Manual de usuario de la Oficina Virtual. Excma. Diputación Provincial de Cáceres

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1 Excma. Diputación Provincial de Cáceres

2 Índice de contenido 1. Oficina Virtual Requisitos Técnicos Configuración del navegador Validación de requisitos técnicos Primera vez que entramos a la Oficina Virtual Validación Prueba de firma Problemas comunes con la firma Presentación de solicitud Catálogo de procedimientos Inicio de la solicitud Envío y firma de la solicitud Estado de la solicitud Mis procedimientos Subsanación o Justificación Modificación del interesado Notificaciones Anexo I. Recomendaciones para el escaneo de documentación

3 1. Oficina Virtual La Institución Provincial a través del portal de Administración Electrónica, pone a disposición de los ayuntamientos, mancomunidades, grupos de acción local y a la ciudadanía en general su oficina virtual. Ya no es necesaria la presencia física del usuario para recibir, tramitar y resolver sus peticiones. Las solicitudes se pueden realizar vía telemática garantizado la identidad del usuario, salvaguardando la identidad de los documentos presentados virtualmente e incluso, realizando un seguimiento de la tramitación del asunto. Para acceder a la oficina virtual podemos hacerlo a través de la página principal de la Diputación Provincial de Cáceres cuya dirección es mediante el icono que aparece en el menú de la derecha. O a través de su dirección directa 3

4 Al acceder a la página de inicio nos encontramos los siguientes elementos: Hora local y legal: En los documentos que se tramitan por la Oficina virtual, figura siempre la fecha y hora de registro de entrada y salida, permitiendo acreditar el momento exacto en la que la comunicación se produce rigiéndose por la fecha y hora oficial española. La sincronización de la fecha y la hora se realiza con el Real Instituto y Observatorio de la Armada. Inicio: Opción que nos lleva a la página de inicio de la Oficina virtual. Catálogo de Procedimientos: listado de procedimientos disponibles para poder presentar una solicitud. Está divididos según el perfil al que vayan dirigidos: Empresa, Ciudadanía y Ayuntamientos. Normativa y Documentación: sección donde se muestra la normativa aplicable a las sedes electrónicas. Requisitos técnicos: descripción de los requisitos técnicos necesarios para poder presentar una solicitud. Validación de requisitos técnicos: opción donde podemos verificar que cumplimos con los requisitos técnicos y diferentes soluciones a los problemas técnicos. Verificación de firmas: acceso a la aplicación Verifirmas, donde si disponemos de un documento firmado por la oficina virtual, podemos mediante el código incluido en el mismo, comprobar su validez y su firma. Calendario de días inhábiles: calendario en pdf indicando los días inhábiles para realizar solicitudes. Validación de certificados: enlaces al portal Valide del Gobierno de España, donde podrá comprobar la validez de su certificado y comprobar las URLs de sedes electrónicas, verificando la validez del certificado que contienen. Agencia Española de Protección de Datos: descripción y enlace a la Agencia Española de Protección de Datos. Certificados soportados: Listado de los certificados soportados. 4

5 Mis procedimientos: sección donde podemos ver un listado de las solicitudes que tenemos en curso, su estado, número de expediente, detalle del expediente, acceder las fases de subsanación y justificación. Notificaciones: sistema de notificaciones confiable para recibir correspondencia de aquellos organismos, ciudadanos y empresas que se acojan a este servicio. La Diputación Provincial de Cáceres le garantiza la protección y la privacidad en el tratamiento de su correspondencia en formato electrónico implementando métodos de firma digital y cifrado. 5

