Controle los informes, los procesos y la información crítica

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1 Controle los informes, los procesos y la información crítica El amplio rastro de auditoría con funcionalidad de análisis ayuda a realizar el seguimiento de documentos de origen a través de los sistemas contables hasta los extractos financieros finales y volver a los documentos originales.

2 La capacidad de personalizar informes ha sido espectacular. Es lo que más nos ha impactado de Microsoft Dynamics NAV: la capacidad de personalizar informes cumpliendo los requisitos de los informes financieros federales. James Pratt, Controlador, Muscogee Creek Nation Confíe en sus informes financieros con Microsoft Dynamics NAV 2009 Actualmente, las prácticas contables están sujetas a un escrupuloso seguimiento y a cada vez más complejos estándares contables nacionales e internacionales. Cumplir estos estándares ya sean propuestos por la legislación nacional, internacional o las expectativas financieras puede afectar a varias prácticas contables. Quizás sea necesario que su organización siga unos procedimientos específicos de todo los relacionado con cómo y cuándo se registran las transacciones financieras hasta qué información debe incluirse, mediante qué apartados, en las declaraciones y los informes públicos. Simplemente comprender los estándares que hay que aplicar a su empresa, su significado, y cómo afectan a sus procedimientos existentes puede ser un reto. No obstante, un error al cumplirlos puede llevar a una enorme inversión de tiempo y dinero para volver a calcular o definir las cifras, mayores costes financieros (o la imposibilidad de conseguir financiación), la publicidad negativa de opiniones de auditorías cualificadas, o incluso sanciones civiles y criminales más severas. Afortunadamente, una solución de gestión integrada puede ayudarle a moverse entre los intrincados caminos de la legalidad financiera. Microsoft Dynamics NAV puede proporcionar a su personal las herramientas, la integridad de la información y la confianza en los procesos para realizar informes financieros y contables coherentes y transparentes. Puede ayudarle a: Estructurar registros y procesos contables para cubrir las necesidades exclusivas de cumplimiento de su organización. Ayudar a garantizar la exactitud y la seguridad de su información. Ahorrar tiempo y esfuerzos en los informes y análisis. Mantener toda la trazabilidad de la información y una auditoría clara.

3 Este documento sólo tiene fines informativos. MICROSOFT NO OTORGA NINGUNA GARANTÍA EXPRESA, IMPLÍCITA NI LEGAL DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO. Para obtener más información visite Publicado en Noviembre de 2008

4 CONFIANZA Soporte en el cumplimiento legal Microsoft Dynamics NAV 2009

5 ACTIVAR Aumente la transparencia de la información y optimice la creación de documentación e informes financieros compatibles con los estándares.

6 Mejorar los controles y procesos contables para ayudar al cumplimiento Las empresas en crecimiento se enfrentan con retos contables y financieros cada año. Dependiendo del tipo de industria, los mercados, la ubicación geográfica y las necesidades financieras, es posible que una organización esté sujeta a principios contables locales generalmente aceptados (GAAP) y a uno o varios de los siguientes compromisos: El acta Sarbanes-Oxley (SOX), una ley norteamericana aprobada en 2002 para proteger a los inversores mejorando la exactitud y la fiabilidad de las declaraciones corporativas. La sección International Financial Reporting Standards de International Accounting Standards (IAS/IFRS) de la Unión europea, que entró en vigor en 2005 y establece desde ese momento los estándares contables internacionales para la identificación, valoración, consolidación y generación de informes. El nuevo Acuerdo de Basel (Basel II), promulgado en 2006 para afrontar los problemas del riesgo de las entidades financieras e impulsar más estabilidad en todo el sistema financiero. Mejores prácticas con tecnología El cumplimiento depende no sólo de información exacta y procesos contables adecuados, sino también de las personas que configuran y administran dichos procesos. Una solución de gestión empresarial eficaz puede facilitar el cumplimiento ayudando a gestionar información válida y accesible mediante procesos transparentes configurados siguiendo los estándares administrativos e industriales. Comprenda las ventajas de una solución de gestión empresarial integrada Microsoft Dynamics NAV 2009 proporciona información financiera y operativa integrada en tiempo real de toda su organización, por lo que puede: Realizar el seguimiento de los datos financieros a través de esquemas de cuentas personalizados de tesorería, los ingresos, los balances, los activos fijos, la estructura del capital, los indicadores de rendimiento claves, etc. Ayudar a garantizar la exactitud con seguridad basada en funciones y controles de aplicaciones configurables que evitan entradas de datos no válidas o duplicadas. Generar informes financieros de una forma rápida y sencilla según los estándares normativos aplicables. Mantener seguimientos de auditoría generales con funcionalidad de análisis y registros de cambios.

