PORTAL DEL EMPLEADO Manual de usuario

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1 PORTAL DEL EMPLEADO Manual de usuario

2 1. INTRODUCCIÓN ACCESO AL PORTAL DEL EMPLEADO ESTRUCTURA DEL PORTAL...4 MIS DATOS...5 Datos personales...5 Datos familiares...7 Datos bancarios...9 Datos laborales...9 Calendario Laboral...10 DATOS HISTÓRICOS...11 Contratación...11 Anticipos de Nómina...11 Pagos realizados...11 Acumulados Seguridad Social/IRPF...11 MIS DOCUMENTOS...12 Recibo de salarios...12 Declaración jurada (Mod. 145)...13 GESTIÓN DE SOLICITUDES...14 PASOS A SEGUIR EN LA EMISIÓN DE LA SOLICITUD...15 Estado de Solicitudes...18 GESTIÓN AUSENCIAS/PRESENCIA...19 Histórico de ausencias...19 Ausencias disfrutadas y saldos...19 Turnos y ausencias...20 Solicitud de vacaciones / asuntos propios. 20 Modificación de vacaciones/asuntos propios y exceso de jornada Solicitud de cambio de marcajes Solicitud de compensación de horas extras.. 26 Solicitud de cambio de turno Portal del Empleado Manual del Usuario Página 2 de 28

3 1. Introducción El Ayuntamiento de Fuenlabrada incorpora un Portal para el Autoservicio del Empleado, accesible vía Web. En el Portal de Empleado puedes consultar tus propios datos (datos personales, recibos de salario, histórico de nóminas, calendario laboral, ausencias/vacaciones ) así como realizar solicitudes a tu responsable y al Departamento de RR.HH. (variación datos personales, bancarios, ausencias, etc). Sabrás en qué estado se encuentran tus solicitudes gracias al mantenimiento de estado de las mismas y a los avisos de notificación vía , que además permite la opción de reenviar en el caso de necesitar modificar algún dato adicional de una solicitud ya enviada. 2. Acceso al Portal del Empleado Puedes acceder a través de la web El portal te solicitará usuario y contraseña, tal y como viene reflejado en la imagen siguiente. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 3 de 28

4 3. Estructura del Portal El entorno del Portal del Empleado se estructura como cualquier página web, con una cabecera que siempre es fija, un árbol de menús en su parte izquierda y una zona de trabajo central que va cambiando según nos movemos por las diferentes opciones del árbol Cabecera En la cabecera nos muestra nuestra identificación (Apellidos y Nombre) así como la siguiente botonera: Empleado/a Avisos Portal del Empleado Manual del Usuario Página 4 de 28

5 AVISOS En el buzón de avisos puedes consultar las comunicaciones que emita tu responsable directo o el Departamento de Recursos Humanos. Puedes realizar las siguientes gestiones con los mismos: DAR POR LEIDO la acción de visualización del aviso. RESPONDER, te permite responder al remitente. ELIMINAR, borrar el aviso. 2 Árbol de menus Este esquema te permite ver de forma rápida todas las opciones a las que podemos acceder al Portal, las cuales están agrupadas por temas. Con los comandos y expandimos o contraemos los diferentes apartados. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 5 de 28

6 3 Zona central de trabajo Dentro de la zona de trabajo te encontraras con varias opciones a realizar, ya sea de consulta, de solicitud, etc. Mis Datos Te permite consultar tus datos personales (identificación, domicilio) así como tus vínculos familiares y tú cuenta bancaria. Datos personales Mediante esta opción puedes visualizar tus datos personales (identificación, domicilio...). Desde aquí, puedes modificar tus datos personales haciendo clic en Modificación de datos personales y posteriormente seleccionando cambio de datos de domicilio o cambio de datos de IRPF o Cambio de datos personales o Cambio de NIF, según te interese, pinchando en el icono con la cruz verde. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 6 de 28