6 2. Requisitos Técnicos. Los interesados podrán acceder a los trámites de Administración Electrónica desde cualquier ordenador conectado a Internet y que cumpla con los requisitos técnicos y de funcionamiento que se describen a continuación: Sistema operativo: Windows XP/Vista/7 Linux Navegador: Internet Explorer 7.0 y 8.0. Firefox. Máquina virtual de Java: Sun JRE JVM de Microsoft (válida sólo para Internet Explorer) 2.1 Configuración del navegador. Su navegador debe cumplir con las siguientes condiciones: Tener instalado el certificado de la FNMT-RCM como entidad certificadora en la que se confía. Tener instalados los certificados digitales personales expedidos por la FNMT-RCM de los usuarios que vayan a utilizar la Administración Electrónica. Tener activada la opción de Javascript. Para Internet Explorer, tener activada la opción de ejecutar controles ActiveX firmados. Internet Explorer 7.0 y 8.0: Es necesario activar la casilla de verificación "Usar SSL 2.0" dentro del menú "Herramientas > Opciones de Internet", en la pestaña "Opciones avanzadas", en el apartado "Seguridad". Si usted está usando Windows Vista junto con Internet Explorer 7 o superior, deberá seguir los siguientes pasos para configurarlo correctamente: En el menú, haga click en Herramientas -> Opciones de Internet, luego haga click en la pestaña 'Opciones avanzadas' y desactive de la sección de seguridad la opción 'Usar TLS 1.0'. 6

7 De nuevo en el menú, hacemos click en 'Herramientas' -> 'Opciones de Internet' y pulsamos en la pestaña 'Seguridad'. Seleccionamos 'Internet' y le damos al botón 'Nivel personalizado'. Tras esto, nos aseguramos que en la sección 'Controles y Complementos de ActiveX' esté activada la opción 'Ejecutar controles y Complementos de ActiveX', y en la sección 'Automatización' estén activadas las secciones 'Active Scripting' y 'Scripting de Applets de Java'. Por último, pulsamos en el menú -> 'Herramientas' -> 'Administrar Complementos' -> 'Habilitar o deshabilitar complementos' y comprobamos que esté activada la opción ' consola de Sun Java'. Además, para visualizar los resguardos necesitará tener instalado un lector de documentos en formato PDF. Las herramientas y utilidades de Administración Electrónica soportan todos los formatos de texto, gráficos y otros tipos, pero es recomendable el uso de documentos en formato PDF, pues permite la visualización de la firma digital en el propio documento. Si tiene firefox 4.0 o superior y cada vez que se actualice el navegador a una nueva versión: 1. Deberá descargarse el siguiente archivo /nuevastecnologias/firefox_dll.zip 2. Descomprimirlo en una carpeta. 3. Copiar los dos archivos que contiene: "mozcrt19.dll" y "sqlite3.dll" a la carpeta de instalación de firefox. En el caso de windows 7 es "c:\archivos de programa(x86)\firefox" y en windows XP y windows vista la ruta es "c:\archivos de programa\firefox". 4. Cerrar el navegador para que coja los cambios. 7

8 2.2 Validación de requisitos técnicos. Para asegurarnos de que está correctamente configurado nuestro navegador y que cumplimos con los requisitos técnicos exigidos para poder realizar una solicitud a través de la Oficina Virtual, debemos realizar una prueba de validación, de esta forma evitaremos muchos problemas con la firma digital de documentos. Para realizar la prueba vamos a la siguiente dirección: Primera vez que entramos a la Oficina Virtual. Si es la primera vez que entramos a la Oficina Virtual, dependiendo del navegador utilizado, nos puede aparecer las siguientes pantallas: Firefox: 8

9 Pinchamos en "Entiendo los riesgos" y a continuación en el botón "Añadir excepción...". Se nos abrirá una ventana donde deberemos pinchar en el botón "Obtener certificado" y luego en "Confirmar excepción de seguridad". De esta manera accederemos a la página de inicio de la Oficina Virtual. Internet Explorer: Pinchamos en "Vaya a este sitio web (no recomendado)." y de esta manera accederemos a la página de inicio de la Oficina Virtual. 9