7 Gestione el cumplimiento de los estándares importantes Proporcione información integrada, procesos homogéneos y herramientas sencillas que ayuden al personal a cubrir las expectativas de gestión financiera y los estándares importantes en su negocio. Adapte los esquemas de cuentas a sus necesidades Defina la estructura del plan de cuentas de su empresa basándose en los requisitos del negocio y los estándares normativos aplicables. Cree cuentas y controle procesos complejos relacionados con diversas actividades del negocio como la valoración de inventario, las divisas extranjeras, los informes de segmentos y las declaraciones de GAAPs locales. Controle el nivel de detalle de cada transacción registrada y seleccione el registro detallado de tipos de transacciones específicos como activos fijos y pagos. Ajuste los cálculos de programas y las presentaciones para informes financieros o exporte la información a Microsoft Office Excel para más análisis. Mejore la validez de la información Configure campos de datos para aceptar información sólo en el formato correcto, como el número correcto de posiciones decimales o formatos alfanuméricos. Ayude a garantizar que la información está completa con controles de la aplicación como los que requieren que se introduzca un número de factura de proveedor antes de registrar un pedido de compra. Reduzca el riesgo de la información errónea o modificada y ayude a proteger la información confidencial con acceso a la información según la función. Prohíba el acceso, proporcione acceso de sólo lectura o habilite el acceso total a los usuarios para que agreguen, editen o eliminen información. Identifique fácilmente y resuelva discrepancias con una funcionalidad de conciliación que recupere la cuenta del banco actual y la información de la transacción y la compare con los registros contables. Programe copias de seguridad manuales o automáticas para proteger la información de errores electrónicos. Sarbanes-Oxley: validación de datos y procesos El acta Sarbanes-Oxley establece los estándares para todos los comités de empresas públicas de los Estados Unidos, empresas de gestión y contables públicas, lo que incluye la evaluación y la declaración de adecuación de los controles internos de la empresa en los informes financieros. La documentación y la prueba de controles automatizados y manuales críticos representan una gran dedicación de tiempo y recursos para las empresas. Microsoft Dynamics NAV está adaptado especialmente para subsidiarias de grandes organizaciones y puede ayudar a las pequeñas y medianas empresas a cumplir con Sarbanes-Oxley.

8 Cumpla rápidamente con las solicitudes de declaraciones y las demandas de informes Ahorre tiempo en la creación de informes estándar que usan parámetros y criterios empresariales comunes para satisfacer las necesidades de informes típicas, desde resúmenes de pedidos a cobros antiguos. Realice revisiones complejas con funcionalidad analítica empresarial básica o avanzada. Cree informes y presentaciones usando una interfaz similar a la familiar de Microsoft Office Outlook. Acelere la transmisión de información financiera a los clientes, accionistas, agencias reguladoras y público en general con documentos XBRL basados en XML compatibles con el intercambio de información financiera entre diferente software y tecnologías, incluida Internet. Garantice auditorías claras Realice el seguimiento de documentos e información desde y hacia el sistema, desde su origen a los extractos financieros finales y viceversa. Identifique cómo, cuándo y quién ha introducido o editado información, y qué movimientos financieros han registrado. Busque cambios en la base de datos, incluidos datos previos y revisados, en el Registro de cambios de la solución. Aumente la facilidad de uso y la transparencia de IAS/IFRS: la auditoría, estándares y acelere el de acceso reconocimiento a la información y valoración de auditores externos con posibilidad de usar Dependiendo herramientas para de los examinar, GAAP locales buscar, actualmente filtrar, registrar en y uso, navegar uno de los principales cambios de valoración y reconocimiento de IAS/IFRS es el mayor uso de los principios de justo valor en vez de coste histórico. Microsoft Dynamics NAV puede ayudar a las empresas a calcular los conceptos de justo valor y valor neto presente (NPV), que se centran en las corrientes de tesorería actuales y previstas en vez del precio de compra histórico. En lo que respecta a informes, puede proporcionar informes de segmento por unidad de negocio y ubicación geográfica. Basel II: implicaciones en informes y análisis Basel II, desarrollado por Bank for International Settlements, ayuda a garantizar la seguridad del sistema financiero en tres áreas principales: requisitos mínimos de capital, proceso de revisión del supervisor y disciplina de mercado. Aunque el convenio se aplica a las entidades financieras y no va dirigido a pequeñas y medianas empresas, Basel II puede tener algunas implicaciones para estas organizaciones en los informes y los análisis.

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