7 Supongamos que quieres cambiar tu fecha de nacimiento ya que es errónea, así pues seleccionaras Cambio de datos personales. Si accedes por esta vía visualizas los estados del proceso de solicitud tal y como se reflejan en la imagen siguiente. Seguidamente debes pulsar en el icono con la cruz verde de Borrador para crear una nueva solicitud. Si selecciona el icono, accedes directamente a la plantilla para poder emitir la solicitud. Debes cumplimentar los campos obligatorios (marcados con un punto rojo), cambiar la fecha de nacimiento y grabar los datos a través del icono de guardar. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 7 de 28

8 Una vez guardados los nuevos datos, debes enviar tu solicitud al Departamento de Recursos humanos seleccionado la opción de Enviar a: Pendiente validar RRHH, donde será tramitado el cambio. Familiares y vínculos Mediante esta opción puedes visualizar tus vínculos familiares y modificarlos. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 8 de 28

9 Supongamos que queremos modificar datos de un familiar, haciendo un ejemplo practico desde la opción de Modificación de datos familiares. Seguidamente debes pulsar en el icono con la cruz verde vinculo o familiar. o sobre asociación Luego debes pulsar en el icono con la cruz verde creación de una nueva solicitud. o sobre Borrador para la Portal del Empleado Manual del Usuario Página 9 de 28

10 Desde aquí puedes crear un nuevo vinculo familiar Añadir Familiar o modificar los existentes de uno de ellos. Supongamos que quieres modificar la fecha de nacimiento de tu hijo, Pulsaremos sobre el botón editar. Debes cumplimentar la solicitud con los datos requeridos e indicar el motivo de la solicitud: ejemplo Actualización de datos familiares y proceder a grabar la petición pulsando en el icono que se encuentra en la parte superior izquierda de la solicitud. Seguidamente deberás enviar a: Pendiente validar RRHH tu solicitud para que sea aprobada. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 10 de 28

11 Cuentas bancarias Desde esta opción puedes visualizar y gestionar tus cuentas bancarias a través de la siguiente opción: Modificación de datos bancarios. Datos curriculares Mediante esta opción podrás modificar tus datos curriculares (Titulaciones y estudios, idiomas, cursos, experiencia profesional, carnés, conocimientos informáticos, Otros datos, permisos). Portal del Empleado Manual del Usuario Página 11 de 28

12 Calendario Laboral Desde esta opción del menú puedes visualizar y gestionar tú calendario laboral (por ejemplo: permisos, vacaciones...). Otras opciones disponibles en esta pantalla son: Portal del Empleado Manual del Usuario Página 12 de 28

13 Mis documentos Mediante las herramientas de este Menú podremos consultar el Recibo de salarios. Recibo de salarios Desde esta opción del menú puedes visualizar y descargar tus nóminas. Para que puedas visualizar la nómina de un mes debes seleccionar en el icono de visualizar recibo y obtendrás tu nómina en formado pdf. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 13 de 28

14 Gestión de solicitudes Desde esta opción podrás canalizar tus peticiones a tu responsable directo y al Departamento de RR.HH. Mediante esta funcionalidad puedes tramitar las siguientes solicitudes: - Modificación de datos personales. - Modificación de datos bancarios. - Solicitudes de ausencia/presencia. - Modificación de datos familiares. - Modificación de datos curriculares. - Solicitudes económicas. Solicitudes Desde esta herramienta podrás emitir las diversas solicitudes. Pasos a seguir en la emisión de la solicitud *A continuación te ilustramos con un ejemplo práctico, para facilitarte el uso de la herramienta. Decides emitir una solicitud de modificación de datos de domicilio, concretamente deseas comunicar la escalera de tú domicilio. Para ello, accedes a MODIFICACIÓN DE DATOS PERSONALES, a través del menú de Gestión de Solicitudes. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 14 de 28

15 Debes seleccionar, Cambio de datos de domicilio. De acceder por esta vía visualizas los estados del proceso de solicitud tal y como se reflejan en la imagen siguiente. De seleccionar el icono, accedes directamente a la plantilla para poder emitir la solicitud. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 15 de 28