10 2.2.2 Validación. Para realizar la validación de requisitos, vamos al apartado "Validación de requisitos técnicos", que se encuentra en el menú de la izquierda. En ese momento se nos abrirá una nueva ventana o pestaña del navegador y se ejecutará la prueba. La prueba consiste en comprobar la versión del navegador y versión de la máquina virtual java instalada en el ordenador. Si la prueba es satisfactoria aparecerán una marca verde y la versión del navegador y de la máquina virtual java. En caso de no ser satisfactoria, aparecerá una admiración roja y la posible solución al problema. A continuación podemos ver el resultado de un prueba satisfactoria: 10

11 2.2.3 Prueba de firma Una vez obtenido un resultado satisfactorio en la validación de requisitos técnicos, deberemos realizar una prueba de firma. Esta prueba de firma consiste en la firma de un documento de prueba con el certificado digital y el cliente Al obtener un resultado satisfactorio en esta prueba nos estamos asegurando al 100% de que al realizar la solicitud no tendremos ningún problema relacionado con la firma digital. Para ello pinchamos en el apartado "Realizar prueba de firma" que se encuentra en el apartado "2.Comprobaciones:". Se nos abrirá una nueva ventana o pestaña y nos pedirá que seleccionemos el certificado con el cuál realizaremos la firma. En caso de tener contraseña el certificado, nos pedirá que la introduzcamos. A continuación nos mostrará la siguiente pantalla: 11

12 Y nos volverá a pedir que seleccionemos el certificado. Si todo ha ido correctamente nos mostrará la siguiente pantalla: Una vez obtenido un resultado satisfactorio en esta prueba nos estamos asegurando al 100% de que al realizar la solicitud no tendremos ningún problema con la firma digital y podemos ir al catalogo de procedimientos y realizar la solicitud. 12

13 2.2.4 Problemas comunes con la firma. Si no se ha realizado correctamente la firma puede ser por diferentes motivos: 1. No cumplimos con los requisitos técnicos y/o de configuración del navegador. 2. No disponemos de un certificado digital válido o DNI electrónico. Es decir no tenemos instalado un certificado en el navegador, o aunque lo tengamos está revocado o caducado. Solución: Solicitar un nuevo certificado digital. 3. Al pinchar en el enlace "Realizar prueba de firma" se nos queda en blanco el navegador: Solución: cerramos todas la ventanas del navegador y volvemos a entrar a realizar la prueba. De esta forma se borrará la sesión de usuario de la memoria del navegador y nos volverá a pedir el certificado. 4. Se queda indefinidamente en la pantalla de firmando y no pide el certificado. Solución: El vaciado de la memoria caché del complemento Java fuerza al navegador a cargar las versiones más recientes de las páginas y los programas Web. Para vaciar la memoria caché del complemento Java: Haga clic en Inicio > Panel de control. Haga doble clic en el icono de Java del Panel de control. Aparece el Panel de control de Java. En Archivos temporales de Internet, haga clic en Configuración. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de archivos temporales. Haga clic en Borrar archivos. Aparecerá el cuadro de diálogo Borrar archivos temporales. Haga clic en Aceptar en la ventana Borrar archivos temporales. Nota: De esta forma se eliminan de la memoria caché todas las aplicaciones y applets descargadas. Haga clic en Aceptar en la ventana Configuración de archivos temporales. Nota: Si desea suprimir de la memoria caché una aplicación o un applet determinado, haga clic en las opciones respectivas Aplicaciones descargadas y Miniaplicaciones descargadas. 13

14 5. Firefox no encuentra un certificado el almacén de certificados. Esto nos ocurrirá cada vez que firefox se actualice a una nueva versión o volvamos a instalarlo desde cero. Solución: Descomprimir y copiar las los archivos al directorio de instalación de firefox. Windows XP: c:\archivos de programa\firefox Windows 7 : c:\archivos de programa(x86)\firefox dll.zip 6. Otras causas. Solución: limpiar la caché del navegador y cerrar todas las ventanas del mismo. 14

