Matriz de Riesgos y Controles. Proceso Contable.

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1 Matriz de s y Controles Proceso Contable A continuación encontrarán una guía para la identificación de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso contable. Esta guía es solo un modelo que busca orientar al Gerente o Auditor, y por lo cual cada compañía deberá analizar la viabilidad de los controles sugeridos de acuerdo a los riesgos de su industria de diciembre de 2011

2 y/o Parametrización Modificaciones no autorizadas al plan de cuentas Definición de políticas y procedimientos formalmente establecidos para el proceso contable Asignar a un funcionario de nivel adecuado la aprobación de las modificaciones en el plan de cuentas. Toda creación o modificación en el plan de cuentas debe estar debidamente soportada. El sistema no permite la duplicidad de cuentas ni la creación de cuentas con más de un digito a los permitidos El sistema genera un aviso de error cuando se ingresa una cuenta por fuera de los parámetros establecidos Las cuentas inactivas son bloqueadas por personal de nivel adecuado Asignación inadecuada de accesos La aprobación de los accesos a los sistemas es realizada por el Gerente Contable. Los accesos son verificados periódicamente, validando que solo las personas autorizada tienen los accesos correctos según el nivel de segregación de funciones. Los accesos no autorizados son investigados oportunamente. 1

3 y/o Registro Cambios en el libro mayor que no son procesados de forma completa y precisa Todo cambio realizado en el libro mayor es registrado y comparado contra los documentos originales. Un funcionario independiente a la función de registro y modificación de la información, verifica lo adecuado y pertinente de los cambios. Todos los cambios se encuentran debidamente documentados. Registro de operaciones que no corresponden con la realidad del hecho económico Todos los registros contables tienen niveles de preparación, revisión y aprobación. Todos los registros contables cuentan con documentación soporte adecuado y pertinente a la naturaleza de la operación. Diferencias en el registro contable Todos los registros contables tienen niveles de preparación, revisión y aprobación. El sistema no procesa un registro que no esté cuadrado, generando un mensaje de error 2

4 y/o Registro de operaciones no autorizadas Los accesos son verificados periódicamente, validando que solo las personas autorizada tienen los accesos correctos según el nivel de segregación de funciones. Todas las operaciones deben contar con niveles de preparación, revisión y aprobación. Todas las facturas ingresadas corresponden con las ordenes de pedido Se concilian los valores totales de las facturas ingresadas con los pedidos El sistema valida que la información de las facturas corresponda con los parámetros preestablecidos Registro inadecuado de las facturas El sistema solo permite registrar una orden de compra por factura Los precisos de lista, las referencias y los terceros no pueden ser modificados al momento de ingresar las facturas Todas las facturas tienen el registro de aceptación y aprobación Toda factura anulada debe contar con un nivel de aprobación Todo registro de anulación debe contar con los correspondientes registros En el sistema se encuentran parametrizados los descuentos que pueden ser otorgados al momento de facturar 3

5 y/o inadecuada aplicación de pagos Para la aplicación del pago de una factura, la misma debe tener la orden de compra asociada Los beneficiarios del pago y su cuenta bancaria son inscritos a cada factura automáticamente Se realizan confirmaciones periódicas entre los reportes de cuentas por pagar y el saldo de proveedores. El sistema no permite modificar la fecha de pago establecida según previo acuerdo. El sistema solo permite pagar una factura una sola vez. La anulación de pagos en el sistema solicita un nivel de autorización. Pagos Los recaudos del efectivo son reportados, registrados y conciliados diariamente Los registros contables de los recaudos son previamente validados La aplicación de los pagos recaudos afecta en línea los saldos de las cuentas por cobrar pagos no registrados Los pagos que son rechazados por banca electrónica son investigados y solucionados oportunamente. Se realiza confirmación de saldos con los proveedores. 4

6 y/o Cierre modificaciones en los registros no autorizados El sistema una vez se realiza el cierre contable, no permite realizar modificaciones a los registros Todos los ajustes a realizar antes de hacer el cierre tiene un nivel de revisión y aprobación, así como tiene su correspondiente documentación soporte Todos los módulos del sistema son conciliados con el libro mayor financieros no reflejan la realidad económica de la compañía Se han establecido listas de validación para garantizar que se han cumplido con todos los controles para el cierre contable. financieros son revisados y aprobados por un nivel adecuado financieros antes de su emisión oficial son avalados por diferentes áreas de la organización información financiera no oportuna Se ha establecido un cronograma de cierre que es conocido por toda la organización Se llevan indicadores de errores, que permiten ejecutar planes de mejoramiento haciendo más eficiente los cierres Los cronogramas de cierre y los resultados del mismo son acordes a las necesidades de la administración para la toma de decisiones. 5

7 y/o información financiera errada La información financiera es aprobada por un nivel adecuado a la administración La información financiera es presentada en los reportes requeridos por la administración Los módulos del sistema no permiten ser modificados una vez se ha realizado el cierre. Presentación inadecuada de estados financieros para su análisis y evaluación financieros se presentan en los modelos estándar de informes definidos por la organización Las áreas evalúan periódicamente si el modelo de presentación de informes se ajusta a las necesidades de la organización 6

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