor que la emitió. Incumplimiento de lo estipulado en la resolución que aprobó el trato directo. En la Resolución 802 de 2010 se indica que los pagos referidos a la mencionada orden de compra se realizarán en dos cuotas, un 50% como avance de obras y el resto, contra la recepción final, sin embargo, se comprobó que el proveedor emitió la factura Nº10 por la suma de $ , que correspondía al total del gasto. Asimismo los trabajos realizados por la empresa no cuentan con la recepción conforme, n con las autorizaciones de pago por parte del Jefe de la División de Administración y Finanzas de la Subdere, vulnerando con ello lo dispuesto en el Art. 1 inciso 2º de la Resolución 802. Las situaciones anteriormente observadas fueron justificadas en respuesta al Pre informe de la CGR (Of. Nº 4501 de fecha 9/09/2011) fundamentando el procedimiento utilizado (Trato Directo) mediante lo estipulado en la Resolución Exenta 802 y lo calificado por el Ministerio del Interior mediante Decreto Nº150 (Terremoto del 27F). En relación a lo anterior se justifica además la inexistencia del contrato observado. En relación a la observación referida a la existencia de una recepción conforme formal de los trabajos, se señala que se complementará la anotación existente en el Sistema Documental con un certificado de recepción de obras, emitido por el Departamento de Administración y Finanzas. Página 4 de 5

5 30 Noviembre Jefe del Departamento de Administración y Finanzas encargado de inmuebles (E. Guzmán). Página 5 de 5

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