15 3. Presentación de solicitud. Una vez satisfecho los requisitos técnicos y realizada una prueba de firma satisfactoria, vamos a proceder a presentar una solicitud a través de la Oficina Virtual. Para ello cerramos el navegador, asegurándonos de cerrar todas las ventanas del navegador que tengamos abiertas. A continuación abrimos un nuevo navegador y vamos a la siguiente dirección https://sede.dip-caceres.es que nos llevará a la página principal de la Oficina Virtual. Vamos a la sección Catálogo de procedimientos. 15

16 3.1 Catálogo de procedimientos. En el catálogo de procedimientos encontramos los perfiles Empresa, Ciudadanía y Ayuntamientos, y dentro de cada perfil el listado de trámites. Si entramos dentro de ayuntamientos vemos el listado de trámites que están accesibles. 16

17 Si pinchamos en el nombre accederemos a la ficha del procedimiento. Donde se nos presentan varias secciones: Descripción: donde se explica brevemente en que consiste el trámite. Más información: información relativa al trámite, la normativa, la vigencia, quién puede realizar la solicitud, los plazos de solicitud y resolución, etc. Tramitación por Internet: se nos informa de los requisitos, la documentación necesaria y el coste asociado. Botón de inicio de trámite: nos lleva al inicio del proceso de solicitud. Tramitación presencial: se nos informa, en caso de disponer de esta modalidad, de la documentación necesaria, el coste, y el lugar y horario donde poder presentar la solicitud en papel. Documentación: enlaces a los modelos de solicitud y/o anexos necesarios para presentar la solicitud. 17

18 18

19 3.2 Inicio de la solicitud. Para comenzar a rellenar la solicitud, pinchamos en el botón Inicio trámite que encontramos en la ficha del procedimiento. Una vez seleccionado el certificado, si no hemos hecho la prueba de firma nos redirigirá a realizar la prueba, en caso de haberla realizado accederemos al formulario donde rellenaremos los datos necesarios en la solicitud. Hasta no realizar la prueba no accederemos al formulario ya que no podríamos terminar la solicitud. 19

20 En el formulario encontramos distintos apartados que serán comunes para todas las solicitudes: Datos personales: los datos personales del solicitante, el DNI, nombre y apellidos, se rellena con los datos del certificado. Respecto al resto de campos, los que aparezcan con asterisco son obligatorios. Datos específicos de la solicitud: una serie de campos que se ajustarán a las necesidades de las distintas solicitudes. En la imagen de arriba vemos la Instancia General Normalizada, y sus campos específicos son exposición y solicitud. 20

21 Documentos: en la solicitud tenemos la posibilidad de adjuntar archivos PDF. Para que nos aparezcan más campos para adjuntar ficheros pinchamos en el botón documentos. El número de archivos a adjuntar depende del tipo de solicitud. Importante: Por razones de limitaciones técnicas solamente es posible adjuntar documentos en formato PDF y con un tamaño máximo de 1MB. Ver Anexo I. Recomendaciones para el escaneo documentación. Notificaciones: debemos elegir como queremos que se nos envíen las notificaciones. Por correo ordinario o a través de que es un sistema de notificaciones confiable. Al tenemos acceso a través del enlace situado en la página de inicio de la oficina virtual. 3.3 Envío y firma de la solicitud. Una vez rellena la solicitud y seleccionados los documentos a adjuntar, si fueran necesarios, pinchamos en el botón Enviar solicitud. En un primer momento se enviarán los documentos adjuntos al servidor para su posterior firmado. El tiempo de subida de los archivos dependerá de la velocidad de subida de su conexión a Internet y el tamaño de los ficheros adjuntos. Una conexión de ADSL para particulares puede llegar hasta unos 20MB teóricos de ancho de banda de bajada, pero al ser asimétrica, el ancho de banda de subida está limitado a 1MB. En otras velocidades contratadas la velocidad es menor. Además de la experiencia, si realizamos un test de velocidad de la linea, descubriremos que la velocidad real, pocas veces se acerca a la velocidad contratada. Esta es una de las principales razones para limitar los archivos adjuntos a 1MB, y de este modo poder realizar una solicitud en un tiempo razonable. 21

