Tecnología SAP para conseguir unos procesos de negocio más ágiles

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1 Historia de Éxito de Clientes SAP Distribución de artículos para el hogar Juguetes Industriales S.A. Picture Credit Customer Name, City, State/Country. Used with permission. Tecnología SAP para conseguir unos procesos de negocio más ágiles Partner de implementación

2 2 Historia de Éxito de Clientes SAP Distribución de artículos para el hogar Juguetes Industriales S.A. Juguetes Industriales S.A. Sector Distribución de artículos para el hogar Productos y Servicios Juguetes, elementos de textil hogar para decoración, cocina y baño, artículos de plástico. Web / / / Soluciones y Servicios SAP SAP BusinessObjects La diversificación del negocio de este grupo empresarial levantino, especializado en la distribución de productos para el hogar y la familia, ha añadido una enorme complejidad a la gestión de algunas áreas como almacenes y compras. Con el sistema de gestión de SAP, ha conseguido integrar sus procesos de negocio clave en un único sistema con un único objetivo: generar eficiencias y ser más ágil en el mercado.

3 3 Historia de Éxito de Clientes SAP Distribución de artículos para el hogar Juguetes Industriales S.A. Por la ruta de la seda Juguetes Industriales S.A (JUINSA) es la matriz de un grupo de empresas especializadas en el diseño, selección, importación, comercialización y distribución de artículos para el hogar y la familia, fundamentalmente en España pero también opera en otros países como Portugal o Italia. Esta compañía nació en los años 70 en la localidad alicantina de Ibi como una empresa de importación de juguetes. Con el tiempo, apostó por crecer y la forma elegida fue la diversificación. Para ello, en 1985 se creó Unimasa, cuya actividad es la distribución de artículos de textil-hogar para decoración, cocina y baño. Una evolución de su negocio que trajo consigo la necesidad de trabajar con distintos representantes, dado la variedad tanto de los productos comercializados como de los clientes a los que atendía. En 1996 da un paso más para adaptarse a los cambios del mercado. La desaparición de parte del canal mayorista, a través de los que comercializaba sus artículos en el mercado, hizo que la compañía se plantease la posibilidad de distribuir directamente ciertos productos Actualmente el grupo cuenta con una plantilla de 100 empleados y facturó 38 millones de euros en su último ejercicio fiscal. a tiendas de decoración. Es entonces cuando nace Ixia con la idea de comprar artículos de decoración de gama más alta, que son distribuidas a las tiendas de forma directa. El grupo se complementa con un catálogo diferente. Hace dos años se creó Best Products, una nueva línea de negocio de distribución de artículos de plástico de un solo uso como tappers de hostelería, piezas de catering, etc., que se distribuyen por otro canal que no es el habitual de JUINSA.

4 4 Historia de Éxito de Clientes SAP Distribución de artículos para el hogar Juguetes Industriales S.A. Pasar de un sistema reactivo a otro proactivo Este grupo empresarial tiene que lidiar con la gestión de más de productos con cerca de clientes activos a lo largo del año. Además, cada seis meses se renueva el 33% del catálogo con artículos nuevos, y precisamente ese es el gran reto del grupo: poder gestionar esa gran cantidad de productos y novedades cada semestre, darlos de alta en el sistema de una forma sencilla, calcular los costes de forma homogénea y, de esta forma, conseguir mayor agilidad. Satisfacer esas necesidades ha sido uno de los grandes beneficios que le ha aportado SAP. Antes de llevar a cabo el proyecto, utilizaba un ERP, desarrollo de un grupo de profesionales nacional, que diseñaron una solución ERP ligada a máquinas de IBM. Era muy robusta y tenía funcionalidad, pero esta firma tan sólo tenía unas 30 instalaciones en toda España, por lo que al no tener una gran red comercial ni de implantadores, al encontrarse con un problema no aportaban solución inmediata. Era una aplicación reactiva y el producto no evolucionaba acorde a las necesidades de la empresa. Además, añadir cualquier funcionalidad nueva era muy costoso e implicaba mucho desarrollo. En 2008, JUINSA comienza a pensar en el cambio cuando la infraestructura que soportaba dicho ERP tenía que ser actualizada. Era un servidor IBM AS/400 y el licenciamiento de la solución de gestión estaba ligado a dicho equipo. Como en ese proceso de cambio de máquina, había que pagar de nuevo la licencia, por lo que la dirección de la empresa decidió ver qué otras opciones había en el mercado.

5 5 Historia de Éxito de Clientes SAP Distribución de artículos para el hogar Juguetes Industriales S.A. SAP y Grupotec, una combinación perfecta Con ayuda de una consultora externa llamada Auren, entre abril y junio de 2009, JUINSA analizó las funcionalidades de Microsoft Dynamics NAV y AX, Sage, Oracle y SAP, estudiando varias combinaciones de partners. La empresa buscaba un sistema que tuviera una mayor relevancia de cara a garantizar su evolución, y que aportase valor a su modelo de negocio. Una herramienta proactiva, que no estuviera formada por piezas de software desintegradas. En la toma de esta decisión, la combinación del partner y la tecnología de SAP fue lo que más pesó. Se descartó Dynamics NAV porque el partner no ofrecía muchas garantías; y Dynamics AX porque era una solución que requería realizar una adaptación muy grande y desarrollar funcionalidades a medida. Finalmente, entre Oracle y SAP, acompañada de Grupotec, eligieron esta segunda opción por la confianza que el partner ofrecía. Lo que más pesó a la hora de optar por el ERP de SAP fue el partner, que nos ofrecía mucha confianza. El equipo de Grupotec nos pareció que sabía de lo que hablaba y que estaba comprometido. El partner nos dio el último empujón para decidirnos. Francisco Marquina, Director de sistemas y atención al cliente de JUINSA

