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1 Entre 7 y 8 meses antes de la apertura Contratos y seguros Ya ha invertido usted un tiempo explorando para localizar el lugar idóneo para su nuevo centro médico, trabajando conjuntamente con expertos para que le faciliten muchos trámites, esbozando un presupuesto para la apertura, proyectando el flujo de capital inicial y asegurando la financiación. Además, ha empezado a rellenar toda la documentación necesaria para conseguir una apertura plenamente legal de su nueva consulta. De todo esto ya hablamos extensamente en nuestra entrega anterior. El siguiente paso y no es un paso pequeño- es empezar a diseñar el tipo de contrato que va a ofrecer a sus empleados y conseguir un seguro personal y un seguro para su negocio. Hay mucho que digerir en esta fase, pero no se amedrente. Los expertos con los que ya cuenta pueden ayudarle mucho. Apóyese fuertemente en ellos. Ycada vez que sea posible le sugeriremos lugares donde puede encontrar más información. Prestaciones, complementos salariales y obligaciones formales Los salarios y las prestaciones complementarias de sus empleados pueden llegar a representar uno de los mayores gastos que va a tener que afrontar desde el principio. De acuerdo con la última encuesta de MEDICAL ECONO- MICS los datos están referidos a Estados Unidos, pero resultan ciertamente orientadores- un internista gasta de media anual unos dólares en complementos salariales, los médicos de familia gastan la mitad de esa cantidad. Con todo, la cantidad depende mucho del tipo de consulta, del número de empleados y de la categoría laboral de los mismos. En todo caso, siempre hay maneras de recortar un poco ese gasto y racionalizarlo sin decepcionar a sus empleados. Muchos de estos complementos no son obligatorios desde un punto de vista legal-laboral, pero sin ellos puede ser difícil conseguir una plantilla que trabaje felizmente y sin complicaciones. En general, y siguiendo el sentido común, usted podrá ser tan generoso con sus empleados como se lo permita su presupuesto. Y, sobre todo, no recorte prestaciones allí donde puede serle útil para deducir impuestos. En Estados Unidos, las compensaciones salariales incluyen una cantidad de conceptos que serían impensables en nuestro país, por ejemplo, la inclusión de contribuciones al plan de pensiones del trabajador o la oferta al trabajador de un seguro médico privado. En España, la situación varía de manera colosal con la intermediación en todos estos aspec- 34 MEDICAL ECONOMICS Edición Española 11 de febrero de 2005

2 Seleccionar las pólizas de seguro convenientes al tipo de consulta médica que pretende establecer y gestionar las contrataciones de personal implica una serie de obligaciones formales que pueden desalentarle. Esta tercera entrega de nuestra serie le ayudará a resolver este proceso y no dejar ningún cabo suelto. tos de la Seguridad Social. Es, de hecho, uno de los elementos que más hemos de vigilar a la hora de poner en pie nuestro nuevo centro médico, sea cual sea la estructura de empresa que se decida otorgar a la clínica. El otro elemento esencial será la Agencia Tributaria. Con la finalidad de llevar a cabo todos los requisitos formales con la Administración, es necesario comenzar por hacernos constar en el censo de obligados tributarios. Es necesario dar este paso antes de iniciar la actividad profesional que nos planteamos. En cualquier administración de Hacienda se puede realizar esta gestión, solamente es necesario un domicilio fiscal si contamos ya con la localización para nuestro centro ya tenemos solucionado este paso- y los formularios correspondientes. En la documentación aportada tendrá que consignar si tiene que practicar retenciones a sus empleados, entre otros datos. Dennis Murray En todo caso, lo mejor será que utilice a uno de sus asesores para planificar estas gestiones y calcular los gastos en retenciones y en seguridad social a los que va a tener que enfrentarse. Son necesarias, además, diversas gestiones en el Registro Mercantil, así que prepárese para lidiar con la Administración. Seguros para usted y para su consulta Como trabajador autónomo y además empresario que emplea a otros trabajadores, usted va a necesitar una buena póliza de seguros. Es importante contar con una buena cobertura para hacer frente a cualquier posible problema legal en que pueda incurrir en cualquier momento. En Estados Unidos resulta casi obligatorio contar con un seguro sobre casos de negligencia pro- MEDICAL ECONOMICS Edición Española 11 de febrero de