22 Una vez se han terminado de subir los archivos adjuntos al servidor, se procede a la firma de la solicitud y de los documentos. Nos aparecerá una pantalla indicándonos que se está firmando la solicitud, los tiempos estimados de firma y nos pedirá que seleccionemos el certificado con el que realizaremos la firma. Importante: si cumplimos los requisitos técnicos y hemos realizado una prueba de firma, no deberemos tener ningún problema para firmar. Si no es así le remitimos a la sección 2 Requisitos Técnicos, y a la sección Problemas comunes con la firma. 22

23 Después de firma la solicitud se procede a firmar los documentos adjuntos, aparecerá una pantalla indicándonos que se está firmando el documento adjunto, y nos volverá a pedir que seleccionemos el certificado. Este proceso se repetirá tantas veces como documentos hayamos adjuntado. Cuando termine el proceso de firma y si todo ha ido correctamente, nos aparecerá una pantalla indicándonos que el proceso se ha completado con éxito y nos mostrará un enlace donde descargarnos el PDF con la solicitud rellena, firmada, con la fecha y hora en que se realizó y con el número de registro de entrada. 23

24 4. Estado de la solicitud Si queremos consultar cómo va nuestra nuestra solicitud, en que fase se encuentra, cuál es el número de expediente o volvernos a descargar la solicitud firmada, debemos entrar en Mis procedimientos que se encuentra en la página de inicio de la oficina virtual. 4.1 Mis procedimientos Al entrar en mis procedimientos se nos solicitará el certificado con el cuál acceder. Una vez dentro se nos mostrará un listado con las solicitudes que hemos realizado. En la parte de superior tenemos varias opciones de filtrado, por la fecha de inicio y fin, por el tipo de procedimiento o trámite, por el número de expediente o por el estado, es decir, si están abiertos o cerrados. En la parte inferior nos encontramos una tabla con las siguientes columnas: Fecha: fecha de envío de la solicitud. Procedimientos: nombre del procedimiento en el que realizamos la solicitud. 24

25 Fase: fase en la que se encuentra el expediente. Manual de usuario de la Oficina Virtual Cambio de estado: fecha en la que el expediente entró en la fase actual. Número de expediente: es un número único que identifica al expediente dentro de la oficina virtual. Iconos: Icono de detalle: es un icono que siempre estará disponible, desde él accedemos al detalle del expediente. Icono de justificación o subsanación: estará disponible solamente cuando el expediente cumpla dos condiciones, que esté en fase de justificación o subsanación y dentro del plazo fijado para dicha fase. 4.2 Subsanación o Justificación Cuando el expediente se encuentre en fase de justificación o subsanación y esté dentro del plazo definido para dicha fase, tendremos la opción de acceder al formulario de subsanación o justificación. Dicho formulario en caso de justificación tendrá los campos deshabilitados, a excepción de la subida de documentos, que podremos subir la documentación necesaria en esta fase. En el caso de la subsanación podremos modificar los campos y subir los documentos adjuntos que nos hayan solicitado. El tipo de formulario, la subida de documentos y el envío y firma de la solicitud y documentos adjuntos se realiza igual que en el momento de realizar la solicitud inicial, por lo que no debería existir ningún problema con la firma. Si tiene alguna duda le remitimos a la sección 3.2 Inicio de la solicitud, donde viene detallado el proceso de envío y firma. Importante: si cumplimos los requisitos técnicos y hemos realizado una prueba de firma, no deberemos tener ningún problema para firmar. Si no es así le remitimos a la sección 2 Requisitos Técnicos, y a la sección Problemas comunes con la firma. 25

