Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes. 1. Identificar requisitos legales y reglamentarios. Inspección, Vigilancia y Control

Transcripción

1 Proceso: CARACTERIZACION DE PROCESOS Código: DE-F-001 Código Proceso: IV Versión: 001 Líder (es) del Proceso: Secretarios de Tránsito y Transporte, Salud, Medio Ambiente, Obras Públicas,, Página 1 de 1 Gobierno, Educación para la Cultura y Bienestar Social y Desarrollo Comunitario Objetivo: Inspeccionar, Vigilar y controlar el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios por las partes interesadas, mejorando unas condiciones básicas de convivencia y de desarrollo integral. Requisitos ISO 9001, NTCGP 1000: 5.2, 7.1, 7.2, 7.3, 7.5, 8.2.4, 8.3 Alcance: Este proceso comprende desde la determinación de los requisitos legales y reglamentarios a inspeccionar, vigilar y controlar, así como los sujetos de control, hasta la evaluación de los servicios y el impacto de la gestión de la Administración. Elementos del MECI: 1.3, 2.1, 2.2.1, 2.2.2, 2.3.2, 3.1, Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes Entes de, regulación y legislación Normatividad P 1. Identificar requisitos legales y reglamentarios Solicitud de actualización y modificación de la documentación o normograma Gestión Documental Bases de datos de Sujetos de 2. Identificar Sujetos de Bases de datos actualizadas

2 Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes partes interesadas Necesidades y Expectativas 3. Identificar necesidades y expectativas de la comunidad Diagnostico Direccionamient o Estratégico Directrices del Banco de Proyectos e Información presupuestal Plan de Desarrollo Municipal Plan de Ordenamiento Territorial Plan de Trabajo del SGI Mapa de Procesos Diagnostico P 4. Elaborar el plan de acción y/o proyectos para la vigencia Propuesta de plan de acción anual y/o proyectos Mejoramiento de la Gestión, Partes Interesadas partes interesadas Información, bases de datos 5. Elaborar plan de vigilancia y (no aplica para medio ambiente y desarrollo rural) Plan de vigilancia y control y partes interesadas

3 Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes Gestión y Desarrollo Humano Comunicaciones Visto Bueno para Contratar Presupuesto de ingresos y egresos Plan de vigilancia y control Presupuesto aprobado para la vigencia Plan de Compras Banco de Proyectos Material Informativo Apoyo a Eventos y a procesos comunicacionale s H 6. Asegurar la disponibilidad de recursos 7. Ejecutar el plan de acción y/o proyectos para la vigencia Necesidades de Recurso Humano Anteproyecto de Presupuesto Solicitud de legalización de Compras y/o Contratación Solicitud de CDP, RDP, CxP, o ajustes presupuestales Informes del plan de Acción Anual Necesidades de Comunicación, apoyo a eventos y asesoría de publicación Gestión y Desarrollo Humano Compras y Contratación Administración de Rentas Municipales Entes de Comunicaciones

4 Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes Gestión del Recurso Físico Soporte o Apoyo Tecnológico, Infraestructura, Bienes Solicitud de Soporte o apoyo Tecnológico, Infraestructura, Bienes Gestión del Recurso Físico Gestión Jurídica Conceptos Jurídicos Plan de vigilancia y control Comunicaciones Solicitud de Información Desarrollo y Gestión Humana Solicitud de Información H 8. Realizar la inspección, vigilancia y control 9. Atender Solicitudes Solicitud de Apoyo Jurídico Informes y/o requerimientos Sanciones o Multas Matriz de Comunicación del proceso Solicitud de capacitación Contratación del Recurso Humano Procesos del SGI partes interesadas Entes de Sujetos de partes interesadas Administración de Rentas Municipales Comunicaciones Gestión y Desarrollo Humano partes Interesadas Requerimientos Respuesta partes Interesadas

5 Insumos Proveedores Actividades Salidas Clientes Documentación Indicadores Acciones C-P-M Actas de Grupo Primario Mejoramiento de la Gestión Informes 10. Realizar el seguimiento y medición a la Gestión Solicitud de Modificaciones de la documentación del Sistema Gestión Documental Planes de Mejoramiento Informes Entes de o Partes Interesadas Revisión del proceso Seguimientos a los proyectos Mejoramiento de la Gestión Quejas, Reclamos, Sugerencias 11. Atender las Quejas, Reclamos y Sugerencias Q,R, S atendidas Mejoramiento de la Gestión, Partes Interesadas

6 Insumos Proveedores Actividades Salidas Clientes es Preventivos: 14. Actualización de la Normatividad vigente 15. Asegurar la preservación del Producto (si es necesario) 16. Asegurar la Propiedad del Cliente (si es necesario) Recolección de la Información V 17. Identificar y controlar los Servicios No Conformes 18. Asegurar la calibración y la metrología (si es necesario) Acta de Reunión de Grupos Primario y expectativas de auditorías Mejoramiento de la Gestión Evaluación Independiente 19. Evaluar el servicio Prestado (si es necesario) 20. Ajuste y actualización de las Bases de datos 21. Actualización permanente de requisitos y condiciones Partes Interesadas 22. Propender por la articulación entre las dependencias Misionales 23. Actualizar listas de chequeo de inspección

