COMBINAR CORRESPONDENCIA

Transcripción

1 COMBINAR CORRESPONDENCIA INTRODUCCION Uno de los principales usos que se da a los procesadores de texto es la escritura de la correspondencia que, en muchos casos, obliga a enviar una misma carta a varios destinatarios. Word permite (mediante el comando combinar correspondencia) diseñar la carta y utilizar después una lista de direcciones a donde enviarla de manera que se pueden generar las copias personalizadas automáticamente. Para ello combina la información de un fichero de datos con el documento que se está editando para crear documentos individuales idénticos entre sí, con la excepción de la particularización de cada uno de ellos con los datos que se combinan. De esta forma, el usuario sólo tendrá que escribir una vez el texto y, sin embargo, podrá producir tantos documentos como registros existan en el fichero de datos.. CREAR UN DOCUMENTO PRINCIPAL 1. Abra el documento que desee utilizar como documento principal, es decir, el documento que contenga el texto que vaya a ser idéntico en todas las cartas. 2. Elija Combinar correspondencia del Menú Herramientas 3. Debajo de Documento principal elija el botón Crear y después elija Cartas modelo. 4. Elija el botón Crear Word muestra el tipo de combinación que realizará y el nombre del documento principal.. ESPECIFICAR LA FUENTE DE DATOS La fuente de datos contiene la información variable en cada versión de una carta modelo, como nombres y direcciones. Podrá abrir una fuente de datos existente o crear una fuentes de datos nueva e introducir la información de los destinatarios.

2 ABRIR UNA FUENTE DE DATOS 1. En el cuadro de diálogo Combinar Correspondencia, elija el botón obtener datos situado debajo de fuente de datos. 2. Elija Abrir fuente de datos 3. En la lista de archivos del cuadro de diálogo seleccione la fuente de datos que desee utilizar y, a continuación elija Aceptar. 4. Cuando aparezca un mensaje, elija modificar documento principal. CREAR UNA FUENTE DE DATOS NUEVA 1. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia elija el botón obtener datos situado debajo de Fuente de datos. 2. Elija Crear fuente de datos 3. En el cuadro Campos en el registro inicial, Word muestra una lista de nombres de campo que se utilizan normalmente en una fuente de datos. Agregue o elimine los campos que desee. 4. Cuando termine de crear los nombres elija Aceptar 5. Word mostrará un cuadro de diálogo para guardar la nueva fuente de datos. Escriba un nombre y Acepte. 6. Word mostrará un mensaje preguntándole si desea modificar la fuente de datos o el documento principal, elija el botón modificar fuente de datos para escribir la información variable de cada versión. AGREGAR INFORMACIÓN A UNA FUENTE DE DATOS 1. Si no está en pantalla el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, elegirlo en el menú Herramientas, seleccionar el botón Editar situado debajo de Fuente de Datos y seleccione la fuente de datos de la lista. 2. En el cuadro de diálogo Ficha de datos, escriba la información que desee para cada campo de datos en el cuadro correspondiente y, después, presionar [Tab] para pasar al siguiente cuadro. 3. Continúe escribiendo información y elija el botón Agregar nuevo para iniciar cada nuevo registro. 4. Cuando termine de agregar información, elija el botón Aceptar.

3 COMPLETAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL 1. En el documento principal, escriba o edite el texto o los gráficos que desee mantener en todas las versiones de la carta modelo. 2. Cada vez que llegue a un punto en el que desee insertar información procedente de la fuente de datos, haga clic en el botón insertar campo combinación de la barra de herramientas de Combinar correspondencia y, después, elija el campo de combinación que desee insertar. Asegúrese de escribir los espacios o los signos de puntuación que desee entre dos campos de combinación o al final de un campo. No es posible escribir un campo de combinación directamente en el documento. COMBINAR DATOS CON EL DOCUMENTO PRINCIPAL 1. Con el documento principal en la ventana activa, seleccione la opción Combinar correspondencia del menú Herramientas. 2. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, seleccione la opción combinar Vamos hacer un ejemplo: En la oficina te han pasado el borrador de una circular anunciando una oferta especial dirigida a todos aquellos clientes de la empresa que realizan más de 10 pedidos al año. Tu trabajo consiste en hacer llegar dicha circular a todos esos clientes. Consultas la base de datos de clientes de la empresa y encuentras que 100 clientes cumplen esa condición. Qué harás?; escribir cien cartas distintas?; escribir una y copiarla 99 veces en otros tantos documentos, habiendo de cambiar a mano nombres, direcciones, etc.? No es necesario. Si dispones de una lista con todos los datos de los clientes, bastará escribir la carta una sola vez y combinar la carta modelo con los datos de la lista. Si no tienes esa lista, la puedes crear sin salir de Word. Resultado: con sólo dos documentos (la carta y la lista) podemos imprimir cuantas copias queramos de la carta en cuestión. Cómo hacerlo?: con la opción Herramientas, Combinar correspondencia de Word.