26 4.3 Modificación del interesado Para poder volver a subir los documentos firmados con otro certificado, podemos modificar el interesado de un expediente y asignárselo a él. Para ello entramos en Mis Procedimientos con el certificado del actual interesado. Aquí nos aparecerán los trámites que tiene asociados, y en cada uno de ellos nos aparecerá un icono donde podremos acceder al formulario de cambio de interesado. En este formulario deberemos introducir el DNI, el nombre y apellidos del nuevo interesado. Una vez se ha completado con éxito el cambio de interesado, debemos cerrar todas las ventanas del navegador y acceder a Mis Procedimientos con el certificado del nuevo interesado. 26

27 5. Notificaciones El sistema de notificaciones es una aplicación de la Diputación de Cáceres que le permite recibir información (notificaciones) en un buzón electrónico personal de forma segura y confidencial. Estas notificaciones provendrán de las distintas solicitudes que haya hecho a través de la oficina virtual, sustituyendo o complementando al método clásico de envío de información por medios físicos. Los usuarios del sistema de notificaciones tendrán un buzón electrónico personal que se creará en el momento en que se den de alta en el sistema y en el que recibirán las notificaciones de aquellos servicios a los que se hayan suscrito; los usuarios accederán a su buzón electrónico utilizando un navegador web. Para acceder al podemos hacerlo a través de la página de inicio de la oficina virtual, o mediante la siguiente dirección: https://notificaciones.dip-caceres.es/notificaciones/snja 27

28 Al entrar nos solicitará el certificado. Una vez en la página principal tenemos tres opciones: Aún no tiene su Buzón Electrónico?: El alta en es automática siempre y cuando al realizar una solicitud, seleccionemos en el apartado de notificaciones, la opción Si nunca ha realizado una solicitud o al realizarla eligió la opción de Correo ordinario, no estará registrado en el sistema y podrá darse de alta desde esta opción. Ayuda sobre el Sistema de Notificaciones Telemáticas: Desde esta opción accedemos a la guía de uso de Acceso con certificado: si ya estamos registrado en podemos acceder a nuestras notificaciones desde esta opción. Para más información acerca del manejo de le remitimos a la ayuda, donde se explica como darse de alta y baja del sistema, suscripción a un servicio, como leer y rechazar una notificación, etc. Esta ayuda se encuentra en la siguiente dirección: https://notificaciones.dip-caceres.es/notificaciones/snja/manual.html 28

29 Anexo I. Recomendaciones para el escaneo de documentación Los pasos a seguir para completar el escaneo de un documento vienen determinadas por el tipo de escáner y el software asociado a dicho escáner. El objetivo de este anexo es dar unas sencillas indicaciones aplicables a todos los tipos de escáner. Las recomendaciones se centrarán en conseguir que los documentos digitales obtenidos ocupen el menor espacio posible, ya que tienen como fin ser adjuntos a solicitudes on-line, cuyo tamaño total máximo no debe superar 1MB. Los puntos en los que debemos centrarnos para reducir el peso de los documentos obtenidos son los siguientes: Color: Optar preferiblemente por el Blanco y Negro, en lugar de Color. Resolución: Se recomienda utilizar una resolución aproximada de 72 dpi. Tamaño: No debe aumentarse el tamaño original del documento si no es necesario. Por ejemplo, digitaliza el DNI a tamaño real, sin aumentar la imagen. Formatos: Trasformar el documento escaneado a formato PDF, ya que reduce considerablemente el tamaño de éste y es el único formato, de documentos adjuntos, admitido por la oficina virtual. Si el resultado del escaneo es mayor de 1MB, pero tiene la posibilidad de adjuntar más de un archivo, le recomendamos que los divida en varios archivos de menor tamaño. Existen varias herramientas gratuitas como PDF Split and Merge (PDF Sam) o PDF Tools que le permitirán realizar estas acciones. 29

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