6 6 Historia de Éxito de Clientes SAP Distribución de artículos para el hogar Juguetes Industriales S.A. Una iniciativa ambiciosa implantada en un semestre En octubre de 2009 empezaron las conversaciones con Grupotec, en las que se entra al detalle en la toma de requisitos de cada usuario y departamento. Tras efectuar toda la parametrización del sistema, en enero-abril de 2010 comienza la instalación de prácticamente todos los módulos contratados (SD, MM, WM, FI, CO-PA y una pequeña parte de HR), a excepción de la solución de business intelligence, que queda para más adelante. En mayo de ese mismo año se lleva a cabo la carga de los datos y la fase de pruebas en desarrollo, entrando el sistema en productivo finalmente el 30 de ese mismo mes. SAP Business All-in-One está albergado en dos servidores (desarrollo y productivo) HP del modelo ML350 con Microsoft Windows Server 2008 y la base de datos Microsoft SQL Server y, a día de hoy, la solución de SAP es utilizada por 52 usuarios de los departamentos de atención al cliente, contabilidad, compras, almacenes y dirección.

7 7 Historia de Éxito de Clientes SAP Distribución de artículos para el hogar Juguetes Industriales S.A. SAP Business All-in-One para integrar todas las órdenes en el sistema Este grupo empresarial levantino tiene cuatro líneas de negocio diferentes con múltiples canales de venta (Agentes, Web, Exposición, Ferias, EDI, , Teléfono) y variados segmentos de clientes. Tiene que gestionar expediciones al año, diez millones de de euros en stock permanente, metros cuadrados de almacén, 98 empleados en nómina y 110 agentes comerciales. Y todo ello lo ha simplificado, estandarizado e integrado con la tecnología SAP. Ahora dispone de una información y visión más detallada de su negocio. Antes, los gestores de categoría registraban todas las órdenes en hojas Excel, y se gestionaba el alta de productos en una base de datos Lotus, de IBM, que luego se volcaba al ERP. Llevar a cabo estos pasos ya no es necesario pues se ha conseguido mayor integración con la suite de ofimática, y más facilidad para exportar cualquier tipo de dato a Excel, Word Con ello, ya no existe la misma clasificación de productos para la compra que para la venta, ni es la misma para cualquiera de los tres catálogos ofertados por el grupo. Ahora, una vez que llega una orden de un producto está totalmente integrada en el sistema. Todos los datos están integrados en el sistema. Por otro lado, Grupotec ha realizado un desarrollo a medida, que está integrado con toda la gestión de almacenes de SAP, para simplificar la preparación de los pedidos en el almacén desde una PDA.

8 8 Historia de Éxito de Clientes SAP Distribución de artículos para el hogar Juguetes Industriales S.A. Un dato único para las compras Tras unos meses de operativa con SAP Business All-in-One, Juguetes Industriales S.A ha conseguido una mayor visibilidad de las distintas empresas que conforman el grupo empresarial. Además, el grupo dispone de un dato único e información más sólida, lo que ayuda a agilizar los procesos de toma de decisiones más acertada, sobre todo en el departamento de compras. En este sentido, el área de compras ha sido uno de los departamentos que más beneficios ha obtenido con la tecnología de SAP, ya que antes operaba con un programa que no esta integrado con su sistema de gestión. Esto implicaba que los gestores de categorías y los compradores gestionaban y procesaban multitud de documentos Excel con mucha información fuera del sistema. Era demasiada información que luego había que volcar al ERP y no se disponía de un dato único. Al implantar y utilizar la nueva solución, la compañía ya no tiene que seguir estos procedimientos, consiguiendo un gran desarrollo de este departamento del grupo que necesitaba gestiones diferenciadas. Además, se ha facilitado la integración de los datos sobre clientes, gestión de créditos y cobros. En definitiva, la compañía ha alcanzado las siguientes mejoras: Se ha ganado rapidez e integración en el proceso de dar de alta los productos. Permite tener una foto del cliente a nivel de grupo y no sólo a nivel de sociedad. Se ha optimizado el control del crédito de cliente y la trazabilidad en las operaciones. Permite mostrar productos en diferentes catálogos y de diferente manera dependiendo del mercado al que se accede. Se ha mejorado la calidad en la información que se ofrece a los clientes y a los agentes comerciales. Mejor integración con las suites de ofimática.

9 9 CRM e inteligencia de negocio, próximos objetivos Dentro de un año, Juinsa tiene previsto finalizar la implantación y parametrización de todos los módulos de SAP Business All-in-One adquiridos, en concreto, el módulo de business intelligence para obtener mejores informes. De momento, el grupo puede elaborar informes a medida, pero es consciente de que eso lleva tiempo y con el business intelligence de SAP los puede tener en dos clics. Su objetivo es emprender un nuevo proyecto con una máquina aparte donde implantar business intelligence y explotar el apartado de informes desde allí. Esta implantación irá asimismo acompañada de la instalación de un CRM. 50 xxx xxx (YY/MM)

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