7 Insumos Proveedores Actividades Salidas Clientes es Correctivos: 26. Ajustar Planes de Trabajo Análisis de Datos: 28. Analizar los informes de gestión 29. Analizar los resultados de los indicadores de gestión 30. Analizar los riesgos sobre el proceso 31. Analizar los informes de auditorías 32. Analizar los planes de mejoramiento 33. Analizar los resultados de las QRS Mejoramiento de la Gestión Acta de Reunión de Grupos Primario A 34. Tomar acciones para el mejoramiento Planes de Mejoramiento Procesos del SGI

8 Recursos Documentos Internos Documentos Externos Físicos: Oficinas dotadas, Hardware y Software Comercial, Vehículos, Equipos de Comunicación, Dotación para la Criminalística, Suministros e Insumos Equipos, Medidores de Propiedades Fisicoquímicas. Humanos:Secretario de Despacho, Técnico Operativo, Profesional Universitario (contratista) y Auxiliar Administrativo (contratista), vigilantes Ambiente de Trabajo: Iluminación adecuada, Temperatura ambiente, Fuera de ruido. Para exteriores según condiciones ambientales. P: P: Atención de solicitudes de contravenciones en espacio publico P: custodia de personas imputadas P: Atención de solicitudes por afectación ambiental P:Auditoría de matrícula P: Organizar las actividades de control para los Establecimientos Educativos P: Evaluación para el control de los Establecimientos Educativos P: Administración de novedades de Establecimientos Educativos P:Vigilancia epidemiológica P: vigilancia y control de obras P: Inspección y vigilancia de organismos comunales y asociaciones de pensionados P: vigilancia y control secretaria de salud P: Recepción de fauna doméstica P: Recepción de fauna silvestre P: Certificado de conformidad urbanística. P: Radicación de documentos para enajenación de inmuebles P: Inspección y vigilancia a personas que ejercen actividades de arrendamiento de bienes raíces para vivienda urbana P: Permiso de rotura de vías Ver listado Maestro de Documentos Externos Ver Normograma

9 Indicadores (Cuadro de Mando Táctico) P: Comparendo Ambiental P: Orden de policía y actas de comparendo ambiental P: Sanciones tenencia mascotas y animales peligrosas P: Maltrato animal M: Manual de Reglamento interno de la cárcel Riesgos (Matriz Institucional) Servicios Oportunidad en el servicio Conflicto S: de obras Variación de la demanda de los servicios Plan de de la Secretaría de Bienestar Social y Dllo Comunitario Índice de Calidad del Agua Índice de Calidad del Aire - ICA Cobertura de Talleres Productivos a la Población Carcelaria Cumplimiento al Plan de Desarticulacion desacierto Inasistencia Incumplimiento Tráfico de incluencias Mala calidad S. control uso espacio público y establecimientos S: Servicio Carcelario S: Permiso de Rotura S: IVC organismos comunales y asociaciones de pensionados S: y seguimiento ambiental S:Auditoria de matrícula

10 Indicadores (Cuadro de Mando Táctico) Riesgos (Matriz Institucional) Servicios Tasa de Analfabetismo Tasa Bruta de Escolaridad Tasa Neta de Escolaridad Tasa de Deserción Educación Escolar Tasa de Extraedad Educación Escolar Tasa de Reprobación Infraestructura Disponible en Aulas Variación de Inversión Educativa por Fuente de Financiamiento Cumplimiento al Plan de Vigilancia, Inspección y Suspensión Usurpación S:VyC a establecimientos educativos S:Vigilancia epidemiológica S:Vigilancia sanitaria S:Vigilancia a establecimientos especializados S:Patrullaje S:Apoyo a eventos S:Recibo de Obras urbanísticas exteriores S:Recepción de Fauna doméstica y silvestre S:Expedición Certificado de Conformidad urbanística Número de acciones de sensibilización y difusión de eventos de interés en salud pública S:Radicación de documentos para enajenación de inmuebles

11 Indicadores (Cuadro de Mando Táctico) Porcentaje de eventos de interés en salud pública con investigación epidemiológica de campo y analizados Porcentaje de personas y/o instituciones sujetos de inspección, vigilancia y control de control sensibilizados y capacitados en áreas de interés de salud pública Riesgos (Matriz Institucional) Servicios S: Inspeccion sobre personas que ejercen actividades de arrendamiento de bienes raíces para vivienda urbana Porcentaje de Entidades Promotoras de Salud e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud habilitadas y sensibilizadas en la aplicación de la estrategia AIEPI, IAMI y otras Porcentaje de establecimientos e instituciones sujetos de inspección, vigilancia y control en factores de riesgo para la salud pública visitados Composición de la Accidentalidad de Tránsito en el Municipio Tipos de Accidentes en el Municipio

12 Indicadores (Cuadro de Mando Táctico) Causas Probables de la Accidentalidad Municipal Victimas de Accidentes de Transito Según Tipo de Vehículo: Solo Daños Victimas de Accidentes de Transito Según Tipo de Vehículo: Con Heridos Victimas de Accidentes de Transito Según Tipo de Vehículo: Con Muertos Reincidencia de Infractores Asistencia de Infractores a las Capacitaciones Riesgos (Matriz Institucional) Servicios