16 ICONOS Grabar. Graba los datos introducidos en la Plantilla de Datos para poder emitir la solicitud. Grabar y nuevo. Graba los datos introducidos y muestra una nueva Plantilla de Datos para emitir una nueva solicitud. Deshacer. Deshace las acciones realizadas y vuelve al estado origen en la Plantilla de Datos. Editar. Permite editar el registro o formulario mostrado en pantalla. Eliminar. Permite eliminar el registro o formulario mostrado en pantalla. Imprimir. Permite imprimir el registro o formulario mostrado en pantalla. Filtrar. Permite realizar filtros de búsqueda de datos. ADJUNTAR DOCUMENTOS En las Plantillas de Datos puedes insertar documentos para justificar tu solicitud. En función de la naturaleza de los datos que solicitas, será de requerido cumplimiento adjuntar un documento para que la solicitud sea resuelta como favorable. Para insertar datos, hemos de situarnos en la parte inferior de la Plantilla de Datos y pulsar sobre el botón Puedes comprobar que el documento ha sido insertado mediante el siguiente mantenimiento: Grabar plantilla de datos y emitir solicitud Una vez has cumplimentado la plantilla de la solicitud con los datos que deseas comunicar, debes acceder al botón grabar, mostrando una vista del dato modificado: Portal del Empleado Manual del Usuario Página 16 de 28

17 Desde esta opción puedes visualizar los distintos estados en base al flujo de validaciones en función de la solicitud, tal y como se reflejan en las siguientes imágenes. Estado de Solicitudes Mediante esta funcionalidad puedes seguir el estado en que se encuentra cada solicitud. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 17 de 28

18 Portal del Empleado Manual del Usuario Página 18 de 28

19 Gestión ausencias/presencia Las siguientes opciones del menú tienen como objetivo informarte sobre la gestión de ausencia/presencia. Histórico de ausencias Te permite consultar las ausencias que has solicitado y han sido aceptadas o están pendientes de validación. Ausencias disfrutadas y saldos Mediante esta funcionalidad, podrás visualizar o generar un documento que recoja tus datos referentes al saldo y ausencias acumuladas durante un período de tiempo. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 19 de 28

20 Turnos y ausencias Desde esta opción del menú podrás visualizar tú calendario con las vacaciones disfrutadas, festivos y ausencias. Solicitud de vacaciones / asuntos propios Para solicitar vacaciones o asuntos propios se accede al apartado de Gestión de Solicitudes del menú izquierdo. A continuación entramos en la opción de Solicitudes de Ausencia / Presencia. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 20 de 28

21 A continuación elegimos la opción deseada según corresponda, vacaciones o asuntos propios. En el formulario introduciremos las fechas haciendo uso del calendario o tecleando el rango de días. El sistema es capaz de determinar los días hábiles que vamos a disfrutar según nuestro cuadrante de trabajo. Es por tanto que si en el periodo solicitado hay incluidos días festivos o de libranza, estos no serán contabilizados como días de vacaciones/asuntos propios. A continuación pulsamos el botón de grabar. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 21 de 28

22 A continuación el sistema nos muestra un resumen de nuestra petición, así como del saldo de días restantes que nos quedan por disfrutar. Si es estamos conforme con la solicitud debemos enviar al responsable de servicio mediante el botón de Enviar al responsable de servicio. Nuestra solicitud ya ha sido enviada, y el sistema ha notificado a nuestro superior que tiene una petición pendiente de aceptar. En todo momento podemos ver el estado en que se encuentra la solicitud bien en el apartado de avisos o en estado de las solicitudes. Modificación de vacaciones/asuntos propios y exceso de jornada Podemos modificar o anular un periodo de vacaciones, asuntos propios o exceso de jornada si: 1.- La petición todavía no ha sido aceptada por el responsable del servicio. En tal caso podemos modificarla o cancelarla accediendo desde el apartado de estado de las solicitudes, en el detalle de la solicitud podemos modificar los datos antes de la aceptación del responsable, borrarla o descartarla. La diferencia entre borrar o descartar es que en caso de descartarla quedaría la solicitud en este estado, mientras que si se borra es eliminada del sistema. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 22 de 28

23 2.- Si la petición ya ha sido aceptada por nuestro responsable de servicio y Recursos Humanos Entonces debemos hacer una solicitud de modificación o anulación. Para ello debemos entrar en la opción de Modificación Vac/Asuntos/Exceso, y pulsaremos sobre Nuevo. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 23 de 28

