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1 Factura-e Información confidencial

2 Introducción La solución de Portel para factura-e, es un sistema que permite tanto el envío como la recepción de una manera sencilla de facturas en formato facturae por parte de empresas permitiendo el seguimiento de la factura, su integración con el ERP y su disponibilidad vía web en cualquier momento con búsqueda de facturas antiguas, así como descarga e impresión de la facturas y sus adjuntos. Información confidencial - Pág. 2 -

3 Ventajas AHORRO DE COSTES Supresión del papel y del uso de tinta/tóner de impresoras/faxes Eliminación de gastos de envío Eliminación de espacio de almacenamiento físico (armarios, archivadores, almacenes,...) Mayor control de acciones erróneas AHORRO DE TIEMPO Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Agilidad en la localización de información, en el proceso de cobro y en la toma de decisiones. Reducción de tiempos de gestión. Control de acciones erróneas en los procesos de facturación Obtención de información en tiempo real. Facilidad de integración con aplicaciones: posibilidad de integrar la información contenida en la factura electrónica en los distintos programas informáticos de la empresa, optimizando muchos procesos. SEGURIDAD Mínima probabilidad de falsificación. La firma electrónica dota de gran seguridad al proceso. Mejora de la disponibilidad y fiabilidad de los datos. Minimización del margen de error humano, como la perdida de información, extravió de documentos CALIDAD DE SERVICIO Mejoras en el tiempo de operación y envío, y de resolución a consultas sobre facturación. Nuevo canal de comunicación con el cliente. Posibilidad de incorporación de pago en línea de los documentos. Impulso del comercio electrónico. Mejora de la imagen empresarial adaptada a las nuevas tecnologías Fuente: Información confidencial - Pág. 3 -

4 Ventajas en Datos Una de las principales ventajas de la factura electrónica es el ahorro económico que tiene para las empresas que la utilizan. Y es que eliminar gastos relacionados con el uso de papel, tinta o impresión constituye una de sus grandes ventajas. Según se desprende del informe elaborado por RED.ES. Emisión Papel Coste/ Unidad Factura Electrónica Impresión 0,12 Imputación de costes del proyecto Envío (sobre, sello, correo certificado) Tratamiento Manual Coste/ Unidad 0,05 2,60 Servicios Externos 0,15 0,35 Gestión Dpto. Administración 0,02 Total 3,07 Total 0,22 Recepción Papel Recepción Manipulación Coste/ Unidad Factura Electrónica 0,07 Imputación de costes del proyecto Grabación 0,15 Comprobación de factura-e y firma Tratamiento Manual 1,68 Gestión Dpto. Administración Coste/ Unidad 0,05 0,13 0,05 Archivado 1,67 Archivado 0,48 Total 3,57 Total 0,71 Hay ahorros adicionales como consecuencia de gestiones posteriores. Por ejemplo, facturas que no aparecen o son difíciles de encontrar por estar mal archivadas. Estos problemas se reducen con los documentos electrónicos, también simplifica las tareas de preparación de auditorías e inspecciones Fuente: Información confidencial - Pág. 4 -

5 Apoyo Legal La factura electrónica se soporta legalmente en: Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. Orden HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática. Resolución 2/2003, de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario sea la Administración General del Estado u organismos públicos. La firma electrónica se basa legalmente en: Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. BOE Orden HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de Administración. BOE Directiva Europea: Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Congreso de 13 de noviembre de 1999 por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica. DOCE Información confidencial - Pág. 5 -

6 Esquema De manera conceptual, en el esquema del Portal de Factura-e la Autoridad Portuaria dispone de sus facturas en un punto centralizado, tanto para clientes como para proveedores. Simplificando su gestión y administración. Información confidencial - Pág. 6 -

7 Recepción de factura-e Manual El proveedor puede crear y modificar los borradores, firmarlos digitalmente y enviar la factura-e. También dispone de la posibilidad de subir directamente facturas en formato factura-e. Vía El proveedor envía vía sus facturas en formato factura-e directamente desde su ERP. El Portal lee las facturas que le lleguen y las pone a disposición del cliente que se indique en la factura. Información confidencial - Pág. 7 -