4 Instrucciones: En la primera página del ejercicio aparece la carta que hemos de enviar a cuatro clientes potenciales de un establecimiento de artículos para el hogar. En la segunda página se incluye una tabla con los datos de dichas clientes. Seguiremos los siguientes pasos: 1.- Abre un nuevo documento de Word y guárdalo con el nombre Circular Selecciona Herramientas (menú principal), Combinar correspondencia 3.- Aparece un cuadro de diálogo en el que se reflejan los tres pasos de la operación. En el primer paso (Documento principal) pulsa el botón Crear y, en el menú desplegable que aparece selecciona Cartas modelo. 4.- En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona el botón Ventana activa. 5.- En el segundo paso, pulsa sobre Obtener datos y selecciona Crear fuente de datos. Aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente: En el cuadro de diálogo se habla de registros y campos. Por lo que aquí interesa, cada cliente representa un registro y cada dato de cada cliente (nombre, dirección ), un campo. En la lista Campos en el registro inicial, selecciona Título y pulsa el botón Borrar campo. Haz lo mismo con los demás campos hasta que sólo queden:

5 Nombre, Dirección1, Código Postal, Ciudad, Provincia y Saludo. Pulsa Aceptar. 6.- En el cuadro de diálogo que aparece (Guardar como) escribe Circular2 como nombre de archivo. En el cuadro de lista Guardar en selecciona el Disco de 3 y ½ y pulsa Guardar. Aparecerá un cuadro de diálogo como éste: Pulsa sobre Modificar origen de datos. 7.- En el cuadro de diálogo que aparece, introduce los datos correspondientes a la primera cliente. Al acabar, pulsa Agregar nuevo e introduce los datos de la segunda cliente; así, hasta completar las cuatro. Luego, pulsa Aceptar. 8.- El programa vuelve al documento, en cuya parte superior ha aparecido una nueva barra de herramientas. Escribe la fecha y luego sitúa el cursor donde quieres que aparezca el primer dato de la primera cliente. A continuación, pulsa el botón Insertar campo de combinación y selecciona Nombre. Haz lo mismo con los demás datos o campos. 9.- Escribe el resto de la carta. Una vez finalizada, pulsa el botón y verás como los datos introducidos como campos se convierten en los datos de la primera cliente. Para ver los de las demás clientes, pulsa, en la barra de herramientas, el botón que contiene una flecha hacia la derecha Pulsando ese botón repetidamente, pasaremos de una copia a otra de la carta Para obtener un documento con tantas copias de la carta como destinatarios, haz clic en el botón de la nueva barra de herramientas. Aparecerá otra vez el cuadro de diálogo Combinar correspondencia. Haz clic en el botón Combinar En el cuadro de diálogo Combinar, haz clic en el botón Combinar. Aparecerá en pantalla el nuevo documento, con tantas copias de la carta como destinatarios (cada copia en una página distinta). Una vez realizada esta última operación, se imprimiría este documento y ya tendríamos listas todas las copias de la carta Guarda el documento nuevo de Circular Para acabar, guarda los cambios realizados en el documento Promoción

6 . DATOS DE CLIENTES 1. María Jiménez Díaz Cabrales, 51, 4º D GIJON 2. Teodoro Jiménez Tapia Asturias, 4, 2º D GIJON 3. Manuel López Fernández Covadonga, 9, GIJON 4. José Gómez Manzanilla Langreo, 20, 1º A GIJON 5. José Gómez Gómez Constitución, 81, 3º C GIJON 6. José López García Costa, 34, 2º GIJON 7. Alberto García García Uría, 27, 4º A GIJON 8. Elsa Ramos Vega Asturias, 10, 5º GIJON 9. Isabel Carrillo López Premio Real, 4, 3º F GIJON 10. Jorge Miranda Fernández Costa, 94, 5º E GIJON A 30 de Setiembre la Academia de Estudios Asturias envía a sus alumnos una carta anunciándoles el comienzo del trimestre, adjuntando la programación para dicho trimestre. Tenéis que diseñar la carta

7 NOMBRE APELLIDOS DIRECCIÓN POBLACIÓN JULIO FERNÁNDEZ LÓPEZ C/ROBLES, 35 BARCELONA ROSA ROMERO TROPAS C/LORCA, 54 MADRID TRINIDAD HUERTAS FORNER AV. MADRID, 12 BARCELONA ROSA GÓMEZ PÉREZ C/LIRIO, 34 ALMERÍA JOSÉ LLUCH REBOLLO PLAZA ROS CÁDIZ MIGUEL GARCÍA PRADO C/OCCIDENTE, 44 BARCELONA 2.- Guardar la Base de datos y crear la siguiente carta modelo: MIPSA, S.A. Pº DE LA HABANA, S/N MADRID - 16 (NOMBRE) (APELLIDOS) (DIRECCIÓN) (POBLACIÓN) Distinguida Srta.: FECHA DE HOY Como continuación a la entrevista que tuvimos el agrado de sostener con Vd., sentimos manifestarla que a pesar de la magnifica impresión causada en la misma en los momentos actuales no la encontramos acoplamiento en nuestra Organización. No obstante y habida cuenta de que nuestra Empresa se halla en continua expansión, conservamos su solicitud por si en el futuro pudiera interesarnos su colaboración. Mucho le agradecemos la atención que ha tenido al dirigirse a nosotros y sin otro particular la saludamos muy atentamente. MIPSA, S.A.