24 Sólo se podrán modificar o cancelar apuntes que no haya llegado la fecha del disfrute. Una vez realizada la solicitud de modificación o de cancelación, pasará a ser aprobada por el responsable de servicio y Recursos Humanos. Hasta que no se produzca la aceptación, el sistema no procederá a reflejar los cambios o en caso de anulación, a devolver el saldo de días. Solicitud de marcajes manuales En caso de que el sistema de fichaje no haya recogido correctamente el marcaje, o bien porque no hayamos podido hacerlo fisicamente en el terminal, podemos solicitar un cambio de marcajes manuales. Para ello, debemos acceder a Gestión de solicitudes, Solicitudes, Solicitudes de presencia. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 24 de 28

25 A continuación seleccionamos nuevo en la opción de Cambio de marcajes manuales A continuación, el sistema nos muestra los últimos marcajes realizados. Entonces podemos: modificar, eliminar o añadir un marcaje. La eliminación del marcaje la realizaremos cuando estén repetidos los fichajes, o hayamos hecho un fichaje por error en el terminal. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 25 de 28

26 Debemos modificar un marcaje cuando éste existe en el sistema pero no es correcto. Por ejemplo, he fichado en el terminal pero no he marcado la incidencia de ausencia por trabajos fuera de las instalaciones. Entonces sólo añadiremos la incidencia al fichaje. Si por el contrario, el marcaje no existe bien por olvido o por fallo técnico, y por tanto falta la entrada o la salida y el sistema no es capaz de determinar la jornada, será necesario añadir un marcaje nuevo. Siempre deberá haber marcajes pares (entrada-salida). Una vez generada la solicitud y cumplimentados todos los campos obligatorios, procedemos a grabar y a enviarla a nuestro responsable de servicio para su validación. Compensación manual de horas realizadas Mediante la solicitud de compensación de horas realizadas, podemos solicitar la compensación en tiempo libre de horas extras realizadas. Para ello, accedemos a Gestión de solicitudes, solicitudes, solicitudes de presencia, compensación manual de horas realizadas, y pulsamos Nuevo. Cumplimentaremos todos los campos obligatorios. Las horas a compensar deberán ser clasificadas entre horas extras de franja ordinaria (días Portal del Empleado Manual del Usuario Página 26 de 28

27 laborables entre las 6:00 y las 22:00 horas), franja nocturna (entre las 22:00 y las 6:00 horas) y festivas. A continuación debemos indicar el motivo o causa de la realización de las horas extras. Una vez generada la solicitud procedemos a grabar nuestro responsable de servicio para su validación. y a enviarla a Solicitud de cambio de turno En el caso de que tengamos un turno asignado para una jornada determinada y deseemos cambiarla con un compañero/a, debemos hacer una solicitud de cambio de turno. Accederemos al menú de Gestión de solicitudes, solicitudes, solicitudes de presencia, solicitud de cambio de turno, Nuevo Portal del Empleado Manual del Usuario Página 27 de 28

28 A continuación, seleccionaremos el día o días consecutivos que vamos a cambiar el turno, así como el compañero con quien vamos a permutar el turno. Haciendo uso de la lupa podemos buscar por apellido o nombre. Una vez generada la solicitud procedemos a grabar nuestro responsable de servicio para su validación. y a enviarla a Una vez aceptada la solicitud se cambiará la jornada para los dos trabajadores y quedará registrada como tal en los turnos y ausencias del trabajador. Portal del Empleado Manual del Usuario Página 28 de 28

Los pasos a seguir para cumplimentar la solicitud son los siguientes: A continuación, se detallarán cada uno de estos apartados.

Los pasos a seguir para cumplimentar la solicitud son los siguientes: A continuación, se detallarán cada uno de estos apartados. Los pasos a seguir para cumplimentar la solicitud son los siguientes: 1. Comprobación de acceso. 2. Acceso al Sistema. 3. Panel de Solicitudes. 4. Formulario Web de Solicitud. 5. Contacto para incidencias

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