3 fesional. Entre eso y otros asuntos que también tienen que asegurar con carácter de obligatoriedad, los internistas de aquel país gastan alrededor de dólares anuales en seguros, de acuerdo con los datos del último sondeo de MEDICAL ECONOMICS sobre ejercicio profesional. Los médicos de familia gastan unos dólares menos. Pero esta cantidad no es sino una porción del gasto total en seguros. Aquí les presentamos los tipos más comunes de póliza para centros médicos: Cobertura de negligencia profesional. Resulta uno de los tipos de seguro más importantes, dadas las cuantías a las que hay que enfrentarse cuando uno se ve envuelto en uno de estos casos, tanto para cubrir las indemnizaciones como para pagar los gastos del proceso. En Estados Unidos no es posible trabajar en hospitales ni colaborar con compañías de seguros médicos si no se cuenta con una de estas pólizas. Así pues, es importante que la póliza cubra todas aquellas actividades que usted va a llevar a cabo en su consulta: partos, cirugía, etc. Ofrezca a su agente de seguros todos los detalles posibles sobre qué tipo de prácticas se van a realizar. Lista de objetivos De 7 a 8 meses antes de la apertura Marque las casillas según vaya completando los objetivos. Planificar la contratación de personal laboral. Gestionar requisitos formales con la Administración en materia tributaria. Gestionar la documentación necesaria con la Tesorería General de la Seguridad Social en materia de contratación de empleados. Evaluar la necesidad general de pólizas de seguros. Adquirir un seguro personal. Adquirir un seguro sobre la empresa. Adquirir un seguro de responsabilidad excedentaria. Si actualmente usted es empleado de alguna empresa sanitaria, averigüe si su contrato establece algún tipo de cobertura sobre posibles casos de negligencia médica o si la empresa a la que pertenece corre con parte de los gastos del seguro. De todas formas, contacte con su agente de seguros y compruebe que su empresa está pagando dicha cuota y consiga una copia de la póliza y del pago actualizado. Ysi es usted quien va a pagar el seguro, prepárese porque los precios no son baratos. Normalmente la primera cuota va a resultar casi el doble de las siguientes, si es que su ejercicio profesional califica para deducciones: como en los seguros de automóviles, quien la hace la paga. Siempre es posible, sin embargo, dividir los pagos y abonarlos mensual, trimestral o semestralmente. Si va a contratar uno de estos seguros por primera vez, asegúrese de que comprende y acepta las regulaciones que ofrece la compañía de seguros sobre casos de negligencia profesional, sobre cobertura de indemnizaciones y gastos legales. Averigüe qué tipo de servicios legales ofrece la compañía y, sobre todo, su política a la hora de llegar a acuerdos previos al juicio, recomienda David Karp, de David Karp Associates, en Cloverdale, California. Cobertura sobre la empresa. Es importante poder contar con una póliza que cubra problemas derivados de vandalismo, robo, incendio y que a la vez le proteja de posibles acciones legales en su contra en caso de accidentes causados en el edificio o en el aparcamiento, etc. También debería cubrir los daños causados por pérdida o robo de expedientes médicos de pacientes y las acciones legales que puedan devengarse. Si usted va a alquilar el local, no asuma inocentemente que el propietario del local va a correr con estos gastos de seguro. Cobertura sobre continuidad empresarial. En función de la compañía, este concepto puede tomar diversas denominaciones. En todo caso, lo que se pretende cubrir aquí es el gasto operativo eventual ocasionado por causas no previsibles y que pueden dar al traste con el funcionamiento global del centro médico: por ejemplo, si usted tiene un accidente y no puede trabajar durante un periodo de tiempo. Conseguir una póliza que cubra estas eventualidades es esencial para mantener y asegurar el funcionamiento del negocio, sobre todo si se trata de una consulta 36 MEDICAL ECONOMICS Edición Española 11 de febrero de 2005