8 Emisión de factura-e La Autoridad Portuaria generará las facturas desde su ERP y las enviará al Portal de Factura-e en formato factura-e y firmadas. Dicho envío podrá ser mediante , FTP o sftp. Una vez en el Portal se captura la fecha de puesta a disposición de la factura. Cuando el cliente accede a la factura se almacena la fecha de acceso. Periódicamente se generará un informe a la Autoridad Portuaria de los clientes que han accedido y los que no, a sus facturas. De forma independiente cuando una factura supere el periodo de 10 días sin que haya sido accedida por parte del cliente, se generará un informe a la Autoridad Portuaria. Información confidencial - Pág. 8 -

9 Proveedor Los proveedores disponen de las siguientes funcionalidades de factura-e: Data Entry de factura-e Upload de factura-e al portal Creación/Modificación de borradores de facturas Firma electrónica XADES EPES Envío de facturas a los clientes que deseen recibir Seguimiento del estado de las facturas emitidas Descarga de facturas seleccionadas: Formato factura-e Archivos adjuntos Formato comprimido Generación de PDF Gestión de usuarios Facturas recuperables vía web Información confidencial - Pág. 9 -

10 Autoridad Portuaria La Autoridad Portuaria dispone de las siguientes funcionalidades: Recepción de facturas por Generación de PDF Verificación de la factura: Formato, contable y firma Alta/Baja de proveedores que pueden Listado de facturas recibidas y emitidas enviarle factura-e Filtrado de facturas Gestión de usuarios Seguimiento del estado de las facturas Facturas recuperables vía web Recepción de informes de facturas emitidas Posibilidad de integración con Descarga de facturas seleccionadas: Microsoft Dynamics Nav Formato factura-e Formato zip Archivos adjuntos a las facturas Información confidencial - Pág. 10 -

11 Cliente Los clientes de la Autoridad Portuaria disponen de las siguientes funcionalidades: Listado de facturas recibidas Marcas para las facturas ya descargadas o accedidas Filtrado de facturas Descarga de facturas seleccionadas: Formato factura-e Formato zip Archivos adjuntos a las facturas Generación de PDF para imprimir Facturas recuperables vía web Posibilidad de integración con Microsoft Dynamics Nav Información confidencial - Pág. 11 -

12 Modo servicio / modo local Portel ofrece su solución de factura-e en modo servicio y en modo local. En modo servicio nuestro cliente disfruta de la funcionalidad pero con un coste más reducido utilizando los servidores del CPD de Portel. En modo local, tiene la misma funcionalidad pero la solución se instala en las máquinas del cliente, siendo responsabilidad de éste su mantenimiento y administración. El CPD de Portel aporta las garantías para ofrecer un servicio de calidad y seguro. Algunas de sus características son: Edificio TIER-3 ubicado en recinto cerrado y privado, dotado de altas medidas de seguridad, Salas Técnicas de alta Seguridad con estructura de hormigón armado tipo Bunker. Vigilancia permanente, perimetral en el edificio por medio de vigilantes y cámaras de seguridad Forjado el edificio específico para CPD. Control de acceso a las instalaciones 24 x 365 Instalación eléctrica redundante Salas de acceso restringido, con : Control de Accesos Circuito cerrado de TV y detectores volumétricos. Climatización y humidificación. Sistema de detección y extinción de incendios automático. Información confidencial - Pág. 12 -

13 Arquitectura El Portal de Factura-e se apoya en una arquitectura desacoplada sustentada en un diseño modular que nos permite flexibilidad al poder añadir módulos que implementen nuevas funcionalidades. El módulo de Web Service nos da la posibilidad de conectarnos y permitir la conexión a otros sistemas externos. La interfaz con el gestor documental se realiza mediante conexión CMIS lo que nos permite conectarnos al gestor documental del cliente si fuera preciso. La firma digital se realiza con el certificado que el usuario proporciona y en la propia máquina del usuario mediante el applet por lo que se cumplen con todas las garantías legales. Información confidencial - Pág. 13 -

14 PORTEL SERVICIOS TELEMÁTICOS S.A. C / Playa de Riazor, 22 Planta 2ª Madrid Tef Información confidencial

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