4 de un solo médico. En Estados Unidos, una póliza de este tipo suele estar alrededor de los dólares al año. Además, asegurará también el pago del alquiler del local en caso de accidente o enfermedad. Cobertura sobre fraude interno. En el caso de que uno de sus empleados cometiera algún tipo de fraude, este tipo de cobertura relativamente barata: unos 325 dólares al año en Estados Unidos- aportaría una cantidad suficiente para cubrir gastos por los daños económicos o legalesprocedentes de dicho fraude. Pregunte si es posible adquirir cobertura de este tipo para una plantilla completa, de manera que no tenga que actualizar la póliza cada vez que contrate a un nuevo trabajador o prescinda de los servicios de algún otro. La mayoría de los médicos no piensan en este tipo de productos, pero la cobertura de este riesgo es esencial para prevenir problemas mayores, afirma Jeffrey J. Denning, asesor de la firma Practice Performance Group en La Jolla, California. Además, un médico que comienza a trabajar en un nuevo centro médico es mucho más vulnerable a posibles fraudes internos que alguien cuyo negocio ya tiene algún rodaje, cuando el personal y los procedimientos del departamento de cuentas están ya mejor establecidos y fuertemente cimentados. Cobertura personal. En la profesión de la Medicina, los seguros personales que cubren minusvalías, incapacidades temporales y fallecimientos, están cada vez más caros. Sin embargo, este tipo de producto resulta inevitable para asegurar el funcionamiento futuro de su centro médico. Las cuotas varían dependiendo de varios factores pero, por lo general, cuanto más joven sea el médico más barata va a resultar la póliza. En Estados Unidos, un médico de alrededor de 30 años llega a pagar dólares al año, por ejemplo. Aquí las cosas no llegan a tanto, pero tampoco resulta barato contar con una buena cobertura. Las retribuciones que ofrecen las aseguradoras dependen de muchas variables, ya se trate de una minusvalía procedente de un accidente o se trate de incapacidad laboral temporal o de incapacidad física permanente debido a otras razones. Asegúrese de que todas las condiciones quedan expuestas en el contrato antes de su firma. Cobertura sobre la compensación económica al personal laboral. En Estados Unidos, este seguro es obligatorio para todo centro médico que Qué seguros contratar? Confíe en sus colegas médicos: son una fuente muy importante de información pragmática. Pregúnteles qué compañías han utilizado, durante cuánto tiempo han mantenido las pólizas con dichas compañías, qué tipo de problemas han tenido y de qué manera la aseguradora ha respondido, en qué medida y con qué celeridad se han hecho cargo de la incidencia. Los expertos que le asesoran durante todo el proceso de creación de su consultorio médico son también una buena fuente de información. Sea cual sea el tipo de póliza que piensa adquirir, busque información en hospitales locales, en el colegio médico oficial y en organizaciones y asociaciones sanitarias. Tal vez le ofrezcan información sobre alguna compañía con demostrada capacidad y experiencia en el ámbito clínico. Una gran compañía de seguros puede que le ofrezca descuentos si contrata todas las pólizas con ellos. Aparte del dinero que pueda ahorrarse, no es mala idea contratar con una sola compañía para evitar casos de tierra de nadie, es decir, incidencias en las que no queda del todo claro si están cubiertas o no por las distintas pólizas. En el caso en que la compañía quiera quitarse la responsabilidad de encima, siempre le queda a usted la opción de contraatacar cancelando todas las pólizas suscritas y esperar la reacción de la aseguradora. Hoy día es posible conseguir cuotas aproximadas, vía internet, para muchos de los productos que ofrecen las compañías de seguros. Pruebe varias compañías y compare precios y coberturas, puede que se lleve una grata sorpresa. Puede encontrar también información interesante en asociaciones de defensa del consumidor, sobre todo para ver qué tipo de compañías de seguros mantienen una política claramente negligente hacia sus clientes. MEDICAL ECONOMICS Edición Española 11 de febrero de

5 cuente con una plantilla estable. Este producto cubre todos los gastos médicos y las pérdidas económicas ocurridas por un accidente laboral o por enfermedad del trabajador. Estos planes de seguro suelen estar sujetos a muchas especificaciones. Así pues, asegúrese de que usted está cubierto en caso de que le ocurra un accidente durante el transcurso de una visita a domicilio, o durante el ejercicio de su profesión en algún centro concertado distinto del suyo, o durante la ejecución de tareas propias de la administración empresarial como pudiera ser la visita a un banco o a la oficina de correos durante su horario laboral. Más aún: pregunte a su agente de seguros qué ocurre si sufre un accidente cuando está de guardia fuera del horario habitual de trabajo, o qué pasos hay que tomar en caso de que uno de sus empleados caiga enfermo y no pueda incorporarse a su puesto de trabajo durante un largo periodo, qué soluciones ofrece el plan a esa eventualidad. Estos y otros casos hipotéticos son más que probables y siempre es bueno saber de antemano de qué modo se ha de actuar. Las características de este tipo de póliza varían mucho también. A veces el mismo propietario queda incluido y a veces no es así. A veces es necesario negociar el porcentaje del salario de los empleados que va a ser cubierto en la póliza, que va a ser, al fin y al cabo, la compensación que el trabajador va a recibir durante el periodo en que no realice su labor profesional. Lo mejor es de nuevo- confiar en sus asesores. Deje que busquen ellos el producto que mejor se adapta a su situación personal. Seguro de responsabilidad excedentaria. Un seguro de este tipo ofrece límites superiores a los que normalmente ofrecen las pólizas primarias y brinda una cobertura en exceso adicional para los riesgos no amparados por la póliza primaria. Por unos cuantos cientos de euros al año, un seguro de este tipo puede cubrir riesgos no contemplados en otras pólizas. Existen seguros de responsabilidad excedentaria personales y para su negocio. Así pues, tenga cuidado: el seguro de responsabilidad excedentaria seguro a todo riesgo- que cubre su coche y su casa no cubrirá a una paciente que entra en su consulta y se resbala y se rompe una pierna porque usted ha derramado gel durante una ecografía. Asegúrese de que los límites del seguro de responsabilidad excedentaria son compatibles y complementarios con su póliza primaria. Sería poco rentable contar con un seguro de responsabilidad excedentaria, que cubre cualquier compensación superior a euros si su póliza primaria sólo cubre hasta euros. Asegúrese de que elimina esos huecos potenciales. Existen riesgos sobre los cuáles no sea necesario contratar un seguro? Todo depende de las características específicas de su consulta, de su plantilla, del tipo de servicios que lleve a cabo (consulta médica solamente o también diagnóstico por imágenes, incluso si va a realizar intervenciones quirúrgicas y, en ese caso, de qué tipo, etc.). De cualquier manera, lo que siempre debe tener en consideración para ajustar la efectividad de los seguros contratados y la eficacia y viabilidad económica de su consulta es que no tenga dos productos que se pisen, es decir: no contrate dos pólizas que cubren los mismos tipos de riesgos. Es más, en España contamos con el sistema de la Seguridad Social al que usted, como empresario, va a tener que contribuir en función de la plantilla con la que cuente y del tipo de especialidad, contrato, convenio, etc. Así pues, por ejemplo, un seguro que cubra la baja laboral de un trabajador puede ser un buen gesto hacia el trabajador. Pero de esa compensación puede ocuparse muy bien la Administración. En todo caso, la contratación de seguros debe estar de acuerdo con un plan integral que usted y sus asesores deben diseñar con la finalidad de prevenir eventualidades negativas para el correcto funcionamiento de su centro médico. Un buen sistema preventivo es clave para garantizar el buen funcionamiento a largo plazo. En nuestra próxima entrega, hablaremos sobre las tareas a llevar a cabo de 5 a 6 meses de la apertura de su nueva consulta. Entre los asuntos a discutir estarán la determinación del espacio necesario para la correcta práctica médica, cómo organizar el espacio clínico y el administrativo, consejos para arreglos y obras de acondicionamiento del local y cómo realizar la adquisición de equipamiento, mobiliario y materiales de oficina a precios razonables. 38 MEDICAL ECONOMICS Edición Española 11 de febrero de 2005

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